Os 10 principais benefícios de um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem

A tecnologia e a inteligência artificial trouxeram uma gama de soluções capazes de otimizar a rotina corporativa, facilitar o acompanhamento de atividades e aproximar grupos de trabalho. Uma destas aplicações envolve o uso de um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem para tornar os prazos, as tarefas e os seus resultados facilmente administráveis. Neste artigo, saiba quais são as maiores vantagens da sua aplicação prática!

Perguntas frequentes

Quais são os principais benefícios de usar o gerenciamento de projetos em nuvem? 10 vantagens reais!

O gerenciamento de projetos envolve conhecimentos e habilidades que nem sempre são fáceis de adquirir. A experiência é um ponto positivo, mas quando ela é acompanhada de um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, os processos internos tendem a se tornar mais fluidos e as metas facilmente alcançáveis. 

Quer saber quais são os motivos que justificam a implementação de uma solução como tal? Então confira abaixo:

1. Acesso facilitado a partir de qualquer lugar com conexão de internet

Poder acessar os seus projetos e tarefas com poucos cliques, até mesmo na palma de sua mão, é um dos pontos mais atrativos de um sistema de gerenciamento de projetos baseado em nuvem. Que apenas requer a conexão a uma rede de dados ou WiFi para visualizar e operar em todo o workflow, aonde quer que vá.

Não à toa, tais programas vêm ganhando o Brasil e o mundo – e versões que agregam maior experiência ao usuário incluem até aplicativos Android e iOS dedicados, como é o caso do app móvel do Bitrix24.

2. Economia de custos

Outro dos benefícios de um software de gerenciamento de projetos está na economia de recursos. Enquanto, antigamente, era preciso mobilizar departamentos inteiros para atuar com um programa de gestão de projetos, incluindo investimentos em programação, tecnologia e mais, hoje tudo está muito mais viável. Tanto é que existem até sistemas de gerenciamento de projetos baseados em nuvem completamente gratuitos!
Obviamente, para ter acesso a mais funcionalidades, você deverá cogitar assinar um plano mensal. Ainda assim, os custos são tremendamente menores do que ter que investir do zero em profissionais e tecnologia para a gestão de projetos. Basta dar uma olhada nas opções de assinatura do Bitrix24 para ver como os valores são palpáveis, mesmo para pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras.

Sem contar que, além da economia de custos direta, administrar os seus projetos somará mais organização, produtividade (o que será mencionado abaixo) e resultará em ganhos indiretos consideráveis – valendo a pena implementar!

3. Ganho de produtividade pela visualização global do trabalho

Quando bem aplicado, um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode ajudar a aumentar os índices de produtividade internos. Isso porque os empregados conseguem acessar mais facilmente as informações de um projeto, colaborar e executar tarefas em apenas um lugar. O que poupa retrabalho, tempo e outros esforços em vão.

Já imaginou postar a entrega de um projeto no sistema da empresa e não precisar ter que mandar mensagens individuais para os membros? Ou, ainda, adicionar comentários em um documento sem nem se preocupar em criar alertas para os demais colegas editarem? São apenas alguns dos benefícios de um software de gerenciamento de projetos que agregam para a automação e produtividade em equipe.

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4. Aumento da agilidade em projetos

O mundo nunca esteve tão ávido por agilidade quanto nos últimos tempos – e a tendência de mercado indica que isso só se acentuará daqui para frente. A boa notícia é que você pode contar com um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem para reduzir o ciclo de vida de projetos com agilidade (sem perder a qualidade, é claro).

Graças a funcionalidades integradas e inteligentes, como o quadro Scrum on-line, mantenha o grupo em sintonia e com o workflow otimizado para atingir melhores resultados. A aplicação do quadro Scrum, por exemplo, permite a adaptação rápida em caso de mudanças repentinas ou adversidades, estimula a transparência e o entendimento e instiga a auto-organização – fora muitas outras vantagens. Experimente!

5. Baixa necessidade de manutenção

Ao comparar as abordagens mais clássicas a um sistema de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, percebe-se que a menor necessidade de ajustes e manutenção é um dos grandes pontos de destaque. Pois você não precisará ter um grande time de TI para ver os seus projetos e tarefas caminharem.

Os sistemas em nuvem são tão benéficos porque são fáceis não apenas de usar, como também de manter. Sem contar que grande parte das companhias que os oferecem contam com um time de suporte próprio para ajudar os clientes em caso de necessidades ou problemas dos mais variados (inclusive, em tempo real).

Sem dúvidas, é um dos imensos pontos positivos que o gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode trazer para o seu negócio. Afinal, você não precisará se preocupar todo o tempo com a manutenção e os reparos do seu sistema de gestão. Basta aproveitar!

6. Eficiência no acompanhamento de metas e resultados

Quer saber como o gerenciamento de projetos baseado em nuvem pode alavancar o seu negócio? Então é importante ter em mente que uma das suas grandes vantagens está em poder comandar o andamento de projetos em tempo real, de forma facilitada.

Mesmo fora do escritório, basta conectar o seu smartphone ou tablet a uma rede de dados para saber se as metas semanais estão sendo cumpridas. Ou mesmo para emitir um relatório atualizado para comunicar expectativas a outro responsável. E caso você não esteja cuidado do gerenciamento em si, poderá analisar os seus próprios entregáveis para se programar com relação aos prazos, por exemplo.

O uso de um bom software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem se torna o seu grande aliado quando você utiliza os dados dos KPIs, dos relatórios de progresso e dos checklists semanais para tomar decisões melhores em prol de ótimos resultados – ou mesmo para coordenar o seu trabalho. Vale a pena desbravar, para múltiplas abordagens!

7. Maior segurança para os documentos da organização

Gerenciar os seus projetos com planilhas de Excel ou mesmo folhas de papel pode não ser seguro o suficiente – tanto pela perda de informações valiosas para o próprio time (ao extraviar documentos virtuais ou físicos) quanto pelo vazamento de dados importantes para terceiros.

Diante deste cenário, um benefício do software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem consiste em adicionar uma camada extra de segurança sobre todas as suas atividades. É possível tornar documentos e tarefas privadas, concedendo acesso direto apenas aos interessados – como gerentes de projeto e líderes de equipe. Assim, você evita a disseminação de informações confidenciais e garante a segurança do sistema interno.

Fora o fato de que o armazenamento em nuvem funciona como um backup de segurança para se assegurar de que os arquivos estão seguros e não ficam dependentes do computador em pleno funcionamento de um único funcionário. Assim, nem falhas mecânicas em um PC te impedirão de seguir com as tarefas e atingir um outro patamar!

8. Potencialização da colaboração em equipe

Você sabia que um excelente software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem também pode unir ainda mais os membros do seu time? Graças aos recursos que instigam a interação entre a equipe, mesmo em comunicações assíncronas, os responsáveis pelo projeto acabam se mantendo mais engajados e prontos para entregar melhores resultados.

A capacidade de se comunicar com facilidade por múltiplos canais, o que é abordado pela maioria dos sistemas de gestão, torna muito mais simples a troca de ideias e informações em apenas um ambiente. Torna-se possível comandar brainstormings ao vivo, mandar mensagens de voz ou simplesmente compartilhar um documento rapidamente via chat. Mantendo tudo sobre o projeto atualizado e plenamente transparente!

9. Possibilidade de fazer testes reais antes da implementação

Para que o software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem seja realmente benéfico, ele precisa se encaixar na rotina da sua empresa. Por sorte, quase todas as soluções disponíveis no mercado oferecem testes gratuitos antes de uma contratação definitiva.

Desta maneira, você pode experimentar os recursos oferecidos previamente, vendo se eles realmente farão sentido para o seu time. A título de exemplo, alguns softwares tendem a ser mais generalistas e a incluir muito mais funcionalidades, enquanto outros focam na especificidade – mas podem pecar se o seu objetivo é ter acesso amplo em uma única interface.

Então para que a escolha tenha como resultado o sucesso, vale a pena colocar na balança as suas necessidades versus o que está sendo oferecido – assim como o custo-benefício.

Além de experimentar as funcionalidades por si só, peça para que alguns membros-chave, incluindo os participantes gerais do time, possam usar o software por um tempo para darem a sua opinião. Afinal, lembre-se de que o programa não deve ser útil apenas para si, mas para todos os envolvidos naquele projeto – jamais desconsidere!

Só depois que o teste estiver plenamente concluído (ainda que isso não leve o período comum de 14 ou 30 dias) siga para a assinatura e implementação na prática. Tal comportamento poderá tomar um pouco do seu tempo à primeira vista, mas trará economia de recursos e redução do estresse individual e coletivo a longo prazo.

10. Suporte para o trabalho remoto e para a contratação de talentos

O ato de trabalhar remotamente nunca esteve tão em alta – e várias empresas brasileiras já vêm atuando com talentos geograficamente distribuídos, com o regime híbrido ou de teletrabalho para certas necessidades. Mas para que tais modelos funcionem e agreguem resultados e produtividade, um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem deve ser utilizado!

Neste caso, as equipes conseguem colaborar, compartilhar documentos, acessar dados de projetos e se comunicar com os colegas e gerente quando e onde precisarem – agregando muito mais do que um benefício de tal programa. Desta maneira, tais soluções se mostram como aliadas do trabalho moderno e podem te ajudar a atrair e reter até talentos globais!

Em busca do melhor programa para a sua empresa?

Mas e você, ainda não se convenceu de quais são os principais benefícios de usar o gerenciamento de projetos em nuvem? Então experimente aplicá-lo na prática e sentir o poder positivo que ele pode exercer sobre a sua empresa.

Caso esteja procurando por indicações de programas que sejam confiáveis, fáceis de utilizar e de ampla abordagem, é altamente recomendado explorar as possibilidades oferecidas pelo Bitrix24. Um universo único, com dezenas de ferramentas, te espera para transformar projetos em negócios reais. Experimente já!

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