Fazer com que os minutos das reuniões sejam produtivos nem sempre é fácil. Tomar notas em reuniões ajuda a destacar as informações mais relevantes para não esquecer de nenhum detalhe.
Neste guia, você confere dicas para tomar notas perfeitas e aproveitar ao máximo a reunião de trabalho. Da próxima vez que o seu grupo agendar reuniões on-line, esteja pronto para aplicá-las!
Por que é importante tomar notas?
Mesmo que não haja necessidade de arquivar um registro oficial do encontro, é altamente recomendado tomar notas em reuniões. As anotações são extremamente bem-vindas por vários motivos.
Primeiro de tudo: elas ajudam a organizar os pensamentos e filtrar ideias importantes que entraram para questionamento. Mais do que isso, servem como referência para ações futuras e para organizar sua própria lista de afazeres dentro do ambiente de trabalho. Diante de tanta importância, não há dúvidas de que vale a pena realizá-las.
Cada profissional terá suas próprias estratégias para fazer anotações e tirar o melhor proveito das reuniões. Mas algumas táticas podem ser úteis e abrir possibilidades para melhorar a eficiência e aproveitar cada minuto, trazendo resultados férteis para as reuniões de trabalho. Quer saber quais são as estratégias mais recomendadas? Acompanhe-as logo abaixo:
Estratégias efetivas para tomar notas em reuniões:
Quem participa de reuniões frequentemente sabe que, em muitos encontros, é difícil absorver a chuva de informações repassada pelo anfitrião. Além de focar no que é essencial, existem outras táticas que poderão ajudá-lo a organizar as ideias e compromissos – usufruindo da reunião ao máximo.
1. Só tome nota daquilo que é realmente útil
Muitas vezes, uma reunião de horas poderia ter sido resumida (com perfeição) em poucos minutos. A verdade é que vários anfitriões pecam no poder de síntese ou até abrem terreno para discussões infrutíferas.
Um dos segredos para tomar notas em reuniões, de forma eficaz, é só anotar detalhes que são úteis. Não perca tempo escrevendo tudo sem parar: filtre o que é necessário e tome nota apenas disso.
2. Crie listas de ações para realizar aquilo que foi mencionado
De nada adianta tomar notas em reuniões se depois você não lembrar e efetivar tudo que precisa ser realizado. Uma ótima estratégia é criar listas com tarefas e ações dentro daquilo que foi combinado.
Assim, é possível atingir resultados incríveis a partir de reuniões, cumprindo com cada detalhe solicitado.
3. Use um app para tomar notas
Em um mundo tão tecnológico, é quase um pecado ficar se perdendo com o papel e caneta na mão. Para acompanhar a rapidez com que dados e informações são trocados em tempo real, utilize um aplicativo para tomar notas em reuniões.
O Bitrix24 é uma ótima opção dentro deste cenário, já que não é apenas um app para fazer reuniões on-line. A plataforma possibilita criar notas e listas de tarefas, compartilhar arquivos do encontro e gerenciar todas as reuniões em equipe – tudo em apenas um lugar.
4. Adicione os compromissos que foram acordados no calendário on-line
Agendar reuniões on-line se tornou algo extremamente comum. Mas com tantos encontros e informações sendo trocadas semanalmente, é fácil se perder e deixar passar algum detalhe.
Para que o ato de tomar notas em reuniões traga resultados perfeitos, não deixe de adicionar os prazos, eventos e compromissos que foram combinados durante o meeting.
O ideal é utilizar um calendário on-line que permita atuar de forma pessoal ou compartilhada, com toda a equipe de trabalho. Assim, além de tomar notas em reuniões, você garante não esquecer daquele próximo encontro importante que já está agendado. Se puder fazer tudo isso no mesmo aplicativo, como é o caso do Bitrix24, será ainda melhor!
5. Compartilhe informações importantes com a sua equipe
Além de compartilhar datas de encontros e eventos relevantes com o seu time, por que não repassar assuntos essenciais para todos os envolvidos?
Os benefícios de tomar notas em reuniões podem ser expandidos para outros colaboradores – principalmente se eles não tiveram a oportunidade de participar do ocorrido.
6. Crie notas adesivas on-line
Até hoje encontramos pessoas que são apaixonadas pelos famosos “Post-its”, ou bloquinhos de notas coloridas para tomar notas em reuniões. Mas com a correria do dia a dia, pode ser difícil agregar na rotina diversos papeizinhos colados.
Para facilitar tudo isso, o app para tomar notas do Bitrix24 permite que os usuários criem notas adesivas totalmente on-line. Adicionar cores e separá-las em categorias irá ajudá-lo a organizar as ideias e desfrutar com alto nível de produtividade a reunião de trabalho.
7. Não esqueça de ouvir com atenção
Um dos maiores erros ao participar de reuniões, sejam on-line ou não, é sair anotando tudo e não parar para raciocinar. Na maioria das vezes, é muito mais útil ouvir de forma ativa do que tomar nota de cada detalhe.
Com a escuta ativa, você é capaz de filtrar as falas que realmente são dignas de nota, aumentando o proveito das reuniões e poupando seu próprio trabalho.
8. Assim que a reunião terminar, resuma as informações em um áudio
Nem todo mundo já parou para pensar, mas é muito útil usar um app para tomar notas de voz após uma conversa com a equipe de trabalho.
Afinal de contas: os áudios são extremamente usuais e podem ser uma ótima fonte de informações para consultas futuras – principalmente caso surjam dúvidas. Ou até mesmo, para os mais exigentes, tomarem notas mais calmamente após o encontro.
Ainda, essa tática é muito bem-vinda para aqueles que não gostam muito das modalidades escritas e preferem utilizar o áudio para sintetizar e armazenar referências importantes sobre a reunião.
Com uma boa síntese, faça cada minuto da reunião valer a pena
Seguindo algumas das 8 táticas citadas anteriormente, certamente você terá muito mais sucesso ao fazer anotações e organizar ideias e ações após uma reunião on-line.
Não esqueça, ainda, que o importante mesmo é que você entenda aquilo que anotou. Então, não se preocupe em repassar informações e as reescrever com suas próprias palavras.
Caso você ainda não faça uso de uma interface para organizar o trabalho on-line, dê uma olhada nas funcionalidades do Bitrix24. É uma plataforma gratuita para reuniões on-line que permite tomar notas em reuniões, criar tarefas, gerenciar projetos e calendários em equipe e muito mais.
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