Equilíbrio na Gestão de Equipes: Como Manter a Flexibilidade e Estruturar a Liderança

Chegar ao equilíbrio na gestão de equipes é muito mais fácil na teoria do que na prática. O que se observa é que, na presença de flexibilidade extrema, o caos pode ser instaurado. Já no caso oposto, ter muita estrutura no time pode sufocar a inovação e a criatividade, além de comprometer a motivação dos talentos ao longo prazo.

Assim, tendo em vista os objetivos específicos e as necessidades, os líderes precisam encontrar a sintonia entre ambas as esferas para vislumbrarem cenários prósperos. Compreenda mais sobre como vencer este desafio com a leitura do artigo!

Como manter um equilíbrio na gestão de equipes impacta o desempenho geral da equipe e os resultados do projeto?

Manter um equilíbrio na gestão de equipes promove um ambiente de trabalho harmonioso, motivando os membros a alcançarem o seu máximo potencial. Esse equilíbrio resulta em maior produtividade, eficiência e, consequentemente, melhores resultados para o projeto.

Existem modelos ou teorias de gestão específicos que ajudam a manter um equilíbrio na gestão de equipes?

Existem modelos ou teorias de gestão específicos que ajudam a manter um equilíbrio na gestão de equipes, como:

• Teoria científica da gestão – que pode servir para simplificar os processos, escolhendo atuar com um grupo reduzido para minimizar os conflitos e facilitar o gerenciamento;

• Metodologia agile – enfatiza a colaboração, o feedback contínuo e a adaptabilidade, permitindo que as equipes respondam rapidamente às mudanças mantendo o foco nos objetivos;

• Princípio da teoria da gestão administrativa e teoria da gestão de contingência – abordando que os princípios de gestão não sejam rígidos, mas correspondam às necessidades para uma maior eficiência;

• Teoria das relações humanas – focando em experiências que levem a uma maior produtividade, como a proporção de maior flexibilidade.

Maneiras de manter a flexibilidade sem comprometer a organização da equipe

Manter uma estrutura é fundamental para garantir a ordem e atuar com uma liderança que funciona na prática. Ao mesmo tempo, a falta de flexibilidade pode levar à perda de talentos devido a práticas como o microgerenciamento e a rigidez excessiva nos processos internos. Então qual é o segredo para chegar ao equilíbrio na gestão de equipes? As recomendações a seguir visam estabelecer uma estrutura organizacional eficaz, harmonizando flexibilidade e solidez, para obter o máximo de eficiência e produtividade.

1. Estruture os períodos de flexibilidade com precisão

Uma gestão flexível necessita de um planejamento cuidadoso, que não conceda aos colaboradores autonomia completa para definirem os seus horários de trabalho indiscriminadamente. Para um adequado equilíbrio na gestão de equipes, o ideal é considerar as necessidades particulares dos fluxos de trabalho, das tarefas ou do timing do seu projeto – ao invés de manter a estrutura contínua conforme o tempo passa.

Quando se está realizando tarefas mais complexas, por exemplo, trabalhar em qualquer momento pode ser prejudicial para o grupo. Existem situações que exigem uma ação cautelosa além da colaboração de dois ou mais membros de uma equipe. Ao mesmo tempo, você não pode pedir para que todos voltem para o escritório, das 8h às 18h, caso eles já estejam acostumados com o seu estilo de liderança flexível – que permita operar remotamente e nos seus horários, quando desejarem. Assim, cabe a si avaliar os requisitos do projeto em questão e pensar em uma programação para que ele permaneça viável e continue havendo a motivação dos funcionários.

Para as empresas que lidam com fluxos de trabalho baseados em projetos, o cronograma do projeto deve ser pensado calmamente pelos gerentes, visando sempre o equilíbrio na gestão de equipes. Em algumas etapas (sobretudo as de finalização de um projeto), ou períodos de picos produtivos no mês, pode ser preciso ter esforços redobrados para encerrar os estágios requeridos com assertividade. Neste caso, é válido ter uma boa programação prévia para avisar os funcionários antecipadamente a respeito de dias em que é interessante bloquearem a sua janela de trabalho para o foco total. Ou mesmo para se direcionarem à sede física da empresa.

Seguindo a mesma ideia para os projetos, pode-se dividir o mês ou o trimestre a cogitar planos de trabalho mais livres, e outros mais regrados – tendo sempre em vista o ciclo de rotina da própria companhia. Trabalhar com intermitências, intercalando períodos de horários mais rígidos, com outros flexíveis, pode ser o segredo para o equilíbrio gerencial. Paralelamente, abordar uma comunicação clara, a partir de ambas as partes, irá apoiar tudo isso.

2. Reorganize as suas equipes para apoiar a flexibilidade e a adaptabilidade

Quando os times são muito grandes, pode se tornar complexo do que deveria atuar com uma liderança flexível. São muitos indivíduos para coordenar os horários, dividir as tarefas, controlar os calendários e os fluxos de aprovação subsequentes. Sem contar o gerenciamento de conflitos em si.

Assim, de modo a instigar o equilíbrio na gestão de equipes, considere trabalhar com grupos menores, redimensionando a sua estrutura prévia e visando interligá-los pela capacidade. Tenha em mente ser muito mais viável segmentar um grupo de 10 pessoas em duas equipes de 5 membros, por exemplo. Ou até menos.

Sem dúvidas, em uma abordagem como tal, torna-se mais tranquilo chegar ao equilíbrio na gestão de equipes pelo simples fato de que os próprios indivíduos conseguem se gerenciar e ajudar melhor, tomando decisões com mais prontidão, graças às concessões entre si. Portanto, considere abordar a gestão adaptativa na sua coordenação de equipe partindo desse princípio e ter uma gestão estruturada sem precisar de amplos esforços.

3. Conte com a ajuda da tecnologia para colocar em prática uma gestão flexível

Em um trabalho flexível, o funcionário acaba tendo liberdade para controlar a sua rotina produtiva e propor os seus próprios horários de trabalho. No entanto, isso pode acabar trazendo problemas quando se olha para a atuação em equipe. E se os colegas precisarem de um arquivo importante para dar continuidade ao projeto, mas o indivíduo responsável por aquela etapa estiver offline? Agora que os colaboradores podem atuar ao seu modo, longe do escritório, uma rápida conversa de elevador nem sempre pode ser cogitada – o que era adotado há algum tempo, por certas empresas.

É então que o equilíbrio na gestão de equipes, na era atual, torna-se possível com o apoio de tecnologia especializada. Por sorte, com um espaço de trabalho on-line de qualidade, você resolve tais problemáticas e ainda agrega uma série de benefícios para o trabalho em equipe e a flexibilidade.

A gestão de equipes por uma ferramenta como tal pode envolver recursos como: compartilhamento de arquivos em nuvem, acesso a canais comunicativos 24/7 (mesmo que de forma assíncrona), ferramentas de gestão de tarefas e projetos em tempo real, calendários privados e em grupo, fluxos de aprovação automáticos e bases de conhecimento. Tudo para permitir que os membros do time se organizem à sua maneira, mas encontrem tudo o que precisam para trabalhar on-line, respeitando o seu pico de produtividade, sem interrupções.

4. Equilibre os níveis certos de suporte a partir da liderança e autonomia dos empregados

No equilíbrio da gestão de equipes, a balança deve estar equiparada. Deste modo, assim como você precisa incentivar para que os seus colaboradores ajam com autonomia, deve ter o cuidado para que ainda promova o suporte perfeito e o respeitem como líder, seguindo os seus conselhos e a estrutura organizacional já firmada. De fato, os colaboradores devem ter o seu devido espaço para atuarem de forma independente, sobretudo em regimes remotos. É preciso confiar em seu potencial e de que entregarão um trabalho de qualidade. Contudo, abandoná-los e apenas pedir por resultados te afasta do equilíbrio na gestão de equipes.

Em paralelo, também é preciso fornecer o apoio e a orientação para que eles recorram a si sempre que houver a necessidade, colocando-se a postos para ajudar a sanar quaisquer problemáticas. Fora o fato de instigar o equilíbrio gerencial ao pensar em sua função, tal comportamento acaba agregando engajamento e motivação ao grupo de trabalho, o que é bem-vindo em todo o caso. Caso sinta que não tenha tempo para se colocar, diretamente, disposto a apoiar, ao menos eleja profissionais competentes e responsáveis para te ajudar com tal função – como mentores com grande tempo de casa. O importante é estender a mão, fazendo com que os talentos realmente se sintam amparados, firmando um relacionamento ganha-ganha.

5. Examine a natureza do seu negócio e abra espaço para ouvir os funcionários

Em uma gestão estruturada, as decisões sobre conceder maior nível de flexibilidade requerem o embasamento necessário. Você já parou para pensar até que ponto a natureza do seu negócio suporta modelos de trabalho mais flexíveis? Realmente, é preciso refletir sobre tal assunto se o seu objetivo é incorporar mais liberdade em uma estrutura já firmada.

Nos casos em que os colaboradores precisam estar sempre disponíveis para colaborarem com os colegas de trabalho presencialmente, ou atenderem os fornecedores, ou clientes, isso pode ser mais complicado. Contudo, em funções nas quais isso é requerido apenas em certos momentos, não há motivos para não atingir uma maior produtividade ao fazer mais concessões aos seus talentos.

Ainda, a fim de chegar na fórmula perfeita do seu equilíbrio gerencial, considere ouvir o que o seu time pensa sobre o assunto. O quão satisfeitos eles estão com o modelo que está em vigor na organização? Eles sentem falta de mais planejamento ou flexibilidade? Compreender os seus pensamentos é fundamental para chegar ao equilíbrio na gestão de equipes e em ações que surtam efeitos na prática, trazendo benefícios para ambos os lados. Em todo caso, coloque em pauta a saúde e o bem-estar do seu capital humano, respeitando os limites e as preferências de quem compõe o seu time, sempre que possível. Só assim se torna agradável e possível atingir o sucesso coletivo!

Prepare-se para colher os frutos da flexibilidade e da gestão adaptativa com o Bitrix24

Em cenários tão voláteis, a busca pelo equilíbrio na gestão de equipes precisa respeitar as necessidades do momento. É requerido se adaptar às mudanças constantes, estando em prontidão para modificar os seus planos e estratégias, mas sem perder a ordem e a conjunta flexibilidade da sua equipe. Para isso, é preciso encontrar um software que funcione como um parceiro de negócios customizável, como o Bitrix24.

Com funcionalidades que estimulam a colaboração e ainda contribuem para o equilíbrio gerencial adaptativo, como os quadros Scrum, prepare-se para manter o seu time unido e produtivo, independentemente das distâncias ou adversidades, e vença os desafios. Inicie a sua experiência hoje mesmo para ver a gestão, o trabalho em equipe e a flexibilidade casarem perfeitamente!

Perguntas frequentes

O que é necessário para uma boa gestão de equipes?

Uma boa gestão de equipes exige uma comunicação eficaz, o entendimento das habilidades e necessidades dos membros do time, e a capacidade de estabelecer metas claras e proporcionar feedback constante. É essencial equilibrar flexibilidade com estrutura, permitindo adaptabilidade às mudanças sem perder o foco nos objetivos. Além disso, promover um ambiente de confiança, onde os colaboradores se sintam valorizados, é fundamental para motivá-los a contribuir para o sucesso coletivo.

Qual é a importância da gestão de equipes?

A gestão de equipes é essencial não apenas para alcançar resultados imediatos, mas também para o desenvolvimento sustentável do time. Uma boa gestão impulsiona o crescimento coletivo, facilita a conquista de metas ambiciosas e fomenta um ambiente propício ao aprendizado contínuo. Esse cenário tende a desencadear um efeito cascata, onde colaboradores motivados e bem-preparados elevam a produtividade global, beneficiando tanto a empresa, quanto os seus profissionais.

Quais desafios as equipes podem enfrentar ao tentar equilibrar a flexibilidade e a estrutura na gestão?

Ao tentar equilibrar a flexibilidade e a estrutura na gestão, as equipes podem enfrentar vários desafios, como:

• Resistência à mudança: membros da equipe acostumados a métodos tradicionais podem resistir a abordagens flexíveis;

• Falta de clareza: demasiada flexibilidade pode levar à falta de definição de papéis e responsabilidades;

• Inconsistência na tomada de decisão: alternar entre abordagens flexíveis e estruturadas pode confundir a equipe;

• Dificuldade em definir prioridades: pode haver conflitos sobre quais tarefas ou projetos priorizar;

• Risco de desalinhamento: sem uma estrutura clara, a equipe pode perder o foco dos objetivos gerais.