Falha de comunicação no local de trabalho? Estes são os 5 principais motivos

A falha de comunicação é um problema consistente em pequenas, médias ou grandes empresas. O fato é que, independente do tamanho, os motivos que geram inconsistências e falhas nos processos comunicativos costumam ser os mesmos. Portanto, se você quer minimizar os erros no seu ambiente de trabalho, recomendamos que siga a leitura deste artigo – já que as cinco principais razões para os problemas de comunicação são expostas a seguir.

Falha no processo de comunicação: o que é e por que se importar com isso?

Pode-se definir a comunicação no ambiente de trabalho como toda e qualquer troca e transmissão de informações que se processa dentro da empresa. Quando há uma interrupção neste fluxo, ocorre, então, uma falha na comunicação.

E qual é o problema disso? Indo muito além da interação no escritório, os problemas na comunicação interna podem levar a incongruências que afetam até a performance externa da empresa – seja na interação com os clientes, os fornecedores ou os stakeholders de um determinado projeto.

Quer um exemplo? Imagine que, por problemas na comunicação, os desenvolvedores de uma companhia não conseguiram projetar e lançar um novo produto. E, como consequência, ele não chegou ao mercado a tempo – garantindo vantagens para outras marcas concorrentes.

Fora o potencial de vendas em si, a empresa em questão pode ter perdido um número considerável de prospectos e clientes – e ainda pode ter causado insatisfação em seus investidores de peso. Por isso, muito mais do que ter levado ao desentendimento e à frustração dentro do grupo de desenvolvedores em si, os erros comunicativos vão além do micro e acabam influenciando no macroambiente de forma inevitável.

5 razões pelas quais há falha na comunicação de uma empresa

Apesar de trazer consequências drásticas tanto dentro quanto fora de uma companhia, a falha na comunicação pode ser mais comum do que se imagina. Seja em um e-mail trocado entre colegas ou no repasse de informações durante uma videochamada.

Portanto, os líderes precisam examinar os erros internos e implementar estratégias capazes de otimizar o seu processo comunicativo o quanto antes possível. O primeiro passo requerido? Saber quais são os principais motivos para as falhas comunicativas. Acompanhe-os a seguir e prepare-se para superar tais desafios e alavancar o workflow.

1. Aplica-se uma comunicação unilateral

Você já participou de alguma reunião em que a mesma pessoa ficou falando por minutos a fio – sem abrir espaço para as demais? Infelizmente, este comportamento extremamente corriqueiro (aplicado em outras situações) leva a sérios problemas comunicativos no ambiente de trabalho. A falta de diálogos, substituída neste caso pela grande aplicação de monólogos, causa uma série de desfechos negativos.

Primeiramente, os colaboradores seguem cada vez mais desmotivados com o trabalho – já que sentem que não possuem voz e que as suas opiniões pouco importam. Como consequência, as atividades que eles realizam seguem afetadas pela falta de produtividade e pode até haver a perda de um incrível talento.

Ainda que isso não aconteça, quando a empresa não abre as portas para ouvir o próximo, ela reduz as suas chances de explorar soluções criativas e inovadoras – já que é o diferencial de pensamentos que traz riqueza para a resolução de problemas.

No oposto, quando o diálogo é incentivado e os colaboradores são ouvidos, a comunicação no ambiente de trabalho flui e os próprios processos diários são constantemente melhorados. Assim, mais do que motivar e engajar, a comunicação aberta contribui para a evolução organizacional e deve sim ser desbravada.

2. Existe um excesso de informação – muitos fatos, informações ou detalhes para repassar e processar

O excedente de informações é um grande inimigo da boa comunicação. Porque entregar muitos dados e fatos sobre um único tópico pode deixar o colaborador longe do que realmente interessa – levando a dificuldades de foco e de um pior alcance de resultados.

Assim, ao invés de comunicar tudo apenas de uma vez, é muito mais viável trabalhar por etapas. Se você precisa gerenciar um grande projeto , cogite dividi-lo em marcos menores e repassar as instruções por estágio. Deixe que os envolvidos se concentrem em uma coisa de cada vez, compreendendo o objetivo daquela etapa e o que eles precisam fazer para cumprir com tal trabalho.

Sobrecarregar o time com uma infinidade de conteúdos não o fará ser o melhor possível – muito pelo contrário. Portanto, repasse apenas as seções mais relevantes e dedique canais de comunicação exclusivos para tratar de demais detalhes, evitando os excessos ao máximo.

3. Os feedbacks e as conversas se dispersam em diferentes canais

Imagine que você e os seus colegas ou liderados estão trocando ideias sobre um projeto. Diante deste cenário, tais participantes vão adicionando comentários e fazendo as suas próprias sugestões para aprimorar o fluxo de trabalho. Isto poderia ser perfeito, mas nem sempre é – já que, na maioria das vezes, os insights estão muito fragmentados e acabam levando a uma falha na comunicação.

Encontrar certos feedbacks no e-mail, outros como comentários diretos em certos documentos e os demais compartilhados diretamente via mensageiro não vai te ajudar a se organizar, estabelecer processos comunicativos e cumprir com o seu papel com efetividade – e o mesmo vale para os demais funcionários.

Por isso, invista em ferramentas de comunicação para a sua equipe e fique longe de um dos principais fatores que causam falhas na comunicação. Em um ambiente de trabalho colaborativo e rico em recursos para tal, toda a comunicação que importa para o projeto fica concentrada em apenas um lugar – exatamente o que acontece no Bitrix24.

Desta forma, uma fonte única de informações te permite agrupar os feedbacks, receber opiniões e implementar as ideias com muito mais praticidade (e ainda poupando estresse e gasto extra de tempo).

4. Os interesses pessoais estão acima dos coletivos – e não há um senso de unidade

Diariamente, empresas de todos os nichos enfrentam o mesmo problema: o conflito de interesses no local de trabalho. Fora a falha na comunicação, tal atitude leva a consequências ainda mais prejudiciais para o trabalho em equipe, devendo ser evitada.

O principal problema é o seguinte: ao longo do tempo, percebe-se que os indivíduos adotam um discurso que leva ao seu benefício próprio ou ao comportamento autocrático – sem pensar no senso coletivo para trabalhar em conjunto. Naturalmente, os demais funcionários tendem a entrar em posições conflitantes, se afastando à medida que veem isso – e tal aspecto negativo acaba afetando a relação/comunicação como um todo.

Portanto, incentive a liderança inspiradora, pautada nos objetivos coletivos, gerencie os conflitos e estimule o pensamento em comum – através de um ambiente rico em colaboração. Afinal, a comunicação só se torna fluida de verdade quando todos sentem que pertencem a um grupo, seguem juntos em prol de metas e convivem em um local de trabalho construtivo. Em termos gerais, então, a aplicação prática da coletividade é fundamental!

5. Existem problemas de transparência e confiança entre os superiores e os membros do time

Dentre os motivos que geram falhas na comunicação, a falta de confiança é um dos mais preocupantes. Isto porque, quando não há honestidade de ambas as partes, o processo de repasse de informações e de compartilhamento de ideias fica comprometido.

Se você atua como líder, é importante estimular a confiança mútua – tanto instigando os funcionários quanto aprendendo a confiar na sua própria equipe. Paralelamente, para que as pessoas te escutem, você precisa trabalhar para que elas realmente acreditem naquilo que você diz.

Partindo de posições da alta administração e dos gestores em si, estimulem a transparência e a fraqueza nas relações interpessoais. Promovam treinamentos para que os colaboradores aprendam a se comunicar melhor (colocando a empatia e o respeito em primeiro lugar).

Quanto mais honesto você for (estimulando para que os outros ajam de igual maneira), maiores são as chances de obter respeito, esforços de qualidade e uma comunicação efetiva no ambiente de trabalho.

Da mesma maneira, conversem com os funcionários sobre a importância de um colega ajudar o outro – confiando e se apoiando como uma equipe. Quando os vínculos são firmados desta forma, o time convive em harmonia e fica ainda mais resiliente para vencer as adversidades.

Dicas finais para melhorar a comunicação do seu time

Ter ciência sobre a fonte dos problemas é uma ótima maneira de começar a agir para melhorar o seu processo comunicativo. Por isso, assim que finalizar a leitura deste material, tendo aprendido sobre as principais razões de uma comunicação falha, você pode seguir algumas das dicas abaixo:

1. Trabalhe com canais de comunicação eficientes: não adianta apenas cobrar dos seus colaboradores uma melhor comunicação. Disponibilize recursos para que, de fato, eles sejam capazes de atingi-la com menos estresse e preocupações;

2. Desde o princípio, alinhe as expectativas: deixe que os empregados saibam o que a empresa espera deles e que estejam prontos para entregar o seu melhor. Exponha as metas e os objetivos e como os seus papéis se encaixam em tudo isso;

3. Pratique a liderança – e não a chefia por si só: quando os gestores atuam como líderes, uma via dupla de confiança e diálogos de qualidade são estabelecidos, reduzindo as problemáticas na comunicação empresarial;

4. Foque no trabalho em equipe: estimule o senso de comunidade e instigue os colaboradores a trabalharem em prol do coletivo. Quanto maior for o engajamento mútuo, maior é o senso de pertencimento, os índices de satisfação e a motivação para seguir com produtividade . No cenário contrário, quando isso não existe, os funcionários tendem a se sentir deslocados, conflitos são gerados e há altos índices de rotatividade;

5. Invista em treinamentos para o seu time: nunca é demais investir em treinamentos de qualidade – ainda mais quando eles ajudam a estabelecer uma melhor troca de informações entre um grupo de trabalho. Assim, incentive-os a participarem de treinamentos focados em comunicação assertiva, habilidades de comunicação e escuta ativa. Quando bem aplicado, isso tende a gerar um impacto positivo fenomenal!

No trabalho remoto ou presencial, evitar a falha na comunicação é vital

Deixar de ouvir a opinião dos colaboradores, não focar no objetivo central, ter cada conversa arquivada em um diferente lugar, não estabelecer um senso coletivo e menosprezar o poder da confiança são os principais motivos pelos quais as empresas apresentam falhas comunicativas.

Afinal, quer a sua equipe trabalhe remotamente, no regime híbrido ou no escritório, uma boa comunicação no local de trabalho é imprescindível para todos os processos no micro e no macroambiente.

Certamente, após conferir estes 5 maiores motivos de falha, você e a sua equipe estarão prontos para identificar tais possíveis obstáculos dentro da própria empresa – agindo sobre eles com efetividade.

Neste caso, é altamente recomendado explorar a plataforma gratuita de colaboração do Bitrix24, já que ela permite estimular o senso colaborativo, manter a comunicação centralizada (sem perder a organização), automatizar o fluxo de trabalho, gerenciar tarefas, calendários e projetos e muito mais. São dezenas de recursos apenas esperando por você!

Perguntas frequentes