Gerenciamento de prazos: 5 matrizes de priorização e 10 dicas para economizar tempo

Se o gerenciamento de prazos é importante na vida pessoal, no ambiente profissional exige ainda mais atenção. É cada vez mais comum trabalhar com prazos apertados, aumentando o estresse diário. Portanto, você precisa se adaptar e administrar seu tempo caso queira cumprir todas as tarefas. Se busca maneiras de ser mais produtivo, continue a leitura e entenda a seguir como melhorar sua rotina com novos hábitos e estratégias. Vale a pena seguir até o final para conferir nossa dica bônus!

O que é gestão de prazos?

Gestão de prazos engloba todas as ações estratégicas que você toma para deixar seu dia a dia mais produtivo. Se você trabalha sob pressão, gerenciar horários em seus projetos e na liderança de equipes não é mais opcional atualmente. É preciso criar um plano de ação para usar uma ou mais ferramentas para obter resultados na sua lista de afazeres da semana.

Vantagens do gerenciamento de tempo

O gerenciamento de prazos não serve apenas para deixar sua rotina mais organizada. Quando o profissional gerencia seu tempo, consegue ser mais produtivo, evitar a procrastinação e é visto pelos outros profissionais como mais organizado, passando maior credibilidade.

Ao fazer o gerenciamento de tempo, você evita correrias desnecessárias e, com certeza, seu trabalho terá maior qualidade. Quando a administração dos prazos é feita com eficiência, os resultados são percebidos por você e por todos ao redor. Assim você prova seu profissionalismo e melhora sua imagem. Além disso, quando um profissional é organizado, contribui com todos que dependem do trabalho desempenhado por ele. Isso melhora o clima da equipe e evita desentendimentos entre colegas, tornando o ambiente muito mais agradável.

Outro ponto importante a se considerar é que o gerenciamento de prazos também pode melhorar a qualidade de vida, garantindo o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Isso acontece porque quando se é produtivo, são necessárias menos horas extras, por exemplo. Além de ajudar a melhorar seus prazos, o gerenciamento de tempo também é interessante financeiramente. Percebemos que os negócios de clientes aumentaram em até 57% após a integração com inteligência artificial. Além disso, um artigo da International Data Corporation (IDC) mostra que o uso de sistemas integrados com IA pode aumentar a receita global em 11 trilhões até o fim do ano.

Como administrar prazos?

Existem várias maneiras de fazer a gestão do tempo. Elas incluem o uso de ferramentas físicas, bom relacionamento e diálogo com as pessoas ao redor, além da utilização de estratégias e matrizes de gerenciamento. Até mesmo o uso de programas operacionais e gerenciais pode ser útil.

Se você busca um software para auxiliar na sua rotina e fluxo de trabalho, venha conhecer o Bitrix24. Nossos sistemas possuem integração com IA, podem importar e exportar dados, gerar relatórios gerenciais, e são gratuitos. Além disso, caso você queira utilizar algum serviço extra, as taxas são fixas, então você sabe exatamente o que será cobrado.

Um estudo promovido recentemente confirma que nosso CRM consegue poupar e economizar o tempo de gestores e funcionários ao aproveitar suas funcionalidades. Isso ocorre porque processos manuais podem ser delegados ao sistema, que agora possui inteligência artificial em seu processo. Além de softwares essenciais, se você busca técnicas para gerir prazos e trabalhar sob pressão, confira a seguir nossas dicas de otimização e aproveite as melhores para auxiliar nas suas tarefas diárias ou semanais.

1. Use matrizes de priorização

Matrizes de priorização são uma espécie de tabela de organização de rotina. Quando se fala em gestão de tempo, ter uma lista de prioridades é obrigatório. Por isso, reunimos os 5 principais modelos de matrizes de priorização para você usar no trabalho. Entenda de uma vez como priorizar tarefas.

Matriz BASICO

Essa é uma técnica de gestão de prazo que considera os itens abaixo e os pontua. Assim, ajuda a descobrir a relevância da tarefa, perfeita para quem se pergunta como lidar com a pressão e busca otimizar o tempo.

• Benefícios para a empresa (B), considera o quanto sua ação vai impactar nos processos.

• Abrangência dos resultados alcançados (A), leva em conta o impacto positivo nos resultados.

• Satisfação dos funcionários (S), considera o clima operacional e produtividade.

• Investimento necessário para execução(I), observa os custos operacionais e o valor total do investimento.

• Cliente: grau de satisfação com a experiência (C), que seria o grau de satisfação que seu cliente final percebe.

• Operacionalização simples (O), observa o grau de dificuldade na execução da tarefa.

Matriz Esforço x Impacto

Como o próprio nome diz, essa matriz considera a relação direta entre o esforço que você precisa empregar para executar e o resultado percebido após a ação ser concluída. Com ela, é possível entender quais tarefas são mais urgentes. Além disso, essa tabela te ajuda a enxergar que nem todas as tarefas precisam ser realizadas e isso pode ajudar a liberar espaço na sua agenda para outras tarefas mais urgentes. Assim, ela reduz o desperdício de tempo e recurso.

Matriz GUT

A matriz considera três aspectos na tomada de decisão e execução das tarefas: gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). É uma das mais usadas no tratamento de backlogs, aquela lista de tarefas que toda empresa e funcionário tem pendente de execução. Ela te ajuda a descobrir quais itens são prioritários e precisam de atenção especial. Sendo perfeita para ser usada com a análise SWOT, que analisa as oportunidades e fraquezas, internas e externas à organização. Assim como na matriz BASICO, você coloca em tabela e pontua.

Matriz RICE

A matriz de prioridades RICE vem das iniciais Reach (alcance de pessoas), Impact (impacto da tarefa), Confidence (confiança dos resultados que serão alcançados) e Effort (esforço investido). Assim como as outras, você estabelece uma pontuação para os itens que estão sendo analisados.

Para fazer o cálculo, é preciso multiplicar o alcance, impacto e confiança e dividir pelo esforço, recebendo assim uma pontuação. Quanto maior o resultado, mais recomendável que você priorize. Isso ajuda a definir o nível de prioridades.

Matriz de Urgência x Importância

Essa ferramenta de gestão de prazos e cronogramas ajuda a identificar o que é urgente e o que é importante. Tudo que é urgente exige medidas imediatas, enquanto o que é importante precisa ser resolvido com mais cuidado e pode aguardar, se comparado às tarefas urgentes. A vantagem desse modelo é que ele ajuda a identificar o que não é importante, delegar o que é menos relevante, criar estratégias para o que não é urgente e tomar medidas imediatas para resolver o que tem prioridade e urgência na sua empresa.

2. Use ferramentas de monitoramento

Além de estratégias, conheça também algumas ferramentas de gestão de prazos para aplicar na sua rotina de trabalho.

Use agendas

Seja agendas eletrônicas ou em papel, o importante é que você registre tudo. Se não anotar seus compromissos, pode se esquecer e se atrasar. Por melhor que seja sua memória, nunca confie apenas nela. A vantagem de usar esse método é que é muito satisfatório olhar para a agenda e perceber que todas as tarefas foram concluídas. Isso te dará uma maior sensação e realização pessoal e profissional ao final do dia.

Técnica pomodoro

A técnica pomodoro é ótima para ajudar quem tem dificuldade em se concentrar por muito tempo nas tarefas. Funciona assim: você separa 25 minutos se dedicando 100% ao trabalho e descansa por 5 minutos. Existem softwares que marcam esse tempo ou você pode comprar temporizadores físicos à venda na internet. Durante a prática, se achar que 25 minutos são insuficientes, é possível adaptar a técnica e considerar 50 minutos com descanso de 10 minutos. O que importa é que você mantenha o foco no trabalho enquanto o tempo é cronometrado.

3. Não permita distrações

Esse é um dos pontos mais difíceis no planejamento de tarefas diárias, mas tenha em mente que, quando sua tarefa é interrompida, você se desconcentra e precisa retomar o raciocínio toda vez que volta a trabalhar. Por isso, desabilite as notificações de redes sociais e, antes de começar a trabalhar, converse com as pessoas ao redor, explicando gentilmente que você não pode parar enquanto estiver concentrado. Caso alguém tenha dúvidas, coloque-se à disposição nos seus períodos de pausa.

4. Apenas comece esse projeto!

Muitas vezes, perdemos tempo pensando em como realizar certas tarefas e nos motivos para adiar a execução daquelas que não nos agradam. Nossa dica é: se uma tarefa é necessária, dê o primeiro passo e comece, mesmo que você não saiba ao certo como fazer. Ao adiar o inevitável, você se desgasta, perde tempo e reduz sua produtividade. Se você pode resolver algo que leva menos de dois minutos, por que não resolver imediatamente em vez de colocar na agenda e postergar? Não deixe que pequenas tarefas se tornem uma bola de neve a ponto de atrapalhar sua produtividade.

5. Organize seu ambiente de trabalho

Evite a desorganização a todo custo. Pode não parecer, mas você pode perder muito tempo tentando se encontrar em meio à bagunça. Quando mantém seu espaço de trabalho organizado, você não desperdiça tempo e nem se distrai com a desordem.

6. Delegue suas tarefas

Essa dica é válida para gestores e líderes. Se sua equipe é capacitada e experiente, por que não dividir o trabalho e acompanhar o desempenho? Gestores perdem tempo toda vez que assumem tarefas operacionais e rotineiras. Deixe para se preocupar apenas com o gerenciamento de prazos, questões urgentes e funções táticas ou administrativas.

7. Diga não para trabalhos extra

Se você não for cuidadoso, logo vai estar cumprindo tarefas de terceiros e deixando de cumprir seu cronograma de tarefas. Então, a menos que tenha certeza de que pode dar conta das tarefas extras, evite aceitar mais obrigações além das suas. Se possível, explique que seria imprudência sua aceitar trabalho extra enquanto suas funções ainda não foram terminadas.

8. Revise sua agenda periodicamente

Como as atividades mudam frequentemente, seu cronograma também precisa acompanhar as variações. Por isso, é necessário reservar um tempo para revisar seus compromissos e prioridades. Isso pode ser feito semanal ou diariamente, dependendo do seu cargo, função e da dinâmica da empresa.

9. Separe um tempo para você

Se engana quem pensa ser produtivo pular horários de pausa ou almoço. Seu cérebro precisa de descanso, exercícios, sono e interação social saudável. Além disso, jamais deixe de consultar ou fazer exames por estar ocupado. Não ignore os sinais do seu corpo. Isso é essencial para evitar doenças. Se lembre que por mais motivado e bem-intencionado que você seja, ninguém é realmente produtivo quando está esgotado.

Cada pessoa tem um ritmo diferente e algumas simplesmente não conseguem ser produtivas em determinados horários. Então se você já sabe disso, deixe para resolver o que for mais simples no seu cronograma de atividades diárias, nos momentos em que você não tem tanta energia. Aproveite os períodos de maior produtividade para resolver o que for mais complexo e trabalhoso. Além disso, se possível, tente adaptar sua jornada de trabalho para coincidir com os horários em que você está mais disposto. Assim seu gerenciamento de prazos será mais eficiente

10. Evite reuniões longas

Pode parecer contraditório, já que reuniões são importantes para alinhar informações entre equipes e lideranças, mas será que elas são realmente sempre necessárias? Em alguns casos, e-mails bem escritos ou até mesmo comunicados rápidos podem resolver seus problemas. Portanto, se você organiza reuniões, tente ser sucinto.

Além disso, quando as reuniões ocorrerem, elas devem ser diretas e levar apenas o tempo necessário para o alinhamento, evitando se prolongar de forma desnecessária. Esses pontos precisam ser revistos para que ninguém perca tempo e interrompa suas funções por mais tempo.

Dica bônus – Use o Bitrix24

O mundo da tecnologia nunca foi tão bom em ajudar em pequenas tarefas. Assim, sempre que possível, vale a pena aproveitar suas funcionalidades. Se isso for aliado à inteligência artificial, melhor ainda, pois você consegue aumentar ainda mais sua produção. Além disso, a tecnologia e os sistemas de gerenciamento de prazos permitem o trabalho e reuniões remotas, também economizando tempo com deslocamentos. Independentemente da modalidade de trabalho, nosso sistema é perfeito para sua empresa

Um software inteligente sempre ajuda a poupar tempo, pois nele é possível gerar relatórios rapidamente e alimentar os dados de maneira simples. Desta forma, se você trabalha com prazos apertados, o Bitrix24 é perfeito para sua empresa. Conheça nossas soluções e descubra o que há de melhor no mercado!