Como gerenciar viagens de pequenas empresas como um profissional

As viagens são uma forma eficiente de prospecção de novos clientes e parceiros. O gerenciamento de viagens é um dos desafios enfrentados por todas as empresas, sobretudo as pequenas.

Há muitos detalhes que precisam ser planejados que vão desde as datas de início e fim, custos de passagens, compromissos, hospedagem e muito mais. Por isso, preparamos um guia para ajudá-lo a organizar a viagem dos seus funcionários como um profissional.

Como reduzir custos de uma viagem de negócios para pequenas empresas?

Em primeiro lugar, as prioridades de pequenas e grandes empresas ao organizar uma viagem podem ser diferentes. Isto é, as pequenas empresas devem se ater muito mais ao orçamento limitado que possuem.

Geralmente, as pequenas empresas tendem a gastar mais em porcentagem nas suas viagens. Mas esses gastos podem ser bastante reduzidos se houver um planejamento adequado.

Entre os principais aspectos que você deve se focar para evitar gastos desnecessários, estão:

Evite gastos duplicados

Antes de comprar passagens e marcar a sua viagem, certifique-se de fazer uma lista de todas as diligências que devem ser resolvidas durante essa viagem. Ou seja, ao deixar algo de fora, você pode acabar tendo que gastar mais com uma segunda viagem.

Além disso, esteja atento aos aspectos legais da sua viagem.  Especialmente, no caso de viagens internacionais, o viajante deve estar preparado para lidar com os requisitos legais para entrar no país a negócios, bem como eventuais diferenças culturais.

Ao não estar em conformidade com a lei e não planejar adequadamente, você pode ter custos extras imprevisíveis bem como dor de cabeça para solucionar aspectos burocráticos.

Defina um teto de gastos

Um outro aspecto importante de reduzir custos de uma viagem é justamente restringir os valores que podem ser gastos em uma viagem. Em outras palavras, defina regras claras dos gastos permitidos e proibidos com orçamento da empresa.

Por exemplo, no mínimo, gastos essenciais como deslocamento, tickets de eventos relacionados ao trabalho, hospedagem e alimentação devem estar incluídos. No entanto, gastos secundários e não essenciais devem ter restrições mais rígidas. 

Há várias formas de controlar os gastos, desde usando um cartão de crédito da empresa ou mesmo um cartão pré-pago com orçamento limitado. Essa é uma forma efetiva de ter acesso às faturas.

Mantenha os gastos transparentes

A transparência e contabilidade são partes indispensáveis do gerenciamento de viagens para empresas. É importante manter os dados organizados de todos os gastos durante a viagem.

Saiba por que a sua equipe está viajando, os objetivos e metas, bem como os resultados obtidos. Então, mantenha todos os dados relevantes à sua disposição para fazer uma análise detalhada quando necessário.

Dicas para o gerenciamento de viagens

Ao passo que você já tem uma ideia de algumas prioridades para reduzir gastos na gestão de viagens e despesas, vamos nos aprofundar um pouco mais neste assunto. Então, confira a seguir mais algumas dicas de gestão de viagens:

Organize-se para a viagem

A organização é um dos pilares para o funcionamento adequado de qualquer negócio. Quando há ausência de organização, seja na gestão de tarefas ou gestão de finanças, torna-se difícil alocar de forma apropriada os recursos da empresa.

Nesse sentido, prepare-se a sua viagem com antecedência, tendo em consideração o orçamento disponível. Há várias empresas que, de acordo com os resultados anuais, delimitam uma parte do orçamento especificamente para viagens.

Dessa forma, elas evitam superar esse teto de gastos e conseguem priorizar as viagens que são mais importantes para a empresa.

Use ferramentas de gestão de viagens

Há várias ferramentas disponíveis para empresas que permitem organizar os aspectos de uma viagem de negócios. Algumas delas têm ferramentas específicas com este propósito, e outras contam com soluções que funcionam perfeitamente para isso.

Por exemplo, uma ferramenta de calendário compartilhado permite que você defina todos os compromissos da viagem da sua equipe. Esses compromissos podem incluir voos, reuniões com clientes, fornecedores e parceiros, presença em eventos e mais.

Dessa forma, todos ficam por dentro do que precisam fazer e não há risco de perder os prazos.

Uma outra ferramenta útil é um gerador de relatórios de despesas. Aliás, o Bitrix24 oferece uma ferramenta para extrair relatórios do seu negócio gratuitamente.

Economize com programas de recompensas

Os provedores de serviços como companhias aéreas, hotéis e pousadas, locadoras de carros e outras possuem programas de recompensas. Você pode obter essas recompensas por ser um cliente leal dos seus serviços ou de parceiros.

Por exemplo, certos cartões de crédito e serviços financeiros possuem benefícios e parcerias com essas empresas para fornecer recompensas. Em muitos casos, você consegue comprar passagens áreas apenas com milhas ou com bastante desconto.

Ao usar essas recompensas, você pode se beneficiar de quartos de hotéis sempre disponíveis, bem como extras gratuitos como wifi e café da manhã. Igualmente, você terá taxas menores para voos cancelados, escolha de assento grátis e mesmo bagagem extra.

A longo prazo, para empresas que têm viagens constantes como parte da sua rotina de trabalho, escolher os provedores certos pode representar uma boa economia de recursos e funcionários mais confortáveis e felizes nas viagens.

Economize com hospedagem e deslocamento

Uma possibilidade de economizar no gerenciamento de viagens para pequenas empresas é compartilhar hospedagem. Ou seja, se dois membros da equipe estão indo a uma mesma viagem e dividem uma acomodação, diversos custos são reduzidos.

No entanto, há outros aspectos importantes a se considerar. Afinal, nem todos estão confortáveis em dividir um quarto com um companheiro de trabalho, especialmente longe de casa.

É importante ser transparente e deixar isso claro antecipadamente, sem, necessariamente, impô-la à equipe em cima da hora.

Isso pode ser também um critério na hora de escolher quem fará a viagem, ou seja, as empresas podem dar preferência aos funcionários que são mais flexíveis em termos de acomodação.

Igualmente, para economizar com deslocamento, é interessante elaborar uma estratégia que corte gastos. As principais opções são táxis, transporte público, carros alugados e aplicativos de transporte.

No entanto, cabe à empresa decidir em cada situação o que vale mais a pena e balancear conforto, flexibilidade e orçamento.