Evite o Desastre: 7 Erros Graves na Documentação de Projetos para Fugir

No gerenciamento de tarefas e projetos, os responsáveis se deparam como uma parte crucial dos processos: a documentação de projetos. Ela serve para indicar tudo o que é essencial para o trabalho, indo desde o mapeamento e a exposição dos requisitos das tarefas individuais, até o rastreamento de tudo o que foi realizado pelo time – nos mínimos detalhes, se assim se fizer necessário. 

Contudo, quando a rotina começa a fluir, toda a organização teórica deve ser repassada para a prática – e você precisa tomar cuidado para não cometer erros envolvendo a documentação do projeto! 

Erros a evitar na documentação de projetos

Os gerentes de projeto devem estar atentos aos mínimos detalhes para maximizar os índices de sucesso em seus trabalhos – e cuidar de toda a documentação faz parte desta responsabilidade.  Por sorte, com o conhecimento compartilhado a partir de guias como o PMBOK e a experiência de reais especialistas, há mais recursos do que nunca para gerenciar a documentação de projetos. Se você trabalha remotamente ou pessoalmente no escritório, apenas se certifique de manter estes erros distantes de si e da sua equipe: 

1. Incluir dados desnecessários ou sair do foco na documentação do projeto

Assim como os projetos em si, os seus documentos são únicos e devem ser tratados como tal. Por isso, não se pode usar o mesmo conteúdo que você empregaria para um relatório ou plano de gestão de equipe ao pensar no documento de escopo do projeto. Avalie, individualmente, qual é o tipo de registro que está sendo gerado e cogite as suas peculiaridades, evitando sair do foco e retratando dados desnecessários.

Questione-se a respeito de pontos tais quais:

• Para quem você está escrevendo? Este público tem alguma preferência de comunicação? Ou algum cuidado específico deve ser tomado para se reportar a ele?;

• O que este público precisa saber sobre cada etapa do projeto? O que deve ser coberto nesta documentação? 

• As informações, o formato e a frequência estão de acordo com o que foi previamente combinado com os stakeholders do projeto?

• Há algum aspecto que não pode deixar de ser tratado – e outro que poderia ser desconsiderado, evitando o excesso de informações?

Após isso, monte os seus documentos de gestão de projeto focando apenas nos dados mais relevantes – sem desperdiçar o tempo, e ainda adicionando clareza, a quem irá visualizá-los. 

2. Generalizar o conteúdo do seu relatório de projeto

Um dos maiores erros para fugir quando estiver preparando a sua documentação de projeto é a generalização. Além de perder valor, tal conduta pode demonstrar a falta de especialização e profissionalismo (como se você estivesse apenas copiando e colando o conteúdo) e ainda prejudicar o progresso do trabalho como um todo. 

Quando o conteúdo dos relatórios não é claro, apurado e detalhado, fica mais difícil para as equipes virtuais, por exemplo, compreenderem plenamente tais teses e poderem seguir o seu trabalho de modo assertivo. Afinal, no trabalho remoto, os seus membros não estarão ali presentes, podendo tirar dúvidas a qualquer momento – em todo caso, isso também levaria a estresse, incômodo e perda de tempo. Consequentemente, seja em um escritório híbrido ou não, é um problema que se deve evitar. 

3. Sobrecarregar os documentos dos projetos com muitas informações

Os dados certos melhoram a tomada de decisão, alinham as equipes adequadamente e alavancam o potencial de sucesso ao longo do tempo. Entretanto, a objetividade é a chave para ter a documentação de um projeto bem-sucedida.

Rastrear e relatar cada uma das informações de um projeto não é um caminho viável em muitas ocasiões, e também não é o mais produtivo. Em contrapartida, o mais recomendado é reunir os dados de modo resumido, mas focando em interpretações claras a partir deles – e até definindo as próximas etapas.

Considerando isso, evite colocar muitos dados apenas para preencher espaço em relatórios e outros arquivos do projeto. Tal proposta vai facilitar o workflow em métodos ágeis, visto que também pode evitar desentendimentos e interpretações equivocadas, reduzindo a quantidade de coisas com as quais os stakeholders do projeto teriam que se preocupar. Vá direto ao ponto e aumente as chances de sucesso ao longo prazo! 

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4. Não usar um modelo personalizado e padronizado para os documentos do projeto

Outro dos piores erros comuns cometidos quando se trata de documentação do projeto é não usar modelos personalizados toda vez que você precisa fazer o mesmo trabalho ou manter um registro do mesmo tipo de processo. Além de negativar a imagem, em termos de repassar o profissionalismo da empresa, tal conduta acaba prejudicando os próprios funcionários e outros stakeholders do projeto – levando a perda de tempo e energia na preparação dos documentos. 

Caso opere com métodos ágeis, tal cuidado é ainda mais importante – uma vez que é preciso trabalhar com celeridade para vencer todos os prazos, e ter modelos pré-pensados facilita todos os processos. O interessante é que você pode usar, por exemplo, o programa do Bitrix24 para criar modelos de documentos do projeto totalmente customizados e salvá-los para editar e usar quando e onde desejar. E este mesmo software fica acoplado ao mesmo sistema que promove a colaboração em equipe, facilitando ainda mais a sua rotina diária. 

5. Dados incorretos e falsas equivalências em relatórios e outras documentações de projeto

Durante a gestão de um projeto, os seus stakeholders se deparam com uma série de documentos. Contudo, ao pensar em relatórios, uma problemática se torna muito evidente: adicionar dados errôneos ou aferir falsas equivalências. Tal ocorrência prejudica a execução, o progresso e o sucesso do projeto em vigor – e até mesmo dos futuros, possivelmente embasados nele. Por conseguinte, fuja deste tipo de acontecimento para tomar as decisões de modo correto! 

Quando for preparar ou direcionar a sua equipe para realizar a documentação de um projeto, eduque sobre a importância de checar duplamente os dados, usar apenas fontes confiáveis ao inserir informações internas e externas e cuidar com quaisquer tipos de variações – afinal, uma referência coletada para um projeto realizado na região X, pode não valer para a região Y, por exemplo. Atente-se sempre com as afirmativas e haja com o maior cuidado possível neste sentido, assim como se tem na montagem de documentos de escopo do projeto. 

6. Continuar trabalhando com papéis e ainda não atuar com o armazenamento em nuvem

Mesmo que você não opere com o regime de trabalho remoto ou com um escritório híbrido em si, é fundamental se modernizar na gestão de documentos de um projeto. Até porque pode ser uma grande falha não abraçar as tendências tecnológicas e ganhar agilidade, o que te deixará para trás da concorrência.

Tendo isso em mente, migre, o quanto antes, as suas documentações físicas para o formato virtual e faça dos arquivos eletrônicos a sua nova realidade. Além de serem práticos, adicionando produtividade, tais acervos são muito mais seguros (quando bem armazenados, claro) do que as planilhas e as folhas de papel. Isto porque eles não estão tão à mercê de intempéries como o tempo e o ambiente (incluindo aspectos como temperatura e umidade). 

Seguindo no mesmo caminho, é imensamente relevante se preocupar em armazenar os documentos virtualmente, mantendo-os na nuvem, para evitar perdas desnecessárias. Logicamente, só é preciso ter uma boa gestão interna (categorizando tudo) e contar com um bom software para mantê-los, de modo que esta biblioteca esteja classificada e facilmente localizável. 

Hoje em dia, acessar os documentos a toda hora e lugar soma muito para a agilidade do seu time e até pode reduzir custos, como o de impressões de documentos, a exemplo. Fora isso, tal abordagem soma para a colaboração em equipe, garantindo um maior alinhamento e organização para as equipes que fazem parte daquele projeto. 

7. Ignorar os controles de acesso aos documentos e pastas gerais do projeto

As equipes virtuais, ou mesmo presenciais, que optam pelo armazenamento on-line – previamente mencionado – cometem grandes erros quando não pensam a respeito dos controles de acesso para tarefas e documentação do seu projeto. Quer se esteja falando dos documentos de gestão dos projetos ou de arquivos mais gerais, é importantíssimo seguir um planejamento geral e ter uma política de gestão eficiente – que verse sobre as regras de acesso. 

Na inexistência de pontos como tais, abrem-se as portas para que qualquer indivíduo seja capaz de checar as suas informações confidenciais, colocando em risco a segurança do time e da corporação como um todo. Por conseguinte, além de pensar no armazenamento em nuvem em si, invista em ferramentas voltadas para a segurança e a integridade dos seus dados e dos seus usuários. 

Trabalhe com permissões de acesso para as pastas, planilhas e documentos gerais e defina, previamente, quais funcionários poderão abrir e editar cada um dos seus documentos de projeto. Em paralelo, invista em programas que venham equipados com recursos como backups automáticos e sistemas de autenticação, e vença as barreiras que vêm junto com a tecnologia – já que as ameaças cibernéticas podem comprometer, cada vez mais, o sucesso do seu projeto. 

Documente cada etapa do seu trabalho e fique a par de tudo com o Bitrix24

Quer seguir tais princípios e subir o seu nível organizacional – tendo ainda mais sucesso com os seus projetos? Então experimente o sistema de gerenciamento de documentos do Bitrix24, totalmente integrado a um software de gestão de projetos, e saia na frente dos seus concorrentes em todos os sentidos. 

O mais interessante é que, com o Bitrix24, você e a sua equipe têm acesso a múltiplas ferramentas de grande utilizada para os projetos, como:

• Criação de modelos de documentos para o projeto;

• Gerenciamento de tarefas, projetos e documentos – com a máxima qualidade; 

• Armazenamento seguro em nuvem, incluindo histórico de edições, mudanças em tempo real e permissões de acesso para os arquivos do projeto; 

• Acompanhamento do ciclo do projeto e de cada um dos seus estágios por meio de recursos como diagramas de Gantt;

• Visualização facilitada das tarefas realizadas a cumprir, através de quadros Kanban e funcionalidades ágeis como o Scrum; 

• Comunicação integrada, e em tempo real, para o time discutir todos os requisitos e detalhes para cumprir o projeto com qualidade e velocidade. 

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