Como Conduzir uma Reunião Estratégica: 10 Passos Essenciais

Gestores eficientes devem ter uma habilidade muito útil para suas organizações: saber como conduzir uma reunião estratégica da forma correta. Com isso, a equipe e o projeto terão máximo benefício, com o tempo utilizado sendo realmente produtivo.

Dito isso, o planejamento e organização de discussões estratégicas exige um certo cuidado, com alguns passos fundamentais a serem realizados. Neste artigo, você verá quais são eles, como implementá-los e quais ferramentas podem auxiliar no planejamento de uma sessão estratégica bem-sucedida. Continue lendo para saber mais.

O que é uma reunião estratégica e por que é importante para sua empresa

Para compreender a condução eficaz de uma reunião estratégica, é fundamental esclarecer o conceito por trás dela. Em sua essência, uma reunião estratégica é um processo de planejamento que precede qualquer iniciativa significativa, como o lançamento de um novo produto, a contratação de funcionários ou o desenvolvimento de campanhas de marketing. Em contraste com discussões sobre a execução prática, esse tipo de reunião concentra-se principalmente na definição dos objetivos e direcionamentos estratégicos.

Por exemplo, durante uma reunião estratégica, os participantes podem analisar o progresso de projetos em andamento, definir metas e prazos, entre outros aspectos. Essas reuniões têm o propósito de avaliar e direcionar os esforços da empresa, seja de forma ampla ou específica, considerando tanto questões internas quanto externas.

Reuniões estratégicas podem ser realizadas com um único departamento, vários setores da empresa ou até mesmo envolver parceiros externos e clientes. Além disso, elas são uma oportunidade para alinhar a gestão e os colaboradores internos, garantindo uma compreensão coletiva dos objetivos e estratégias organizacionais.

Uma reunião estratégica bem conduzida desempenha um papel fundamental ao orientar os projetos da empresa, ajustando-se a imprevistos, avaliando os resultados obtidos e delineando as próximas etapas. A sua importância reside na necessidade de alinhar todos esses aspectos com a equipe, promovendo uma visão unificada e ação coordenada.

Portanto, nos próximos tópicos, exploraremos os passos essenciais para conduzir uma reunião estratégica de forma eficiente.

Diretrizes para Gerenciar Eficientemente uma Reunião Estratégica

1. Defina qual o objetivo e temas a serem debatidos

Para conduzir uma reunião estratégica, um gestor deve responder uma pergunta antes de qualquer outra ação: por que essa reunião deve acontecer? Se a resposta for sólida e clara, então será necessário entender quais respostas serão buscadas e quais tópicos serão abordados.

Evite definir objetivos gerais, já que o debate pode não atingir resultados tangíveis e ser diluído entre um número excessivo de temas. Claro, isso irá depender de qual setor participará, ponto que será abordado mais adiante.

No planejamento, também indique os temas a serem discutidos e sua ordem. Por exemplo, se o objetivo é estabelecer uma estratégia de lançamento de um produto, a discussão deve se afunilar para chegar a essa conclusão.

Nesse sentido, todo gestor deve ter em mente que uma boa reunião de estratégia gera muito mais insights e conclusões do que discussões. Por isso, é preciso já determinar tudo com antecedência, impedindo que os debates se desviem ou não deem uma resposta ao problema abordado.

2. Decida quem vai participar da reunião estratégica

Realizando reuniões estratégicas com os participantes certos, será possível obter resultados completos e dispensar interações extras. Mas como definir quais pessoas são necessárias?

Primeiro, é vital ter líderes, gerentes e outros profissionais em cargos de coordenação presentes. O comprometimento deles será um incentivo para o restante. Além disso, por serem responsáveis pela gestão, devem ter profundo conhecimento sobre a situação atual e prováveis mudanças no futuro.

Em seguida, será preciso equilibrar a presença dos participantes com outras atividades e obrigações. Por exemplo, se a reunião estratégica é focada nos suporte ao cliente, quantas pessoas são necessárias para manter o setor funcionando sem impactar imediatamente nos atendimentos?

Adicionalmente, é necessário refletir acerca dos dados que serão expostos e das informações que serão debatidas. Questões como sensibilidade dos temas abordados, riscos de vazamento e até o tempo de permanência daquela pessoa no projeto devem ser estudados.

Por fim, tenha sempre em mente a eficiência e otimização da reunião. Isso significa que só quem irá contribuir e participar da discussão deverá estar presente. Tal visão irá contribuir tanto para que menos tempo seja gasto, como para manter sua empresa ou o segmento específico produzindo sem interrupções.

3. Prepare as informações e recursos que serão utilizados

Qualquer reunião deve ser feita utilizando informações robustas como base. Em vez de apenas debater livremente de acordo com as percepções e conhecimentos individuais, todos os colaboradores devem discutir conforme os dados expostos.

Um bom exemplo são reuniões estratégicas para reduzir custos ou reformular um orçamento. Para tal, é preciso conhecer o histórico de gastos, os valores e frequência de arrecadação, etc.

É interessante organizar as informações para serem apresentadas de forma clara. O uso de gráficos e outras representações visuais costumam ser úteis. Além disso, em muitos casos será útil formular manuais, documentos ou outros materiais para distribuição individual.

Sobre os recursos, também deve-se refletir sobre quais são necessários para que a reunião ocorra eficientemente. Se o número de participantes for grande, equipamentos como projetores ou microfones devem ser usados para que todos possam manter a atenção.

Já uma reunião virtual tirará proveito de um sistema de comunicação que permita a participação de várias pessoas e o compartilhamento de documentos, como o disponível no Bitrix24.

Se julgar interessante, poderá preparar materiais a serem enviados previamente. Desse modo, todos os participantes já terão conhecimento sobre o que será abordado e poderão eles mesmos estudarem, reunirem dados ou realizarem outras ações que ajudarão na reunião.

4. Certifique-se que o cronograma e as presenças necessárias serão respeitadas

Agora adentrando em aspectos mais práticos da condução de uma reunião, o gestor tem a responsabilidade de garantir que horários e datas sejam cumpridos. Caso algum imprevisto ou problema surja, deverá ser noticiado com o máximo de antecipação possível.

Para ter todos os colaboradores necessários presentes, muitos gestores alinham sua agenda de reunião de estratégia com toda a equipe usando sistemas de gerenciamento de tarefas. Além disso, caso a reunião envolva um setor inteiro ou várias pessoas do mesmo local, é interessante comunicar aos gerentes e colaboradores que possuem uma função de liderança.

Outro ponto importante e necessário é limitar a duração da reunião. Cada participante possui outros compromissos e, mesmo que tudo não saia como o planejado, o cronograma deve ser mantido.

5. Apresente o tema da reunião e dê o contexto necessário

Uma das melhores práticas na gestão de reuniões de estratégia é já iniciá-la de forma organizada e com uma exposição dos principais temas a serem abordados. Durante a criação de agenda para reunião estratégica, já formular e estudar esse aspecto pode resultar num começo mais fluido e didático.

Apresentar números e algumas métricas específicas é uma ideia a ser considerada, mas é preciso dar um contexto para tal. Utilize referências internas ou do mercado para explicar se aqueles valores são bons ou ruins, porque seguiram determinado padrão e o que é considerado ideal.

Como citado em outro ponto, pode ser interessante antecipar parte do que será apresentado enviando materiais para os participantes. Se isso foi feito, toda a parte da contextualização pode ser encurtada, resultando em uma economia significativa de tempo.

6. Inicie a discussão e incentive a participação de todos

Após a apresentação inicial do tema, índices e outras informações a serem abordadas, a discussão pode se iniciar. Todavia, ainda é preciso ter atenção e controle durante a participação dos envolvidos, de modo que não fuja dos objetivos desejados.

Há diferentes técnicas para fazer isso de forma organizada. Se um dos participantes possui mais conhecimento, o gestor pode solicitar que ele faça comentários sobre. Em seguida, poderá permitir que outros contribuam para a discussão e, após isso, retomar a atenção para prosseguir com outros assuntos.

Vale salientar que nem todos os participantes precisam comentar ou discutir ativamente o que está sendo debatido. Apenas se certifique que todos que precisam dar seus pontos de vista farão isso. Em alguns casos, pode ser necessário incentivá-los a tal, então fique atento para intervir nesse sentido.

Aliás, é importante criar um ambiente saudável e positivo durante a reunião justamente para que todos se sintam confortáveis e se expressem. Leve em consideração que muitos colaboradores podem ter dificuldade para demonstrar suas opiniões para membros da direção ou simplesmente para outros profissionais que não fazem parte do convívio.

7. Busque as soluções e insights sobre as questões abordadas

Discutir, contextualizar e entender pode exigir um certo tempo, mas é preciso direcionar todos os esforços para buscar soluções e conclusões para tudo que está sendo exposto. Alguns profissionais até criam sequências de ações para facilitar isso. Por exemplo, é possível seguir esta ordem:

1. O problema deve ser identificado;

2. O problema deve ser analisado;

3. Soluções devem ser listadas em ordem de viabilidade;

4. Uma das soluções deve ser escolhida.

E quando o assunto é complexo a ponto de não se conseguir chegar num consenso facilmente? Se for o caso, é possível aplicar alguns exercícios em busca de insights e soluções inesperadas. Divida os membros em grupos, faça listas de prós e contras, rodadas de brainstorming, dentre outras práticas com essa finalidade.

8. Determine as estratégias a serem seguidas, mudadas ou mantidas

Aproximando-se da conclusão da reunião, será preciso definir quais estratégias devem ser seguidas a partir das conclusões apontadas. Neste ponto, é preciso ser ainda mais específico do que no passo anterior, já que não só soluções devem ser esclarecidas, mas também os métodos de implementação.

Para questões mais complexas, segmente as estratégias em passos menores ou divididos entre cada setor da organização. Para empresas menores, a mesma lógica pode ser seguida, com cada profissional contribuindo individualmente para uma estratégia maior.

Já se a decisão for mudar uma estratégia já em exercício, será necessário definir quais características serão mantidas, quais serão melhoradas e quais serão descartadas.

Por fim, ao criar novas estratégias e descartar totalmente as utilizadas atualmente, também é preciso considerar os esforços e efeitos necessários ao realizar mudanças.

9. Revise e confirme as decisões tomadas durante a reunião

Finalmente, ao encerrar uma reunião estratégica, é vital reiterar tudo que foi decidido, de forma organizada e clara. Um plano de ação foi definido para resolver um problema? Então cada um dos passos deve ser revisado em ordem.

O registro de tudo que foi feito também deve ser realizado. Claro, anotações já devem ter sido feitas durante toda a condução de sessões de estratégia, mas uma documentação mais profunda é necessária. No caso de reuniões feitas com ferramentas de videoconferências, como a disponível no Bitrix24, toda a reunião pode ser gravada para análises futuras, assim como as interações feitas em outros canais.

10. Compartilhe os tópicos debatidos e as soluções escolhidas após a conclusão

Em muitos casos, é interessante compartilhar com participantes e outros colaboradores tudo que foi discutido. Quais estratégias foram determinadas, quais soluções serão implementadas e como se chegou a essas conclusões: um resumo básico, mas detalhado. Tal material pode ser enviado por e-mail ou usando o próprio sistema de comunicação da empresa.

Torne sua reunião estratégica muito mais produtiva com o Bitrix24

Seja você um profissional experiente ou um gestor em início de carreira, o planejamento de reuniões estratégicas eficazes fará total diferença para sua empresa e sua equipe. Utilizando os elementos-chave de reuniões de estratégia, será possível alcançar a eficiência desde o começo.

Nesse sentido, ter uma boa ferramenta de gestão de equipes terá impactos notáveis. Com recursos como calendários compartilhados, ferramentas de gerenciamento de tarefas, sistemas avançados de RH, videoconferência e muito mais, o Bitrix24 pode ser seu aliado para conduzir suas próximas reuniões estratégicas. Cadastre-se hoje e aproveite todos os seus recursos!

Perguntas frequentes

Os componentes-chave de uma agenda bem-sucedida para reunião estratégica são as seguintes:

• Objetivos específicos e definidos previamente;

• Participação da gestão, com comprometimento por parte dos líderes;

• Dados e materiais preparados antecipadamente, com todas as informações necessárias para a discussão;

• Comunicação transparente, organizada e igualitária entre todos;

• Documentação e registro dos temas discursos, além de qualquer decisão tomada.

Para garantir a participação ativa e a eficácia em uma reunião de estratégia, é necessário ter um planejamento sólido. Isso inclui listar todos os tópicos a serem discutidos, com ordem de prioridade.

Membros da gestão devem também se comprometer tanto em participar, como em permitir que outros colaboradores sejam ativos. Além disso, é importante agendar a reunião considerando a disponibilidade de todos, promovendo um ambiente onde a presença e contribuição de cada um são valorizadas.

Dentre os erros comuns que devem ser evitados ao conduzir uma reunião de estratégia, é possível destacar alguns:

• Debater excessivamente abordagens e cultura de trabalho, perdendo o foco nos resultados;

• Incluir temas não planejados, o que pode prolongar a reunião desnecessariamente;

• Falhar em estabelecer objetivos claros para a reunião;

• Não promover a participação ativa de todos os membros;

• Negligenciar o acompanhamento pós-reunião das ações decididas.