Os riscos, as incertezas e as ameaças são iminentes a qualquer atividade corporativa. No entanto, será que existe uma maneira de mitigá-los? Um plano de contingência é uma abordagem que propõe o planejamento sobre os imprevistos. Caso não tenha ouvido falar sobre ela, ou queira se aprofundar no assunto, fique com este artigo. Em 7 passos simples, aprenda a criar planos de contingência aplicáveis, que funcionam de verdade, e aumente o sucesso do seu negócio mesmo com as instabilidades!
Perguntas frequentes
Qual é o objetivo de um plano de contingência?
O objetivo de um plano de contingência é direcionar a resposta da empresa caso ocorra algum evento inesperado, minimizando os riscos e ajudando a combater mais rapidamente ações anormais naquele ambiente corporativo.
O que deve ter um plano de contingência?
Um plano de contingência deve ter:
- O detalhamento claro das ameaças, mostrando em que momento tal plano entrará em ação;
- A resposta imediata ao problema;
- Os prazos de conclusão e as pessoas envolvidas com tal resolução, incluindo as principais responsabilidades – bem como os recursos requeridos;
- E o cronograma de resposta, seja a curto ou a longo prazo.
Quem é responsável pelo plano de contingência?
Em uma empresa, normalmente, o responsável pelo plano de contingência é um gestor e o seu time multidisciplinar – nomeado de comitê de gestão de crise. Os seus profissionais possuem diferentes habilidades, mas know-how suficiente para aplicar conceitos de resolução de problemas na prática.
Quais são as etapas do plano de contingência?
As etapas do plano de contingência são:
- Identificação de problemas e análise do impacto;
- Definição de controle e medidas adequadas;
- Desenvolvimento de plano de ação;
- Construção do plano em si;
- Testes, comunicação e treinamento da equipe;
- Avaliação frequente.
Por que os gerentes de projeto precisam de planos de contingência?
Os gerentes de projeto precisam de planos de contingência para:
- Ter mais cuidado no planejamento de projetos;
- Agilizar os processos internos e acelerar a recuperação em meio a desastres;
- Reduzir as consequências desagradáveis de imprevistos internos e externos;
- Garantir a continuidade das atividades do projeto.
Definição de plano de contingência
No ramo corporativo, um plano de contingência é uma estratégia usada para definir como a sua empresa irá agir em meio a eventos adversos ou críticos – mitigando os riscos de geração de problemas por condições inesperadas. Ainda que um plano de contingência não seja a garantia de sucesso absoluto, ele é fundamental para retomar a normalidade o mais depressa possível, driblando os riscos comerciais.
Exemplos usuais de um plano de contingência
Para que a definição de plano de contingência se torne mais palpável, tenha em mente os exemplos abaixo, sabendo que se tratam, somente, de ínfimas abordagens:
- É possível criar um plano de contingência para pensar em um "plano B" caso você perca a sua principal fonte de renda ou o seu empregado primordial;
- Tal estratégia também pode ser aplicada caso um novo – e poderoso – concorrente surja, se preparando para tal;
- Ou, ainda, você pode compreender o que é plano de contingência e partir para a prática criando um documento com táticas para guiar os seus atendentes caso o seu serviço fique fora do ar por determinado tempo, por exemplo, ou algum acidente de trabalho ocorra entre os colaboradores.
Tudo é passível nesta abordagem – seja ao pensar sobre um plano de contingência para a perda de documentos importantes e greves trabalhistas até um desastre natural, uma emergência sanitária ou um ataque virtual. O cenário é amplo e depende imensamente de cada realidade corporativa!
7 passos para elaborar o seu plano de contingência
Os planos de contingência superam simples ideais – eles podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso dos negócios em situações inesperadas. Mas como criá-los? Os maiores especialistas do ramo indicam fazê-lo a partir das etapas seguintes:
1. Avalie os riscos e as ameaças e priorize-os
Como se preparar para o inesperado? O primeiro passo para realizar um plano de contingência assertivo é enumerar os seus riscos e as suas ameaças. Identifique todos os problemas que possam afetar a sua organização – mas tenha em mente que existem diferentes níveis de planos de contingência.
Você pode, por exemplo, pensar em alguma adversidade que assole certo departamento, o seu programa, a equipe ou mesmo a companhia inteira. Logo em seguida, prossiga avaliando os riscos.
Lidando com os riscos
A princípio, divida os riscos potenciais em três categorias:
- Riscos conhecidos: são os mais elementares – os primeiros que vêm em mente. Normalmente, eles são identificados na hora por uma equipe e seguem assolando o time;
- Riscos desconhecidos: eles são mais óbvios para quem está de fora – como alguma parte interessada, mas podem passar facilmente despercebidos por si e pelo time interno;
- Riscos impossíveis de serem previstos: mais graves, eles, geralmente, não podem ser previstos. Trata-se de acidentes, panes ou desastres impossíveis de controlar.
Uma vez citados os riscos, mensure-os focando no questionamento seguinte.
Gravidade vs. probabilidade de ocorrência
Indo além de uma simples lista, elenque cada um dos possíveis problemas, pensando em quais são mais relevantes, dada a sua gravidade e a probabilidade de ocorrência. Opere da seguinte maneira:
- Alta gravidade e alta probabilidade: elabore um plano de contingência vigoroso e, caso os riscos sejam reais, mitigue-os com urgência;
- Alta gravidade, mas probabilidade média: não abandone a criação do plano, mas tente pensar em medidas proativas antes de seguir mais a fundo;
- Alta gravidade, no entanto, baixíssima probabilidade: eles não devem ficar de fora do seu planejamento, mas não precisam ser compartilhados com todos os indivíduos – apenas com poucos profissionais. Não invista tanto assim neles!
Em contrapartida, se a gravidade for tida como média, tem-se dois cenários:
- Caso a gravidade seja igualmente média, adote uma abordagem menos rigorosa ao pensar nos planos de contingência, reunindo-se com poucos profissionais. Atitudes proativas, caso as ameaças comecem a ocorrer, também são bem-vindas;
- No entanto, caso a probabilidade seja reduzida, não se preocupe em criar um plano – ao menos no momento. Dedique-se aos cenários listados anteriormente.
Ponderar os riscos em escalas de baixo, médio e alto poupará esforços, já que não será preciso – e nem viável, lógico – criar um plano de contingência para cada perigo imaginado. Logo depois, você poderá prosseguir!
2. Reúna as informações mais importantes, iniciando o seu planejamento
Antes mesmo de elaborar uma estratégia de resposta aos riscos , você precisa pensar sobre as suas próprias operações de negócios. Quais recursos você possui? Como funcionam os seus processos? O que será requerido para a devida tomada de ação?
O planejamento é um elemento-chave do seu plano – e você não pode sair, simplesmente, traçando caminhos em devaneios. Estude bem a condição atual, o que possui ao seu dispor e onde deseja chegar para poder se direcionar e escrever um plano de contingência exímio.
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3. Trabalhe com medidas proativas
O plano de contingência não precisa ser complexo – ainda assim, existem muitas atitudes que podem prevenir a sua realização pensando em um grupo de tarefas. Por exemplo: antes de pensar em como reagir se os maiores riscos para o seu projeto surgirem, imagine o que você pode fazer hoje mesmo para, em primeiro lugar, evitar tais acontecimentos.
- Será que é possível ajustar, com facilidade, alguma etapa do workflow ou o escopo do seu projeto?
- Alguns erros podem ser impedidos com medidas extras, aplicadas desde já?
- Uma ameaça pode ser combatida sem, necessariamente, precisar envolver uma equipe inteira a pensar sobre isto?
É fato que nem tudo requer, impreterivelmente, um plano de contingência. Por sorte, muitos contratempos podem ser solucionados via medidas prévias, que funcionam como etapas do próprio gerenciamento de riscos. Assim, cogite abordagens proativas para diminuir o estresse, evitar o retrabalho e ganhar a tão sonhada produtividade.
4. Desenvolva uma estratégia de resposta e atribua os responsáveis
As medidas proativas não funcionaram? Chegou o momento de gerar uma estratégia de resposta, criando um plano individual para cada ameaça vislumbrada. Neste momento, é crucial definir quais serão as equipes de resposta, os afazeres, bem como as responsabilidades de cada um de seus membros. Basicamente, gere planos alternativos para os principais problemas que você poderá encontrar.
Além disso, torna-se fundamental estabelecer procedimentos de comunicação entre os envolvidos – para que eles saibam, de fato, como agir e trocar informações relevantes, em meio a tais intempéries. Será como uma comissão responsável por tal adversidade – portanto, pense com cuidado.
5. Implemente e comunique o seu plano de contingência
Sem ações práticas, o plano de contingência nada mais é do que um documento. Assim, uma vez estabelecido, comunique-o aos demais funcionários, bem como às partes interessadas – compartilhando-o com as pessoas certas.
Obviamente, lembre-se de que ele precisa estar previamente aprovado pelas partes interessadas, como os stakeholders de um projeto. Afinal, eles precisam concordar com a sua linha de ação – sobretudo se o ato estiver colocando em jogo a estrutura de um departamento ou de uma equipe, por exemplo.
Uma vez obtido tal aval, treine o pessoal considerando cada uma das abordagens levantadas, tendo a certeza de que todos saibam como agir e quando tal plano deve ser acionado (se necessário). Inclusive, é interessante manter todos os planos de contingência presentes em um mesmo local de consulta – como uma base de conhecimento da empresa . Desta maneira, todos podem acessá-los facilmente, caso surja a necessidade.
6. Crie um plano de backup frequente
O mundo está cada vez mais digital e você e a sua organização podem tirar o melhor proveito disso. No entanto, é preciso se cuidar imensamente, já que as ameaças cibernéticas estão cada vez mais frequentes e perigosas. Para não deixar a sua empresa e operações a mercê de riscos diversos, elabore um plano de backup frequente e trabalhe com uma boa segurança em rede (bem como a conscientização dos colabores) para evitar que os aparelhos sejam infectados.
Identifique as funções críticas para o seu negócio e crie procedimentos para manter o backup em dia, direcionando recursos para tal. Além de se prevenir, lembre-se de que o planejamento de contingência é direcionado ao "plano B". Assim, o seu documento deve se voltar, sobretudo, para a recuperação de desastres.
Manter os documentos armazenados em nuvem e programar o backup automático de dados, por exemplo, é imensamente válido – e tal operação pode ser explorada em sistemas de gerenciamento de documentos de qualidade, tais quais o Bitrix24.
7. Avalie o sucesso e, se for preciso, crie outros planos de contingência
Quem dera estabelecer planos de contingência iniciais resolvessem todos os problemas. Para garantir um planejamento de contingência sólido, a trajetória deve ser modificada conforme o desenvolvimento do negócio e a necessidade. Assim, constantemente, avalie o seu plano, revise as estratégias de resposta e atualize as táticas à medida que os negócios mudam.
Não tenha medo de rever o que foi idealizado e treinar os colaboradores a partir de uma nova ênfase, se assim for preciso. Em um mercado tão volátil, é insano esperar que os planos traçados no presente perdurem por muito tempo.
Assim, observe atentamente o sucesso do seu plano de contingência, a partir de testes, por exemplo, e veja as movimentações do mercado e do seu negócio para definir ajustes – ou, até mesmo, traçar um novo caminho a seguir. Inclusive, novos riscos podem surgir neste meio tempo – requerendo a atenção frequente!
Na medida do possível, planeje o inesperado
A partir destas dicas e passos, vá além de simplesmente saber o que é plano de contingência e tenha o máximo controle possível do futuro. Tal plano não extingue consequências desastrosas – mas, ao menos, te ajuda a lidar melhor (e mais rapidamente) com elas.
Junte a sua equipe, discutam sobre ideias e se preparem a partir de hoje. Contem com o apoio do Bitrix24 para gerenciar o trabalho, distribuir o seu plano entre os responsáveis e se certificar de que todos estejam plenamente informados e que cada um faça a sua parte – se precisar. Registre-se e experimente agora mesmo!
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