O gerenciamento de projetos tende a ser associado a grandes negócios com um certo grau de complexidade. Contudo, o gerenciamento de projetos em pequenas empresas já é uma realidade há bastante tempo.
Assim como nos grandes negócios, a importância do gerenciamento de projetos em pequenas e médias empresas não pode ser ignorada. Afinal, ele também pode desempenhar um papel fundamental, bem como trazer diversos benefícios para pequenos negócios.
O que é gerenciamento de projetos?
A princípio, o gerenciamento de projetos se refere ao processo de planejar bem como organizar e controlar os recursos disponíveis para um projeto. Além disso, esses recursos se referem tanto a bens como a recursos humanos.
Em grandes empresas, a gestão eficiente de projetos sempre foi vista como um ponto chave para o sucesso.
Contudo, hoje em dia com ferramentas cada vez mais acessíveis aos pequenos negócios, faz sentido que as pequenas empresas também façam uso do gerenciamento de projetos.
Aliás, o próprio Bitrix24 oferece uma ferramenta para gestão de projetos e tarefas grátis para pequenos negócios. Ainda assim, uma vez que o seu negócio escale, você pode migrar para planos com ainda mais ferramentas para gerenciar recursos.
Como aplicar gerenciamento de projetos em pequenas empresas?
Em primeiro lugar, a principal diferença entre o gerenciamento de projetos para pequenas empresas em comparação às grandes é a escalabilidade. No entanto, a aplicação e os métodos são bastante similares.
Há vários benefícios para a adoção de ferramentas para gerenciamento de projetos em pequenas empresas. Então, selecionamos alguns deles que podem fazer a diferença na hora de escolher a ferramenta certa.
1. Aumento nas chances de sucesso de projetos
Geralmente, pequenas empresas tendem a ter maior dificuldade de gerenciar um projeto. Afinal, elas certamente têm menos recursos disponíveis que as grandes empresas para se dedicar a um projeto.
Por isso, elas não podem desperdiçar nenhum recurso escasso. A melhor solução para isso é usar ferramentas de gerenciamento de projetos para pequenas empresas para minimizar essas perdas.
Por consequência, as chances do projeto ser bem sucedido são muito maiores.
2. Controle de despesas
Este é certamente um dos benefícios mais relevantes para pequenas empresas onde os recursos são realmente escassos. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos em pequenas empresas permite você controlar de perto todos os gastos.
Igualmente, controlar as despesas de um projeto significa controlar o progresso do projeto. Aliás, o Bitrix24 permite que os usuários controlem todas as suas despesas, bem como fornece orçamentos e faturas automatizadas gratuitamente.
3. Rastreamento do tempo
O tempo é sem dúvidas um dos recursos mais importantes e preciosos de qualquer negócio. Ao passo que você rastreia em detalhes para onde está indo o tempo de cada um dos funcionários, você pode otimizar o seu uso.
Em grandes projetos tanto quanto em pequenos projetos, o controle de tempo é fundamental para o sucesso. Ao planejar e executar um projeto, você deve ter em mente os prazos para a realização das tarefas e atividades.
Além disso, é preciso ter em mente um tempo estimado para a conclusão de cada parte do projeto. Dessa forma, através de uma ferramenta de controle de tempo como o Bitrix24, você pode analisar os resultados obtidos.
4. Análise de métricas a longo prazo
Um dos grandes benefícios do gerenciamento de projetos em pequenas empresas é a possibilidade de ter tudo documentado. Dessa forma, você tem acesso a uma base de dados e informações úteis para projetos futuros.
Portanto, os pequenos negócios têm o poder de analisar se houveram erros e onde eles foram cometidos. Por exemplo, erros relacionados ao cálculo de orçamento, controle de tempo, gestão de tarefas entre outros.
Se for descoberto que o tempo foi desperdiçado, é possível analisar a razão. Por consequência, uma empresa pode elaborar uma estratégia diferente para corrigir esse aspecto e evitar os erros do passado.
A longo prazo, a análise de métricas e resultados é fundamental, sobretudo para o sucesso de projetos.
5. Organização e colaboração em equipe
Uma dificuldade encontrada por muitas pequenas empresas está justamente na organização e colaboração. Isto é, a ausência de ferramentas apropriadas ou mesmo a utilização inadequada delas leva a uma perda de produtividade.
Uma ferramenta que permite o armazenamento de todos os dados de um negócio na nuvem é bastante útil. Além de representar uma economia em documentos impressos e colaborar com o meio ambiente, também facilita a organização e colaboração.
Através de uma plataforma centralizada como um CRM, todos os usuários podem ter acessos a diversos documentos instantâneamente. Ademais, há a possibilidade de colaborar simultaneamente na edição de documentos.
Tudo é sincronizado em tempo real e backups automáticos são feitos para mitigar qualquer risco.
6. Tarefas e papéis bem definidos
Em pequenos negócios sem gerenciamento de projetos, diversos problemas de contabilidade podem surgir. Por exemplo, no processo de delegação de tarefas e funções, se tudo não for bem documentado, diversos contratempos podem surgir.
Um deles é quando uma tarefa não é concluída no prazo e não se sabe o porquê. Ou seja, você pode dizer que a tarefa era para ser feita por um determinado membro da equipe. Por outro lado, ele diz que essa tarefa não lhe foi passada.
Afinal, se não há provas do que aconteceu, quem será responsável pelo atraso?
Por isso, é importante usar uma ferramenta de gestão de projetos em pequenas e médias empresas. Uma vez que você a usa corretamente, todas as tarefas, prazos e responsabilidades estarão bem definidas e problemas desse gênero serão inexistentes.
Qual é a melhor ferramenta para gerenciamento de projetos em pequenas empresas?
Existem diversas ferramentas para gerenciamento de projetos em pequenas empresas. Nesse sentido, algumas delas oferecem gestão de tarefas, algumas oferecem controle de tempo, outras controle de despesas entre outros recursos.
Contudo, o Bitrix24 oferece tudo isso e muito mais. Como um CRM, ele permite que você gerencie os mais diversos aspectos do seu negócio. Desde a captura e classificação de leads até a análise de funil de vendas.
Além disso, ele oferece a infraestrutura necessária para a comunicação e colaboração em equipe. Portanto, você poderá ter
calendários compartilhados, grupos de trabalho, armazenamento em nuvem e diversos outros recursos.
