Gestão do conhecimento: Qual a sua importância para as organizações?

O conhecimento empresarial é um dos elementos mais importantes para estabelecer um negócio de sucesso. Nesse sentido, os líderes, gerentes e treinadores precisam desenvolver métodos de identificar, coletar e compartilhar esse ativo para o futuro.

Para isso, é indispensável garantir a sua segurança e disponibilidade em tempo real para os empregados da organização. A combinação de todos esses critérios é chamada de gestão do conhecimento. Resumidamente, esse termo é definido por Tom Davenport, como o processo de capturar, distribuir e usar efetivamente o conhecimento.

A seguir, mostraremos como funciona essa estratégia e qual sua importância dentro de empresas e organizações. Portanto, continue lendo para sanar qualquer dúvida relacionada a este assunto.

O que é gestão do conhecimento?

A gestão de conhecimento é um processo que abrange diferentes técnicas com a intenção de usar de forma mais eficiente o conhecimento empresarial. Ela envolve a criação de sistemas para a captura, armazenamento e compartilhamento da sabedoria de uma organização. Nesse sentido, a sua principal meta é transformar informações valiosas em ativos que podem ser posteriormente utilizados para resolver problemas, integrar rapidamente novos membros da equipe, facilitar a tomada de decisões ágeis e impulsionar o crescimento do negócio.

Logo, ao usar uma base de dados central de conhecimento, a empresa facilita a guarda e acesso a esse recurso. Existem alguns passos fundamentais que podem ajudar a realizar uma gestão do conhecimento otimizada:

• Criação: Essa é uma das etapas mais importantes, pois é nesse momento em que você gera ou coleta o conhecimento. Isso engloba obter dados, informações e outros elementos que ajudem na expansão do aprendizado.

• Organização: Essa etapa consiste em aplicar práticas de gestão de capital intelectual, filtrando e estruturando os sistemas de armazenamento do conhecimento. Portanto, é necessário catalogar as informações e protegê-las para evitar a perda, exclusão e alterações de conhecimento valioso.

• Compartilhamento: Após implementar um ambiente seguro para transmitir o conhecimento, você pode abrir o acesso aos outros colaboradores. Desse modo, todos podem aproveitar o capital intelectual da empresa.

Os benefícios da gestão do conhecimento

A implementação de uma gestão do conhecimento traz uma série de benefícios para diferentes áreas de uma empresa, melhorando a eficiência organizacional de diversas maneiras. Ao organizar sistematicamente o conhecimento, facilita-se o acesso à informação, o que agiliza a consulta de dados e otimiza o tempo de aprendizado dos colaboradores. Isso não apenas previne o esgotamento profissional, tornando o desenvolvimento de projetos de alta demanda mais eficiente e menos desgastante, mas também contribui para a prevenção da síndrome de burnout.

Embora a implementação de ferramentas de gestão do conhecimento envolva custos iniciais, elas resultam em uma redução significativa de despesas a longo prazo, especialmente nas áreas de treinamento e desenvolvimento profissional da equipe. A economia gerada e a otimização de recursos justificam esse investimento inicial, garantindo um retorno sobre o investimento.

Além disso, a padronização de procedimentos se torna possível, uma vez que o conhecimento disponível permite que a equipe compreenda as rotinas operacionais de forma mais detalhada e as execute com maior precisão, minimizando erros. A promoção do aprendizado contínuo dentro do negócio também acelera o tempo de resposta aos processos principais, facilitando tomadas de decisão mais rápidas e eficazes em resposta às demandas diárias.

Por que a gestão do conhecimento é crucial para sua organização?

Em seguida, destrincharemos diversos fatores que indicam o porquê da gestão do conhecimento ser um aspecto tão importante para otimizar a produção, aumentar a competitividade e melhorar as tomadas de decisões no longo prazo.

Permite processos de tomada de decisão mais eficazes devido ao acesso à vasta informação disponível

Sistemas de gestão do conhecimento permitem que os trabalhadores estudem, acessem e utilizem o capital intelectual da empresa. Desse modo, as pessoas envolvidas se tornam mais confiantes e podem fazer uso de dados relevantes ao analisar uma escolha difícil que precisa ser tomada.

Esse recurso ainda agiliza o processo ao diminuir a necessidade de coletar novas informações, aprimorando a velocidade da tomada de decisão. Afinal, o aprendizado organizacional reforça as justificativas de uma escolha e facilita a sua explicação com base em fatos sólidos e pertinentes.

Aumenta a produtividade e eficiência ao diminuir o tempo gasto

Um dos principais desafios para cumprir prazos de entrega é a carência de conhecimento específico. Esta lacuna impacta negativamente a produtividade dos colaboradores, que muitas vezes não dispõem das informações necessárias para concluir suas tarefas, além de abalar a confiança daqueles cujos projetos dependem delas. Além disso, há um considerável desperdício de tempo com correções de erros e resolução de problemas.

Nesse sentido, os processos de gestão do conhecimento reduzem consideravelmente o tempo gasto na busca por informações e aumentam a produtividade geral. Consequentemente, os projetos têm maior probabilidade de serem finalizados dentro dos prazos estipulados e com menos contratempos.

Estimula a inovação e aprendizado ao promover um ambiente que encoraja o compartilhamento de ideias

Um dos benefícios das boas práticas de gestão do conhecimento é o surgimento de um ambiente que promove a colaboração em equipe e compartilhamento de ideias. Desse modo, o processo de aprendizado institucional é fomentado continuamente.

Isso leva à economia de tempo e dinheiro a longo prazo, ao reduzir a necessidade de aplicar treinamentos mais frequentes. Além disso, as reuniões de planejamento e discussões de casos se tornam mais dinâmicas e profundas com a contribuição de ideias de todos os participantes.

Essa iniciativa é vantajosa ao abordar problemas ou situações que exigem mudanças rápidas no plano inicial. Nesse contexto, os membros da equipe terão a oportunidade de apresentar propostas de soluções criativas visando aprimorar o processo de gestão de inovação.

Aprimora a satisfação do cliente ao fornecer serviços e suporte de melhor qualidade

Funcionários bem treinados, com acesso ao conhecimento adequado, proporcionam um serviço superior aos clientes da sua empresa. Por exemplo, a experiência de contratar um serviço e esclarecer dúvidas com um consultor altamente qualificado e acessível, capaz de oferecer detalhes técnicos quando solicitado, é muito mais gratificante.

No entanto, o treinamento dos agentes por si só não é suficiente. Um sistema eficaz de gestão do conhecimento é igualmente crucial. Dessa forma, dados e procedimentos são centralizados em um software de base de conhecimento, simplificando o acesso para todos. Além disso, se a sua empresa opera globalmente, colaboradores de todo o mundo podem aproveitar os benefícios dessa ferramenta.

Facilita a comunicação ao promover uma cultura de diálogo aberto e colaboração em equipe

A cultura de colaboração e trabalho em equipe é fundamental para o funcionamento eficaz de uma empresa bem-sucedida. A gestão do conhecimento desempenha um papel essencial ao promover a comunicação entre os funcionários e facilitar o compartilhamento de ideias. Abaixo, apresentamos alguns exemplos de como essa estratégia pode ser aplicada para aumentar a eficácia da sua operação:

• Esteja aberto a feedbacks: converse com as pessoas envolvidas na sua operação para obter opiniões sobre o seu desempenho e o andamento geral do projeto. Desse modo, poderá absorver críticas construtivas e sugestões de melhoria sinceras.

• Use ferramentas de comunicação: aproveite a tecnologia atual para disponibilizar diferentes métodos de contato usando um software de comunicação. Isso pode abranger conversas por e-mail, chat, chamadas de vídeos, entre outros meios.

• Seja original e criativo: promova a inovação dentro de sua equipe para buscar maneiras de aprimorar procedimentos já existentes.

• Fomente o aprendizado contínuo: como explicamos anteriormente, conhecimento é um dos ativos mais valiosos de um negócio exitoso. Então, incentive a ampliação da base de conhecimento de sua organização via compartilhamento de ideias e estudos;

• Fique atento aos fatos: essa etapa consiste em acompanhar de perto tudo o que está acontecendo na empresa. Por exemplo, feedbacks de clientes, problemas no processo descritos pelos funcionários, entre outros pontos.

• Tenha diálogos abertos: permita que a equipe tenha discussões, especialmente quando surgirem problemas ou quando você perceber um bloqueio ou obstáculo no procedimento operacional padrão que dificulte o seu funcionamento apropriado.

Combinar essas dicas com outras estratégias de gestão de conhecimento impulsionará a eficiência de sua empresa. Continue lendo para descobrir mais benefícios.

Preserva o conhecimento organizacional ao garantir a segurança da informação e experiências valiosas

Incorporar todo o aprendizado disponível na empresa é essencial para o conhecimento organizacional. Isso abrange o capital intelectual da equipe, feedbacks dos clientes, campanhas bem-sucedidas e outros elementos fundamentais.

Empresas bem-sucedidas frequentemente empregam técnicas de gestão do conhecimento para preservar essas informações ao longo do tempo. Confira a seguir uma lista dos tipos de conhecimento relevantes para serem armazenados em sua base de dados:

• Explícito: trata-se de um conhecimento facilmente formalizado, registrado e transmitido adiante. Isso inclui manuais, procedimentos operacionais, documentos de texto, fotos ou vídeo e outras mídias.

• Individual: talentos, educação, habilidades e experiências de uma pessoa ao longo da sua vida profissional. Este conhecimento é único de cada indivíduo e pode ser compartilhado de diferentes maneiras.

• Coletivo: a contribuição de todo o conhecimento compartilhado pelas partes integrantes de uma empresa, transcendendo as habilidades pessoais. Este é codificado e compartilhado em reuniões de equipes de trabalho, comunidades profissionais e outras experiências coletivas da organização.

• Tácito: refere-se a habilidades difíceis de formalizar, guardar ou transmitir de forma explícita. Na maioria das vezes, são talentos pessoais, baseados na experiência individual, intuição e insights.

Fortalece a vantagem competitiva ao impulsionar o conhecimento organizacional para uma inovação ágil

O conhecimento é um ativo indispensável para manter uma empresa competitiva no mercado. Em qualquer área de atuação, as mudanças frequentes exigem inovação e agilidade das organizações para criar e lançar novas soluções que atendam a novos critérios de qualidade.

Além disso, a evolução continua é crucial para sobreviver e obter êxito em nichos cada vez mais acirrados. Para alcançar esse objetivo, a acumulação de conhecimento, habilidades e ideias é o primeiro passo para estar à frente da concorrência.

Nesse sentido, a gestão eficaz do conhecimento não apenas fortalece a vantagem competitiva de uma empresa, mas também a capacita a inovar continuamente, adaptar-se rapidamente às mudanças e manter uma posição de destaque em seu setor de operação.

Apoia a conformidade e gestão de riscos ao centralizar o conhecimento para mitigar imprevistos

Entender como a gestão do conhecimento pode ajudar a lidar com riscos e problemas é crucial para qualquer empresa. Esta prática apoia a conformidade e a gestão de riscos ao centralizar informações vitais, possibilitando a mitigação de imprevistos e facilitando a implementação de planos de contingência, muitas vezes baseados em experiências passadas.

Nessa mesma linha, os dados desempenham um papel fundamental na gestão de riscos e, ao coletar, analisar e interpretar informações relevantes, é possível identificar padrões, tendências e potenciais ameaças às operações. Uma consulta rápida à base de dados pode, em alguns casos, fornecer respostas ágeis e fundamentadas para solucionar problemas emergentes. Adicionalmente, revisar e otimizar processos operacionais permite que a empresa reconheça e corrija pontos fracos, falhas ou ineficiências que possam acarretar riscos operacionais e assegura uma abordagem controlada e consistente diante de situações de risco.

Além disso, políticas claras e específicas para questões de segurança, conformidade regulatória, ética empresarial, entre outras, estabelecem um ambiente de trabalho seguro e transparente. Quando bem definidas, elas criam uma base para decisões consistentes e informadas.

Embora a perfeição seja um ideal inatingível, e todos os projetos possuam seus riscos, adotar estratégias de gestão do conhecimento pode ser uma tática eficaz para minimizar os efeitos de situações imprevisíveis, permitindo respostas rápidas e eficientes.

Possibilita a resolução de problemas mais rapidamente ao agilizar a sua identificação e solução

Continuando nessa linha de raciocínio, as empresas enfrentam frequentemente desafios complexos em suas operações, tornando essencial a capacidade de tomar decisões ágeis e fundamentadas.

Com o acesso a uma base de conhecimento consolidada, é viável manter a serenidade e procurar as soluções mais adequadas disponíveis neste recurso central. Dessa forma, a gestão do conhecimento torna-se um elemento chave para mitigar problemas de maneira eficiente.

Através da utilização dos dados armazenados no software, é possível encontrar informações pertinentes para cada situação. Adicionalmente, ao identificar ou implementar uma solução inovadora, há a possibilidade de registrá-la na base de dados, tornando-a acessível para utilização futura por todas as equipes.

Otimiza o treinamento e integração ao simplificar a formação e incorporação de colaboradores

Contratar funcionários é uma tarefa que demanda assertividade, pois avaliações equivocadas podem resultar em desperdício de tempo e recursos para a empresa. Uma prática comum é buscar candidatos que já possuam as habilidades necessárias para a vaga em questão. No entanto, uma abordagem complementar e eficaz envolve o uso da gestão de conhecimento para facilitar a integração do novo colaborador no projeto.

Através da gestão de conhecimento, o novo funcionário pode ser direcionado de forma mais eficiente, utilizando-se da base de dados disponível para absorver rapidamente os procedimentos e se tornar um membro produtivo da equipe.

Isso não apenas acelera o processo de integração, mas também garante que o novo colaborador esteja alinhado com as práticas e objetivos da empresa desde o início, aumentando a sua eficácia e contribuição para o sucesso do projeto. Além de economizar tempo e recursos, essa decisão fortalece a cultura organizacional ao facilitar uma transição suave para os novos integrantes da equipe.

Aprimore sua gestão de conhecimento usando as ferramentas certas

Sem as ferramentas adequadas, todas as dicas que abordamos neste artigo possuem eficácia limitada. Além de seguir as estratégias, você precisa de um serviço que o ajude a estruturar o seu conhecimento organizacional de forma centralizada e coordenar as suas equipes de trabalho.

O Bitrix24 oferece múltiplas ferramentas para manter seu conhecimento seguro e bem organizado. Ele integra um conjunto abrangente de funcionalidades, incluindo uma base de conhecimento para centralizar informações importantes, ferramentas de gestão de tarefas e projetos para coordenar esforços de equipe, CRM para gerenciar interações com clientes e ferramentas de comunicação interna, como chat e videoconferência para facilitar a colaboração. Essas funcionalidades tornam mais fácil capturar, armazenar e compartilhar o conhecimento da empresa de forma eficaz. Assine o Bitrix24 agora para aprimorar sua gestão de conhecimento e impulsionar seu crescimento.

Perguntas frequentes

Alguns elementos essenciais que compõem um sistema de gestão do conhecimento eficaz são pessoas criativas que compartilham constantemente sua sabedoria, processos de fluxo de trabalho, tecnologia para facilitar o armazenamento, recuperação e acesso. Além disso, é importante a provisão de conteúdo suficiente para cultivar e desenvolver o aprendizado e uma estratégia clara para direcionar estes elementos de forma correta.

A gestão do conhecimento beneficia o desempenho organizacional ao simplificar o aprendizado e a inovação. Além disso, um bom gerenciamento agiliza a tomada de decisão em questões relevantes, aprimora a satisfação dos clientes, minimiza a perda de conhecimento e fortalece o compartilhamento de ideias, bem como a colaboração em equipe.

Para melhorar o compartilhamento do conhecimento, as organizações podem implementar plataformas de gestão que facilitam o armazenamento, a busca e a recuperação de informações, além de promover uma cultura de aprendizado contínuo e compartilhamento aberto entre os colaboradores. Estratégias como a realização de workshops, sessões de treinamento e o incentivo ao uso de redes sociais corporativas também são eficazes para estimular a troca de conhecimentos e experiências.