Como priorizar as tarefas corretamente quando tudo é importante?

Quanto mais o tempo passa, mais o ser humano fica atarefado. Embora a tecnologia tenha vindo para facilitar a vida, a impressão é que sempre há mais trabalho a cumprir e o senso de urgência toma conta de todas as atividades.

Diante disto, você tem dificuldade para saber como priorizar as tarefas no trabalho – e considera tudo realmente relevante? Não se preocupe! Com as dicas expostas neste artigo, você terá um caminho mais firme a trilhar, sabendo como criar a sua lista de tarefas da maneira certa e segui-la para atingir o melhor potencial!

6 dicas para a priorização de tarefas no trabalho

Com a agilidade requerida pela era moderna, é comum que os indivíduos se vejam perdidos – sem saberem o que realizar primeiro em meio a tantas demandas no trabalho. Tudo parece essencial e parece faltar tempo para cumprir com o combinado. Mas como resolver tal situação, afinal? O segredo está em estabelecer e agir sobre as prioridades! Aprenda como priorizar as tarefas seguindo as dicas dos experts e fazendo o seguinte:

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1. Comece anotando todas as atividades que você tem a cumprir em uma lista

O primeiro passo para saber como priorizar as tarefas está em listá-las, detalhadamente, incluindo tudo aquilo que você deve realizar.

Sejam elas pequenas, complexas, imediatas ou apenas de longo prazo: tome nota e tenha uma visão global do que deve ser cumprido! Tirar os afazeres da cabeça e passá-los para o papel – ou para um software como o Bitrix24, que é altamente recomendado nacionalmente, ajudará não apenas a se organizar, como também cumprir com o que está estipulado.

Componha o seu checklist de tarefas incluindo:

• Suas tarefas diárias;
• Os afazeres semanais;
• E ao menos os compromissos fixos e já agendados que você tem para o mesmo mês ou o trimestre, por exemplo.

Pode parecer mais simples ignorar a lista de tarefas pendentes – mas esta conduta não te levará ao sucesso a longo prazo, criando ciclos de procrastinação constantes. Considere como o pontapé da sua priorização de tarefas sempre!

2. Use uma matriz de urgência ou importância quando estiver priorizando as tarefas

Pronto! Seguindo o primeiro passo, você está com uma lista repleta de afazeres. Mas, fica a pergunta: e o que fazer agora? Quando o assunto é o gerenciamento de tempo, a matriz de urgência ou importância já é bastante conhecida e ela te ajuda a lidar com o checklist proposto inicialmente. Basicamente, você deverá realizar primeiro aquilo que é mais urgente e mais importante – e não que apenas é mais fácil e confortável.

Também chamada de Matriz de Eisenhower, este modelo auxilia na divisão das tarefas pendentes em quatro classes:

1. Se ver que a tarefa é urgente e importante: realize-a primeiro;
2. Se ela for importante, mas não tão urgente: agende-a para brevemente;
3. Caso seja urgente, mas não importante: delegue-a para outro responsável ou colega;
4. Caso não seja nem importante, nem urgente: exclua-a, ao menos temporariamente, da sua lista de tarefas.

A urgência é um fator mais fácil de ser determinado – muitas vezes, basta olharmos para as necessidades e para o prazo. No entanto, como inferir a importância daquela atividade? Estas dicas podem ajudar:

• Pense sobre o impacto da tarefa: a sua realização interfere no funcionamento do negócio como um todo? No seu relacionamento com um importante cliente? Ou é algo mais localizado, que apenas diz respeito a um impacto individual?
• Avalie os resultados: quais resultados serão obtidos ao completar aquele trabalho? A recompensa será um maior faturamento? A chance de garantir trabalho frequente? Ou, simplesmente, dar a tarefa por finalizada antes do prazo?
• Cogite os riscos envolvidos com o não-cumprimento: pense sobre o que acontecerá se, de fato, a tarefa não for realizada – tanto de forma definitiva quanto ao perder os prazos, por exemplo. Pense com cuidado!

Assim, é mais fácil visualizar quais tarefas da sua lista são, de fato, obrigatórias para aquele dia, colocando em pauta tanto a urgência quanto a importância – e ajudando no desafio de como priorizar as tarefas. Vale a pena praticar antes de montar o seu cronograma organizacional!

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3. Crie um calendário pessoal (interno e externo) que reflita as suas reais prioridades

Uma vez que você tenha explorado a dica de como priorizar as tarefas a partir da matriz de urgência e importância, chegou a hora de colocar os conhecimentos em prática e partir para o calendário real! Programe-se a partir da lista, colocando os primeiros afazeres (urgentes e importantes) como prioritários, agende os demais para as datas desejadas e já vá pensando no prazo daquelas tarefas que forem delegáveis.

Priorizando as tarefas desta maneira, você irá evitar a sobrecarga de trabalho e até concluir os afazeres com muito mais qualidade – vislumbrando a produtividade e menos estresse diário. Sem contar que a procrastinação também fica bem longe quando tudo isso é aplicado.

Se puder separá-las por níveis prioritários, melhor ainda, incluindo etiquetas e filtros como:

• Alta prioridade;
• Média prioridade;
• Baixa prioridade;
• Não prioritária.

Um cronograma real, baseado tanto nos seus prazos internos quanto externos (ao lidar com os clientes, por exemplo), é uma das chaves para o gerenciamento de tempo bem-sucedido. Ter o auxílio tecnológico de uma interface inteligente irá te apoiar ainda mais, por isso, experimente os calendários individuais ou em grupo do Bitrix24. Eles são gratuitos, totalmente personalizáveis e extremamente fáceis de usar, basta aproveitar!

Assim como o calendário, quadros organizacionais como o Kanban também podem ser de grande importância – e estão igualmente disponíveis em tal interface. Com eles, pode-se visualizar as tarefas não planejadas, a realizar em breve e concluídas – permitindo a qualquer profissional ou empresa se planejar adequadamente com um recurso prático e visual!

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4. Evite ser multitarefas – aja priorizando as tarefas e executando-as uma por vez

Criar a matriz de priorização de tarefas é extremamente viável. Mas, em conjunto, uma das grandes chaves para saber como priorizar as tarefas e ter sucesso consiste em realizar uma atividade por vez. Ser multitarefas, neste caso, não irá apoiar em nada – muito pelo contrário. Assim que iniciar um ponto da sua lista de afazeres, não vá para o seguinte até concluí-lo.

Você pode até fazer pausas que instiguem a produtividade e o foco durante o expediente. Afinal, aplicar estratégias como a Técnica de Pomodoro (que inclui intervalos com tempos de descanso) pode ser muito bem-vindo. Ainda assim, garanta que o ciclo após a pausa esteja relacionado ao anterior, sem se perder no meio do caminho.

Talvez este seja um dos segredos daqueles colegas que estão priorizando as tarefas no trabalho e sempre saem bem-sucedidos – pense a respeito!

5. Se você tiver duas tarefas com o mesmo nível de prioridade, execute a mais difícil primeiro

Quer seguir priorizando as tarefas no trabalho, mas se deparou com dois afazeres conflitantes? Ou seja: que ambos são urgentes e importantes e devem ser realizados?

Neste caso em particular, o mais indicado por especialistas é realizar, primeiramente, aquele que for mais complexo. Apesar de o nosso cérebro ser inclinado a seguir no caminho oposto – querendo executar antes o que é mais cômodo, nem sempre esta conduta é a mais viável pensando a longo prazo. Se você cumprir o quanto antes com aquela tarefa que é mais penosa, mais fácil será concluir o trabalho diário com aquele afazer que, por si só, já era fácil.

No entanto, se você fizer o caminho oposto, abrirá portas para a procrastinação e isso pode ter um impacto significativo em um projeto – já que você pode deixar para a última hora uma tarefa de grande valor para o sucesso do seu negócio. Portanto, quando se ver em meio ao desafio de saber como priorizar as tarefas e ambas forem relevantes, vença a mais difícil o mais cedo possível!

6. Garanta que você tenha o tempo necessário para a conclusão de cada tarefa e respeite os seus limites

Se você acha que o problema acaba quando sabe como priorizar as tarefas, está muito enganado! Assim como é preciso cuidar com os hábitos e procedimentos, é igualmente essencial administrar o tempo e garantir que você terá o momento adequado para concluir aquela tarefa previamente estipulada no seu calendário.

Apesar de quase tudo ser urgente, sobretudo com a agilidade requerida na era atual, não tente atropelar os processos. Afinal de contas, isto pode te fazer perder os clientes, a credibilidade ou até ter que refazer o trabalho. Desta forma, além de se preocupar em como priorizar as tarefas, preocupe-se com o tempo disponível e com a qualidade (colocando-a como prioridade).

Além disso, saiba que é fundamental estipular os seus próprios limites – sobretudo se você atua como um profissional autônomo ou em um regime de trabalho remoto mais flexível.

Ainda que você tenha certa liberdade, estipule um expediente a cumprir (ou menos o número de horas a trabalhar) sempre que possível. Mesmo que a procrastinação precise ser evitada, se as tarefas forem muito complexas ou se os imprevistos surgirem, pode ser que você não consiga finalizar tudo no mesmo dia. E respeitar os seus limites é crucial!

Em paralelo, coloque em prática o autoconhecimento para identificar os períodos de trabalho nos quais você produz mais e melhor – pois isso te ajudará a dar o seu máximo a fim de atingir o melhor potencial. Se puder pausar as notificações de celular ou e-mail durante este tempo, inclusive, será incrível para agir sobre as prioridades com a qualidade necessária ao trabalho!

Supere a alta carga de tarefas com a plataforma inteligente do Bitrix24

Diante dos insights mencionados neste artigo, indo desde a clara visualização até a matriz de priorização de tarefas – bem como as dicas para agir com maior produtividade em suas prioridades, é só partir para a prática!
Se precisar de ajuda para organizar o seu trabalho, lembre-se de que você pode contar o apoio da solução do Bitrix24 não apenas para priorizar as tarefas em listas, como também para controlar os calendários, gerenciar os seus projetos pessoais ou em grupo, obter relatórios de produtividade e até conversar com os seus clientes e colegas a partir de um único lugar.

Assim, sem dúvidas, será muito mais fácil vencer a alta carga de tarefas sem comprometer o que é relevante de verdade: a sua saúde mental, os seus compromissos importantes e a qualidade do seu trabalho. Teste na prática!

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Perguntas frequentes

O que significa priorizar as tarefas?

Priorizar as tarefas significa definir uma ordem para que as atividades sejam realizadas – pensando em quais devem ser concluídas primeiramente e qual é a sua real importância. A priorização de tarefas é uma estratégia que soma para a organização e eficiência, te ajudando a cumprir com os prazos, ter mais tempo livre, evitar o retrabalho e atingir, por fim, os seus próprios objetivos.

Como priorizar o trabalho?

Para priorizar o trabalho:

1. Reúna as tarefas a serem executadas em uma só lista;
2. Classifique-as pensando na urgência e na importância;
3. Estabeleça prazos internos e externos – compondo o seu próprio calendário;
4. Não atue com foco multitarefas;
5. Programe o seu dia previamente (estipulando cronogramas e limites).

Como escolher a ordem de prioridade das tarefas?

Para escolher a ordem de prioridade das tarefas, utilize a matriz de urgência e importância, também conhecida como Matriz de Eisenhower. A partir dela, você divide o seu cronograma em:

• Tarefas que precisam ser executadas de imediato;
• Tarefas que podem ser agendadas;
• Tarefas que podem ser delegadas;
• Tarefas que não entram para a sua lista atual.

Qual atividade fazer primeiro no trabalho?

Se você se deparar com o dilema de qual atividade fazer primeiro no trabalho, e todas tiverem a mesma urgência e importância, inicie por aquela que é mais complexa. Assim, você dedica o total foco e produtividade para cumpri-la o quanto antes, evitando a procrastinação.

Como você fixa as prioridades no trabalho?

Você fixa as prioridades no trabalho sabendo onde você pretende chegar – e quais tarefas realmente impactam sobre o resultado esperado. Sem objetivos em mente, quase todas as tarefas são elementares, e torna-se muito difícil classificá-las e saber como priorizar as tarefas.