Como gerenciar vários projetos de forma eficaz: 9 estratégias essenciais

Em um mundo cada vez mais ágil, é muito difícil encontrar um gerente de projetos que lide com um único projeto por vez. Na realidade, a maioria deles atua com dois ou mais projetos ao mesmo tempo, e precisa conhecer estratégias de como gerenciar vários projetos para fazê-lo de forma eficaz.

Se este é o seu caso, recomendamos a leitura completa do artigo abaixo. Os tópicos expõem dicas e táticas para organizar o trabalho envolvendo múltiplos projetos e poder atingir o máximo potencial a cada propósito ou etapa. Confira já!

Administrar um projeto por vez nem sempre é a realidade

Até seria ótimo, mas comandar um projeto por vez está longe de ser a realidade dos líderes e gestores brasileiros. A maioria dos profissionais que atuam nas empresas do país (e até mundo afora) acabam administrando múltiplos projetos – até mesmo com enfoques e dinâmicas totalmente diferentes.

No entanto, é preciso ter cautela para garantir que a divisão do foco e dos esforços ocorra conforme as prioridades e seja capaz de suprir cada uma das necessidades. É por isso que, neste artigo, você irá conferir as melhores técnicas para gerenciar múltiplos projetos e poder chegar aos efeitos almejados – qualquer que seja o seu nicho de trabalho. Prontos para acompanhar? Acompanhem os tópicos abaixo!

Dicas e táticas para saber como gerenciar vários projetos

A gestão de múltiplos projetos já é algo bem frequente na rotina corporativa. Com diversas demandas a cumprir, na maioria das vezes, as empresas não podem esperar um projeto finalizar para iniciar o outro. Assim, é preciso organizar o fluxo para cumprir com ambas as tarefas e trabalhar a partir de prioridades para gerar os melhores resultados. Embora não seja um dos afazeres mais fáceis, o gerenciamento é totalmente possível e cada vez mais viabilizado (graças ao conhecimento aliado à tecnologia). Abaixo, saibacomo gerenciar vários projetos simultaneamente sem se perder com os prazos, além, claro, de garantir a qualidade demandada.

1. Preze por uma comunicação clara e eficiente

Não importa se você quer saber como gerenciar vários projetos ou apenas uma demanda: sem uma comunicação transparente e eficiente entre o grupo envolvido, nada vai funcionar!

Seja para falar sobre a tarefa que precisa ser realizada, aquele prazo que deve ser cumprido ou a possibilidade de melhorias, o time deve estar interligado por um sistema comunicativo de qualidade e pronto para trocar ideias a qualquer hora ou lugar. Não se esquecendo, lógico, de partir de um plano de comunicação que funcione para si.

Graças a programas ágeis como o Bitrix24, a equipe pode se comunicar por canais diversos, incluindo mensagens de voz, vídeo ou bate-papo (privado e/ou em grupo) para discutir detalhes dos projetos em tempo real ou de forma assíncrona. Encaixando-se, perfeitamente, a qualquer necessidade!

2. Concentre todos os projetos em apenas um lugar

Um dos principais erros ao gerenciar vários projetos é manter as informações sobre cada um deles em lugares diferentes. Afinal, a falta de visibilidade das atividades e do andamento de cada trabalho pode comprometer o seu progresso – bem como os prazos a serem cumpridos.

Neste caso, um dos segredos sobre como gerenciar vários projetos envolve adotar um ambiente único para o gerenciamento – como o Bitrix24. Nele, as empresas de todos os tamanhos conseguem concentrar todos os seus projetos em apenas um lugar, mas sem perder aquela organização ideal que contribui para a produtividade.

Deste modo, os gestores podem visualizar as metas da empresa, criar listas de tarefas relacionadas, delegar as atividades, monitorar a carga horária dos responsáveis, comunicar-se com os envolvidos e acompanhar o progresso de múltiplos projetos. De fato, são dezenas de funcionalidades inter-relacionadas para desbravar!

3. Mantenha o acompanhamento frequente

Não importa qual seja o número de projetos vigentes em sua empresa: manter o acompanhamento do progresso sempre é relevante. No entanto, tal administração é ainda mais crucial quando se coordena diversos projetos simultaneamente, visando garantir que tudo saia conforme o planejado.

Ainda que o microgerenciamento não seja nada indicado, todo o gestor deve saber no que a sua equipe está trabalhando no momento e como está o andamento global. Por sorte, tais insights são facilmente obtidos e visualizados quando se atua com uma solução ampla e integrada, sem precisar realizar o temido ato de microgerenciar.

Um bom exemplo de ferramenta que permite monitorar os marcos, as etapas e o progresso é o diagrama de Gantt, altamente aplicado nos processos de gestão e nas plataformas utilizadas para tal (como é o caso do já citado Bitrix24).

4. Trabalhe a partir de prioridades

Imagine que a sua equipe está lidando com diversos projetos (como o lançamento de produtos) ao mesmo tempo. O que vai acontecer se não existirem prioridades? Provavelmente, ficará difícil saber como lidar com vários prazos, cumprir os propósitos e visualizar bons resultados em todas as etapas.

Portanto, ao pensar sobre como gerenciar vários projetos, evite iniciar por aqueles que são mais fáceis – embora pareça tentador. Sempre preze pelos quais contribuem mais (em termos de impacto) para as metas empresariais e comece por eles.

Ao considerar quais projetos a sua equipe deve priorizar, pense tanto no macro quanto no microambiente e organize a lista de tarefas considerando a ordem de importância. Atuar a partir de um bom gerenciador de tarefas e projetos, neste caso, pode ajudar!

Lembre-se, ainda, de que a definição de prioridades é, inclusive, parte importante do próprio gerenciamento de riscos. Pois, caso faltem recursos para progredir com o trabalho, ao menos as porções mais relevantes foram cumpridas com antecedência – e não o contrário.

5. Atue com um calendário eficiente e bem organizado

Quando se coordena e executa uma série de projetos: como lidar com vários prazos? Uma das principais dicas de como gerenciar vários projetos é definir e seguir à risca um bom calendário.

Crie um cronograma para o seu time e comunique a todos a importância de segui-lo, mantendo todos firmes, rumo ao seu objetivo. Logicamente, os imprevistos sempre irão surgir – portanto, atue com uma margem de segurança ao estabelecer os seus prazos e esteja pronto para se adaptar conforme o necessário.

Não se esqueça de incluir no cronograma todos os detalhes importantes, indo além do prazo final das tarefas em si (conforme a prioridade). Itens como as reuniões pré-agendadas, os compromissos, o agendamento de eventos e as licenças são imensamente interessantes e devem ser incluídos em seu planejamento – permitindo organizar melhor o trabalho e garantir o cumprimento de prazos e dos objetivos de tantos projetos ao mesmo tempo.

Os calendários individuais ou em grupo são o ponto-chave de como gerenciar vários projetos de forma eficaz, sobretudo se eles estiverem aliados a outros elementos da gestão de tarefas, tempo e recursos – como os encontrados na plataforma do Bitrix24.

6. Crie e salve modelos de projetos

Por que se preocupar em estabelecer um modelo de cronograma ou de tarefas para os seus projetos todas as vezes? Um dos elementos-chave ao considerar como gerenciar vários projetos é prosseguir através de templates de fluxo de trabalho.

Para esta e outras abordagens, a melhor ferramenta para gerenciar vários projetos é o Bitrix24. A partir de um sistema inteligente, mas fácil de usar, você pode criar modelos de tarefas para evitar ter que incluir etapas manuais múltiplas vezes.

Tal conduta facilita o workflow, gera economia de recursos (como o tempo) e permite que os seus funcionários se concentrem no estratégico – somando melhores resultados a longo prazo. Vale a pena considerar!

7. Gerencie a carga horária de trabalho

Você, como líder ou responsável, quer saber como gerenciar vários projetos tendo o máximo de sucesso? Então, tome muito cuidado com a carga horária dos seus funcionários!

Quando não se tem ideia sobre a quantidade de trabalho que um colaborador tem em mãos, alguns problemas na delegação de tarefas e de gestão de recursos humanos podem ser ocasionados.

Portanto, quanto melhor for a sua visibilidade da alocação de recursos e da delegação de tarefas, melhor será para organizar o fluxo de trabalho dos profissionais e garantir que vários projetos fluam simultaneamente, mas com índices de qualidade exímios.

No Bitrix24, de forma integrada, as companhias encontram um programa para a gestão de tempo, permitindo checar se os projetos estão progredindo, além da possibilidade de emitir relatórios personalizados – sendo um auxílio e tanto quando se pensa em como gerenciar vários projetos.

8. Exponha abertamente as expectativas

Quando o assunto é como gerenciar vários projetos, é importante que o gestor comunique a todos os stakeholders do projeto as expectativas envolvidas. Caso contrário, os participantes podem se perder em meio a tantas informações diferentes e ficarem desalinhados com relação ao que está acontecendo.

A chave para solucionar tal problemática é comunicar as expectativas com clareza e permitir uma boa visualização das etapas de cada projeto. Assim, todos os participantes conseguem entender o que estão fazendo (bem como o motivo disso) e como está o andamento do trabalho – facilitando qualquer adaptação de cronograma, por exemplo.

Portanto, logo no início, deixe bem claro quais são as metas, os planos, as etapas, os envolvidos e o objetivo de cada estágio do trabalho. Se puder mencionar os responsáveis e os prazos antecipadamente, então, melhor ainda!

Com um mundo tão moderno e tecnológico, nada de fazer isso com o papel e caneta! Em vez de buscar por atualizações e dados em planilhas isoladas ou em documentos guardados no escritório, opte por um gerenciador de projetos eficiente e on-line – com atualizações em tempo real.

Desta forma, você e a sua equipe podem obter e compartilhar as informações com poucos cliques, obter o status do projeto de imediato e compreender claramente sobre os seus objetivos. E o melhor de tudo: de forma simples e rápida!

9. Esteja pronto para agir de forma flexível

A alocação de recursos passou por modificações? As prioridades do time ou de um projeto mudaram? Ou mesmo as metas empresariais sofreram alterações? Nenhum destes tópicos é um problema relevante quando a equipe está capacitada para atuar com flexibilidade.

Então, assim como o seu time precisa estar alinhado ao trabalho, ele deve ser capaz de se adaptar se houver a necessidade. Caso a empresa não gerencie todos os projetos a partir de uma única base, no entanto, tal cenário pode se tornar um problema. Afinal: como saber quais etapas precisam de um reagendamento ou uma realocação rápida?

Por isso, crie um fluxograma simples e apto às modificações e com visibilidade suficiente para gerenciar as prioridades variáveis e conseguir reatribuir tarefas e redefinir trabalhos sem se preocupar. Sem dúvidas, será muito mais simples pensar em como gerenciar vários projetos simultaneamente de forma produtiva e eficaz a partir de tal abordagem!

Conclusão

Para o líder de uma equipe, pensar em como gerenciar vários projetos pode não ter muito segredo – já que ele faz isso, mesmo que indiretamente e inconscientemente, a todo o momento.

No entanto, ter o conhecimento de estratégias reais para o gerenciamento de projetos simultâneos pode ser capaz de impulsionar a organização e a produtividade do time – permitindo-o cumprir as metas e os prazos com a máxima qualidade. Portanto, explore as dicas expostas neste artigo para gerenciar múltiplos projetos com sucesso (por diversas vezes) e deixe que a sua organização atinja outro patamar!

Perguntas frequentes