Colaboração Multifuncional: Desvende o Sucesso na Gestão de Projetos

A colaboração multifuncional envolve um trabalho sinérgico ao unir distintos departamentos corporativos para unir esforços em prol de objetivos comuns. Quando bem planejada, ela expande os seus horizontes de oportunidades e contribui, ao todo, para o sucesso do projeto. 

Seja ao partilhar recursos, experiências, resolver problemas com proatividade ou contribuir com ideias mais criativas, há muito a explorar. Descubra como tirar o melhor proveito do conceito, checando os benefícios, os desafios e as dicas práticas recomendadas aqui neste artigo!

Como a colaboração multifuncional pode resultar em projetos bem-sucedidos?

Quando se trabalha com profissionais de apenas uma ênfase, várias lacunas podem ser sentidas em projetos, sobretudo na era moderna, que envolve um mercado cada vez mais exigente e competitivo. Deste modo, quando se envolve o pessoal de marketing, vendas, sucesso do cliente, finanças e recursos humanos para uma abordagem única, focada na colaboração multifuncional, as chances de atingir e até superar os alvos de um projeto se amplificam. 

É notável que, quando isto ocorre, as vantagens são variadas, incluindo não apenas um ganho considerável de produtividade e de agradabilidade no trabalho em conjunto, como também maior potencial criativo e inovador, com desfechos satisfatórios para os projetos. 

No momento de unir diferentes grupos, certifique-se de fazer estas perguntas para si e selecionar os membros certos:

• Que tipo de conhecimento e habilidades são requeridas para colocar o trabalho em vigor? 
• Quais níveis de experiência precisam estar envolvidos?
• Que outros setores podem te ajudar a maximizar o potencial deste projeto? Ou que são realmente imprescindíveis para tirar o escopo do papel? 

A partir de tais respostas, é chegado o momento de partir para a prática e compor o seu time multifuncional, preparando-se para, no futuro, colher os frutos deste maravilhoso processo! 

Quais são os grandes desafios da colaboração multifuncional?

A colaboração em equipe, como um todo, possui os seus próprios desafios, visto que não é fácil garantir a sintonia entre vários indivíduos. E embora quase não existam desvantagens na colaboração multifuncional, a sua implementação tende a ser mais complexa do que em outras realidades. Mesmo que o grande desafio esteja em gerenciar as diferentes equipes em si – operando com distintas abordagens de trabalho, posicionamentos comunicativos e funções, os obstáculos e os atritos vão além, incluindo, sobretudo:  

Desalinhamento das prioridades entre diferentes áreas

Uma vez que as equipes mostram interesses conflitantes e se veem trabalhando cada qual em sua prioridade, sem ter objetivos compartilhados, a colaboração sucumbe ao caos. De fato, é preciso se certificar de que este desafio fique o mais longe possível do seu time se decidir seguir pela via multifuncional. Ainda que cada grupo em particular trabalhe em silos, consoante as suas propostas e habilidades, não permita que ocorra o desalinhamento entre as prioridades e dê o seu máximo para uni-los em prol de um mesmo objetivo, mostrando com clareza e transparência o modo como as atividades particulares se conectam ao todo e geram incríveis resultados. 

Resistência às mudanças por parte dos profissionais

O desempenho no trabalho e da colaboração multifuncional podem ser imensamente comprometidos ao enfrentar a resistência às mudanças de cenário, o que é totalmente normal em uma primeira abordagem transfuncional. Por estarem acostumados com o modus operandi do seu próprio grupo laboral, é compreensível que certos indivíduos se sintam desconfortáveis de terem que seguir os processos de uma nova forma. É quase que instintivo, seguindo um comportamento normativo, porém, é essencial que essa tendência seja quebrada. 

Maior chances de haver mal-entendidos entre todos

Com mais pessoas trabalhando juntas, sobretudo de áreas diferenciadas, as possibilidades de existirem conflitos, desentendimentos e outros impasses aumenta drasticamente. Por isso, deve haver o cuidado máximo para que uma comunicação eficiente seja instigada, além da realização de encontros frequentes, de modo que todos possam interagir entre si em busca do equilíbrio. Além disso, cabe ao líder empregar check-ins frequentes para assegurar a harmonia, tendo a certeza de que o entendimento está sendo firmado. 

Falta de confiança entre os membros das equipes

Outro dos obstáculos seríssimos ao tentar firmar uma colaboração multifuncional é a falta de confiança, tanto nos colegas de trabalho, quanto sobre a própria liderança. Tal posicionamento prejudica imensamente o desempenho da equipe e deve ser evitado. De modo geral, quanto mais variáveis você adicionar em sua equação (como barreiras linguísticas, trabalho remoto e outros), mais complexo será atuar com a colaboração multifuncional. Ainda assim, é totalmente possível ter este formato de colaboração em equipe, o que pode ser facilitado, por exemplo, fomentando as estratégias dispostas logo a seguir.

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Fazendo a colaboração em equipes multifuncionais acontecer na prática: quais são as chaves para o sucesso?

O sucesso do projeto pode ser impactado positivamente com a colaboração multifuncional. Na prática, tal conduta está em pleno funcionamento quando todas as equipes da sua empresa a seguem com intenção, respeito mútuo e foco no crescimento. Para tal, é preciso colocar em vigor certo pontos-chave, tais quais: 

1. Traçar um plano colaborativo

As equipes multifuncionais não surgem por si próprias. Os líderes e gestores precisam traçar um plano colaborativo focado em objetivos compartilhados e nas particularidades da sua organização, pensando proativamente sobre as diferenças dos seus times e quais obstáculos podem assolar o progresso de suas equipes. 

Desta maneira, o seu plano colaborativo deve funcionar como um manual com todas as diretrizes que garantam que os setores estejam todos na mesma página. Aborde com clareza as funções e os propósitos; especifique quais áreas do negócio precisarão de mais sintonia do que outras; e dite com transparência o que se pretende atingir, certificando-se de que exista o alinhamento entre os setores. 

2. Padronizar os processos internos e aplicar um sistema moderno para a gestão de projetos

A rotina corporativa e os seus processos podem virar uma bagunça quando não é seguido um padrão na colaboração multifuncional. Afinal, quando cada um implementa o estágio do fluxo de trabalho ao seu modo, prejudica-se a compreensão ou até mesmo o futuro progresso de outras partes do projeto. Pensando nisso, eduque os colaboradores para usarem modelos de documentos, planilhas e planejamentos comuns enquanto continuam com o seu trabalho.

Entretanto, é lógico que não adianta apenas cobrar: é preciso se preocupar em fornecer o mínimo de recursos relacionados para que os seus funcionários saibam por onde se guiarem. Por conseguinte, adote um programa robusto e ágil para gerenciar o seu projeto e ainda comandar o trabalho em equipe e os afazeres individuais dos seus membros. Ainda, ao contar com recursos de automação, você adiciona muito mais fluidez e celeridade ao processo com as equipes transfuncionais, permitindo que os empregados colaborem com mais qualidade, sobretudo se o projeto envolver as interdependências corriqueiras. 

3. Trabalhar com um monitoramento comum, mas ficar distante do microgerenciamento

Para vislumbrar o sucesso em projetos multifuncionais, o acompanhamento constante do trabalho é essencial. Contudo, isto deve ser feito na medida certa, evitando o temido microgerenciamento. Assim, tome cuidado com tal ponto para prevenir os inconvenientes e nutrir, frequentemente, a confiança mútua junto ao seu time. 

Rastreie o progresso do projeto com gráficos de Gantt e outras ferramentas, mas aproveite para definir pontos-comuns de checagem, de modo que o desempenho seja atingido de modo integral. Por exemplo: pode-se criar rastreadores paralelos para diferentes processos, como medidas de sucesso ao cliente, suporte ao cliente e mais – tendo uma ampla visão de como a sua equipe multifuncional está caminhando rumo ao objetivo. Ao fim, compartilhe os resultados e os seus anseios com os demais membros do time, já que a transparência também é despertada através de feedbacks recíprocos. 

Apesar do todo ser fundamental neste tema, também é importante ter atenção aos parâmetros individuais para prevenir o social loafing – fenômeno no qual se visualiza que, em grupo, certas pessoas não dão o seu melhor potencial. Visto que é crucial haver uma dedicação comum ao longo do tempo, tanto em termos de progresso, quanto de motivação pessoal e coletiva. 

4. Criar uma entidade como equipe e operar com pauta na transparência e na confiança mútuas

O grande segredo para a vitória em projetos é garantir que a sua equipe, ainda que multifuncional, siga como uma entidade singular. Portanto, desde o princípio, dê o máximo para gerar uma fusão coletiva, instigando o senso de pertencimento. Refine constantemente o seu processo focando no que une as equipes e elimine os pontos de fricção que forem surgindo como inimigos do seu trabalho. 

À medida que o projeto vem sendo redimensionado, identifique os padrões colaborativos bons, nutra a comunicação frequente, bem como a colaboração, e mantenha a cultura conforme o tempo passa. Exercite o espírito do trabalho em equipe, promova atividades de team building e outros encontros regulares e pratique, igualmente, a liderança empática. Quanto mais você conseguir trabalhar com base na confiança, na transparência e no senso de unidade, menos distâncias existirão nos grupos multifuncionais de trabalho. 

Experimente, inclusive, contar com o poder das tecnologias modernas para alavancar o potencial colaborativo do seu time. As redes sociais internas, por exemplo, podem ajudar imensamente com isso, sendo encontradas em alguns dos melhores programas do ramo, como é o caso do Bitrix24.  

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Como referência na gestão de projetos para companhias brasileiras, o Bitrix24 está pronto para receber o seu time multifuncional e contribuir para o seu desempenho máximo. Com uma plataforma que engloba tudo o que você precisa para colaborar em projetos em apenas um lugar, não faltará o aporte para sobressair à concorrência e chegar a resultados finais exímios junto aos seus talentos.

A combinação das seguintes ferramentas facilitará a colaboração genuína entre os seus grupos laborais:

• Funções comunicativas síncronas e assíncronas, incluindo até videoconferências em HD, para manter o pessoal plenamente conectado;
• Armazenamento em nuvem e compartilhamento facilitado de documentos, garantido o acesso facilitado aos dados mais cruciais para seguir com o trabalho coletivamente;
• Uso de calendários compartilhados para manter todos os entregáveis no prazo e comandar, adequadamente, as interdependências entre os profissionais e departamentos; 
• Gerenciamento do fluxo de trabalho e de todo o ciclo de vida do projeto, automatizando os processos de automação, minimizando as inconsistências e somando eficiência;
• Delegação de tarefas e administração de cada uma das atividades, nos mínimos detalhes; 
• E muito mais. 

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Perguntas frequentes