Colaboração Remota: 5 Ferramentas Essenciais para Trabalho em Equipe Eficiente à Distância

O trabalho remoto deixou de ser uma simples atitude momentânea e se tornou, para muitos colaboradores e empresas, a nova realidade. Hoje, milhares de brasileiros o apontam como uma proposta viável para o futuro de grande parte das companhias – ainda que seja singelamente aplicado em termos de números no país. 

Contudo, surge a preocupação: como fazer isso dar certo? Parte do segredo está em prover os recursos certos para que os seus funcionários sigam eximiamente com a colaboração remota, como vê-se aqui. Continue a leitura para entender mais!

O que é essencial para a colaboração remota funcionar?

Segundo pesquisas recentes realizadas junto a profissionais brasileiros, para que o trabalho à distância funcione localmente, o que mais falta é o suporte empresarial. Se as companhias, de fato, soubessem como fazer a gestão de equipes remotas eficientemente e proporcionassem os recursos eficientes para o que trabalho progredisse, não há dúvidas de que seria muito mais fácil alavancar a modalidade por aqui.

Mas, de fato, o que é fundamental quando se considera a tecnologia e o trabalho à distância? Há aspectos-chave que jamais podem ser ignorados! Assim sendo, se o sucesso é almejado a curto, médio e longo prazo, o seu software para o trabalho remoto precisa ter as ferramentas que estão listadas abaixo. 

1. Ferramentas de comunicação para colaborar interna e externamente

O comportamento e o fluxo de trabalho da equipe tende a ser fortemente influenciado pela maneira com que o seu time se comunica. De fato, a falta de interação, de comunicação e de um relacionamento mais introspectivo é um dos maiores desafios do trabalho remoto. 

Quando os colaboradores não se encontram presencialmente, eles precisam amplificar a maneira com que se comunicam, fazendo-o frequentemente e com clareza – nos canais adequados – para garantir que todos estão em sintonia e caminhando no rumo dito como certo. Deste modo, as ferramentas de colaboração que acoplam recursos comunicativos não podem estar fora da lista de requisitos para o trabalho à distância. 

Dentre os imensos objetivos, elas se destacam, sobretudo, por reduzirem as barreiras geográficas, garantirem o contato em tempo real (ou o mais próximo possível disso, em equipes assíncronas) e facilitarem a produção diária e os resultados empresariais.

As funcionalidades mais buscadas envolvendo a comunicação remota

Embora a comunicação em uma equipe remota possa ser vivida com diferentes abordagens, é comum que programas que apoiem a colaboração remota tenham funções como:

• A possibilidade de realizar chamadas de vídeo em HD no mesmo local em que se faz a gestão de equipes remotas;
• Criar grupos ou canais de trabalho dedicados e trocar mensagens de voz, texto e vídeo em tempo real;
• Conversar no privado com os colegas de trabalho;
• Usufruir de redes sociais internas e ter uma intranet completa da empresa;
• Ter lembretes e notificações para não perder nenhum detalhe sobre as tarefas e projetos;
• Desfrutar de calendários compartilhados para comunicar programações, eventos e prazos aos membros da equipe. Ajudando, assim, na coordenação de reuniões, compromissos e outras atividades urgentes;
• Gerar um feed de notícias da empresa com o compartilhamento das informações mais importantes;
• Colaborar diretamente na criação e no acompanhamento das tarefas;
• Acessar e-mails corporativos para colaborar internamente e se comunicar com stakeholders do projeto que são externos ao seu meio, por exemplo.

2. Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos para manter o trabalho planejado e alinhado

As ferramentas de trabalho remoto se tornam incompletas quando não se tem em mãos bons recursos de gestão de tarefas e projetos. Porque, por mais que você atue com uma planilha para controlar o fluxo de trabalho, ao atuar remotamente, isso não vai funcionar a longo prazo. E tudo piora quando a equipe começa a aumentar. 

É preciso ter o aporte de um programa com gerenciamento de projetos que possibilita alinhar os prazos, definir tarefas, obter relatórios e acompanhar KPIs em apenas um lugar.

Os recursos mais bem-vindos para gerenciar o seu workflow on-line

Apoie a sua colaboração remota com um programa que ofereça:

• Uma gestão de tarefas móveis: permitindo criar, conversar diretamente na tarefa e atribuir prioridades em listas, até mesmo pelo celular;
• A delegação de tarefas: definindo as responsabilidades e expondo os requisitos do projeto;
• Recursos de automação de tarefas: gerando aprovações e tarefas repetidas para poupar tempo e evitar aborrecimentos;
• O rastreamento de tempo: controlando o tempo para realizar os afazeres e conseguindo coordenar melhor os seus esforços sobre ele;
• A possibilidade de atuar com modelos de tarefas customizáveis: alavancando a produtividade ao lidar com atividades rotineiras;
• Filtros rápidos: possibilitando encontrar com agilidade aquela atividade que está sendo debatida em grupo, por exemplo; 
• O rastreamento completo do seu fluxo de trabalho: acompanhando o que está sendo realizado (e por quem), quais serão os próximos passos e quais resultados foram obtidos no passado – bem como o que se espera para o futuro. Para isso, quadros Kanban e gráficos de Gantt com dependências em tarefas podem ajudar. 

3. Ferramentas de gestão de documentos para criar, editar e compartilhar arquivos em tempo real

Independentemente de atuar com uma equipe remota nacional ou com múltiplas nacionalidades, em um time global, o trabalho à distância requer funções relacionadas com o gerenciamento de arquivos. Afinal, seja no micro ou no macroambiente, há documentos com os quais lidar e que precisam ser compartilhados frequentemente. 

Os exemplos mais comuns no dia a dia corporativo abrangem contratos, faturas, orçamentos, notas fiscais, aprovações e muito mais. Portanto, é essencial ter um software que te permita controlar desde a geração até o tratamento de tais arquivos, seguindo com facilidade.  

O que é essencial pensando em gerenciamento de documentos?

Durante a gestão de equipes remotas, certifique-se de que a sua colaboração remota é potencializada ao ter em mãos as funcionalidades como a seguir: 

• Acesso ao histórico do documento, com diferentes versões de arquivo e os seus responsáveis;
• Edições em live, com múltiplos colaboradores, e bloqueio de edições e de documentos apenas para os profissionais desejados;
• Direitos granulares para arquivos e pastas e aprovação de documentos;
• Armazenamento on-line – em nuvem, ou como desejar, mantendo tudo seguro a intempéries;
• Compartilhamento de arquivos públicos ou apenas com as pessoas selecionadas por si. 

Além de tudo, adicione produtividade remota e ainda mais simplicidade na sua rotina corporativa através de integrações para o Dropbox, o Microsoft OneDrive e o Google Drive, disponíveis em programas tais quais o Bitrix24 – que é referência na gestão de documentos on-line. 

4. Ferramentas de segurança que protegem os colaboradores e a companhia

Considerando o poder que as ameaças cibernéticas têm de comprometer uma colaboração, o trabalho remoto precisa estar apoiado por recursos que garantem a segurança dos usuários. E como, normalmente, as informações corporativas ficam presentes em notebooks convencionais dos colaboradores, isso é inegociável. 

Assim sendo, prepare-se para adotar ferramentas para o trabalho remoto que previnam a aplicação de malwares e outros itens maliciosos que possam corromper a segurança do seu meio. 

Entenda como aplicar a segurança em equipes remotas

Quer alguns exemplos de como isto pode ser implementado na colaboração remota, partindo para a prática?

• Para as informações e os arquivos confidenciais, pode ser interessante aplicar criptografia sobre os discos e arquivos;
• De modo a evitar perder dados importantes, o backup on-line sempre é bem-vindo;
• Pensando em evitar sofrer violações de segurança, e até prevenir ter que ficar compartilhando muitas informações sigilosas com os colaboradores, um gerenciador de senhas pode ajudar;
• E, claro, para criar redes seguras, protegendo os seus dados, o uso de um VPN é quase que requisito, e deve ser implementado junto aos empregados. 

Ao checar as ferramentas de trabalho remoto que não podem ficar de fora da sua rotina corporativa, sempre leve em conta isso, colocando a segurança em um alto patamar. Embora educar os funcionários sobre as melhores condutas digitais seja importante, os recursos que complementam a teoria jamais podem faltar!   

5. Ferramentas de automação para poupar tempo e deixar o trabalho mais fluido e produtivo

A tecnologia e o trabalho à distância são a combinação perfeita desde o princípio, porque um não existiria sem o outro, isso é fato. Contudo, a parceria vai muito mais além, já que aplicar recursos mais modernos sobre o seu trabalho remoto faz o negócio superar as suas capacidades corriqueiras. É por isso que a automação precisa estar entre as ferramentas exploradas!

Com ela, os seus funcionários podem ter os esforços manuais reduzidos, abrindo portas para se dedicarem ao que realmente é fundamental – como as tarefas mais estratégicas. Sem contar que isso aumenta a satisfação e reconhecimento do trabalho. 

Onde a automação entra na equação?

Com tal conduta, pode-se ver a produtividade remota ser melhorada, graças à possibilidade de desfrutar de:

• Comunicação automatizada junto aos seus clientes: ao menos para prover o suporte rápido e direcionar melhor este primeiro contato;
• Automação de processos de negócios e de tarefas: definindo processos padrões para uma série de condutas, como licenças ou controle de despesas; ou mesmo para o comando de tarefas de rotina;
• Ciclos de aprovações que correm no automático: seja de tarefas ou de pedidos dos funcionários, a partir de comandos pré-programados;
• Automação no CRM: utilizando recursos como "Criar documentos" e "Enviar uma mensagem" de acordo com a conduta adotada pelo cliente e o seu próximo passo no funil de vendas;
• Disparo automático de campanhas de e-mail: atuando a partir do e-mail marketing para expandir o seu alcance, mas sem perder a qualidade, com tudo devidamente programado. 

Todas as ferramentas para a colaboração remota dispostas sem barreiras!

Preocupando-se com os recursos que apoiam a comunicação na equipe remota, a gestão de tarefas e projetos, o controle dos documentos, da segurança e a automação no trabalho, fica mais fácil vencer os desafios do trabalho remoto, transpassar as barreiras deste mundo virtual e aproveitar todos os benefícios que a nova era pode trazer para a sua companhia. 

Um exemplo de software para o trabalho remoto que pode ajudar com tudo o que foi mencionado anteriormente é o Bitrix24. São dezenas de funções em uma única interface, perfeitamente organizadas, criadas para facilitar o workflow, aproximar os colaboradores, deixar a rotina laboral mais agradável e trabalhar aonde quer que vá. Quer seja pelo PC, tablet ou aplicativo móvel no celular (bem como navegador), não há motivos para não experimentar. 

• Organize conferências em vídeo com múltiplos participantes: mantendo todos conectados, independentemente das distâncias;
• Atribua tarefas remotamente: certificando-se de estar em dia com os afazeres e os prazos; 
• Faça a gestão de funcionários: monitorando as horárias trabalhadas (até com relógio ponto on-line), checando os índices de produtividade e o pulso empresarial;
• Tenha um espaço de trabalho virtual unificado: fazendo tudo o que for necessário com os seus documentos (criando, editando e compartilhando-os);
• Controle as ações de marketing e de vendas: programando campanhas completas, colocando-as para rodar junto ao CRM, e acompanhando as métricas úteis para ter atenção aos resultados.

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Perguntas frequentes