Guia Definitivo: 15 Melhores Práticas para um Agendamento Eficiente

O tempo, um recurso de indubitável valor, está, perpetuamente, sob a solicitação de inúmeras necessidades emergentes. Diante de tal cenário, uma multiplicidade de profissionais encontra obstáculos para suprir cada demanda e efetuar um agendamento competente. Por sorte, há diversas práticas, entre as quais está o uso de ferramentas de agendamento, que podem ser vislumbradas de modo a propor uma programação e tentar cumpri-la de modo otimizado. 

Tudo pronto para alavancar a sua rotina? Então fique com este guia de agendamento para se programar com assertividade e atingir, facilmente, um agendamento eficiente! 

Passo a passo para saber como agendar eficientemente

Com tantos recursos disponíveis no mercado, o que não falta é tecnologia de agendamento para ajudar a gerenciar as tarefas e os calendários com qualidade e velocidade jamais imaginadas. No entanto, a inovação e os seus recursos não são o suficiente para ter uma agenda eficiente. A seguir, descubra as melhores práticas para chegar ao gerenciamento do tempo e recursos de forma eficiente. 

1. Inicie a semana já tendo uma programação

Ao pensar em gestão de tempo, a falta de organização surge como um dos maiores inimigos do processo. Portanto, nada melhor do que começar a semana já tendo uma rotina programada, sem ter que ficar parando para analisar o que precisará ser feito de imediato. 

Tal conduta não apenas te ajudará a saber como será a semana. Afinal, ela também irá contribuir para que os novos agendamentos sejam mais assertivos ao invés de ter que acumular as tarefas e se desesperar para cumprir com os combinados. 

2. Bloqueie a sua agenda

Quando estiver fazendo a gestão de agendamentos, não tenha medo de dizer "não" para os compromissos que são irrelevantes, e só acabarão por prejudicar o seu workflow. Uma vez definida, certifique-se de bloquear a agenda nos momentos em que as suas atividades já foram programadas e evite conceder exceções muito drásticas.

O mesmo vale para os seus momentos de descanso ou em que precisa se recuperar após longos esforços em uma tarefa ou projeto. Pensando nisso, um agendamento eficiente é atingido quando você mostra aos colegas, em um calendário compartilhado, quais são as suas janelas de tempo livre para possíveis brainstormings e reuniões. Isto também ajuda a diminuir o estresse e a ansiedade no trabalho, sendo fundamental para prevenir o burnout a longo prazo. 

3. Defina quais afazeres são mais urgentes e importantes

Uma das melhores práticas para vislumbrar um agendamento eficiente consiste em operar com a ideia de urgência e importância. Assim, cumpre-se mais rapidamente com o que tem maior prioridade, ao invés de postergar tarefas que são estratégicas ou essenciais, e que podem comprometer o seu sucesso ao longo do tempo caso não sejam terminadas em tempo hábil.

Aqui, em particular, é altamente recomendado operar com a matriz de Eisenhower, que permite gerenciar as tarefas e a carga horária de trabalho a partir do que é mais urgente e mais importante. 

4. Identifique a sua disponibilidade para cada tarefa

Um agendamento eficiente vem acompanhado de conscientização e organização. Por isso, você precisa saber quanto tempo e prioridade você tem disponível para cada tarefa a fim de se planejar melhor.

Imagine que está buscando uma promoção no trabalho. Neste caso, será preciso dedicar um pouco mais de tempo e até ir além do básico para obter tal reconhecimento. Mas se o seu momento pessoal pede por mais equilíbrio, a sua preferência não deve ser a de fazer horas extras, tendo como exemplo.

5. Certifique-se de ter tempo suficiente para cada atividade

De fato, a falta de um planejamento assertivo é um dos maiores problemas que afeta o cumprimento do que está estipulando no seu calendário. Muitos profissionais não são verdadeiros consigo mesmos ou não conseguem ter a visão do quanto é importante garantir que você terá tempo suficiente para realizar uma tarefa uma vez que se propõe a fazê-la.

Normalmente, é considerada apenas a execução prática em si, contudo, há uma série de pormenores que não podem ficar de fora da sua análise. Além de considerar a parte técnica, sempre contabilidade o tempo que você levará para se organizar inicialmente, conversar com outros colaboradores ou stakeholders de um projeto, pesquisar sobre o tópico e mais. E jamais se esqueça de atuar com uma margem de segurança, atuando com uma dentre as melhores técnicas de agendamento.

6. Considere as suas particularidades e produtividade diárias

É normal responder melhor, em termos produtivos, em certos momentos do dia. Alguns indivíduos podem ser mais produtivos logo pela manhã, outros no final da tarde. Em todo caso, é importante reconhecer o seu modus operandi ideal pessoal e saber direcionar as tarefas de acordo, pensando em quando é mais vantajoso realizá-las.

Identifique os seus melhores horários do dia, vendo se você tem o mesmo perfil de uma pessoa matinal ou noturna, por exemplo, e então siga com um agendamento eficiente a partir disso. Praticar por algumas semanas a fim de definir, caso ainda não tenha esta ideia, também é uma ideia bem-vinda em todos os casos. 

7. Saia do papel e caneta e adote um software de agendamento

Quer se esteja falando da gestão de agendamentos para consultórios, ou mesmo da sua agenda pessoal como empregado geral ou gestor de projetos, por exemplo, escolher um programa para gerenciar o seu tempo, tal qual o Bitrix24, é elementar. 

Usar um software de agendamentos evita perder tempo com o básico, através de automações, permitindo que o profissional se dedique ao que é essencial – ao invés de seguir com tudo manualmente. Assim, você configura calendários privados, em grupo, pessoais e profissionais com qualidade; ativa lembretes; agenda todos os seus compromissos e checa os horários disponíveis rapidamente – pelo dispositivo que desejar. Explore o melhor da tecnologia para agendamento e veja a sua produtividade chegar a outro patamar! 

8. Dedique um tempo para lidar com as emergências e as contingências

Uma agenda eficiente pode ficar totalmente comprometida por surgirem vários compromissos inesperados, mas que não podem ser postergados. Isso te soa familiar? Pois saiba que uma das melhores práticas de agendamento consiste, exatamente, em reservar um tempo, previamente, para possíveis problemas que possam te assolar.

Assim sendo, em suas ferramentas de agendamento, reserve um tempo extra para possíveis contingências e emergências, evitando que a sua rotina saia do controle. Embora certas interrupções, até mesmo reuniões, sejam difíceis de prever, ter esta folga na sua agenda ajudará a ter a flexibilidade ideal para se organizar à medida que novas atividades forem surgindo e tomando o seu posto de alta prioridade. 

9. Agende as tarefas que se repetem ao longo do tempo

Ficar pensando sobre o que você precisa fazer consome tempo. Por isso, este guia de agendamento não poderia deixar de recomendar o seguinte: ao invés de ter que parar para cogitar sobre o que é fundamental incluir na agenda, programe uma rotina, dedicando dias especiais, por exemplo, para as tarefas que já são esperadas no seu trabalho. Como as atividades de manutenção ou as cobranças dos clientes.

Firmar esta frequência não apenas contribui para o seu gerenciamento de tempo pessoal, como também soma ao sucesso corporativo. Afinal, com tal agendamento eficiente, você acaba garantindo que nenhum processo de negócio essencial fique para trás – além de reservar um tempo para fazê-lo com qualidade. 

10. Evite a sobrecarga no trabalho

Em certos momentos, realmente é preciso se dedicar além do normal para atingir um feito ou finalizar um projeto importante. No entanto, a fim de ter um agendamento eficiente ao longo do tempo, fique o mais longe possível da sobrecarga laboral. 

Dedicar uma série de atividades para o mesmo dia poderá comprometer a sua qualidade, trazer mais estresse do que deveria e gerar um efeito dominó negativo sobre o seu gerenciamento de tempo. Se você atrasar em uma atividade, porque havia muito mais a realizar, isso acabará reverberando em atrasos frequentes e comprometendo o seu prévio agendamento. Por isso, todo o cuidado é válido ao pensar neste aspecto de um agendamento eficiente.

11. Acompanhe as inovações em agendamentos

Parar no tempo – considerando a volatilidade do conhecimento e da tecnologia – não é uma opção para aqueles que visam ter uma eficiência nos agendamentos. Assim, seguir as tendências pensando em inovação nos agendamentos é fundamental. 

Existe uma nova técnica que você pode adotar para um agendamento eficiente? Um programa mais moderno que o seu foi lançado? O que os especialistas recomendam nos últimos tempos? Certifique-se de estar por dentro das novidades relacionadas com o tópico para atingir o sucesso no seu gerenciamento de tempo. 

12. Sempre considere as aptidões ao pensar no agendamento

O tempo que você leva para realizar uma tarefa não é o mesmo que o colega da mesa ao lado levará. Assim, outra das grandes técnicas de agendamento que não podem faltar nesta seleção é esta: sempre leve em conta as habilidades e realidade de cada indivíduo ao propor um agendamento como empreendedor ou gestor de projetos.

Caso a parceria esteja sendo iniciada e haja dúvidas com relação ao prazo ideal para tal colaborador cumprir com uma tarefa, por exemplo, considere um período de teste para observar qual agenda futura faria mais sentido para si. Embora o embasamento em cenários prévios seja válido, ele jamais deve ser tomado como a realidade absoluta ao lidar com diferentes empregados.

13. Tenha a noção dos seus calendários pessoais e profissionais

Embora não seja recomendado misturar demais a vida pessoal e profissional, ter a ciência dos seus compromissos em ambas as esferas é crucial para um agendamento eficiente. Isto porque, em certos momentos, ambas as áreas podem se sobrepor – e um compromisso que você tinha agendado em alguma delas poderá ser comprometido.

Por isso, sempre tenha uma visão geral de ambas para saber quais são os seus afazeres da semana ou mês e se haverá algo que precisa ser reprogramado. Dependendo da rotina, talvez seja relevante, ainda, compartilhar tais calendários com demais envolvidos – aqui, novamente, o uso de um software de agendamento dedicado pode ajudar! 

14. Otimize a programação para evitar a fadiga da decisão

Quanto mais decisões você toma ao longo do dia, mais isso compromete a capacidade de fazer escolhas racionais e assertivas, além de consumir, fortemente, a sua energia. Por isso, entre as melhores práticas de agendamento, não se esqueça desta: tente otimizar a sua agenda de modo que tome o mínimo possível de decisões conjuntas.

Ao invés de esperar para pensar no futuro sobre o que será realizado em tal dia, já deixe uma agenda pré-programada nas suas ferramentas de agendamento. Depois, você pode ir otimizando e adaptando a rotina do modo que for mais eficiente para si. Considere ter ações mais automáticas para dedicar tempo às áreas mais estratégicas. 

15. Não deixe nenhuma tarefa de fora da sua agenda

Deixar para adicionar depois as atividades que precisam ser feitas pode acabar com a sua eficiência em agendamentos, comprometendo o workflow atual e futuro. Consequentemente, não deixe de anotar um compromisso ou tarefa na agenda uma vez que ele surgir.

Se puder contar com uma agenda on-line, na qual possa fazê-lo em tempo real, melhor ainda. Pois isto evita esquecimentos que possam prejudicar a rotina e os processos em andamento.

Perguntas frequentes