Comunicação em Projetos: 10 Dicas para Construir Equipes Sólidas e Entregar Resultados

A comunicação eficaz é o veículo para chegar a projetos bem-sucedidos, unir as pessoas e crescer os negócios. Pois, como os resultados estão atrelados a parte interdependentes, sendo atingidos no coletivo, é preciso aprender a interagir em conformidade – dialogando perfeitamente com o próximo – para o êxito máximo.

Contudo, surge uma grande questão: como trabalhar a comunicação de um projeto? Como garantir que as equipes se conectem e cheguem aos desfechos esperados? Explore técnicas para alavancar a base comunicativa dos seus projetos corporativos!

Como melhorar a comunicação de um projeto?

O segredo para atingir uma comunicação de projeto exemplar não é exato. Afinal de contas, existe uma série de fatores – como a adoção de um plano de comunicação para o projeto e canais adequados – que se unem para chegar ao resultado perfeito, com abordagem caso a caso.

Mesmo assim, há várias condutas que podem ser benéficas para as equipes de projeto, independentemente do seu nicho ou da abordagem atual. Descubra, a seguir, quais são estas melhores estratégias de comunicação em projetos e aproveite-as ao seu favor, unindo o time e colhendo feitos incríveis!

1. Desenvolva a habilidade de ouvir e fomente o mesmo comportamento entre a sua equipe de projeto

A comunicação em equipe é delicada. Muito mais do que falar, é preciso saber ouvir o próximo, atuar com empatia e respeitar o seu posicionamento – chegando aos melhores desfechos conjuntos para aquele trabalho em particular. Sendo assim, estimule a adoção de práticas de escuta ativa entre os membros do time, mostrando a eles que é fundamental escutar o outro para não perder informações-chave, saber o que se espera de si no projeto, apoiar-se mutuamente e aprender continuamente para otimizar o trabalho.

Se possível, promova treinamentos que aperfeiçoem a comunicação entre o time, mostrando o quão importante é:

• Ser intencional;
• Aproveitar a comunicação visual;
• E se fazer presente no momento para evitar devaneios e até mesmo constrangimentos.

2. Integre os diferentes setores envolvidos com o projeto

Ao visar a formação de equipes eficazes e sólidas, focar na colaboração entre o grupo que está trabalhando no projeto é fundamental. Sendo assim, desde o princípio, tente integrar os seus membros – ainda que eles sejam de departamentos diferentes – a fim de agregar valor e simplicidade à comunicação do projeto.

Conscientize para que o pessoal aprenda a operar em conjunto, independentemente das diferenças – mostrando que os trabalhos são complementares e que os bons processos comunicativos são a chave para o êxito. Além disso, para que a integração seja ainda mais eficiente, lembre a todos de adotarem um linguajar mais claro e evitarem termos muito técnicos ao lidar com os colegas de outros setores. Tudo isso facilita a operação paralela, permitindo que cada qual dê o seu melhor em sua respectiva área.

3. Defina um plano de comunicação do projeto a ser seguido pela equipe

Estar bem preparado pode fazer toda a diferença para obter êxito na comunicação em projetos. Como conseguinte, vale a pena investir tempo para criar uma diretriz que informe o seu pessoal a respeito de que tipo de informação será repassada, para quem e quando isso será feito – mantendo todos plenamente cientes e organizados.

Neste documento, nomeado como plano de comunicação do projeto, liste pontos tais quais:

• Os objetivos que guiam o seu plano comunicativo;
• Os detalhes sobre quem são as partes interessadas e os envolvidos – e as suas respectivas funções;
• Os tipos de informação que serão repassados entre os indivíduos;
• A frequência com a qual haverão tais comunicações;
• Exemplos de como uma equipe de projeto deve se comunicar, abrangendo as formas de comunicação que serão empregadas (canais oficiais).

Depois, logicamente, compartilhe-os com a sua equipe para que todos saibam como se portar, garantindo que haja consistência por parte da empresa – em todo e qualquer projeto que leve o seu nome.

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4. Divida corretamente as responsabilidades do projeto

Quando várias pessoas atuam em um mesmo processo de modo simultâneo, a comunicação em equipe pode ser distorcida, gerando muitos desentendimentos. Portanto, o mais recomendado é que, ao atribuir as responsabilidades e delegar as tarefas em um projeto, o gestor pense com cautela para realizá-lo da maneira mais assertiva possível.

Quanto mais claro estiver para os indivíduos qual é o papel de cada um, como a sua equipe deve se comunicar e a quem recorrer em caso de problemas, mais simples será para manter a harmonia, ter melhores repercussões e atingir a qualidade global. Além do mais, à medida que se tem mais especialização nas operações internas, mais tranquilo se torna suprir as expectativas – mesmo as mais exigentes – por parte dos clientes e demais stakeholders de um projeto.

5. Planeje bem as reuniões do projeto, evitando as inconveniências

Pelo uso indiscriminado – e até desnecessário – em muitos casos, alguns recursos como as reuniões acabaram ganhando um apelo extremamente negativo, ainda mais exacerbado aqui no Brasil. Portanto, ao cogitar o gerenciamento da comunicação do projeto, tome muito cuidado para não arruinar a interação entre o grupo e prejudicar a produtividade, a motivação e o fluxo de trabalho ao pedir por encontros constantes – ou sem a devida razão de ocorrerem.

Crie uma programação coerente para as reuniões. Afinal, elas ainda podem ser necessárias. Contudo, distribua-as de modo que a agenda não fique repleta de encontros infundados e que só levam à perda de tempo. Quando precisar reunir o pessoal para discutir o projeto, já planeje e compartilhe – com antecedência – a agenda da reunião, tenha propósitos claros e organize todo o evento para colher melhores frutos e minimizar os contratempos. Além disso, só convide participantes verdadeiramente relevantes.

Certifique-se de que tais encontros sejam realmente valiosos, e não apenas monólogos – abrindo espaço para que o estímulo à devida comunicação do projeto seja mais benéfico do que nunca. Os feedbacks em conjunto, assim como os brainstormings, também são bem-vindos aqui.

6. Tenha uma interface de comunicação robusta entre o time do projeto

Hoje em dia, é complexo querer explorar na prática as técnicas de gerenciamento de projetos sem ter o aporte tecnológico ideal para isso. Afinal, com um software adequado para promover a comunicação em projetos em tempo real (ou mesmo de forma assíncrona, como preferir), todas as valiosas estratégias se tornam mais facilmente aplicáveis.

Pensando nisso, é mais que bem-vindo eleger um programa que te ofereça canais comunicativos efetivos – flexíveis e focados em diferentes preferências do usuário. Com as ferramentas perfeitas, não se limite a apenas um ou dois recursos, permitindo que os participantes do projeto troquem ideias da maneira que lhes convém – seja por voz, vídeo, texto ou e-mail.

Se esta interface estiver interligada com o seu software de gestão de projetos, será melhor ainda – pois, assim, o time terá aporte para trabalhar com eficácia e se organizar melhor de apenas um lugar. Um hub central de comunicação como o Bitrix24 – que opera, igualmente, como um programa de gerenciamento de tarefas e projetos – pode ser a solução que você e a sua equipe de projeto precisavam para manter o alinhamento e entregar resultados!

7. Escolha o método de comunicação apropriado, pensando no momento e nas necessidades do projeto

Podem existir muitas técnicas de gerenciamento de projetos – contudo, ser capaz de identificar as particularidades do seu projeto e dos integrantes e se adaptar de acordo com isso é vital para atingir o sucesso. Em alguns momentos, sobretudo em equipes remotas, será muito mais viável realizar uma chamada de vídeo para debater alguns pontos do workflow do que trocar mensagens de texto ou e-mails corporativos. E tanto o gestor de projeto quanto os membros da sua equipe devem estar a par disso!

Deste modo, olhe para os canais comunicativos visando encontrar aquele que faz mais sentido para o momento – e não atue de modo fixo, unidirecional. Explorar os aspectos não-verbais da comunicação pode contribuir muito para a entrega de projetos. Inclusive, não tenha medo de inovar – muitas empresas já vêm adotando softwares que incluem redes sociais corporativas que aproximam o pessoal e enriquecem os projetos, valendo a pena experimentar.

8. Crie um ambiente colaborativo, respeitoso e transparente entre todos os envolvidos com o projeto

O gerenciamento da comunicação do projeto vai muito além de fornecer as ferramentas mais atualizadas da modernidade e esperar que o trabalho flua como se fosse algo mágico. O gestor de projetos precisa instigar a criação de um ambiente propício para a colaboração, no qual atingir uma comunicação em projetos eficaz se torna apenas uma consequência.

Para tal, incentive o trabalho em conjunto, envolva-os juntos em busca dos objetivos, compartilhe as pequenas conquistas com todos e torne toda a trajetória respeitosa e transparente – agregando para o sucesso do projeto.

9. Mantenha as equipes de projetos menores a fim de amparar uma boa comunicação

Quanto maior for um grupo de trabalho, mais longe você estará de gerenciar eficientemente a comunicação de um projeto. Imagine, por exemplo, os participantes terem que lidar, diariamente, com dezenas de canais comunicativos? Pensando nisso, de modo a facilitar a execução e a entrega dos projetos, opere – sempre que possível – com pequenas equipes de gerenciamento de projetos, facilitando a comunicação e rotina diárias.

Em alguns casos, pode ser válido, igualmente, atuar com times suplementares – compostos por indivíduos que estejam relacionados apenas com algumas seções do projeto, evitando crescer (e modificar constantemente) os grupos-alvo indefinidamente ao longo do ciclo de vida de um projeto. Deste modo, apoia-se a formação de equipes eficazes e se contribui, como um todo, para o trabalho individual e coletivo – agregando produtividade a médio e longo prazo.

10. Gere a visibilidade para o grupo de trabalho ao longo do ciclo de vida do projeto

Uma das estratégias de comunicação em projetos consiste em promover a visibilidade entre todos os membros de uma equipe de projetos. A razão? É que, quando os envolvidos possuem uma maior compreensão das etapas do projeto, dos seus riscos, problemas e cronograma, todo o diálogo – bem como os processos internos – são aprimorados.

Ainda que alguns parâmetros possam ser mais críticos do que outros – envolvendo a privacidade, pode ser extremamente útil compartilhar certas visões do projeto no seu software de gestão. No Bitrix24, pode exemplo, você pode atuar com uma visão 360 graus do projeto, apenas de algumas tarefas ou de prazos, custos e mais – seguindo sempre a sua privacidade e necessidade. Desta maneira, o progresso é acompanhado de modo abrangente, contribuindo imensamente para a organização individual e comunicação geral do projeto.

Ao melhorar a comunicação, você aumenta os índices de sucesso do seu projeto. Então aproveite para se registrar no Bitrix24 o quanto antes e não perder grandes oportunidades. Este software colaborativo, acoplado com ferramentas de comunicação e gestão de projetos, está à espera da sua companhia. Experimente!

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