Guia de Cotações de Vendas: 7 Objetivos Cruciais para Cotações Eficazes

Enviar documentos como cotações de vendas é uma das melhores maneiras de negociar preços, condições e chegar mais perto do fechamento de negócios junto a um cliente-alvo. Uma cotação de vendas bem trabalhada não apenas mostra ao consumidor uma estimativa clara sobre os preços de um produto ou serviço – já que ela também pode servir como referência para o vendedor e ajuda a firmar expectativas (e gerar o devido planejamento) para ambos os lados.

Apesar de parecer seguir um mesmo princípio em diferentes companhias, o que nem todas as empresas sabem é que há maneiras mais bem-sucedidas de montar uma cotação. Neste guia de cotações de vendas, entenda como toda a sua operação pode se tornar mais eficiente ao manter o foco nos objetivos essenciais!

O que levar em consideração em suas estratégias de cotação de vendas: 7 aspectos fundamentais

Antes mesmo de prosseguir com a gestão de cotações de vendas, é requerido pensar sobre o modo no qual as propostas vem sendo feitas aos seus clientes. Será que o índice de vendas não poderia ser melhorado ao cogitar pequenas otimizações em seus documentos e na abordagem global das cotações?

Quando a equipe responsável estiver criando cotações de vendas, é importante ter em mente em que focar e o que se pretende alcançar. Siga com a leitura na íntegra e aplique na prática o que puder aprender neste guia de cotações de vendas!

1. Atingir a precisão e a riqueza em detalhes

Durante o processo de cotações de vendas, dois propósitos são elementares: a precisão e o detalhamento. De fato, é preciso trabalhar com o direcionamento, expondo tudo cautelosamente, a fim de que repassar o que é essencial ao cliente e atingir o objetivo de uma cotação de venda.

Ao ler a sua cotação de vendas, o ideal é que reste o mínimo possível de dúvidas da parte do cliente, respondendo a quaisquer questionamentos que ele possa ter. Além disso, a cautela é necessária porque a presença de dados incorretos pode desapontar ou até confundir o cliente, levando à perda de vendas.

Embora, sobretudo, se dependa do produto ou do serviço que esteja sendo oferecido, os melhores guias de cotações de vendas sempre recomendam incluir elementos como: quantidade, preços, descrição e especificação de cada item. Um ponto importante, ainda, é listar firmemente o que está incluso e excluso em seu posicionamento. Aqui é o momento de estabelecer quais são as responsabilidades e o que possa (ou não) fazer parte deste contrato.

2. Refletir as reais necessidades do cliente

O grande segredo exposto em guias de cotações de vendas como este é claro: personalize os documentos e os orçamentos para ter cotações eficazes de vendas. Ainda que você tenha em mãos um modelo de cotação de vendas, jamais o use indiscriminadamente sem adaptá-lo conforme as particularidades do seu cliente.

Mesmo que seja importante ver bases de outras companhias e entender como seria interessante colocar uma proposta de venda, apenas replicar outros moldes que se vê por aí ou pensar nas dicas deste guia de cotações de vendas de modo amplo demais pode até te afastar do seu cliente ideal. É preciso partir para a personalização da cotação de vendas e mostrar, de fato, que você se preocupa em expor o seu diferencial, entendendo o problema ou a necessidade do seu cliente e propondo uma solução totalmente adequada para ele.

Caso o relacionamento ainda seja novo para si e não haja muita ideia do que vale a pena abordar na sua proposta, tenha uma conversa com este consumidor-alvo e compreenda mais sobre os seus anseios. Uma rápida olhada em suas redes sociais corporativas e site também pode ajudar a entender mais sobre o seu foco e em modos de ajudá-lo, expondo isso com assertividade em sua cotação.

3. Posicionar a sua oferta pensando na vantagem competitiva

Durante a sua gestão de cotações de vendas, sempre é requerido pensar do ponto de vista competitivo. Afinal, será que o que vem sendo colocado aos seus clientes está dentro do esperado para o mercado em termos de valor, qualidade e preço? Ou, ainda, que isso está bem claro em sua proposição?

Avalie cada cenário para destacar o que diferencia a sua solução de outras organizações concorrentes e garanta que isso seja levado em conta no seu documento. Além disso, não tenha medo de colocar mais de uma proposta dentro da sua cotação, evitando que o cliente vá se relacionar com companhias alheias. A otimização de cotações de vendas te ajudará a alavancar, profundamente, a conversão no funil de vendas.

4. Expor os termos e condições de modo claro

Quando estiver criando cotações de vendas, lembre-se deste insight poderoso do nosso guia de cotações de vendas: firme termos e condições transparentes e compreensíveis desde o primeiro momento. Comprometa-se a incluir pontos como condições de pagamento, possíveis garantias concedidas, os cronogramas programados para as entregas, a data de vencimento da proposta e quaisquer outros detalhes que julgar relevante.

Além do mais, siga com o acompanhamento das cotações de vendas para ver se os modelos que vêm sendo empregados por si estão condizentes com a sua realidade conforme o tempo passa. Caso as regras envolvidas com a prestação do seu serviço ou venda do produto mudem ao longo prazo, mantenha tudo atualizado para evitar desapontamentos ou até problemas maiores com o cliente. E antes do envio, sempre faça uma checagem completa do que está sendo firmado para atingir cotações eficazes de vendas.

5. Refletir uma imagem profissional e garantir a consistência com demais aparições

Repassar o profissionalismo e atuar pautado na consistência são outros dos pontos importantes no processo de cotação de vendas. Ao gerar o seu documento, certifique-se de que a cotação representa bem a sua marca. Adapte o tom de voz empregado, formate o arquivo como rotineiramente usa em outros materiais, adicione a sua logomarca e alinhe a proposta com a missão, a visão e os valores da sua organização.

Fora isso, certifique-se de manter a consistência em suas ações. Por exemplo: se você está oferecendo uma condição especial no site, coloque-a no documento com o devido prazo de validade da oferta. O mesmo vale para seguir o padrão visual que você já usa em outros canais da empresa. Por mais que se tenha acesso a um modelo de cotação de vendas, é preciso trabalhar no seu branding para conquistar o cliente ao longo do tempo – mostrando o seu valor – e ganhar espaço diante da concorrência. Deste modo, opte por um software de cotação de vendas que te dê a liberdade de trabalhar do seu jeito, customizando a fim de representar adequadamente a sua marca.

6. Focar no realismo e na viabilidade da proposta

O propósito de todo negócio está em fechar vendas. Contudo, se a cotação não estiver dentro da realidade, dificilmente a empresa terá bons resultados ao longo prazo. Para o sucesso corporativo e das parcerias, de modo geral, uma das estratégias de cotação de vendas está em focar em propostas palpáveis.

Pense em propor algo que seja condizente em termos de orçamento, tendo em vista o seu cliente. Ao mesmo tempo, cogite o que faz sentido para a sua organização analisando os lucros, a demanda e a própria entregabilidade. Encontrar o equilíbrio perfeito, que traga vantagens mútuas, é o ponto-chave para ter negócios sustentáveis – sobretudo se você preza em manter, conforme o tempo passa, a sua cartela de clientes, prezando pelos longos relacionamentos.

7. Atuar com persuasão e ter uma proposta de valor ao cliente

Em um mercado altamente competitivo, gerar valor ao cliente é crucial – e é claro que a sua proposta também precisa repassar isso. Portanto, como uma das enormes dicas deste guia de cotações de vendas, dedique-se a mostrar qual é o real valor da sua oferta, comunicando de modo persuasivo o que o cliente receberá em troca ao fechar negócios com você.

O ideal é que a otimização das cotações de vendas, desta maneira, incentive o consumidor a tomar uma decisão positiva, convertendo-o de um prospecto a um cliente. Exponha qual é o retorno que ele receberá sobre o investimento (ROI) e enfatize as qualidades únicas e os benefícios que a sua empresa oferece.

Domine as suas cotações e as vendas com o Bitrix24

Como foi possível ver neste guia de cotações de vendas, os 7 princípios-chave do processo não se voltam apenas para gerar uma cotação precisa e informativa, mas também de aumentar os índices de conversão, chegando a vendas bem-sucedidas, através da personalização e da correta atração do cliente. A boa notícia é que não é preciso fazer tudo isso sozinho, muito menos manualmente. O software de cotação de vendas do Bitrix24 pode servir como o seu grande aliado.

Com ele, garanta a consistência e fique longe do retrabalho em sua equipe com modelos pré-prontos, evitando ter que criar um documento do zero toda a vez que precisar enviar uma nova cotação. Ao mesmo tempo, apesar de oferecer modelos para que você se guie durante todo o ciclo, a interface permite a completa personalização da cotação de vendas, conforme as suas necessidades.

Por isso, crie os seus orçamentos com poucos cliques e surpreenda o público-alvo com um serviço ágil, focado, profissional e atrativo. Embora o fechamento de uma venda em si dependa de muitos fatores, gerar uma cotação de qualidade em tempo recorde pode servir como um imenso diferencial competitivo – te deixando mais perto de fechar negócios com os clientes.

Paralelamente, siga com o acompanhamento das cotações de vendas para ver se a sua abordagem está funcionando, garanta que está nutrindo um banco de dados de clientes poderoso e mantenha tudo armazenado para consultas futuras a fim de ter procedimentos internos mais eficientes. Experimente agora mesmo o Bitrix24 para colocar tudo isso em prática e ir além.

Perguntas frequentes

Uma cotação de venda é um documento que inclui informações do que está incluso em uma proposta de venda de produtos ou prestação de serviços, bem como os detalhes sobre a empresa e o cliente em potencial. Para os clientes, ela serve para ajudar a encontrar as melhores oportunidades, comparando os valores e as condições que vêm sendo ofertadas. Já para a companhia, é útil para manter os processos de vendas organizados, armazenar os orçamentos para consultas posteriores e atuar com mais transparência na hora de expor uma proposta ao consumidor.

Para fazer uma cotação de venda:

• Pense nos principais objetivos da sua proposta;
• Elabore com antecedência uma lista de preços base para ter agilidade no processamento;
• Avalie o pedido de orçamento que está sendo feito pelo cliente de modo individual;
• Faça toda a sua estimativa considerando fatores amplos, como valores, preço, prazos, entregáveis, garantias, necessidades e demais condições;
• Prepare um documento para enviar ao cliente;
• Monitore o fechamento do processo, salvando os modelos, e se prepare para otimizá-lo de modo a melhorar continuamente.

Para ter uma cotação de venda eficaz:

• Opte pelo detalhamento e pela precisão;
• Foque na customização;
• Demonstre vantagem competitiva;
• Detalhe todos os termos e condições da sua oferta;
• Repasse profissionalismo e tenha consistência ao longo de canais e mídias;
• Faça um orçamento viável, com condições realistas para ambos os lados;
• Atue com uma proposta de valor e foque na persuasão do consumidor.

Para fazer uma apresentação de cotação:

• Apresente-se ou cumprimente adequadamente;
• Destaque os principais dados e detalhes sobre o que está sendo proposto e as capacidades da sua organização;
• Lembre-se de que o conteúdo precisa estar adequado para o seu público;
• Inclua estudos de caso e demais provas sociais que possam instigar o fechamento;
• Adicione uma clara chamada de ação final;
• Disponha-se a tirar quaisquer dúvidas que possam surgir.

As etapas de um processo de cotação são:

• Confirmação da solicitação da cotação;
• Criação do documento pelos profissionais de vendas;
• Aprovação interna da cotação;
• Aceitação da proposta por parte do cliente;
• Conversão de tal cotação em um pedido, agendamento ou contrato.