Dominando o Princípio de Pareto: Entenda a Regra 80/20

O Princípio de Pareto segue uma lógica bem simples: 80% dos resultados do seu trabalho são consequência de 20% das suas ações. Utilizando a regra 80/20, este princípio é aplicado há anos nos mais diferentes segmentos do mercado. Mas como você pode utilizá-lo na sua empresa? 

Neste artigo, conheça mais sobre a aplicação do Princípio de Pareto. Abordaremos 5 passos essenciais para aproveitá-lo a seu favor, exploraremos suas principais vantagens e algumas desvantagens. Continue lendo para aprender mais.

O que é o Princípio de Pareto?

Conhecido também como a regra 80/20, o Princípio de Pareto estabelece que, em muitos casos, 80% dos resultados são originados a partir de 20% das causas. É um conceito aplicável em diversas áreas e situações, indicando que, normalmente, uma menor fração de elementos, ou esforços, é responsável pela maior parte dos efeitos, ou consequências, observadas. 

Um exemplo prático refere-se à produtividade de cada profissional: ao fazer uma comparação entre as horas de trabalho e aquilo que produziram, muitos notam que 20% das horas equivalem a 80% dos resultados.

Sua origem remota a Itália do século 20: no ano de 1896, Pareto, um acadêmico de economia, estudou a agricultura do país e notou que apenas 20% dos cidadãos possuíam 80% do território. O mesmo se aplicava à vegetação: 20% das espécies de plantas produzia 80% da colheita.

Após registrar suas observações, vários outros matemáticos passaram a aplicar a proporção encontrada por Pareto em outras situações, com destaque para o engenheiro Joseph Moses Juran. Economia, educação, transporte público, construção, contabilidade… mostrou-se útil em vários segmentos.

Claro, sua aplicação nem sempre se mostra 100% acurada, mas pode dar uma boa base para avaliações. 

Como utilizar o Princípio de Pareto na sua empresa? 5 aspectos fundamentais

Aplicar estratégias da regra 80/20 é algo que demanda atenção, já que exigem coleta de informações, avaliação dos dados e até alguns cálculos simples. Pensando em facilitar a aplicação por parte de qualquer um, reunimos 5 processos fundamentais para utilizar Pareto na gestão de negócios.

1. Conheça o seu empreendimento a fundo

Ao nos referirmos a “conhecer seu empreendimento”, no contexto da implementação da regra 80/20, é preciso ir fundo. Mais do que ter uma ideia ou números vagos acerca de como tudo funciona, é interessante ter dados atualizados e precisos sobre cada atividade e setor.

Como ponto inicial, é útil conhecer os serviços ou produtos ofertados. Quantos fazem parte do catálogo, quantos são vendidos, tempo que costumam levar até serem adquiridos pelo cliente, custo, lucro gerado, etc.

O mesmo deve ser feito com os clientes. Número de pessoas atendidas, quantos costumam fazer negócios novamente, satisfação declarada, formas de pagamento que costumam utilizar, volume de gastos, entre outros.

Ao ter um conjunto sólido de dados como este, você pode identificar onde a regra 80/20 pode ser aplicada em diferentes áreas do seu negócio. Ele permite que você se concentre em melhorar aspectos específicos, como atendimento ao cliente ou vendas. Isto está de acordo com a ideia do princípio de que uma pequena porcentagem de fatores tem frequentemente um impacto significativo nos resultados gerais.

2. Melhore a gestão de tarefas

Tendo os dados necessários em mãos, você poderá encontrar os desequilíbrios e gargalos da sua organização. Isso envolve determinar quais 20% dos seus esforços estão gerando 80% dos resultados e onde o impacto mais significativo está sendo feito. Mas o que fazer a partir disso?

Primeiramente, é preciso dissolver os chamados “gargalos”. Ou seja, onde o trabalho se acumula, causando atrasos ou prejuízos devido à desproporcionalidade.

Depois, é interessante reforçar os setores que costumam entregar o melhor nível de produtividade, além de buscar equiparar outros que não sejam tão eficientes. Em termos de Pareto, isto significa otimizar os restantes 80% dos esforços que podem não ser tão produtivos. O objetivo é trazer equilíbrio e eficiência em vários aspectos do negócio.

É importante seguir essa lógica, já que permitirá que o fluxo de trabalho não só continue existindo, mas que possa lidar com crescimento ou mudanças nas demandas.

Ferramentas de gestão de equipe são especialmente úteis nestas situações. Elas podem não só lhe dar os dados necessários para aplicar a regra 80/20, como dar soluções para unir Pareto e produtividade por meio de novas estratégias.

3. Explore ferramentas digitais

Aplicar ações que envolvem um grande número de informações, análise contínua e monitoramento de diferentes setores é algo árduo. Para realizar tudo isso de uma só vez e obter bons resultados, é preciso ter ferramentas confiáveis a sua disposição.

Felizmente, há muitas soluções digitais que podem fazer grande diferença no seu trabalho. Inclusive, muitas funcionam em conjunto, permitindo que você tenha tudo sob controle numa mesma interface, como no Bitrix24. Coleta de dados, gestão de atividades e até canais de suporte, todos num mesmo local, facilitando significativamente a Implementação da Regra 80/20.

Você também pode explorar as soluções oferecidas por serviços intermediários. Por exemplo, as ferramentas de SEO presentes em redes sociais ou em plataformas de comércio eletrônico que sua empresa utilize. 

É sempre interessante utilizar tais ferramentas de forma que seus recursos permitam otimização com a regra 80/20. Por exemplo, colocando mais colaboradores em canais de venda que concentrem a maior parte do faturamento.

4. Foque na categoria correta

Para atingir a eficiência com Pareto, é preciso saber focar no local correto, principalmente se sua empresa lida com muitos serviços, produtos ou clientes. Ter uma visão concentrada nos 20% corretos será o diferencial para que a regra atinja seu objetivo.

Após obter a percepção de que os resultados são gerados a partir de um ponto específico, seu planejamento deve girar ao redor dele. Primeiro, avalie porque tais ações são especificamente eficientes. Há uma tendência por parte do mercado? O custo-benefício se mostra melhor para o cliente? Há mais avaliações positivas disponíveis publicamente?

Depois, é necessário manter a produção. Por ser apenas uma fração das suas atividades, os 20% mais eficientes podem ter problemas para lidar com altas demandas. Isso vale tanto para vendas, como até mesmo para atividades internas, como os recursos humanos ou o time de desenvolvimento.

Como explicado anteriormente, é preciso lidar com o restante, a maioria dos esforços que são muito menos produtivos. Isso inclui cortes de recursos, caso necessário. Todavia, em muitos casos, é possível aplicar aquilo que está dando certo nos 20%. Por exemplo, se for um produto, teste métodos semelhantes de marketing ou equipare valores. Claro, sem que afete o item mais bem-sucedido.

5. Aplique a regra 80/20 continuamente para seguir melhorando

A aplicação do Princípio de Pareto não pode ser pontual, utilizada apenas num único momento e ignorada no futuro. Ao invés disso, é preciso prosseguir avaliando, coletando, calculando e melhorando as métricas do seu empreendimento. Com isso, conseguirá manter a alta produtividade daquilo que já dá certo e melhorar o restante.

Mas é necessário ser mais direto. Assim, como utilizar o Princípio de Pareto continuamente? A melhor forma para isso é monitorando sem interrupções o funcionamento do seu empreendimento, levando em conta todos os aspectos mencionados.

Alguns profissionais ainda buscam benchmarkings da concorrência para saber como o mercado está operando. Afinal, uma baixa nas vendas pode ser justificada por mudanças externas, em vez de diminuição na satisfação do cliente.

Outra questão importante é conseguir notar quando os ativos mais produtivos mudam. Ou seja, ações que antes davam maiores resultados começam a demonstrar piora, enquanto outras, não tão notáveis anteriormente, passam a dar melhores resultados.

É comum que isso ocorra com empresas que possuem um catálogo amplo. Nesses casos, detectar mudanças antecipadamente pode ajudar a se preparar para, por exemplo, fortalecer o estoque antes de datas especiais. Tudo isso só é possível ao aplicar o Princípio de Pareto sem interrupção.

Vale a pena utilizar o Princípio de Pareto?

A resposta para essa pergunta já pode ser dada: sim, vale a pena. Ao utilizar estratégias da regra 80/20, profissionais podem se deparar com vários benefícios distintos. Todavia, também há algumas desvantagens implícitas na avaliação com base nessas proporções. Abaixo, listamos e discutimos ambos, então confira com atenção.

Vantagens de aplicar o Princípio de Pareto

Quais motivos justificam estudar e aplicar o Princípio de Pareto em seu negócio? Há um bom número deles, já que a teoria circula o mundo há mais de um século. Entretanto, alguns benefícios são mais relevantes para o mercado em seu formato atual. Segundo extensa pesquisa, são os seguintes:

• Máxima otimização com a regra 80/20: não é incomum que empresas consigam grandes economias ao aplicar o cálculo feito por Pareto, já que mostra quais segmentos podem receber menos recursos sem afetar os resultados gerais. Por exemplo, há casos em que organizações deixaram de oferecer muitos produtos e focar num único;

• Planejamento sólido: saber qual área da sua empresa é a mais importante facilitará a criação de estratégias no futuro. Também fará muita diferença na sua avaliação do mercado, já que será possível saber quando as mudanças serão mais ou menos favoráveis para o mercado em que trabalha;

• Simplificação do fluxo de trabalho: muitas vezes, uma organização consegue ter resultados sólidos em apenas 20% dos esforços por conta da complicação demasiada no fluxo de trabalho. Ou seja, mais setores do que o necessário, um catálogo amplo além do suficiente e assim por diante. Entender de onde vem 80% dos resultados poderá ajudar com isso;

• Melhor qualidade de trabalho: uma equipe eficiente é uma equipe sem cansaço, estresse ou cargas exageradas de atividades. Usando o Princípio de Pareto, é possível saber como distribuir as responsabilidades da forma mais efetiva e até mesmo descartar alguns procedimentos que não se mostram produtivos no conjunto ou de forma isolada.

Desvantagens de aplicar o Princípio de Pareto

Após reconhecer os diversos benefícios do Princípio de Pareto para sua organização, devemos mencionar que nem todas as questões são tão positivas. Conhecê-las antecipadamente é útil tanto para saber como aplicá-la, como para lidar com efeitos colaterais. Confira a seguir quais são estas desvantagens:

• Nem tudo é tão simples: muitas empresas conseguem seus resultados a partir de poucos esforços. Todavia, várias outras realmente demandam de um fluxo de trabalho complexo e com várias etapas. Por conta disso, o Princípio de Pareto pode não ser tão útil de forma geral, mas ainda terá aplicações específicas;

• 80/20 não é literal: a porcentagem estipulada por Pareto no século 20 não é uma constante. Na verdade, o Princípio de Pareto também é chamado de “princípio dos poucos vitais”. Ou seja, ele pode ser utilizado para encontrar quais atividades dão mais resultados, mesmo que numa porcentagem distinta dos 80 e 20 por cento;

• O restante também precisa de atenção: muitos profissionais aplicam o Princípio de Pareto e passam a focar todos os esforços nas atividades mais benéficas para a empresa. Todavia, isso pode não ser uma boa escolha, já que, mesmo sem gerar tantos benefícios, as ações menos produtivas podem ser necessárias para manter o conjunto existindo.

Tenha a melhor ferramenta para aplicar a regra 80/20

Ter uma grande quantidade de dados e precisar encontrar conclusões sólidas através deles pode ser trabalhoso sem um bom espaço de trabalho. Isso inclui soluções integradas, com ferramentas úteis para coletar informações, monitorar o funcionamento da empresa e realizar novas ações.

Dessa forma, o Bitrix24 pode ser a melhor escolha para aplicar o Princípio de Pareto em sua organização.  Com ele, é possível:

• Ter um controle do tempo gasto com cada tarefa;

• Acesso a métricas de SEO, incluindo com integração ao Google Analytics;

• Relatórios e gestão do fluxo de trabalho;

• Concentração de ferramentas para gestão de equipe

• CRM com diversas funções integradas;

• Loja on-line personalizável;

• Ferramentas para gestão eficiente do RH.

Perguntas Frequentes

O que é o Princípio de Pareto e como ele funciona?

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é uma teoria que afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Na prática, isso significa que uma pequena porção de ações, ou fatores, frequentemente é responsável pela maior parte dos resultados, ou efeitos, em diversos contextos. 

Pode ser aplicado a diferentes segmentos, como vendas, suporte ao cliente e gestão de equipes.

Como a Regra 80/20 pode ser aplicada na gestão empresarial?

A Regra 80/20 pode ser aplicada na gestão empresarial tanto em avaliações do empreendimento, como na criação de estratégias. Ela pode indicar quais setores ou serviços possuem uma demanda maior, onde os recursos são utilizados com maior frequência e se há pontos onde é possível economizar.

Quais são as vantagens de utilizar o Princípio de Pareto na tomada de decisões?

As vantagens de utilizar o Princípio de Pareto na tomada de decisões são diversas. Dentre elas, é possível destacar:

• Melhor alocação de recursos e colaboradores conforme os níveis de demanda;

• Localização de gargalos no fluxo de trabalho;

• Antecipação de problemas e tendências;

• Geração de insights sobre o mercado e sobre o funcionamento interno da empresa.