O que é gerenciamento flexível de projetos? 7 chaves para o sucesso

Em projetos cercados por instabilidades ou de caráter altamente mutável, o gerenciamento flexível de projetos pode ser a chave para que as mudanças não comprometam os resultados corporativos. Ainda assim, a flexibilidade e a agilidade não extinguem a necessidade de um planejamento, já que ainda é preciso ter uma conduta clara e definir certos processos para agir em cenários turbulentos.

Neste artigo, aprenda a gerenciar os seus projetos aplicando grandes inspirações das metodologias ágeis e flexíveis através de 7 passos. Siga com a leitura!

Perguntas frequentes

Entendendo a importância do gerenciamento flexível de projetos

O gerenciamento flexível de projetos nunca foi tão discutido quanto atualmente. Em meio a cenários comerciais voláteis e incertos, e sujeitos a constantes inovações (que mudam o rumo de tudo o que está ocorrendo), pensar com flexibilidade pode ser a chave para manter um negócio ou projeto vivo e superar a concorrência.

Portanto, as táticas de gestão de projetos que priorizam a flexibilidade são importantes para:

• Propiciar e facilitar a mudança – agindo em meio aos imprevistos;
• Permitir que os gestores de projeto planejem a carga horária do pessoal e demais recursos ao lidar com vários projetos;
• Equipes que precisam ajustar os seus planos frequentemente – por exemplo, aquelas que lidam com o desenvolvimento de um software, um produto ou como uma agência.

Como realizar o gerenciamento flexível de projetos em 7 passos

Diariamente, existem muitas técnicas de gerenciamento de projetos que você pode aplicar na rotina para alcançar excelentes resultados. Mas se você quiser fazer a diferença, siga as dicas de especialistas sobre o gerenciamento flexível de projetos expostas logo abaixo:

1. Divida grandes projetos em partes menores

O primeiro passo para ter sucesso no gerenciamento flexível de projetos é segmentar grandes processos em pequenos sprints, ou etapas menores, como vemos frequentemente na metodologia ágil Scrum. Se você dividir o trabalho em partes razoáveis, focando em finalizar uma coisa por vez, torna-se muito mais fácil ter flexibilidade no gerenciamento de projetos.

Assim, mesmo mudanças bruscas em prazos e orçamentos gerais não comprometem drasticamente o projeto como um todo – e você ganha tempo para pensar em novas abordagens, sem perder tantos recursos, incluindo verba e tempo.

Isso também ajuda a mensurar a qualidade dos entregáveis e a eficiência da equipe de projetos, podendo obter feedbacks ao longo do caminho e validar os processos importantes – ao invés de esperar para notar erros ou identificar pontos de melhoria apenas no final.

Para se organizar de tal maneira, seja em projetos mais simples ou complexos, é altamente recomendado utilizar um software de gerenciamento ágil de projetos que inclua a abordagem Scrum e os quadros Kanban, como é o caso do Bitrix24.

Assim, além de dividir o trabalho em si, delegando as tarefas, você conta com a visualização individualizada de cada atividade – ou, se preferir, do todo – para acompanhar melhor os resultados e estar pronto para agir conforme a demanda de mercado. E o melhor de tudo: passível de personalizações que se encaixam no seu projeto.

2. Coloque a sua equipe de projetos como prioridade

Quando se lida com o gerenciamento flexível de projetos, é fundamental saber reconhecer a importância das pessoas. Afinal, sem um time, nenhum projeto – independentemente do nicho ou abordagem – consegue funcionar e triunfar. Ainda mais se as condições externas ou o próprio ambiente estiverem turbulentos – como no caso de instabilidades.

Portanto, coordene os colaboradores como um grupo, em busca do sucesso em comum, e instigue a colaboração e a boa comunicação para estimular o progresso. Uma equipe forte e unida é capaz de permanecer firme em meio ao caos, e isso ajudará a sua empresa a superar os desafios com maior facilidade.

Fazer o uso de uma matriz de responsabilidades – em conjunto com uma matriz de flexibilidade no gerenciamento de projetos, também pode ajudar os gestores a terem uma visão mais clara dos papéis dentro da sua equipe. Assim, pode-se distribuir as tarefas pensando nas particularidades de cada um e visando o bem-estar coletivo. Se você quer ter sucesso a longo prazo com o seu time, focando no gerenciamento de projetos flexível, além de pensar sobre custo, tempo e qualidade, considere isso!

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3. Identifique quais membros do seu time se mostram mais confortáveis com a mudança

Adotar a flexibilidade na gestão de projetos não é para todos – e sempre existirão aqueles gestores que ficarão o mais longe possível disso. Na verdade, este comportamento é inerente ao ser humano: existem pessoas que lidam melhor com a mudança do que outras. E, como gerente de projetos, você precisa estar pronto para identificá-las em meio ao seu time.

Quando o assunto é o gerenciamento ágil de projetos, no mundo todo, o nome Cockburn se destaca. Dentre outras coisas, o Dr. Alistair Cockburn propôs que existem três categorias de pessoas no que ele chama de "Mastery Levels", que seriam, em português literal, os níveis de domínio.

Seguindo a sua ideia, os membros de uma equipe de projetos poderiam ser divididos em um trio de níveis, da seguinte forma:

1. Nível 1: estes indivíduos se sentem confortáveis de apenas seguir o método que está sendo praticado. Eles não veem segurança em variações.
2. Nível 2: no meio do caminho, tem-se os que já se libertaram, em certo modo, da inércia. Assim, podem até se inclinar a atuar com métodos novos, mas ainda precisam de certa estrutura para prosseguir.
3. Nível 3: já aqui, visualiza-se a fluidez, já que tais pessoas lidam muito bem com cenários mutáveis e estão dispostas a improvisar se necessário – mesmo se não tiverem nenhuma referência.

Só de olhar para esta classificação, com certeza, você já consegue visualizar quais colaboradores fazem parte dos grupos, certo? Agora, é importante pensar no real motivo de tal distinção. Por que identificar os níveis de domínio pode ser interessante para o seu gerenciamento flexível de projetos?

A questão é que os funcionários pertencentes ao nível 3, os mais flexíveis, são um recurso raro, que deve ser altamente valorizado em projetos (ou partes dele) que estão sujeitos a mudanças. Portanto, em posições estratégicas, eles te ajudarão a cumprir com as metas do seu negócio e atingir resultados ainda melhores.

Mas e os demais: eles não devem entrar para a equipe? Nada disso! Por mais que você aplique a flexibilidade e o gerenciamento ágil de projetos e o estilo pessoal seja difícil de mudar, treine-os para irem se acostumando com a mudança ou até mesmo aproveite-os em etapas que não sofrem variações tão drásticas.

4. Estimule a autonomia e a tomada de decisão durante a gestão do projeto

No gerenciamento de projetos flexível, as coisas mudam muito rapidamente. Muitas vezes, não há tempo para esperar pela aprovação dos superiores para prosseguir com efetividade nas tarefas do dia a dia. Afinal, isso pode comprometer o alcance de bons resultados.

Desta forma, estimule a criação de uma equipe de projetos autônoma e capaz de agir por si só. Paralelamente, identifique os tipos de autoridade no seu projeto e exponha-os para que cada membro da equipe saiba qual é a sua autoridade para tomar decisões naquele caso – já que isto não será aplicado em todas as áreas ou atividades, claro.

Logicamente, o andamento de alguns processos precisará, de fato, do consentimento de outros responsáveis e profissionais da alta hierarquia da companhia. Ainda assim, promover a autonomia na rotina diária e adotar a transparência no quesito autoridade e tomada de decisão poupará muito tempo e estresse desnecessário.

5. Sempre planeje o projeto pensando em mudanças – vá além da gestão de projetos convencional

Muitas pessoas podem pensar que a abordagem flexível vai no caminho oposto do que propõe o gerenciamento de projetos convencional, que é o planejamento do início ao fim das etapas. No entanto, aqui o segredo está em planejar o projeto já esperando a ocorrência de mudanças. Mas jamais extinguindo o planejamento em si!

Para isso, pode-se ter o apoio de duas estratégias:

• Planejamento por ondas sucessivas (ou Rolling Wave): progressivo, este modelo foca no trabalho de curto prazo, que é analisado em detalhes. Já as etapas de médio e longo prazo são apenas pensadas na esfera macro.
• Planejamento loose-tight: divide os projetos agilmente, focando em sprints de duração determinada, sem pensar tanto em ações futuras. Todo o foco é voltado ao sprint atual, para então repensar completamente as ações e os caminhos que serão tomados.

Assim, percebe-se que, ainda que se adote posicionamentos flexíveis, há maneiras de manter o seu time organizado e planejado. Lembre-se, ainda, que não há nada que te impeça de alternar entre períodos de foco em metodologias flexíveis e convencionais, ou até mesmo híbridas – já que cada uma delas pode ser viável dependendo da situação e do caso.

6. Opere com expectativas claras e vá validando os processos ao longo do trajeto

Como visto, ainda que esteja apta a mudanças, uma gestão de projeto flexível não abandona o planejamento. Neste caso, é imprescindível definir expectativas claras para que o projeto não saia do foco e acabe gerando resultados longe do esperado – sobretudo quando chega ao fim do trabalho e você precisa agradar o cliente, por exemplo.

É altamente recomendado que o gestor trace metas pensando sempre no alvo – ainda que elas sejam planejadas em menor escala, como proposto pelos sprints. Certifique-se, acima de tudo, que o que está sendo feito vai de encontro ao que é esperado por superiores ou até mesmo o seu cliente.

Validar e alinhar os processos ao longo do caminho é uma das garantias de sucesso para um projeto – portanto, gerencie em etapas e sempre considere as expectativas ao fazer as suas suposições. Quanto antes você identificar as falhas, mais fácil se torna evitar que o projeto saia dos trilhos e traga surpresas desagradáveis ao término.

7. Realize a gestão de riscos do projeto de maneira contínua

Iniciar o gerenciamento flexível de projetos é, de fato, apenas o começo. A todo o momento, é preciso estar cientes dos riscos que regem o seu trabalho, identificando ameaças, prevenindo problemas e achando pontos de mudança ou melhoria contínuas. Na verdade, esta não é apenas uma dica – mas sim uma das chaves para que você consiga atuar com a devida flexibilidade nos seus projetos (algo intrínseco).

Sobretudo em ambientes instáveis, a todo o momento: 

1. Identifique os riscos para o seu projeto;
2. Analise-os cautelosamente e compare-os;
3. Separe-os em listas por prioridade – pensando no quão preocupante eles são;
4. Tome medidas contra aqueles que são mais penosos e sérios para o seu projeto ou negócio;
5. E, por fim, monitore o progresso para mensurar e avaliar se o risco foi sanado e o problema está resolvido.

Estar preparado para mudar o plano ao reconhecer um problema ou um risco faz parte do gerenciamento flexível. Desta forma, aprimore os processos conforme vá sentindo necessidade e deixe que o monitoramento seja um dos seus grandes aliados!

Colocando em prática, junto aos demais elementos mencionados neste artigo, você e o seu time estarão prontos para vencer os percalços e os imprevistos, adaptando-se sem perder o planejamento, que é vital. Aproveitem!

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