10 ferramentas de comunicação corporativa recomendadas para sua empresa

Em um mundo cada vez mais conectado, as grandes empresas confiam em ferramentas de comunicação corporativa robustas para promover a colaboração eficaz. Essas soluções desempenham um papel vital ao facilitar a troca de informações e fomentar a cooperação entre os membros de uma organização, fortalecendo assim suas operações e impulsionando um crescimento sustentável.

Neste artigo, fizemos uma seleção criteriosa das soluções mais recomendadas para grandes organizações, abrangendo desde plataformas de mensagens instantâneas até sistemas de videoconferência avançados. Além disso, exploraremos como as empresas podem aprimorar suas comunicações com o uso das tecnologias adequadas, destacando as melhores práticas de comunicação empresarial.

1. Soluções de videoconferência para empresas com uma estrutura complexa

A adaptação ao modelo de trabalho híbrido e remoto tornou-se uma prioridade para empresas que visam atrair e reter talentos das novas gerações. Essa tendência destaca a relevância de integrar recursos de comunicação avançados que não apenas conectem equipes dispersas geograficamente, mas que também assegurem a eficiência e privacidade das operações empresariais.

Na era digital, ferramentas de videoconferência corporativa se tornaram fundamentais para facilitar esse processo, proporcionando mais do que meras chamadas de vídeo. Estas plataformas são projetadas para suportar inúmeros usuários simultâneos, o que é crucial para negócios com um amplo quadro de funcionários ou aquelas que frequentemente interagem com clientes e parceiros externos.

Diferente de aplicativos mais genéricos, os softwares especializados para grandes empresas incorporam funcionalidades que permitem a realização de eventos de maior escala, como webinars e conferências online, sem perder a qualidade ou a estabilidade do sinal. 

A questão da segurança também é tratada com alto grau de importância. Além da criptografia de ponta a ponta, muitas destas facilitam adicionar camadas adicionais de proteção, como senhas para entrar aos meetings, o que é essencial para evitar acessos não autorizados e garantir a confidencialidade das informações corporativas. 

A conexão com outras soluções corporativas é uma característica valiosa desses programas. Por exemplo, a compatibilidade com sistemas de gerenciamento de calendários facilita o planejamento e a execução de compromissos e reuniões, otimizando o tempo e melhorando a produtividade. O Bitrix24 oferece videoconferências em HD com várias funcionalidades e possibilita gerenciar múltiplos compromissos e encontros, o que é ideal para a coordenação de agendas em uma empresa de grande porte.

2. Sistemas completos de gestão de projetos e fluxos de trabalho

A gestão de projetos e fluxos de trabalho em ambientes corporativos se beneficia enormemente do uso de sistemas de comunicação organizacional que potencializam a colaboração e a eficiência desde a concepção até a sua conclusão. 

Essas ferramentas propiciam que, como líder de um time, você possa criar tarefas, definir dependências entre elas e atribuir responsabilidades específicas para cada membro. Isso inclui configurar permissões de acesso para garantir que cada colaborador tenha as informações necessárias para executar suas atividades de forma eficaz.

A personalização é outro ponto forte dessas plataformas. Elas são projetadas para se adaptar às múltiplas necessidades de diferentes departamentos em uma organização, tornando-as versáteis e imprescindíveis em qualquer cenário corporativo. 

Além disso, ao centralizar os dados e facilitar o compartilhamento de arquivos, elas aprimoram a comunicação interna, aumentam a transparência e ajudam na coordenação de esforços, resultando em um ambiente laboral mais integrado e produtivo

Por fim, as funcionalidades avançadas de relatórios e monitoramento de projetos são opções adicionais para que os gestores acompanhem o progresso das atividades, avaliem o desempenho das equipes, supervisionem a utilização de recursos e assegurem o cumprimento dos prazos estabelecidos. 

3. Plataformas de mensagens corporativas seguras

As ferramentas de mensagens instantâneas têm se consolidado como essenciais no cenário corporativo moderno. Toda empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação, parece depender dessas plataformas de comunicação para equipes para manter seus colaboradores conectados e produtivos, especialmente em arranjos de trabalho flexíveis, como o home office.

Contudo, escolher um software de comunicação para ambientes corporativos vai além de simples preferências de usabilidade. A segurança dos dados se apresenta como uma das principais preocupações. Nesse sentido, optar por uma plataforma que oferece criptografia de ponta a ponta é fundamental para assegurar as informações trocadas.

Além disso, é vital que o programa esteja consoante as normas e regulamentos de privacidade vigentes, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) do Brasil. Essa conformidade protege a organização contra possíveis infrações e multas e fortalece a confiança dos funcionários.

Outro aspecto importante na escolha de uma ferramenta de comunicação é a capacidade de gestão e armazenamento das conversas. Soluções como o Bitrix24, que cumprem todos esses requisitos, destacam-se no mercado e oferecem funcionalidades avançadas, além de robustez em termos de compliance.

4. Redes sociais internas e plataformas para engajamento de funcionários

Fomentar a cooperação entre os funcionários vai muito além de simplesmente implementar soluções para comunicação empresarial. Quando se trata de grandes organizações, isso requer um compromisso mais profundo em apresentar a colaboração como um valor organizacional fundamental, respaldado desde o topo e praticado em todos os níveis da empresa. 

Nesse sentido, sistemas personalizáveis para engajamento dos colaboradores e redes sociais internas são ferramentas de comunicação corporativa indispensáveis. Esses aplicativos podem ser utilizados para reforçar objetivos, além de cultivar um senso de pertencimento, confiança e entrosamento. 

A customização dessas plataformas permite adaptá-las às necessidades específicas da realidade corporativa de cada grupo. Elas contam com uma variedade de recursos, como reconhecimento de conquistas dos membros do time, pesquisas de feedback e murais de anúncios internos.

Ao investir na criação de uma cultura comunitária e transparente, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência, a inovação e o bem-estar da equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e harmonioso.

5. Sistemas avançados de CRM com integração ERP

Investir em um sistema robusto de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) é fundamental para qualquer empresa que deseje aprimorar sua relação com os prospectos, impulsionar a conversão de potenciais consumidores em compradores efetivos e aumentar a sua satisfação. 

Embora não sejam ferramentas de comunicação corporativa no sentido tradicional, um CRM quando aliado com outras soluções também pode ajudar a gerenciar e otimizar o fluxo de informações sobre o ciclo de vida de cada usuário. Isso permite um entendimento profundo de cada estágio em que o prospecto ou cliente se encontra.

A eficácia de um CRM é ainda mais potencializada quando integrado aos sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Essa integração sincroniza automaticamente dados entre setores como vendas, marketing, logística e finanças. 

A inovação em ferramentas de comunicação para negócios, em conjunto com aplicações CRM e ERP, facilita para os departamentos o acesso a materiais relevantes. Estes permitem identificar tendências, personalizar interações, prever comportamentos e avaliar o desempenho de forma mais assertiva. Assim, ajustar estratégias e captar oportunidades se torna mais direto.

6. Sistemas Unificados de Comunicação (UCS)

Os Sistemas de Comunicação Unificada (UCS, na sigla em inglês) representam um avanço expressivo nas práticas de interação corporativa. Eles integram diferentes métodos de contato, como voz, vídeo, mensagens instantâneas, e-mail e compartilhamento de arquivos em uma única plataforma. 

Esse tipo de tecnologia de comunicação no ambiente corporativo facilita uma troca de informações contínua e permite que os times trabalhem em conjunto em tempo real e mantenham diálogos eficazes com fornecedores e outros parceiros de negócios.

A principal vantagem dos UCS é a centralização das soluções, eliminando a necessidade de alternar entre aplicativos distintos. Isso simplifica significativamente os processos em uma organização. Com alternativas como o Bitrix24, por exemplo, os usuários podem enviar e-mails, participar de chats, colaborar em documentos e realizar videochamadas, tudo sem sair da mesma interface.

Além disso, os UCS são ferramentas de comunicação corporativa projetadas para funcionar tanto em computadores desktop quanto em dispositivos móveis, garantindo que os colaboradores tenham acesso às funcionalidades de qualquer lugar. 

7. Ferramentas de conformidade e segurança corporativa

Para empresas de grande porte que ainda não implementaram soluções de segurança, é crucial reconhecer que o uso de ferramentas de comunicação corporativa deve ser acompanhado pela implementação de sistemas de boas práticas e proteção cibernética. 

Estes sistemas almejam prevenir vazamentos de informações confidenciais por meio da monitorização e controle do fluxo de conteúdo dentro e fora da rede corporativa. Com essa finalidade, implantam medidas de segurança que visam proteger a infraestrutura de rede contra ameaças cibernéticas. 

Isso pode envolver também a instalação de firewalls, sistemas de detecção e prevenção de intrusões (IDPS), proteção contra malware e criptografia de dados em trânsito, além de etapas para autenticação de usuários, gestão de senhas e controle de acesso baseado em funções.

Além disso, as tecnologias seguras mais abrangentes seguem os regulamentos externos e normas da indústria. 

Uma função importante a ser observada ao escolher entre essas plataformas é a capacidade de monitorar a atividade do usuário para detectar ações suspeitas ou potenciais riscos.

8. Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

Para empresas que buscam otimizar o gerenciamento da informação e promover a cooperação entre equipes, os sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) representam uma solução integral. 

No contexto atual, onde a quantidade e diversidade de informações empresariais é cada vez maior, os ECMs são determinantes na organização e acesso rápido e ágil a esses dados. Adicionalmente, vão além da simples administração de documentos, englobando também conteúdos digitais, como vídeos, imagens e e-mails, fornecendo uma visão abrangente do ecossistema de conhecimento.

Um aspecto-chave dos ECMs é a capacidade de integrar-se com outras ferramentas de comunicação corporativa e softwares utilizados pela empresa. Isso inclui integração com CRM, ERP e plataformas de trabalho que permitem uma troca fluida entre diferentes departamentos e times.

Além disso, os ECMs atuam na conformidade com regulamentações e padrões legais, como GDPR, HIPAA e Sarbanes-Oxley. Através da implementação de controles de segurança, criptografia e políticas de retenção, eles ajudam a proteger a confidencialidade e integridade de dados.

Por fim, os ECMs fortalecem a colaboração e a comunicação interna com aplicações para compartilhar, revisar e aprovar arquivos de maneira segura. Isso melhora a eficiência operacional e ainda incentiva uma cultura laboral colaborativa e inovadora. 

9. Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)

Nos ambientes empresariais de hoje, os Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) assumem uma importância estratégica além de sua atribuição tradicional. Eles cumprem uma função relevante na otimização do fluxo de informações e na promoção da colaboração entre os diversos setores de uma organização.

Os ERPs integram uma variedade de processos, desde recursos humanos e finanças até cadeia de suprimentos e gestão de projetos. Essa integração permite que todos os departamentos tenham acesso a uma fonte centralizada de conhecimento em tempo real.

Além de fornecer uma base confiável de dados, os ERPs facilitam a automação de responsabilidades, como gerenciamento de estoque e folha de pagamento, contribuindo para a eficiência operacional e a redução de custos.

Portanto, embora os ERPs não sejam tradicionalmente vistos como ferramentas de comunicação corporativa, sua capacidade de integrar e centralizar a inteligência empresarial desempenha um papel vital ao propiciar a cooperação e o fortalecimento da comunicação interna. 

10. Plataformas de Gestão de Integração e API

Compreender o ecossistema de aplicativos utilizados dentro da sua empresa é imprescindível para garantir a eficiência e a consistência operacional. Se essas soluções não estão integradas, pode haver impactos negativos significativos no desempenho e na consecução dos objetivos a longo prazo.

Investir em plataformas de integração e gestão de APIs pode ser a chave para resolver esse problema. Elas possibilitam conectar sistemas diversos, como bancos de dados, apps na nuvem e ferramentas de comunicação, proporcionando uma visão unificada da informação disponível.

Um aspecto importante a destacar é a sua capacidade de automatizar processos internos e sincronizar dados de forma eficiente. Ao considerar a sua implementação, as empresas podem assegurar uma infraestrutura tecnológica sólida e adaptável, que promova a inovação e sustente o crescimento sustentável. 

Otimize a eficiência da sua empresa com ferramentas de comunicação corporativa

A colaboração impulsiona enormemente o sucesso organizacional e as ferramentas de comunicação corporativa representam um pilar indispensável para agilizar essa interação. Embora a comunicação seja importante em todos os níveis, as grandes empresas precisam atender a certos requisitos para que ela ocorra de forma eficiente. 

Nesse sentido, o Bitrix24 se destaca pela diversidade de soluções que oferece de nível corporativo. A plataforma apresenta tecnologia de última geração e integra-se com uma variedade de ferramentas disponíveis no mercado. Sua escalabilidade, facilidade de uso e amplo leque de funcionalidades o posicionam como um dos principais sistemas de comunicação empresarial do mercado atual.

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Perguntas frequentes

Diversos critérios são relevantes para escolher as melhores ferramentas de comunicação empresarial. Isso inclui funcionalidades colaborativas, como edição simultânea de documentos e agendamento de reuniões, facilitando a cooperação entre os membros da equipe. A usabilidade intuitiva é outro ponto relevante para garantir uma adoção eficaz da ferramenta. 

Além disso, a compatibilidade com diferentes dispositivos e sistemas operacionais é fundamental para promover a acessibilidade. Integrações com outras soluções ampliam a funcionalidade e a eficiência. A segurança dos dados pessoais é uma prioridade, juntamente com a capacidade de dimensionamento conforme as necessidades da empresa. O suporte técnico confiável completa o conjunto de considerações para uma escolha informada.

As ferramentas de comunicação corporativa melhoram a produtividade dos times ao facilitar interações fluidas, reduzir mal-entendidos e resolver consultas em tempo real. Elas também agilizam processos empresariais, incentivam a inovação por meio do compartilhamento de ideias e facilitam o trabalho híbrido e remoto.

As principais vantagens das plataformas de comunicação integrada para empresas incluem a centralização das informações em um único local. Além disso, esses sistemas oferecem uma variedade de ferramentas, como mensagens instantâneas, videoconferências e compartilhamento de arquivos, promovendo eficiência, agilidade e melhorando a troca de dados entre os membros da equipe, independentemente da localização ou dispositivo utilizado.