Como criar um plano de trabalho bem-sucedido para sua equipe remota

Decidir atuar remotamente pode ser uma ideia fácil. Mas para se certificar que o trabalho longe do escritório gere resultados satisfatórios, os gestores precisam definir um cronograma de trabalho para equipes remotas.

Um plano de trabalho remoto é imprescindível para garantir que os colaboradores permaneçam em sintonia uns com os outros e com os objetivos da companhia. Além, claro, de atingir os resultados almejados.

Você sabe o que é um plano de trabalho remoto?

Mesmo distante do escritório ou do espaço físico de trabalho, as equipes precisam seguir algumas políticas e diretrizes em comum para que a rotina flua conforme o planejado. Nomeamos esse conjunto de regras e condutas como um “plano de trabalho remoto”.

Mas qual é a importância de desenvolver um planejamento como esse, afinal? Adotar um plano coordenado é uma atitude capaz de otimizar o fluxo de trabalho e os processos comunicativos dentro da empresa. Assim, tal ação facilita a colaboração, auxilia no momento de definir os objetivos empresariais (com clareza e transparência) e promove a flexibilidade ideal para trabalhar com produtividade.

Dicas para criar um cronograma de trabalho para equipes remotas

Com a expansão do número de empresas adotando o regime de trabalho remoto, tornou-se muito mais acessível a ideia de atuar a partir de qualquer lugar. Muitas companhias já perceberam, inclusive, que os benefícios vão além da redução de custos e do aumento da produtividade. Afinal, é possível atrair e reter talentos incríveis, até de outras partes do planeta – criando times globais.

Apesar da transição de escritórios físicos para digitais ter aumentado consideravelmente, o brasileiro ainda tem muitas dúvidas sobre como desenvolver um plano de trabalho remoto – migrando total ou parcialmente para um espaço digital.

Não faz ideia de como implementar o trabalho remoto? Não se preocupe! Através de dicas simples, saiba como estabelecer um cronograma de trabalho para equipes remotas que funcionam de verdade. Vamos lá?

1. Antes de tudo: estabeleça uma política que oriente o trabalho remoto

Um dos principais desafios ao migrar do físico para o remoto é traçar as políticas e diretrizes que irão guiar as atividades dos funcionários. Neste caso, cabe ao empregador criar um acordo envolvendo o seu trabalhador e incluindo todos os detalhes da sua contratação/atuação no ambiente digital.

Para não deixar que a distância interfira em um relacionamento de qualidade, o time deverá receber instruções claras e transparentes que conduzam a sua rotina de trabalho. 

Cada companhia deve pensar de forma personalizada sobre o que será abordado em suas políticas/diretrizes. Exemplos de alguns pontos essenciais incluem:

·    O horário definido para a realização das funções: incluindo detalhes sobre comparecimento, reuniões e programações diárias ou semanais;

·    A disponibilidade do trabalhador para com a empresa;

·    A conduta para que os colaboradores mantenham índices adequados de produtividade, incluindo metas a serem cumpridas;

·    O regime de horários para que os funcionários atuem em plena colaboração, como uma devida equipe;

·    Requisitos de elegibilidade para a realização do trabalho remoto;

·    Políticas com relação a internet e recursos para a realização das atividades em si.

2. Depois, defina e implemente um cronograma flexível

Uma vez que todas as políticas para a realização do trabalho estejam claras e firmadas com cada um dos membros do time, é preciso implementar um cronograma de trabalho para equipes remotas.

Nesta fase, é importante que líderes e gestores coordenem o processo pensando na flexibilidade. Além do mais, uma das principais vantagens do trabalho remoto é a capacidade de ter uma rotina flexível.

Permita que os funcionários estruturem seus horários pensando na sua própria produtividade. Mas, ao mesmo tempo, pense em definir um horário de trabalho principal (ao menos para a comunicação), garanta o cumprimento da carga horária prevista e mensure os resultados para definir se o alvo está sendo alcançado.

Lembre-se que atribuir atividades e definir os responsáveis por cada tarefa ajudará a manter o processo eficaz e coordenado.

3. Promova uma comunicação eficiente

A comunicação e a colaboração são cruciais em qualquer negócio, mas ainda mais importantes para quem atua virtualmente. Para superar as barreiras e distâncias geográficas, o cronograma de trabalho para equipes remotas deve estar atrelado a um sistema colaborativo eficiente. 

O ideal é que a interface escolhida agregue opções de telefonia, mensageiros, bate-papos em tempo real, chamados de voz/vídeo e videoconferências. No Bitrix24, além da colaboração em si, os times podem coordenar o trabalho e alinhar expectativas para garantir melhores resultados. Então, há muito mais do que os recursos acima citados. Vale a pena experimentar!

4. Realize reuniões periódicas e instigue o senso colaborativo

Mesmo que um time esteja atuando há quilômetros de distância, ainda é possível manter os seus membros engajados e integrados. Como? O segredo está em instigar o senso de comunidade e promover a interação entre quem faz parte da equipe.

Encoraje a troca de feedbacks, promova atividades virtuais de construção de equipe e foque na realização de reuniões periódicas. Adotar uma rede social corporativa também é uma alternativa de ouro para seguir a tendência das redes sociais e manter a integração do time. Que tal experimentar?

O Bitrix24 é um ótimo exemplo de software colaborativo que inclui dezenas de ferramentas amigáveis para trabalhar em conjunto, em qualquer ponto do mundo. Mesmo na assinatura gratuita, acesse recursos de comunicação e calendário em equipe, tarefas e projetos, drive, CRM, contact center e até criador de sites!

5. Mensure frequentemente a produtividade

É fato que muitas empresas sentiram seus níveis de produtividade alavancarem com a adoção do trabalho remoto. Mas, infelizmente, não basta implementar um cronograma de trabalho para equipes remotas e esperar que surjam resultados incríveis.

Periodicamente, as atividades precisam ser monitoradas. Algumas companhias optam por monitorar a carga horária de trabalho e outras apenas olhar para os KPIs,  indicadores de performance. Cabe a cada negócio estabelecer o que faz mais sentido de acordo com a sua realidade.

Vença os desafios com o plano de trabalho remoto adequado

Criar, implementar e seguir um cronograma de trabalho para equipes remotas só agrega benefícios e ótimos resultados! Independente do tamanho ou do nicho da empresa, um plano de trabalho remoto traz produtividade. E não só isso: já que melhora a interação entre empresa-funcionário, facilita a colaboração e otimiza a performance.

Mas, para cumprir com o esperado, os gestores devem criar planos de trabalho remotos pensando nas particularidades do seu time. Portanto, pense desde as políticas e regras para a rotina laboral até a mensuração e avaliação dos KPIs.

Seguindo as dicas que trouxemos neste artigo, certamente, ficará muito mais simples atingir a tão sonhada produtividade e satisfação com o trabalho remoto.