Escolher a ferramenta de gerenciamento do seu negócio on-line pode ser uma experiência desafiadora, sobretudo se você não sabe o que procurar. Todas as ferramentas têm seus prós e contras, assim como diferentes funcionalidades.
Por isso, para ajudá-lo no processo de escolha da ferramenta de gerenciamento ideal, preparamos algumas dicas para você. Então, continue lendo e descubra o que procurar em uma ferramenta de gerenciamento para o seu negócio on-line.
O que são ferramentas de gerenciamento de negócios
As ferramentas de gerenciamento de negócios são programas, aplicativos, sistemas e outras soluções que têm como objetivo auxiliar as empresas a administrarem diversos aspectos da sua rotina.
Geralmente, essas ferramentas podem ser soluções separadas com funcionalidades específicas ou uma solução que centraliza tudo o que as empresas necessitam, como um CRM.
Os software CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) geralmente são uma ferramenta de gestão de negócios. Elas oferecem os principais recursos úteis às empresas do século XXI.
Por exemplo, tais soluções permitem administrar projetos, tarefas e equipes de trabalho, bem como automatizar ou facilitar diversas atividades inerentes à gestão de qualquer negócio.
O que buscar em uma ferramenta de gerenciamento?
Ao passo que você deseja escolher a ferramenta de gerenciamento certa para o seu negócio, o ideal é garantir que ela possua os recursos que você necessita. Portanto, confira a seguir alguns aspectos que você deve ficar de olho.
1. Escolha uma ferramenta de gerenciamento confiável
Ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento para a sua empresa, um dos aspectos mais importantes é a confiabilidade e segurança. Uma vez que essa ferramenta tratará de dados importantes da empresa, de clientes e de fornecedores.
Então, busque por uma ferramenta com um histórico de credibilidade no mercado. Em outras palavras, não arrisque a segurança dos dados confidenciais do seu negócio nos sistemas de um provedor que não possui um excelente histórico de segurança.
Geralmente, basta uma simples pesquisa na web para encontrar informações suficientes sobre a ferramenta que você pretende usar e se ela possui algum histórico de vazamento de dados ou brechas.
2. Certifique-se das funcionalidades que seu negócio necessita
As funcionalidades de uma ferramenta de gerenciamento de negócios são sem dúvidas pontos essenciais a se considerar. Ou seja, você não quer escolher uma ferramenta que vai deixar a sua equipe na mão para realizar as atividades que você precisa diariamente.
As melhores soluções geralmente vêm equipadas com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, uma ferramenta de gerenciamento de equipes, controle de finanças, calendários compartilhados, gestão de tarefas, ferramentas de comunicação e colaboração.
Ao escolher uma ferramenta CRM para gerir o seu negócio, como o Bitrix24, você não precisa se preocupar com a quantidade de funcionalidades. Afinal, os CRM tendem a vir equipados com tudo o que você precisa para gerenciar os mais diversos aspectos da empresa.
3. Procure por uma ferramenta de gerenciamento escalável
A escalabilidade é um aspecto importantíssimo que muitas vezes é negligenciado na hora de escolher uma ferramenta de gerência. Ou seja, todas as empresas têm expectativa de crescer anualmente.
Com isso, também crescem os departamentos, equipes de trabalho e demandas de serviços, tarefas e atividades. Ao passo que a quantidade de funcionários aumenta, a ferramenta para gerenciamento de projetos do seu negócio precisa comportar a sua nova demanda.
Por isso, ao escolher uma ferramenta, não esqueça de certificar-se que ela tem estrutura para suportar o crescimento do seu negócio. Afinal, uma migração para outra ferramenta no futuro seria muito mais complexa.
4. As melhores ferramentas são compatíveis com dispositivos móveis
Nos dias de hoje, os smartphones, tablets e outros dispositivos móveis fazem parte dos nossos cotidianos. Aliás, não apenas para o lazer e tarefas simples, como também no mercado de trabalho eles se tornam cada vez mais importantes.
Muitos profissionais utilizam os seus smartphones para facilitar o trabalho, seja apenas com o propósito de comunicação ou realmente desempenhando tarefas mais complexas. Diversas tarefas que antes dependiam do desktop já podem ser realizadas no celular.
Para gerenciar o seu negócio, uma ferramenta que possui no mínimo versões para Android e iOS é essencial. Com ela, você poderá criar eventos, gerenciar projetos e tarefas, contactar membros da equipe de trabalho e muito mais.
5. Filtre o melhor custo-benefício para o seu propósito
Apesar de ser um aspecto óbvio, vale a pena ressaltar a importância de comparar os preços e funcionalidades das ferramentas. Como há uma grande quantidade de alternativas que fornecem soluções para empresas, também há uma boa variedade de preços.
Você poderá encontrar desde ferramentas grátis que oferecem apenas uma funcionalidade até ferramentas super completas mas que custam mais do que o orçamento que você está disposto a pagar.
Além disso, também há ferramentas que se posicionam no meio termo, como o Bitrix24 que conta com um plano gratuito cheio de ferramentas e recursos. Contudo, para ter acesso ainda a mais recursos ao passo que seu negócio cresce, você pode migrar para planos de assinatura.
6. Selecione ferramentas que se integram com terceiros
Atualmente, praticamente nenhum serviço é auto suficiente. Por mais completo e competente que uma ferramenta seja, é provável que ela não poderá desempenhar tudo o que precisa da forma que você deseja.
Por isso, sempre faz-se necessário que você recorra a serviços de terceiros que desempenham essas atividades com excelência. Uma boa ferramenta de gerenciamento de negócios permite uma integração harmoniosa com serviços de terceiros.
Por exemplo, uma integração com serviços populares como o Google Drive, Google Workspace, Microsoft Onedrive, Facebook, Instagram e similares é indispensável.
7. Priorize ferramentas de gerenciamento com suporte competente
O atendimento ao cliente faz toda a diferença e você não deveria ignorá-lo na hora de escolher a sua ferramenta. Algumas ferramentas possuem páginas com informações úteis, outras possuem wikis para você navegar.
Há ainda as que oferecem treinamento aos seus funcionários ou oferecem cursos e tutoriais em vídeo para que seus funcionários aprendam a manipular as ferramentas.
Isso facilita a implementação da ferramenta e certamente pode representar uma economia de tempo e recursos com treinamento especializado.
