A gestão de equipes remotas é uma nova realidade das empresas do século XXI. Com a popularização da internet e o desenvolvimento de uma infraestrutura digital cada vez mais robusta, uma cultura de trabalho remoto já faz parte realidade de muitos negócios.
Com isso, surgiram também diversos obstáculos para os gestores e líderes de departamentos. Afinal, a gestão de equipes remotas tem várias peculiaridades que a diferencia de uma equipe de escritório.
Para aqueles que ainda estão se adaptando a essa nova realidade, há diversas dicas que podem ajudar a melhorar a gestão a distância. Por isso, preparamos um guia de 7 dicas para facilitar a gestão de equipes remotas.
Qual é a diferença entre gerir equipes remotas e de escritório?
Antes de mais nada, essa é uma pergunta válida e que, apesar de óbvia, se faz essencial para adaptar-se a essa realidade. A gestão de equipes remotas não se trata apenas de adaptar-se a trabalhar a distância e usar novas ferramentas.
Sim, você precisará aprender a usar novas ferramentas de comunicação, produtividade, gestão de projetos, tarefas e muito mais. Contudo, indo ainda mais além, você precisa criar uma cultura de trabalho remoto onde a equipe possa trabalhar de forma organizada, coesa e harmônica.
Para isso, você precisa entender os desafios da gestão a distância e auxiliar os membros da equipe nas suas próprias jornadas de adaptação a essa rotina.
7 dicas de como gerenciar equipes remotas
Agora vamos ao que realmente interessa, ou seja, o que devo fazer para melhorar a gestão de equipes remotas na minha empresa?
1. Aproveite o máximo da tecnologia
A primeira coisa que você deve entender para gerir equipes remotas eficientemente é: A tecnologia é a sua maior aliada. Isto é, se você tem dificuldades com o uso de certas tecnologias, como espera ajudar os membros do seu time com suas dificuldades?
Por isso, é essencial que você domine todas as tecnologias relevantes aos processos internos da sua posição.
Além do conhecimento de ferramentas da sua área, é indispensável conhecer as principais ferramentas de comunicação (bate-papo, chat em grupo, videoconferência), colaboração simultânea, planejamento e muito mais.
Um software como o Bitrix24 pode ser a solução ideal pois ele integra todas essas ferramentas e muitas outras em um ambiente centralizado.
2. Comunique-se ainda mais
A comunicação é a chave para o sucesso de qualquer projeto, este é um clichê bastante conhecido. De fato, ele é amplamente conhecido porque é uma grande verdade, ainda mais no na gestão de equipes remotas.
Ao trabalhar com pessoas em localidades diferentes, a comunicação é o aspecto mais afetado. Ou seja, você não tem mais a possibilidade de ir ao escritório ao lado em questão de segundos para tirar uma dúvida.
Para isso, você precisará contactar via mensagem ou chamada e contar com que a pessoa esteja disponível no momento. Não deixe que a distância física entre a equipe se torne uma barreira na rotina de trabalho.
Então, comunique-se ainda mais do que faria em um local de trabalho físico. Faça uso de e-mail, bate papo, grupos, chamadas de áudio e vídeo e tudo o que estiver ao alcance para manter-se em contato com todos os membros da equipe rotineiramente.
3. Saiba como gerir as expectativas da equipe
As expectativas são um aspecto que não pode ser negligenciado ao gerenciar uma equipe, seja ela remota ou não. Com o advento da distância, pode ser mais difícil identificar como os membros da equipe reagem às suas decisões.
É importante que você defina metas, objetivos e possa mensurar o progresso de cada funcionário em suas funções. Contudo, você deve estar preparado para lidar com membros da equipe que enfrentam dificuldades em se adaptar à rotina.
Então, provenha um guia adequado para que cada membro do time saiba o seu papel, suas responsabilidades e acima de tudo preze pelo equilíbrio entre a saúde mental/física e o trabalho.
4. Esteja aberto ao feedback
O papel de um gestor é liderar uma equipe, mas muitos se esquecem que muitas vezes os melhores gestores escutam mais do que falam. Ou seja, há momentos para dar instruções, coordenar, organizar e externar o que você.
Por outro lado, também há momentos em que apenas escutar os membros da sua equipe é a melhor decisão. Deixe-os à vontade para falar sobre suas tarefas, dificuldades e dicas para melhorar a rotina do trabalho remoto.
Quando há um canal de comunicação aberto, certamente os membros da equipe sentirão confiança e respeito, por consequência, as relações profissionais serão muito mais harmoniosas.
Mas lembre-se de fazer uso do feedback dado pelo time ou então eles estarão cada vez menos propensos a se comunicar.
5. Seja flexível com os horários
A grande vantagem do trabalho remoto é a flexibilidade. Podem existir outros pontos favoráveis, mas nenhum deles supera a flexibilidade de poder fazer os seus próprios horários.
Então, ao gerir uma equipe à distância, não adianta lutar contra a natureza do trabalho remoto. Isto é, deixe os funcionários livres para fazer seus horários de acordo com seus tempos mais produtivos e adequados.
Ainda assim, reserve pelo menos algum momento diário fixo para a comunicação e análise de resultados
6. Trabalhe com resultados tangíveis
Sabemos que há metas e resultados que devem ser obtidos e por isso existe um planejamento. Contudo, você não precisa ficar no pé de cada membro da equipe para que ele faça a sua parte.
Assim como no escritório, não é recomendável cobrar um funcionário por resultados a cada hora, o mesmo vale para o trabalho remoto. Então, trabalhe com resultados tangíveis e dê liberdade para que cada um trace sua própria estratégia para atingi-los.
Dessa forma, você não precisa seguir controlar cada aspecto. Enquanto cada membro do time estiver se comunicando bem e entregando os resultados esperados, não há razão para cobranças exageradas.
7. Promova a interação social da equipe
O isolamento e a distância são um dos principais problemas que dificultam a gestão de equipes remotas. Cada indivíduo é um universo à parte, ou seja, alguns se adaptam perfeitamente à rotina e quase não se incomodam com a falta de interação cara a cara.
Por outro lado, outros membros da equipe sofrem bastante com o isolamento e a falta de contato humano. Como um bom gestor, é sua função promover momentos de interação social entre a equipe.
Por isso, além das reuniões de trabalho, é importante ter momentos de descontração em equipe. Então, eventualmente promova momentos de interação fora da rotina de trabalho que faça com que os membros do time sintam-se mais do que apenas um funcionário.
Que tal uma hora da pizza? Um pequeno happy-hour via videoconferência? Considere as possibilidades e o interesse de cada um, claro, prezando sempre pela manutenção de relações profissionais saudáveis.
