Gestão de tarefas: 7 recursos essenciais para o sucesso da colaboração

Não importa o tamanho da empresa: todos os negócios devem contar com a gestão de tarefas se pretendem alcançar ótimos resultados. Embora muitos pensem que a administração dos processos é um “bicho de sete cabeças”, ela não precisa ser algo tão complicado!

Com a utilização das ferramentas e funcionalidades certas, a gestão de tarefas para equipes se torna fluida e facilitada. Para auxiliar o processo, reunimos 7 recursos que são cruciais para atingir o máximo de colaboração e produtividade com o gerenciamento on-line. Confira-os e coloque em prática!

Afinal de contas: o que é gestão de tarefas?

Compreender conceitos básicos é o passo inicial para ter sucesso com a colaboração e gestão de tarefas. Mas qual é o significado do termo, afinal? Gerenciar tarefas significa monitorar o andamento do trabalho, desde que uma atividade é criada até sua completa finalização.

Não importa se estamos falando de uma situação de rotina ou esporádica, é preciso pensar e organizar o passo a passo de cada tarefa, gerenciando os processos que devem ser cumpridos para que ela seja finalizada.

O que é essencial para o sucesso na colaboração em gestão de tarefas?

Por sorte, existem soluções on-line que auxiliam equipes, organizando demandas e permitindo sinergia entre os trabalhos. Mas, a verdade é que não adianta simplesmente colocar para rodar uma ferramenta de gestão de tarefas.

Existem recursos que precisam estar inclusos na plataforma (e que devem ser colocados em prática) para chegar aos resultados desejados. Listamos as 7 principais funcionalidades logo abaixo:

1. Comunicação versátil e de ponta

Um dos pilares para a colaboração efetiva e o gerenciamento de tarefas adequado é a comunicação. Sem a interação ideal, é muito difícil transmitir informações, trocar insights e acompanhar a progressão de um trabalho.

Por isso, equipes tendem a atingir o máximo de sucesso quando investem em recursos comunicativos. Em paralelo, o ideal é que a empresa estimule o senso comunitário e instigue para que os colaboradores se sintam parte integrante da cultura organizacional. Quanto maior a interação, melhores serão os resultados.

Ao decidir por um software de gestão de tarefas, garanta que o sistema inclua ferramentas de comunicação facilitadas. Sempre que possível, utilize plataformas com múltiplas opções, incluindo não só mensagens de texto, como também áudios e vídeos – já que cada colaborador tem uma maneira preferencial de se comunicar.

2. Calendários pessoais e em grupo

Outro recurso que precisa estar presente no gerenciamento de tarefas é o calendário. Afinal de contas: projetos e suas atividades devem ser cumpridas dentro dos respectivos prazos – e visualizá-los com facilidade só agrega benefícios para o andamento do trabalho.

A colaboração adequada envolve sincronia, que pode ser atingida com o uso de calendários de grupo. Assim, todos os membros de um time podem conferir com transparência o que está sendo feito – organizando a sua própria rotina de trabalho.

Um ótimo exemplo de interface que agrega o uso conjunto de calendários e funções de gestão de tarefas é o Bitrix24. Vale a pena conferir!

3. Progressão gráfica do trabalho

Nem sempre os supervisores obtêm o máximo de informações apenas com a leitura convencional. Muitas vezes, é preciso apelar para recursos gráficos, visando mensurar o progresso e acompanhar o que está sendo realizado.

Para garantir que a colaboração na gestão de projetos está sendo efetiva, os responsáveis devem contar com funcionalidades extras como diagramas. Exemplos excelentes são o quadro Kanban (que possibilita enxergar tarefas feitas, em andamento e a fazer) e o gráfico de Gantt (com envolvidos e progresso das etapas). 

4. Relatórios de acompanhamento

Os relatórios são peças-chaves não apenas quando um projeto já foi concluído. Quando a tarefa ainda está em andamento, eles promovem assistência para identificar possíveis falhas ou opções de melhoria.

Uma coisa é certa: de nada adianta realizar projetos constantemente se uma equipe não dá uma pausa para analisar seus próprios resultados. Por isso, interfaces que permitem emitir relatórios são muito mais eficientes e proveitosas do que as que não o fazem.

Portanto, para atingir sucesso com a colaboração, gere relatórios antes mesmo do progresso estar finalizado. Identificando lacunas e propondo estratégias de otimização, sempre é possível alcançar resultados mais proveitosos com qualquer trabalho. 

5. Monitoramento de produtividade

Outro ponto essencial na gestão de tarefas é acompanhar o aproveitamento da carga horária e sua relação com os índices de produtividade. Os funcionários estão produzindo e cumprindo com obrigações dentro dos prazos e níveis esperados?

Tal análise promove insights positivos até mesmo para a atribuição de tarefas. Afinal de contas: quando os colaboradores são colocados em funções com as quais possuem familiaridade, tendem a entregar resultados excelentes de forma muito mais rápida. Preste atenção em todos esses detalhes!

6. Tarefas pré-prontas

Equipes que desejam atingir o máximo de automação na gestão de tarefas precisam deixar modelos prontos para serem utilizados. Muitos processos diários tendem a ser repetidos ao longo do ano – e os templates pré-prontos podem ser grandes aliados.

Isso poupa tempo e outros recursos, otimizando a carga horária de trabalho de cada funcionário. Sem contar que o estresse de repetir tarefas continuamente pode prejudicar a saúde mental e levar a prejuízos colaborativos. Por isso, lembre-se que funcionalidades que promovem automação são essenciais.

7. Criação de checklists

E, por fim, não poderíamos deixar de fora o recurso de criação de checklists. Feitas para facilitar a vida, as listas de verificação possibilitam incluir item a item, abordando tudo que precisa ser realizado.

A vantagem é que quando o checklist é bem dividido, os colaboradores acompanham melhor seu próprio fluxo de trabalho. E, ainda, supervisores visualizam com maior precisão as etapas que estão programadas.

Escolha a melhor ferramenta de gestão de tarefas para você 

Engana-se quem pensa que é “fichinha” responder qual é a melhor interface para gerenciar projetos on-line. Pois a verdade é que tudo depende das suas reais necessidades.

Muitas vezes, não importará nada se uma plataforma é altamente tecnológica mas não é usual para sua equipe. É preciso encontrar o equilíbrio entre as necessidades de rotina e os recursos ofertados.

Uma dica útil nesse sentido é experimentar o Bitrix24: um software de gestão de tarefas gratuito. O grande benefício é que ele é fácil de usar e tem várias funções integradas. Por isso, é uma ótima opção para testar e ver se há adaptação conforme suas prioridades.