Gerenciamento de faturas para as pequenas empresas: 8 dicas para os empreendedores

Principalmente no Brasil, é muito raro que os pequenos negócios trabalhem com uma grande reserva de caixa. Constantemente, é preciso garantir que os pagamentos dos clientes estejam em dia a fim de manter a saúde financeira da empresa – assegurando a sua viabilidade no mercado.

Por isso, focar na gestão de faturas para as pequenas empresas deve ser considerada como uma das principais prioridades – já que a atividade é responsável por somar pontos para um bom fluxo de caixa e sustentar o potencial crescimento do empreendimento. Mesmo para quem não sabe por onde começar, as dicas de gestão de faturas dos clientes expostas neste artigo podem ajudar. Então, aproveitem!

Perguntas frequentes

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que detalha certas transações comerciais. Ela contém as informações mais relevantes envolvendo a venda de um determinado produto ou serviço e, na maioria dos casos, é emitida antes mesmo do pagamento – como em uma venda a prazo.  

Quem cria as faturas em uma empresa?

É o departamento financeiro o responsável por criar as faturas em uma empresa. Mas quando o empreendedor atua de forma autônoma, não tem muitos funcionários ou setores estabelecidos dentro do seu próprio negócio, esta função pode ser realizada até mesmo por si.  

Qual departamento envia as faturas?

Em uma empresa, é o departamento financeiro (setor de cobranças) o responsável por enviar as faturas aos clientes. Apesar disso, o processo de gestão de faturas, geralmente, é realizado em conjunto com o departamento de vendas – já que eles estão intimamente relacionados.  

O que você diz ao enviar uma fatura?

Ao enviar uma fatura, você deve adotar um tom de voz cordial e otimizar a sua abordagem com o cliente. Ao invés de cobrá-lo imediatamente, diga que tem um assunto para tratar com ele. Só depois de uma introdução o lembre que há uma fatura vigente, em aberto ou passível de negociação.

A chave para um fluxo saudável é a gestão de faturas em pequenas empresas

Uma coisa é certa: o processo de faturamento e de cobranças de clientes deve ser fácil e simplificado. E, ainda que alguns consumidores sejam mais problemáticos do que outros, mesmo um pequeno negócio deve seguir um padrão ao emitir as faturas e enviar as cobranças aos seus clientes.

Quando organizada da maneira ideal, a gestão de faturas para as pequenas empresas ajuda a reduzir a duração do ciclo de pagamentos e a manter o caixa saudável – garantindo a manutenção do negócio a curto, médio e longo prazo.

Pensando nisso, é altamente viável estar ciente das principais estratégias a serem adotadas durante o processo de gerenciamento de faturas e cobranças. E, por sorte, é exatamente sobre isto que falaremos a seguir. Mantenham a leitura na íntegra! 

Dicas para a gestão de faturas em pequenas empresas

Quando um negócio não envia as cobranças para os seus clientes, ele não é pago. Então, o processo de gestão de faturas se torna um mal necessário. Mas o fato de ser crucial não significa que deve ser complexo (ou muito menos impossível). Abaixo, é possível visualizar oito dicas para que a gestão de faturas seja a solução – e não um problema – para a sua empresa. Confiram!  

1. Reserve um dia e horário específico para coordenar as faturas

A primeira dica de gestão de faturas para as pequenas empresas não poderia ser outra além de reservar um tempo regular para gerenciar as suas faturas. Além de adicionar foco e organização, tal postura fará evitar os esquecimentos e adicionar produtividade no fluxo de trabalho.

Não importa se determinado negócio prefere enviar as cobranças logo após o fechamento de uma venda ou no final do mês. Estabeleça um calendário que faça sentido para você e para os seus clientes e o siga regularmente.

Várias companhias trabalham, por exemplo, com os faturamentos todo o início e/ou fim de mês. Mesmo que o seu pensamento seja totalmente diferente – ou até que o seu faturamento faça mais sentido em tempo real – só procure agir a partir de uma programação constante e sempre siga um padrão pré-estabelecido, evitando as exceções que poderão te atrapalhar.  

2. Certifique-se de incluir todos os dados essenciais em sua fatura

O ato de enviar uma cobrança para um cliente já pode ser desagradável para alguns empresários. Mas esquecer de detalhes cruciais e ter que enviar diversas mensagens torna a situação ainda mais embaraçosa – e nada profissional.

Portanto, a gestão de faturas para as pequenas empresas deve incluir uma lista de verificação abrangente a cada processo de emissão. Certifique-se de que todas as informações críticas sejam incluídas em sua cobrança – abrangendo tanto os detalhes importantes para o cliente quanto os dados para que ele programe o seu pagamento.

Geralmente, as seguintes informações costumam estar presentes:

• Número da fatura e data de emissão;

• Nome e dados do cliente;

• Condições de pagamento (incluindo o meio) e a data de vencimento;

• Particularidades sobre a venda realizada – incluindo os pormenores sobre o produto ou o serviço que está sendo faturado.

Para reduzir a chance de erros e otimizar o processo, é bem-vindo fazer o uso de modelos pré-prontos de faturas e apenas personalizar os campos conforme a necessidade. Por sorte, diversas soluções de gestão de faturas baseada na web ou em aplicativos já incluem tal funcionalidade – como é o caso do programa do Bitrix24, rico em recursos envolvendo a geração de faturas.

3. Gere faturas de forma automática

Enganam-se os empreendedores que pensam que a automação de faturas só pode trazer benefícios para os negócios que são maiores que os seus. Na verdade, as pequenas empresas podem usufruir de benefícios incríveis a partir da geração de faturas automáticas (incluindo a numeração instantânea).

Optar por emitir faturas manuais – ou mesmo em papel – é uma das piores decisões a serem adotadas no mundo extremamente tecnológico, ágil e competitivo em que se vive. Afinal, isto abre espaço para o esquecimento e para os erros humanos, trazendo imensos prejuízos para as pequenas empresas.

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Portanto, trabalhar com um software de gestão de faturas que te permita emitir tais documentos a partir de regras de automação será um imenso diferencial de modo a evitar cobranças duplicadas, identificar pagamentos em aberto e mantê-lo conectado com a gestão de fatura dos clientes. Novamente, o Bitrix24 entra em cena com diversas ferramentas para auxiliar na gestão de cotações e faturas – sendo uma das principais indicações aos empreendedores brasileiros.

Além das faturas, lembre-se de que outros elementos também são passíveis de automatização para trazer benefícios em conjunto. Neste caso, considere explorar o processamento automático de propostas e orçamentos, fora as faturas em si, que liberarão o tempo da sua equipe para focar no que é mais importante – deixando de lado a geração de documentos trabalhosos, repetitivos e manuais.

4. Separe os grandes pagamentos em marcos

Imagine a seguinte situação: em um determinado semestre, um grande projeto ou fechamento de venda é responsável pela maior parte do seu faturamento. Neste caso, o que vai acontecer se você receber o pagamento apenas após a conclusão?

O ideal é que a gestão de faturas para as pequenas empresas se dedique ao máximo para evitar situações como estas. Afinal, é muito raro que um pequeno empreendimento consiga sobreviver por muito tempo sem os seus recebimentos mensais.

Para resolver a problemática, divida qualquer grande trabalho em pagamentos parciais – seja por semana/mês ou por estágio concluído. O mais importante, aqui, é atribuir prazos razoáveis para todos os lados (inclusive para o cliente), mas jamais ficar muito tempo sem receber pela venda.

5. Seja claro sobre os termos de cobrança desde o princípio

É mais comum do que se pensa se deparar com empresas que só expõem as suas condições de pagamento quanto apresentam a fatura para um cliente – depois que aquele serviço já foi concluído, por exemplo. No entanto, tal conduta é capaz de gerar problemas no relacionamento – sobretudo se o consumidor não concordar com algum detalhe presente naquele termo.

Para garantir a plena gestão de faturas para as pequenas empresas, seja claro desde o início e acorde todos os termos do pagamento previamente – obtendo a devida aprovação do cliente, claro!

Além deste comportamento contribuir para uma interação e experiência positivas, ele também fará com que, possivelmente, os clientes paguem prontamente. Afinal de contas, eles já sabem antecipadamente a respeito dos termos acordados e já estão preparados para tal. Esteja atento(a)! 

6. Alie as suas faturas aos sistemas de pagamento digitais

Uma das melhores formas de aliar as boas práticas de gestão de faturas para as pequenas empresas aos pagamentos eficientes é atrelar ambos a partir de soluções de pagamento eletrônicas. Cogite, por exemplo, assim que enviar uma cobrança, incluir um link de pagamento, os dados ou algum QR Code (como o do Pix) para que o consumidor conclua o processo imediatamente – e com simplicidade.

Para os negócios em plena expansão, tal comportamento deve ser incluído junto às suas formas de faturar os clientes. O que não só ajudará no seu fluxo de caixa e de recebimentos, como também poupará trabalho humano junto a gestão de faturas dos clientes e ajudará na sua própria experiência!

7. Caso note algum atraso, comunique-se com a pessoa certa

O cliente atrasou sem dar explicações? Nada de se desesperar e sair cobrando qualquer funcionário que ver pela frente! Ao pensar sobre a gestão de faturas para as pequenas empresas, é importantíssimo que você saiba quem é o responsável por pagar as contas quando tudo envolve o relacionamento com o cliente.

Portanto, para evitar confusões ainda maiores, certifique-se de sempre entrar em contato com a pessoa ideal – alguém autorizado a processar pagamentos e que realmente tenha o controle das contas da empresa.

Geralmente, tal conduta é realizada pelos setores financeiros e, na maioria dos casos, existirá até um telefone ou e-mail específico para entrar em contato. No entanto, como tudo dependerá do tamanho e da política da própria empresa, informe-se com antecedência e permaneça atento! Assim que possuir algum meio de contato, não se esqueça de adicioná-lo ao seu CRM, mantendo os canais preferenciais arquivados para qualquer necessidade.  

8. Monitore os seus recebimentos constantemente – prevenindo qualquer erro ou esquecimento

É fácil se perder quando não se tem um controle fino com o que acontece em meio ao caixa da sua empresa. Portanto, parte da gestão de faturas para as pequenas empresas envolve monitorar, frequentemente, as contas a receber.

Não demore muito tempo para emitir uma fatura depois de fechar uma venda, programe os pagamentos e siga o acompanhamento constante para mitigar os riscos relacionados aos atrasos ou aos esquecimentos.

O lado bom de fazer o uso de um software de gestão de faturas é que, geralmente, é possível aplicar certos filtros para saber quais cobranças ainda estão pendentes – simplificando a supervisão. Lembre-se, ainda, de manter a gestão de faturas baseada na web ou em um aplicativo de sua preferência para permitir que as informações sejam acompanhadas de forma ainda mais simples e usual – onde quer que esteja!

Caso decida atuar com uma ferramenta de gestão de faturas como o Bitrix24, vale a pena saber que além da criação e do acesso web/app, você pode acompanhar o status de todas as faturas a partir de diferentes abordagens – incluindo listas, quadros Kanban e até dashboards. O que te permitirá visualizar melhor os dados e programar as suas ações. Vale a pena explorar!

Conclusão

Qualquer empreendedor que deseja prosperar e crescer deve se preocupar com a gestão de faturas para as pequenas empresas. E ainda que pensar em formas de faturar os clientes seja uma das tarefas mais desagradáveis para si, ela faz parte da integridade do fluxo de caixa de todo e qualquer pequeno empreendimento.

A partir das dicas retratadas neste artigo, não há dúvidas de que você poderá gerenciar tais documentos com maior propriedade – lidando com as faturas automaticamente de modo a economizar o seu tempo, evitar problemas desagradáveis e incentivar um fluxo de caixa saudável e regular. É só aproveitar para colocar em prática – as vantagens tendem a ser imensas para a sua empresa.

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