8 maneiras de monitorar os funcionários que trabalham em casa

Ao adotar um regime híbrido, de home office ou com equipes geograficamente distribuídas, você não pode monitorar os funcionários no local de trabalho como fazia habitualmente, certo?

A boa notícia é que as barreiras físicas podem ser rompidas, já que, graças à tecnologia, já é totalmente possível acompanhar o andamento do trabalho dos colaboradores onde quer que eles estejam – inclusive em tempo real. Monitore os funcionários trabalhando em casa com estas dicas definitivas e usufrua dos melhores benefícios de tal implementação.

Perguntas frequentes

Monitore os funcionários trabalhando em casa das seguintes maneiras

A modernidade, junto a sua tecnologia, trouxeram benefícios antes inimagináveis para o universo laboral. Anteriormente, poderia ser impossível imaginar que um empregado pudesse trabalhar de sua casa – ou mesmo do outro lado do planeta – e ainda assim agregar valor tanto quanto se estivesse no escritório (ou até mais).

Apesar de nem todos os tipos de serviços e atuações poderem ser comandados nesta abordagem, há diversas soluções para monitorar os empregados a fim de garantir excelentes resultados. Confira as principais dicas!

1. Faça o uso de um relógio ponto on-line

É fato que existem inúmeras formas para que se monitore os funcionários trabalhando em casa. Uma das mais simples de todas é contar com um relógio de ponto-online, que te permita registrar os intervalos, horários de entrada e de saídas (bem como as horas extras), visualizar os horários preferenciais e notar as ausências dos funcionários.

Dentre todas as opções, esta ferramenta de RH permite um fácil controle da assiduidade dos colaboradores – sendo confiável para usar com o seu time. No entanto, diante de tantos recursos tecnológicos atuais, a maioria das empresas não utiliza um ponto digital individualmente – mas sim um conjunto de práticas que a permitem atingir o máximo potencial.

Portanto, é recomendado seguir as tendências e tentar agregar ao menos uma das alternativas de monitoramento mencionadas a seguir, tendo um maior sucesso ao monitorar os funcionários. Lembrando sempre: a escolha perfeita vai depender dos seus ideais!

2. Rastreie a carga horária de trabalho

Para que se monitore os funcionários trabalhando em casa de forma bem-sucedida, um gestor pode contar com a ajuda de um software de monitoramento de empregados. O que, inclusive, é uma das abordagens mais utilizadas no Brasil e no mundo!

Por meio de um programa como tal, consegue-se ver:

• Quantas horas aquele colaborador trabalhou por dia;
• Se ele cumpriu com o expediente esperado – de forma integrada ao relógio ponto on-line;
• E até mesmo o tempo gasto com cada tarefa – o que é imensamente interessante para quem gerencia não apenas os recursos humanos, como também os projetos.

Mas não somente! Os melhores programas de tal categoria permitem atribuir os índices de performance dos colaboradores, analisar os dados da jornada e emitir relatórios inteligentes que auxiliam a tomada de decisão.

Como consequência, vale muito a pena implementar um software que permite que você monitore os funcionários trabalhando em casa a partir de múltiplas abordagens – como é o caso visto no programa Bitrix24. Vale a pena experimentar!

3. Use um aplicativo para gerenciar as tarefas e os projetos

Uma excelente maneira de monitorar os funcionários remotos consiste em controlar as suas atividades diárias ou semanais através de um aplicativo para a gestão de tarefas e projetos. Mas sem partir para o microgerenciamento, que pode ser extremamente prejudicial para a relação entre os funcionários e o seu líder ou gestor.

Analise o cumprimento das metas previstas para aquele período de tempo e veja como está a performance do colaborador em meio às suas tarefas. Soluções de qualidade, como o Bitrix24, são imensamente recomendadas para criar checklists de tarefas que não apenas ajudam como ferramentas de monitoramento do trabalho em casa – como também somam pontos positivos para a própria organização e produtividade do funcionário.

Além de colaborar para o controle de assiduidade em si, bem como para os resultados, programas como tais ajudam o próprio colaborador a se motivar, se organizar e melhorar a cada dia que passa!

4. Solicite a emissão de relatórios individualmente

Há quem não goste de monitorar os funcionários no local de trabalho, quem dirá ficar de olho no que eles estão fazendo em regime remoto ou de home office. Caso você se encaixe neste grupo, não se preocupe! Monitore os funcionários trabalhando em casa ao pedir por relatórios frequentes – feitos diretamente por eles.

Na frequência estipulada por você, solicite que cada membro do time envie um relatório (de preferência previamente padronizado e compartilhado) com:

• As atividades que estão sendo realizadas (como um checklist);
• Detalhes que expliquem se algum problema está sendo enfrentado;
• Questionamentos para o próximo meeting;
• Reclamações, informações, dados ou anseios extras;
• As metas esperadas e os objetivos a serem cumpridos na próxima semana.

Embora o documento possa sofrer alterações drásticas de acordo com a necessidade de mensuração e as expectativas dos próprios gestores e líderes de equipe, é uma boa ideia incluir ao menos alguns dos elementos listados acima a fim de gerar um relatório completo.

Caso possa repetir isso semanalmente, melhor ainda. Assim, evita-se olhar para os problemas e analisar a performance geral apenas uma vez por mês, por exemplo. Muitas problemáticas podem ser prevenidas e até mesmo resolvidas quando você sabe como monitorar os funcionários trabalhando em casa com antecedência – como mencionado aqui!

5. Monitore a atividade geral do profissional

Pode parecer um enorme desafio saber como monitorar os funcionários trabalhando em casa, mas com tantos recursos tecnológicos à disposição, não há mais desculpas para não seguir a tendência caso ela possa auxiliar o seu negócio. Neste caso, uma alternativa para monitorar os funcionários remotos é acompanhar a atividade do colaborador durante o expediente.

Vários aplicativos podem servir como enormes aliados neste sentido, permitindo a captura de telas aleatórias, ou a gravação de tela em tempo integral, percebendo quando o usuário para de clicar em algo ou rolar o mouse (ficando inativo) e até controlando o seu tempo diário em sites externos ou nas redes sociais. O que é imensamente viável dado o número de distrações encontradas atualmente.

Dependendo da abordagem do time, de sua equipe de gestão e modelo de trabalho, pode ser válido implementar. Apenas tome muito cuidado com a questão legal, já que não é permitido ficar filmando os funcionários durante o home office ou abordar qualquer conduta que fira a sua vida pessoal ou privacidade. Caso tenha dúvidas, consultar um advogado trabalhista é a melhor maneira de criar uma política de monitoramento e de trabalho remoto que seja legalizada e não traga problemas futuros. Jamais deixe de pensar a respeito disso!

6. Siga a sua rotina na web através do navegador

Avaliar a atividade via navegador é uma das estratégias para que se monitore os funcionários trabalhando em casa. Afinal, ela possibilita uma gama de dados de interesse, como:

• As URLs visitadas pelo empregado durante o experiente – ou ao menos o tipo de site/nicho ao qual elas pertencem;
• O tempo gasto pelo colaborador em cada site – dando uma ideia de como ele está investindo a sua carga horária de trabalho (e se isso está dentro do esperado para aquela atividade).

Também é relevante que tal rastreamento ajude a prever a própria atividade do colaborador. Por exemplo: será que ele passou, realmente, todo aquele tempo no site-alvo? Ou ele estava inativo e apenas usando aquela página como pura e simplesmente "tela de fundo" – para deixar o tempo passar? Quanto mais completo for o sistema usado para que se monitore os funcionários trabalhando em casa, mais sucesso o time terá em sua análise e posteriores tomadas de decisão, é claro!

7. Cheque a frequência do indivíduo nas reuniões do time e nos canais comunicativos

A sua equipe de projetos ou a empresa inteira utilizam canais para colaborar? Realizam reuniões agendadas sempre na mesma frequência? Ou então marcam encontros e brainstormings de tempos em tempos? Então você precisa acompanhar a frequência dos trabalhadores em tais atividades – tendo o dobro de atenção quando o absenteísmo for notado.

Caso, além das reuniões ou dos canais de comunicação , você trabalhe com outras abordagens em grupo, monitore os funcionários trabalhando em casa igualmente em tais locais! Caso a ausência seja frequente, é melhor sentar para conversar, ver o que está acontecendo e tomar as devidas atitudes – mas deixar passar batido não é uma opção, sobretudo em grupos de trabalho fixos. A dica e prática seguinte também é extremamente válida – e segue imensamente apoiada neste princípio.

8. Observe fatores subjetivos – sendo capaz de ler nas entrelinhas

Para que você monitore os funcionários trabalhando em casa, nem sempre é preciso ficar atento apenas ao número de horas cumpridas, detalhes nas listas de tarefas ou no seu foco e atividade. Os fatores secundários podem ter muito a dizer – devendo ser observados pelo gerente em conjunto ao uso de um software de monitoramento de empregados.

Indo além da objetividade proposta pelas ferramentas de monitoramento do trabalho em casa, veja como está o comportamento recente daquele colaborador. Tanto em termos de cumprimento de requisitos quanto de envolvimento e comunicação consigo e com os outros colegas de trabalho.

• O funcionário parece estar mais estressado do que o habitual?
• Não está conseguindo cumprir com as suas metas trimestrais?
• Frequentemente, segue irritando os colegas?

Pode ser que algo esteja acontecendo – tanto profissional quanto pessoalmente, e a observação singela poderá te ajudar a compreender cenários e saber como agir para a situação melhorar. Um bom gestor sempre segue atento, agindo com empatia e visualizando possíveis cenários indevidos antes mesmo que eles aconteçam!

O que é melhor: ter um monitoramento mais extremo ou bastante flexível?

Ao chegar no fim deste artigo, percebe-se que há inúmeras formas para que se monitore os funcionários trabalhando em casa. E, de fato, cada uma delas (ou seus pequenos conjuntos) atenderá perfeitamente a mais ampla das necessidades.

Agora, cabe a você pensar sobre a atuação do seu grupo de trabalho, os valores pregados pela empresa e os tipos de contrato de trabalho firmados de modo a selecionar a abordagem ideal.

Há quem monitore os funcionários trabalhando em casa apenas com o acompanhamento de metas e relatórios semanais; enquanto outros preferem investir em um controle por monitoramento de horas, com o ponto on-line, e ainda via navegador. Desde que faça sentido para o todo, sendo legal no Brasil ou no seu território de atuação, qualquer alternativa é válida!

Encontrar o equilíbrio é o segredo para que o monitoramento não agrida o colaborador, prejudique a sua performance e vire microgerenciamento – mas, ao mesmo tempo, para que o empregador também tenha ciência do que está sendo feito durante o expediente. Alavanque os seus resultados partindo de uma boa análise e implementação!