10 Passos Essenciais para Dominar a Matriz de Decisão

A matriz de decisão serve para aprimorar a tomada de decisões empresariais ao avaliar e priorizar sistematicamente diferentes fatores, permitindo assim uma abordagem mais focada e promovendo resultados mais eficazes.

Mas o que é uma matriz de decisão e como criar uma?

Uma matriz de decisão é um framework metodológico utilizado para avaliar e classificar várias alternativas em relação a critérios pré-determinados. Ela auxilia na tomada de decisões informadas, fornecendo uma abordagem estruturada para analisar opções com base na sua conformidade com objetivos ou requisitos estabelecidos. Dessa forma, a matriz de decisão ajuda gerentes ou equipes a selecionar a opção mais adequada entre as escolhas disponíveis.

Contudo, ainda existem muitas dúvidas acerca da sua aplicação de forma apropriada. Por conta disso, mostraremos neste artigo, como utilizar uma matriz de decisão para tomar decisões ponderadas em busca de resultados melhores.

1. Esclareça qual decisão precisa ser tomada

Para começar a elaboração de uma matriz de decisão, é essencial esclarecer qual decisão precisa ser tomada e entender o motivo por trás dela. Isso permite planejar os próximos passos de maneira mais eficaz e descartar opções que não contribuirão para o sucesso.

Nesse sentido, é útil considerar fatores como quem e o que serão impactados pela decisão, a importância de resolver o problema e como ele se alinha aos objetivos de longo prazo. Ao ter respostas claras para essas perguntas, torna-se mais fácil determinar o curso de ação mais adequado. Por exemplo, especificar "implementar um programa de treinamento em habilidades de liderança para funcionários de nível médio" é mais direto e específico do que simplesmente "melhorar o desenvolvimento de liderança dentro da empresa".

Por meio de uma compreensão completa do problema e dos objetivos envolvidos, a tomada de decisão se torna mais eficiente e fundamentada, reduzindo a probabilidade de erros.

2. Liste os fatores importantes para a decisão

Neste ponto, é necessário avaliar os critérios a serem utilizados para a análise das alternativas, envolvendo membros da equipe e partes interessadas no processo para garantir que todas as perspectivas importantes sejam consideradas. Isso resultará em uma avaliação abrangente que reflita as necessidades e requisitos de todos os envolvidos.

No entanto, é primordial ter em mente que existe um limite para o número de critérios que podem ser incluídos na matriz de decisão, o que torna fundamental priorizar os mais relevantes. Nesse sentido, a Matriz de Eisenhower pode ser uma ferramenta útil para visualizar a importância de cada critério e auxiliar na tomada de decisões informadas. Ela possui quatro quadrantes definidos da seguinte forma:

• Importante e urgente: Critérios de maior prioridade;

• Importante mas não urgente: Possuem um peso considerável na avaliação da matriz.

• Urgente mas não importante: Devem ser avaliados com cuidado para não superar critérios mais importantes.

• Nem importante e nem urgente: Podem ser minimizados ou até mesmo excluídos na montagem da matriz.

3. Pondere cada critério para simplificar sua escolha

Uma tomada de decisão multicritérios precisa definir a importância de cada critério para facilitar sua escolha. Nesse sentido, existem várias técnicas que permitem avaliar esses fatores de forma simples e intuitiva.

Por exemplo, você pode colocar uma escala de 1 a 10, sendo 1 menos importante e 10 mais relevante. Essa estratégia permite que você veja de forma clara como cada critério vai impactar o seu objetivo final.

Isso pode ser feito com base na sua própria avaliação ou até mesmo com pesquisas de opinião entre os colaboradores. Ambas as opções são válidas e oferecem visões diferentes que devem ser consideradas.

Apesar de parecer algo desafiador, podemos assegurar que não precisa ser tão complexo. Inclusive, em alguns casos de empresas pequenas ou decisões pessoais, a avaliação é mais simples. Em comparação, empresas grandes ou projetos extensos geralmente exigem uma análise minuciosa para identificar os pontos-chave.

4. Liste todas as alternativas para a sua tomada de decisão

A avaliação de opções com matriz de decisão fica mais fácil quando você lista todas as alternativas possíveis. Com isso, a visualização do caminho a ser seguido fica mais simples e torna a tomada de decisão mais fácil.

Você pode fazer pesquisas de casos de sucesso em outras empresas ou referências do mercado que já tomaram decisões parecidas. Desse modo, você consegue listar alternativas que não tinha pensado anteriormente e considerar se é válido no seu caso.

Absorver as ideias de outros colaboradores do projeto também é uma estratégia fundamental. Para isso, recomendamos o uso de documentos compartilhados em tempo real, relatórios e outras informações online. Assim, o resto do time consegue contribuir e ajudá-lo a tomar decisões.

Não há respostas erradas nessa avaliação. Ou seja, considere até mesmo os caminhos mais ousados e variados, pois pode existir alguma oportunidade de sucesso nessas opções. Portanto, além das rotas conservadoras e óbvias, explore alternativas mais criativas.

5. Avalie como cada opção atende a cada critério

Após definir todas as alternativas possíveis para sua tomada de decisão, pondere como elas cumprem os seus critérios. Isso envolve todos os fatores que você escolheu no segundo passo deste guia.

Por exemplo, supondo que você tenha um orçamento limitado, esse elemento tem um grande peso na tomada da sua decisão. Portanto, opções com custos mais baixos provavelmente atendem esse critério de forma mais satisfatória das alternativas com alto custo.

O mesmo se aplica para os outros fatores que você considera prioridade nas suas iniciativas ou operações. Essa técnica também pode ser feita aplicando valores para cada alternativa. Inclusive, atualmente existem programas com inteligência artificial que ajudam os gestores a medir o peso de cada opção. Assim, a matriz de decisão é montada e você consegue decidir de acordo com a pontuação de prioridade.

6. Multiplique as pontuações pelos pesos de cada opção

Pode parecer complicado calcular as pontuações ponderadas para entender o que é mais importante na matriz de decisão. Portanto, a melhor forma de explicar esse processo é mostrar um exemplo prático.

Vamos supor que sua empresa precisa contratar um serviço de criação de sites e para isso você definiu os valores de cada critério de avaliação. Os critérios utilizados foram: orçamento (peso 40%), suporte ao cliente (peso 20%), usabilidade (peso 10%) e confiabilidade (peso 30%)

A partir de sua avaliação você conseguiu definir a pontuação de cada empresa que pode prestar esse serviço. Nesse caso, você usou uma nota que pode ir de 1 a 10, sendo 10 a maior nota possível. Veja agora quais foram os resultados obtidos:

• Orçamento: 0.4 (peso) * 8 (nota) = 3.2

• Suporte ao cliente: 0.2 (peso) * 7 (nota) = 1.4

• Usabilidade: 0.1 (peso) * 6 (nota) = 0.6

• Confiabilidade: 0.3 (peso) * 9 (nota) = 2.7

• Pontuação ponderada final = 3.2 + 1.4 + 0.6 + 2.7 = 7.9

Agora, basta realizar esse mesmo procedimento com todas as empresas que você considera uma opção para contratar.

7. Analise as pontuações para comparar as opções

Conforme explicamos anteriormente, após obter os resultados de cada critério, some as pontuações ponderadas para obter um resultado final. A partir disso é possível tomar decisões com base nas opções que tiveram os melhores resultados na matriz de decisão.

Em um cenário em que você tem 3 opções para escolher, esse método pode facilitar a sua tomada de decisão. Por exemplo, suponha que além da empresa A que conseguiu nota 7.9 na avaliação, você também está em dúvida entre a Empresa B e a Empresa C. Durante a análise concluiu-se que a B teve uma pontuação ponderada de 6.6 e a C pontuou 8.2.

Nessa situação, a Empresa C se mostrou a melhor da comparação, portanto é a opção mais recomendada para sua escolha. Esse tipo de matriz é uma das ferramentas de análise de decisão mais eficientes quando você precisa escolher entre múltiplas opções.

8. Avalie os prós e contras das opções com maior pontuação

Embora a pontuação ponderada final indique que a empresa C seja a melhor escolha, vale a pena considerar outros pontos antes de tomar uma decisão. Afinal, a empresa A não ficou muito atrás e também pode oferecer um bom serviço.

Nesse sentido, é recomendado que você avalie os prós e contras de cada serviço de forma mais profunda. O motivo disso é que as pontuações ponderadas podem não ser tão detalhadas em relação a outros aspectos.

Sendo assim, analise as vantagens e desvantagens de cada empresa de forma minuciosa. Por exemplo, como cada serviço vai se comportar a longo prazo, qual a diferença de custo para implementar o produto, entre outras questões. Isso vai depender de suas prioridades e estratégias, então volte para o começo do planejamento para relembrar os pontos mais relevantes para a sua decisão.

A matriz de decisão é uma ferramenta útil, mas não garante uma resposta definitiva e inalterável.

A decisão que precisa ser feita pode afetar diferentes grupos internos e/ou externos da sua organização de diversas maneiras. Por conta disso, uma avaliação de alternativas efetiva deve incorporar a opinião de dos stakeholders em sua matriz de decisão. Isso pode ser feito enviando formulários de feedback para obter sugestões e opiniões sobre as alternativas. Desse modo, consegue mais embasamento para decidir de maneira mais acertada.

9. Selecione a opção que reflita o equilíbrio entre a análise quantitativa e insights qualitativos

Depois de elaborar e analisar sua matriz de decisão, chega o momento mais crítico do processo. Nessa etapa você finalmente vai escolher a opção que considera mais vantajosa e que pode te proporcionar melhores resultados. Isso significa que sua decisão deve refletir um equilíbrio entre análise quantitativa e percepções qualitativas.

Para manter esse balanceamento, você pode sintetizar suas informações, revisando as pontuações, os compromissos ou concessões e qualquer outro feedback dos interessados. Confirme que sua decisão está alinhada com seus objetivos.

Adicionalmente, faça uso de ferramentas de apoio à decisão, tais como planilhas e gráficos, que ajudem a fundamentar sua escolha e facilitar a comunicação dela. Em seguida, é crucial informar os stakeholders relevantes sobre a decisão tomada para assegurar seu suporte. Esclareça os motivos que levaram à essa decisão e detalhe os passos subsequentes ou medidas requeridas para sua implementação.

10. Revise o processo para melhorar no futuro

Mesmo após tomar uma decisão, o processo não deve ser esquecido e fechado totalmente. Portanto, continue monitorando seus resultados e revise tudo o que você fez para chegar na escolha realizada.

Essa revisão permite que você identifique possíveis erros que cometeu durante a elaboração da matriz de decisão. Além disso, também consegue encontrar oportunidades de melhoria e analisar se a sua escolha realmente está produzindo os efeitos desejados.

Existem diversas maneiras de obter essas informações, sendo uma delas o feedback de sócios e superiores. Por exemplo, você pode medir a satisfação deles com a sua escolha e comparar se ela reflete os critérios de sua matriz de decisão. Caso note alguma inconsistência, você consegue fazer a correção para uma próxima ocasião.

Recomendamos que use um software de gerenciamento de projetos. Esse tipo de solução permite a criação de modelos personalizáveis para matrizes de decisão, adaptáveis a diversos contextos. Assim, facilita a economia de tempo e esforço, além de permitir a atualização contínua dos valores atribuídos a cada critério.

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Agora que você já sabe como usar a técnica de priorização usando a matriz de tomada de decisão, você pode aplicar em seus projetos. Nesse sentido, a tecnologia está novamente do seu lado.

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Perguntas frequentes

Uma matriz de decisão é uma ferramenta estruturada que facilita a avaliação e comparação de várias opções em relação a critérios predefinidos, auxiliando na seleção da escolha mais ótima com base em uma análise sistemática de fatores relevantes.

Para atribuir pesos e pontuações em uma matriz de decisão, primeiro, determine os critérios relevantes e atribua a cada um peso que reflita sua importância relativa. Em seguida, avalie cada opção em relação a esses critérios e atribua pontuações com base em como cada opção atende a cada critério, utilizando uma escala ou sistema de pontuação predefinido.

A matriz de decisão pode ser útil tanto para tomadas de decisões pessoais, como escolher entre diferentes opções de carreira, quanto para decisões profissionais, como avaliar alternativas de investimento para uma empresa. Ela fornece uma estrutura objetiva para analisar e comparar opções, independentemente do contexto em que é aplicada.