Ferramentas para automatizar processos: 5 opções indispensáveis

A automação, quando bem feita, é um dos segredos para o sucesso de uma empresa. Por isso, nesse texto, contemplamos você, que deseja iniciar ou otimizar as formas de automação do seu negócio.

Traçando um panorama completo sobre as principais áreas em que essa técnica pode ser empregada, apresentamos ferramentas para automatizar processos em cada etapa e equipe. Logo após, definimos quais são as 5 opções indispensáveis para negócios na atualidade. Vamos conferir!

7 tipos de automação

Os softwares de automação de processos podem englobar diversas áreas de uma empresa. Dessa maneira, a forma mais inteligente de lidar com essa estratégia é começar entendendo quais são as ações possíveis. Ao entender isso, a gestão empresarial pode então definir quais são as opções aplicáveis e que poderão manter a eficiência do processo. Além disso, conhecer cada exemplo torna mais fácil definir as próprias prioridades e por onde começar.

Logo em seguida, veja os 7 tipos principais de automatização de processos e dicas de ferramentas para cada um deles.

1. Recursos humanos

A automação de RH é uma solução poderosa e pode trazer benefícios diversos ao longo desse fluxo de trabalho. De forma bem prática, podemos definir alguns exemplos de tarefas:

• Hunting e filtragem de candidatos – ferramentas de automação de processo podem ajudar a buscar candidatos de forma mais simples, economizando o tempo de recrutadores. Da mesma forma, filtrar os currículos que estão muito longe do esperado fica bem mais fácil.

• Admissão – receber, analisar e devolver documentos também é uma das tarefas feitas em um fluxo de trabalho de RH, e sem dúvidas, ferramentas de automação podem assumir boa parte desse processo.

• Acompanhamento e monitoramento de colaboradores – a automação de processos e sistemas também pode ajudar a analisar o próprio desempenho, engajamento e satisfação de cada funcionário.

• Cálculo de folha de pagamento – processos mais mecânicos, como os cálculos de folhas de pagamento, são uma função ideal para a execução dos softwares de automação.

Dicas de ferramentas

Algumas plataformas com eficiência para automação de processos de RH são:

• Bitrix24

• Oyster

• Personio

• BambooHR

2. Automação de TI

A automação de TI pode trazer benefícios importantes para uma organização. Na prática, essa otimização ajuda a configurar backups automáticos, softwares e sistemas mais eficientes e no próprio monitoramento de segurança. A depender dos setores que uma empresa atua, ela pode ser mais ou menos importante.

Dicas de ferramentas

• Selenium

• Chef

• Appium

• Robotium

3. Relacionamento e atendimento com o cliente

O atendimento e relacionamento com o cliente é uma das atividades mais comuns em que a automação de processos atua. Note que aqui estamos falando de dois processos em apenas um.

Enquanto o atendimento ao cliente é a atividade de oferecer suporte diante de dúvidas ou problemas, o relacionamento engloba um processo maior. Isso é, analisar dados relacionados ao público, bem como construir estratégias de segmentação e personalização para sustentar a relação entre um negócio e o público.

Dicas de ferramentas

Alguns exemplos de ferramentas nesses setores são:

• Chatbots, como Manychat, Botsify e Zendesk

• CRMs, como o Bitrix24

4. Inteligência artificial

Embora não seja exatamente uma automação de processos no termo mais comum, a inteligência artificial faz uma função bastante semelhante. Em outras palavras, ela ajuda a economizar tempo e esforço com tarefas que podem ser feitas por uma tecnologia.

Nesse sentido, vale ressaltar uma pesquisa realizada pelo Bitrix24, que identificou ótimos resultados sobre a transformação que a IA pode ter em um negócio:

• Pode ajudar a fechar vendas mais rápido.

• Economiza tempo e esforço com a escrita.

• Ajuda na automação de determinadas tarefas repetitivas – a essência da automatização está aqui.

Dicas de ferramentas

• ChatGPT

• CoPilot no Bitrix24

• Jasper

• Midjourney

• Zapier

• Copy.ai

5. Automação de projetos e fluxo de trabalho

As ferramentas para gestão de projetos contam com recursos de automação interessantes. Dessa maneira, se você busca uma melhor integração entre os profissionais de cada equipe, elas podem ajudar em vários sentidos. Essas plataformas oferecem um sistema para melhor delegar e revisar tarefas, acompanhar o progresso e muitas outras atividades envolvidas em uma rotina de trabalho.

Dicas de ferramentas

• Asana

• Trello

• Bitrix24

• Monday

6. Marketing

As plataformas de automação de marketing também estão entre as com uso mais frequente no mercado. Há plataformas para os mais diversos canais, sejam eles e-mail marketing, redes sociais, e-commerce ou outros sistemas.

A melhor parte dessas ferramentas é que elas podem facilitar a vida dos profissionais em todas as ações necessárias, seja criação de conteúdo, o envio e programação do conteúdo, análise de mercado e público-alvo e assim por diante. Aqui podemos incluir ferramentas de IA, de análise de dados, CRM e muitos outros programas que fazem uma interface entre o marketing e os demais conhecimentos.

Dicas de ferramentas

• Omnisend

• Sender

• Oracle

• Constant Contract

• Bitrix24

7. Financeira

A parte financeira está repleta de tarefas repetitivas e manuais e, por isso, os resultados de uma automação na redução de custos e aumento da competitividade de uma empresa podem ser excelentes. Em geral, você pode utilizar, principalmente, sistemas ERP para facilitar essa execução. Esses programas são dedicados especialmente ao planejamento e gestão de recursos financeiros, incluindo:

• Gestão de contas a pagar e a receber;

• Reembolsos;

• Vendas, compras e despesas;

• Integração de departamentos;

• Lançamentos, relatórios e controle de estoque automatizados.

Os erros relacionados às atividades financeiras e contábeis de uma empresa podem gerar problemas grandes. Por isso, o uso dessas ferramentas é recomendável.

Dicas de ferramentas

• Iugu

• Pipefy

• Quickbooks

• Granatum

• Conta Azul

• Oracle

Nosso top 5 ferramentas para automatizar processos

Partindo de cada tipo de software de automação apresentado acima, selecionamos alguns sistemas e aplicações web que podem ser mais úteis para o seu negócio.

Após a leitura, ainda recomendamos que consulte nossos demais artigos sobre ferramentas aplicáveis em diversos contextos. Basta pesquisar pelo seu tema de interesse e conhecer as melhores opções do mercado.

1. Bitrix24 – automação de processos de RH, marketing, e-mail e mais

Bitrix24 é o software que ficou em primeiro lugar dessa lista, e o motivo é simples: sua versatilidade impressiona, já que ele pode apoiar na automação de processos diversos, desde a automação de workflows, RH, marketing até a comunicação interna de uma empresa.

Essa ferramenta é feita para negócios que desejam reunir múltiplas funções e ações em um só local, facilitando a integração do banco de dados, a comunicação, produtividade e claro, a conquista de resultados melhores.

Só para ilustrar, Bitrix24 tem uma boa função para tarefas como:

• Criação de sites;

• Gestão e automação de recursos humanos;

• Análise de dados de clientes através de um CRM poderoso e também recursos para automação de marketing;

• Uma poderosa ferramenta de telefonia e outras soluções para atendimento ao cliente;

• Tem um espaço de colaboração online de qualidade, equiparado aos melhores sistemas de gestão de projetos e comunicação da internet.

2. Kissflow – BPM e criação intuitiva de apps

Kissflow é uma das plataformas de BPM, sigla em inglês significa business process management system, ou sistema de gerenciamento de processos corporativos. Esse tipo de ferramenta ajuda na automação de workflows de um negócio, incluindo vários aspectos:

• RH – onboarding, desligamento e a gestão de informações, reduzindo a famosa papelada.

• No contexto de TI, rastreando uma série de problemas e otimizando cada sistema.

• No contexto do marketing, seja pelo gerenciamento de conteúdo ou análise de leads.

Além disso, Kissflow também se destaca por permitir que qualquer organização e equipe crie um app, sem a necessidade de ter tanto conhecimento sobre códigos. Para o desenvolvimento do fluxo de trabalho, em específico, ela tem bastante destaque, ajudando uma série de negócios populares mundialmente.

3. iugu – automação de processos financeiros

A ferramenta iugu é excelente para o uso de profissionais que desejam diminuir o esforço desnecessário com a rotina financeira de um negócio. Com mais de 40 funcionalidades de customização de cobrança e gerenciamento de caixa, ela pode atender pequenos, médios e grandes negócios.

O API da empresa é feito especialmente para que a equipe de desenvolvedores possa adaptar facilmente o sistema de um negócio com qualidade e facilidade às ferramentas da iugu. Com sistema antifraude, automatização dos meios de pagamento e relatórios avançados, ela é uma empresa que tem como clientes até mesmo outros softwares ERP (planejamento de recursos financeiros).

4. Omnisend – automação de e-mails e SMS para e-commerce

Omnisend é uma das melhores empresas para quem precisa melhorar os processos de vendas em e-commerce. Os benefícios da ferramenta incluem basicamente tudo que empresas desse setor precisam para um melhor desenvolvimento:

• Automação de e-mails, SMS em todos os momentos cruciais da jornada de compra de um cliente: abandono de carrinho, visualização de um produto, confirmação de envio, confirmação de pedido, etc.

• Ajuda na tomada de decisão a partir de análises precisas sobre o desempenho de cada elemento do e-commerce.

• Possibilidade de fazer testes A/B, facilitando o desenvolvimento e testes de novas ideias.

5. BambooHR – automação de RH

BambooHR é uma ferramenta excelente para melhorar a produtividade e satisfação do colaborador. Voltada para o RH, ela conta, com recursos que ajudam ao automatizar tarefas repetitivas, com um fluxo de trabalho pré-definido, sensíveis a erros humanos ou ainda com muitos dados.

A empresa conta com um banco de dados dos seus clientes disponível para toda a equipe, apoiando na gestão de pagamentos, do tempo de trabalho, benefícios, onboarding e muito mais. BambooHR serve para empresas de todos os tamanhos e apoia em toda a jornada do colaborador, desde o recrutamento até a aposentadoria.

Quando não automatizar processos?

Por último, guardamos uma discussão interessante. Afinal, você deve sempre partir para a automação de processos a qualquer momento? Evidentemente, a resposta é não. Na verdade, antes de tornar qualquer tarefa automática, é essencial verificar alguns fatores. Nesse sentido, não recorra a um software de automação se:

• Não tiver feito ainda um trabalho de avaliação do custo-benefício e retorno sobre o investimento da solução.

• Os processos envolvidos forem muito variáveis, ou se em pouco tempo possam ser alterados.

• As tarefas dependem de um olhar e análise humana.

• Se o volume de informações, dados e atividades ainda não é grande o suficiente.

• Os processos que serão automatizados ainda são muito iniciais, sem uma eficiência garantida.

• Você perceber que isso distanciará sua empresa, humanamente falando, do cliente e consumidor final.

• Os tipos de automação que deseja fazer passem por decisões estratégicas, observe bem antes.

Com atenção a esses pontos, provavelmente o trabalho de desenvolvimento e uso de um software de automação deve ficar mais simples, seguro e eficaz. A tecnologia pode ajudar, mas não substituir totalmente seu trabalho.

Comentários finais

Se você quer aumentar a produtividade e reduzir custos em empresas, uma das palavras-chave é, sem dúvidas, a automação. Entretanto, não basta fazer essa transformação de maneira aleatória e desordenada. Tudo começa com entender qual tipo de sistema pode passar por uma automação sem perder a qualidade nos processos envolvidos. Em seguida, com uma análise da sua empresa, pode definir as melhores ferramentas para evitar erros nesse trabalho.

Por último, basta fazer seus testes para ver como a automação de processos. Para isso, o ideal e começar por ferramentas gratuitas como o sistema de workflow do Bitrix24, um software de CRM, automação de marketing, RH e muito mais. Basta um cadastro grátis, por isso, não há motivos para esperar. Venha logo fazer seus testes em uma das empresas que faz mais sucesso no mercado de soluções para negócios.

Perguntas frequentes

Quais os melhores softwares de automação comercial?

Entre os melhores softwares de automação comercial, Bitrix24, Omnisend, BambooHR, iugu e Kissflow se destacam. Entretanto, empresas e aplicações web como Oracle, Sender, Asana, Manychat, Robotium também são nomes interessantes. Confira a lista completa no texto acima e faça seus testes.

Como lidar com tarefas repetitivas?

Para lidar com tarefas repetitivas, uma das soluções mais comuns é delegar esses processos. Entretanto, com o desenvolvimento de novas soluções de tecnologia, agora você pode simplesmente automatizar isso e poupar o tempo de todos.

O que é automatizar algo?

A automação de processos é uma estratégia para tornar um trabalho repetitivo, desgastante ou delicado mais eficaz. Isso é feito, logicamente, através de tecnologias que podem assumir determinadas funções que antes eram especificamente humanas.