Como construir uma equipe de projeto eficaz? 10 dicas essenciais para o sucesso do projeto

Quem lida com projetos sabe o quanto o time importa para que as ideias e as previsões saiam do papel. Sem pessoas, nem mesmo o negócio mais inovador vai para frente.

Portanto, construir uma equipe de projeto eficaz é o primeiro passo para aquele encerramento tão desejado. Assim, os líderes devem ter em mente o que deve ser priorizado, quais aptidões e comportamentos devem ser instigados e saber como agir para incentivar a composição de uma estrutura de equipe de projeto ideal.

10 recomendações para criar equipes eficazes e ter um gerenciamento de projetos bem-sucedido

As equipes eficazes conduzem os seus processos diários com muito mais sucesso do que as demais. Mas o que elas têm de tão especial?

Elementos como uma comunicação fluida, respeito e liderança inspiradora são só alguns exemplos do que é crucial para atingir este patamar. Mas, de fato, para que o time seja eficaz de verdade, há uma série de características conjuntas devem ser estimuladas. Não se trata, simplesmente, de uma fórmula pronta e mágica.

Para construir uma equipe de projeto eficaz, é bem-vindo cultivar certos hábitos entre o time de trabalho. Confira quais são eles e as maiores dicas relacionadas logo abaixo:

1. Garanta que a equipe entende a sua missão

Torna-se muito complexo construir uma equipe de projeto eficaz quando o time não compreende, de fato, qual é o seu propósito – e o que deve guiá-lo para dar continuidade. Para ter um projeto bem-sucedido, a alta administração, junto aos líderes e gestores, devem se certificar de que todos os participantes estejam cientes dos seus objetivos, tanto a curto quanto a longo prazo.

Ao terem metas claramente definidas, fica muito mais fluido atingir os alvos e seguir em frente rumo a um objetivo comum. No cenário oposto, por sua vez, há muita dificuldade em manter a coesão na estrutura da equipe de projetos e ter resultados exímios.

2. Delegue as tarefas instigando a responsabilidade

Uma vez que os objetivos do time estiverem traçados, delegue as atividades de maneira que todos se sintam responsáveis por algo – somando para o todo. Pois isso te apoiará na hora de construir uma equipe de projeto eficaz.

Distribua os papéis e as responsabilidades, deixe as expectativas bem claras e transforme os resultados individuais no sucesso do time e do projeto, em um cenário que todos têm a ganhar. De preferência, pense sempre nas aptidões e nos gostos pessoais antes de delimitar as funções. Quanto mais responsáveis os colaboradores se sentirem, sendo valorizados pelo que agregam, mais chances de cenários bem-sucedidos tendem a surgir!

3. Estimule o senso de pertencimento

Mesmo que você não tenha ideia de como criar equipes ao gerenciar projetos, faça o possível para construir um time – e não apenas um grupo de pessoas que se aturam por obrigação. Isso porque, quando se sente unida, uma equipe de gerenciamento de projetos fará mais do que for necessário para que as atividades finalizem com sucesso.

Já está mais que comprovado que a motivação mental e o bem-estar podem ser mais importantes do que estímulos financeiros – então não se preocupe apenas com o pagamento do salário pelas tarefas. Dedique-se a construir uma equipe de projeto eficaz que colabora entre si, interage com respeito mútuo e desenvolve em conjunto – vibrando pelas conquistas coletivas.

Se for preciso, use até um software de gerenciamento de projetos de equipe que tenha uma rede social interna – aproveitando os benefícios das mídias sociais a favor da sua companhia. O sucesso ficará mais facilmente atingível!

4. Certifique-se de que todos se comunicam eficientemente

Não importa qual seja o nicho ou o objetivo almejado. De fato, todo time deve se comunicar adequadamente a fim de visualizar o sucesso do projeto. Quando as equipes são excelentes comunicadoras, os projetos mostram menos falhas, se processam de forma simplificada e fica muito mais fácil trabalhar em grupo – até nos times mais diversos possíveis.

Lembre-se, apenas, de gerar uma via de mão dupla: permitindo que todos conversem entre si, compartilhem as suas ideias e saibam ouvir e falar com empatia – independentemente do nível hierárquico relacionado.

Para construir uma equipe de projeto eficaz, estimule uma comunicação transparente entre a sua equipe, mas também provenha os recursos ideais para que ela siga com excelência nesse quesito. A maior dica, neste caso, é apoiar as atividades internas com um software de gerenciamento de projetos de equipe que não só ajuda a se comunicar com eficiência, como também auxilia na gestão do trabalho em si.

No Bitrix24, por exemplo, que une o melhor dos dois mundos, você e os seus colaboradores podem explorar canais de comunicação para múltiplas preferências, controlar o calendário do time e gerenciar as tarefas e os projetos em apenas um lugar. Prepare-se para ter grupos mais produtivos, eficazes e unidos com tal implementação!

5. Reduza o trabalho manual desnecessário

Quer mesmo construir uma equipe de projeto eficaz? Então faça de tudo para que os seus talentos possam entregar o melhor de suas habilidades, reduzindo o trabalho repetitivo e manual.

Para desbravar a sua gama de aptidões, deixando as tarefas puramente recorrentes de lado, é totalmente possível adotar um programa tecnológico que promova a automação de tarefas diárias. Como, por exemplo, relatórios que são preenchidos frequentemente, ou ciclos de aprovações em projetos que sempre passam por múltiplos usuários.

Além de facilitar o workflow e aumentar as chances de ter um projeto bem-sucedido, você ainda gera um incremento do nível de motivação dos funcionários, que se sentirão valorizados intelectualmente e ávidos por melhores resultados.

6. Invista em treinamentos corporativos e pessoais

Os treinamentos de qualidade podem ser uma das chaves para construir uma equipe de projeto eficaz. Afinal, quanto mais desenvolvidos e bem-treinados estiverem os membros do seu grupo, mais competentes serão os processos internos vinculados aos projetos.

Lembre-se, ainda, que os treinamentos são importantes para todas as esferas. Então caso você lide com outros profissionais ou colegas da alta gerência, o conhecimento nunca é demais – e sempre vale a pena ser agregado visando maiores níveis de eficiência. Dar a chance de desenvolver as suas carreiras profissionais manterá o pessoal mais engajado com a empresa e o seu propósito – o que é muito relevante ao criar uma equipe de projeto.

7. Forme um time de projeto pensando além das qualidades técnicas

Construir uma equipe de projeto eficaz não é tão simples quanto muitos imaginam – e no momento de compor o seu time em si, você deve olhar além das habilidades técnicas para ter sucesso. Isso porque as qualidades humanas pesam imensamente no trabalho coletivo – e sempre devem ser consideradas.

Sem dúvidas, é altamente mais simples obter um gerenciamento de projetos bem-sucedido quando os membros do seu time não apenas possuem o desenvolvimento profissional desejado, como também sabem conviver em grupo, se apoiam e seguem abertos à melhoria contínua.

Por mais incrível que seja um profissional, se ele não souber colaborar e acabar se tornando até tóxico, de nada adiantará tê-lo na equipe de gerenciamento de projetos. Tenha isso em mente sempre, avaliando as soft skills e demais comportamentos, se possível, antes mesmo da contratação de talentos e da composição da estrutura da equipe de projetos.

Trabalhe qualidades ligadas à inteligência emocional, tendo em mente que as emoções podem trazer resultados positivos ou negativos (e isso fará toda a diferença a curto e a longo prazo).

8. Além de encorajar, trabalhe as suas habilidades de liderança

De nada adianta querer construir uma equipe de projeto eficaz se você não lidera com a devida eficiência. Portanto, além de cobrar isso do próximo, garanta que as suas próprias ações levem a resultados cada vez melhores entre o time.

Prontifique-se a gerenciar conflitos, manter a equipe unida, e gerenciar o projeto tanto em termos de entregáveis e objetivos, quanto no nível de indivíduo por indivíduo. Estude frequentemente, busque por cases de sucesso e trabalhe em suas habilidades pessoais para que você se torne um líder ou gestor cada vez melhor. Fará toda a diferença, tanto para si, quanto para a sua equipe – e a organização como um todo.

9. Instigue o compartilhamento de conhecimento entre os membros do time

Buscando inspirações para construir uma equipe de projeto eficaz? Experimente estimular os participantes do seu time a compartilharem as suas habilidades e o conhecimento entre si – incitando o aprendizado e o aumento da colaboração e da criatividade.

Quando isso é viabilizado, o trabalho em equipe se torna otimizado porque uns ajudam os outros, operando em conjunto para obter ainda mais sucesso.

Para tal:

• Crie duplas de trabalho com colaboradores de diferentes níveis;
• Realize sessões de brainstormings que agreguem valor e sejam inteligentes;
• Agende encontros individuais para compartilhar ideias com os seus liderados;
• Reconheça os empregados que apoiam os demais colegas de trabalho.

No fim, além da atmosfera laboral se tornar muito mais positiva, os resultados atingidos tendem a ser ainda mais incríveis!

10. Estabeleça processos e prepare-se para as mudanças

É claro que o senso de equipe (como um grupo realmente conectado), o bom convívio e a ciência de suas responsabilidades – com metas claras – é importante. Mas para chegar a patamares elevados em termos de sucesso, é importantíssimo (e altamente recomendado) colocar em prática metodologias que envolvam processos.

Realmente, é quase impossível gerenciar um projeto com o máximo de eficiência sem definir processos e agir sobre a melhoria contínua. Como consequência, dedique-se a otimizar as operações existentes, criar novas etapas e alterar o que for preciso para potencializar a cada dia que passa.

Tenha em mente, ainda, que a adaptação é crucial. Por isso, não se fie apenas em coisas fixas e esteja em prontidão para mudar conforme as necessidades. Na era volátil em que se vive, é essencial!

Componha uma equipe de projetos verdadeiramente eficaz e bem-sucedida

Saber como criar equipes ao gerenciar projetos demanda prática, mas seguir os insights mencionados neste artigo ajudarão a sua empresa a atingir o sucesso nos projetos.

Logicamente, dependendo da realidade do time, será preciso adaptar cada uma das dicas ao seu favor – usando a sua própria experiência e criatividade. Caso você já execute alguns destes processos, otimize e melhore ainda mais. Se tiver que começar do zero, notando que nada disso está funcionando, não tenha medo de se desafiar.

Os projetos bem-sucedidos não surgem do nada, eles são atingidos por equipes ávidas por melhoria constante e sede de conhecimento – cujo maior medo é perder para a concorrência e não sair do lugar, chegando ao fracasso. Assim, não há motivos para não tentar!

Para ter apoio nesta tarefa, você pode usar o Bitrix24. A solução é perfeita para te auxiliar desde o processo de recrutamento até à integração, passando pela gestão da equipe do projeto e a organização de cada sprint que leva ao sucesso. Registre-se hoje mesmo e usufrua de todas as vantagens!

Perguntas frequentes