Os prazos podem ter um estigma negativo, mas, na verdade, são eles que direcionam os projetos ao sucesso. Assim, toda empresa ou profissional individual deve se preocupar em concluir os projetos no prazo e vislumbrar resultados positivos em meio a cenários produtivos. Veja as melhores dicas e truques para atingir isso neste artigo!
Perguntas frequentes
O que é a gestão de prazos em projetos?
A gestão de prazos em projetos é uma prática que aborda metodologias e processos a fim de aumentar o índice de cumprimento de tarefas no prazo. Mais do que definir datas iniciais e finais, a gestão de prazos foca na pontualidade e no manejo de recursos, sem perder a qualidade.
Como calcular a probabilidade de concluir um projeto no prazo?
Para calcular a probabilidade de concluir um projeto no prazo, usa-se a técnica de PERT, que considera os cenários pessimista (P), otimista (O) e mais provável (MP) para finalizar uma atividade. Aplicam-se pesos a tais situações, usando a fórmula (P + 4 x MP + O) / 6 para chegar a cálculos viáveis.
Como se organizar para não perder os prazos importantes em um projeto?
Para se organizar e não perder os prazos importantes em um projeto:
- Resolva as pendências antecipadamente;
- Deixe o seu ambiente de trabalho arrumado;
- Livre-se das distrações;
- Anote todos os compromissos a vencer;
- Gerencie as tarefas e os projetos.
Como definir os prazos em projetos?
Para definir os prazos em projetos:
- Adote uma metodologia de gestão de projetos;
- Faça estimativas considerando diversos cenários – provável, otimista e pessimista;
- Converse com outras pessoas envolvidas;
- Detalhe o projeto, revisando o escopo;
- Pense sobre os responsáveis e os custos envolvidos ao delegar as tarefas – já que isso pode impactar no prazo.
Como trabalhar com prazos em projetos?
Para trabalhar com prazos em projetos
- Tenha clareza e entenda bem as expectativas do projeto;
- Estipule uma margem de segurança para concluir os projetos no prazo, vencendo os percalços;
- Trabalhe com cronogramas reais – baseados em dados, previsões e fatos;
- Entenda os seus limites e saiba quando pedir ajuda.
TOP 7 estratégias para manter os projetos no prazo
Concluir um projeto é uma vitória. No entanto, encerrá-lo no prazo é ainda mais importante quando se pensa no êxito de um projeto – o que é relatado, inclusive, pelo famoso guia PMBOK, referência no gerenciamento de projetos.
Portanto, seja como empreendedor individual (MEI), gestor de equipe ou membro de um time, é crucial saber como concluir um projeto no prazo sem perder a máxima qualidade. Quer dicas para tal? Acompanhe os insights expostos por especialistas do ramo e use-os ao seu favor!
1. Identifique todas as tarefas que importam para o seu projeto
O pontapé inicial para concluir projetos no prazo e garantir todos os afazeres almejados sejam concluídos é, de fato, identificar todas as tarefas a serem cumpridas. Afinal, você precisará ter clareza sobre as atividades e os processos requeridos para poder pensar a respeito do cronograma, propondo uma janela de tempo viável para concretizar o projeto.
Uma vez que estiver com cada tarefa essencial listada, questione-se a respeito do seguinte:
- Qual é o prazo mínimo e máximo estipulado para realizar cada uma das tarefas?
- Dentre a lista, existem afazeres realmente urgentes, que precisam ser feitos de imediato?
- Tudo que está listado é realmente relevante para o projeto – há algo que pode ser deixado para depois?
- Existem tarefas que, ao serem concluídas antecipadamente, trarão benefícios globais ao projeto – sejam eles financeiros ou não?
- Como funciona a interdependência de tais tarefas? Eu também dependo de terceiros, sejam eles fornecedores, empregados terceirizados ou clientes?
- E algum dos afazeres reduz os riscos envolvidos com o projeto uma vez que estejam finalizados?
Tudo isso ajudará os gestores a organizarem a sua equipe a fim de darem o seu máximo para concluir os projetos no prazo com a máxima qualidade – sabendo o que realmente precisa entrar para o cronograma do seu projeto, e como isso se dará na prática!
2. Monte um cronograma de projeto e trabalhe com uma janela de segurança para vencer as adversidades
Assim que a sua lista de tarefas estiver montada, preocupando-se em pensar sobre a urgência e a importância, a dependência entre as atividades e os seus impactos sobre o projeto como um todo, chegou o momento de definir um cronograma real para seguir!
Nos calendários do projeto, estipule as datas iniciais e finais – pensando tanto nos procedimentos internos (junto ao seu time) quanto os externos (considerando os clientes e os fornecedores, por exemplo). Em todo caso, lembre-se de sempre trabalhar não apenas com dados reais – baseados em fatos – como também de atuar com uma margem de segurança a fim de minimizar os riscos.
Ao planejar as datas, dê a si mesmo mais tempo do que você imagina ser preciso, considerando que possa haver intercorrências tanto pessoais, quanto no micro e no macroambiente organizacional – e isso é totalmente normal! Ter uma brecha de ao menos 1 a 3 dias é o ideal, na maioria dos casos, para evitar maiores problemáticas e concluir os projetos no prazo.
Também leve em conta a alocação de recursos (humanos ou não) e os custos, já que o prazo do projeto está totalmente relacionado a isso. Não deixe de considerar!
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3. Monitore a carga horária de trabalho e o tempo gasto com cada tarefa
Outra dica crucial para concluir os projetos no prazo está em monitorar o tempo gasto com as tarefas. Com isso, identifique atividades que estão roubando o seu tempo e foco – e que não contribuem em nada para o projeto, organize o cronograma diário e semanal e seja fiel consigo mesmo ao longo do seu planejamento.
Por sorte, hoje em dia, existem soluções que já permitem rastrear a carga horária de trabalho e administrar os projetos e os seus marcos em apenas um lugar – como é o caso do Bitrix24. Nesta ferramenta, você pode gerenciar o tempo para concluir os projetos no prazo e melhorar a eficiência da sua equipe. E, o melhor de tudo: de forma simples e acessível – experimente!
Caso você atue como gestor e esteja monitorando a sua equipe, por exemplo, olhar a carga horária permitirá medir a eficiência do time, delegar as tarefas com maior assertividade (indo além das aptidões profissionais) e distribuir o trabalho de maneira mais uniforme, reduzindo a problemática do esgotamento laboral.
A boa notícia é que, em plataformas como o Bitrix24, ainda, você pode avaliar tudo isso em relatórios emitidos em tempo real, ganhando agilidade para pensar em estratégias que te levem ao sucesso desejado: concluir um projeto em tempo e com qualidade. E, claro: até a economia de recursos pode entrar aí!
4. Vença as suas responsabilidades assim que puder e fique longe da procrastinação
A procrastinação é um dos piores inimigos dos trabalhadores – e ela pode te impedir de concluir um projeto no prazo. Portanto, uma das maiores dicas no assunto é adiantar as tarefas a cumprir o quanto antes possível!
Ao começar um afazer imediatamente, assim que ele é delegado para si, você tem mais tempo para concluí-lo com qualidade, resolver quaisquer dúvidas ou problemas que surjam no caminho e ainda sofre menos ansiedade – já que se deparar com o vencimento do projeto próximo já é algo imensamente estressante.
Assim, você poderá manter os projetos no prazo, ficar longe dos maus hábitos da procrastinação e ter ainda mais produtividade e bons resultados. Caso se depare com tarefas igualmente urgentes, ainda, é recomendado iniciar pela mais complexa primeiro – ajudando no desafio de não procrastinar.
5. Divida os projetos grandes em pequenos marcos e realize pontos de checagem contínuos
Um dos segredos para concluir os projetos no prazo, sobretudo ao falar sobre os projetos grandes e complexos, é dividir o projeto todo em pequenas partes. Quando você lida com enormes porções, fica mais fácil se perder e seguir na ansiedade. Por outro lado, apelar para os marcos menores – os famosos sprints, por exemplo – te ajuda a cumprir tudo no período estipulado, sem deixar passar nenhum detalhe.
Desta forma, opere com metas menores que levarão você e a sua equipe ao sucesso absoluto e vá acompanhando o andamento com pontos de checagem frequentes ao longo da linha do tempo do projeto. Quando adotada, esta prática não apenas ajuda a concluir os projetos no prazo, já que também permite identificar riscos e problemas, agindo sobre eles imediatamente para reduzir os impactos negativos.
6. Delegue tarefas e responsabilidades para as pessoas certas
Nem sempre você conseguirá concluir os projetos no prazo sozinho – e é preciso reconhecer isso para não comprometer o sucesso global. Seja por orgulho ou por quererem abraçar tudo o que puderem, muitos gerentes de projetos acabam tomando para si mais tarefas do que eles mesmo poderiam arcar. O mesmo vale para os donos de empresas.
Em outros casos, o cenário pode ser até mesmo diferente: todas as tarefas estão direcionadas apenas para certos membros do grupo, levando à sobreposição e ao esgotamento no trabalho. Assim, em ambos os cenários, delegar pode ser a solução não apenas para concluir os projetos no prazo, como também para reduzir o estresse e a ansiedade e somar cooperação, melhores resultados coletivos e qualidade de vida no trabalho.
Como gerente, você precisa saber como delegar as tarefas com sabedoria para evitar sobrecargas e também ganhar tempo. Se tiver vários afazeres para segmentar entre um grupo, reserve cerca de duas a três tarefas por integrante e evite deixar uns mais atarefados do que outros, por exemplo.
Paralelamente, defina as expectativas com antecedência, estipule prazos viáveis para a conclusão de cada tarefa (pensando sempre na qualidade) e seja transparente ao expor o propósito geral daquele projeto – para que todos caminhem em prol do sucesso comum. Coloque-se à disposição para prover qualquer ajuda e siga acompanhando para modificar algo caso haja a necessidade – ou surjam ainda mais atividades no projeto, o que é extremamente comum em alguns casos.
Caso você trabalhe de maneira individual, como um microempreendedor (MEI) ou um pequeno empresário, por exemplo, considere que também pode ser útil contar com a ajuda alheia – e, muitas vezes, para expandir e ter mais projetos, você terá que ter apoio de outros profissionais experientes do ramo e aprender a delegar.
7. Opere com checklists de tarefas diários e semanais, mas se prontifique para a adaptação
Por mais que você tenha iniciado um projeto que tenha uma longa lista de tarefas a cumprir, segregá-las pode ser a chave para atingir o sucesso almejado. Portanto, é mais que recomendado criar checklists de tarefas com aquilo que você tem a vencer diariamente e semanalmente.
No início de cada semana, sente e pare para pensar no que precisa ser realizado primeiro conforme o seu cronograma global. A partir disso, estabeleça checklists palpáveis pensando nos seus compromissos já agendados e no tempo disponível ao trabalho.
Em paralelo, por mais que você tenha um planejamento, é importantíssimo permanecer com a mente aberta para as adaptações. Afinal de contas, os imprevistos podem surgir e você pode ter que mudar o cronograma previamente traçado.
Entenda isso como parte do processo, não se desespere, e conte com metodologias de gestão de projeto ágeis para te auxiliar neste caso. Dado o mercado volátil atual, é crucial considerar!
O Bitrix24 te ajuda a manter os projetos no prazo
Mesmo que você só tenha descoberto esses truques de como concluir um projeto no prazo agora, saiba que nunca é tarde para colocá-los em prática e melhorar os seus resultados. E para ter apoio nesta trajetória, nada melhor do que contar com o apoio do Bitrix24.
Através da interface do Bitrix24, você poderá concluir os projetos no prazo graças à/ao:
- Criação de checklists para as tarefas – bem como visualização de interdependências;
- Compartilhamento de calendários em grupo;
- Monitoramento de carga horária coletivo ou individual;
- Quadro Kanban e Scrum para a gestão ágil e flexível de projetos;
- Modelos de fluxo de trabalho automatizados;
- Conversão de e-mails em tarefas;
- Comunicação em tempo real com os colegas, os clientes, os fornecedores ou quaisquer stakeholders do projeto;
- E muito mais!
Explore o máximo da eficiência ao usar os recursos da empresa, cumpra os prazos com qualidade e vá além com o Bitrix24!
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