Produto
Articles Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Sucesso no trabalho remoto
Ariane Jaeger
10 min
48
Atualizado: 6 de novembro de 2024
Ariane Jaeger
Atualizado: 6 de novembro de 2024
Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Supervisionar a produtividade no trabalho remoto pode exigir um esforço extra por sua equipe estar distante geograficamente. Mas isso não significa que o trabalho não possa ser eficiente. Pelo contrário: ao adotar métodos e ferramentas adequadas, seus funcionários podem alcançar resultados incríveis.

Se você acredita que o home office é a melhor maneira de manter seus funcionários engajados e está em busca de soluções rápidas para melhorar a eficiência das tarefas e a comunicação entre sua equipe remota, continue a leitura. Neste artigo, você encontrará as ferramentas e técnicas necessárias para promover um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.

Técnicas para aumentar a produtividade no trabalho remoto

Existem várias técnicas de produtividade para trabalho remoto que você pode começar a adotar tanto na sua rotina quanto no gerenciamento da sua equipe. Essas práticas ajudam a manter o foco, otimizar o tempo e garantir que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente, mesmo com os desafios da distância física. Incorporar esses métodos pode aumentar o engajamento, melhorar a organização e facilitar o acompanhamento das atividades. Confira algumas das técnicas mais famosas (e eficientes) a seguir e escolha aquelas que melhor se adaptam às necessidades e ao perfil do seu time para obter resultados ainda mais satisfatórios.

Organize seu home office

Organizar seu home office é fundamental para melhorar a produtividade no trabalho remoto e cuidar do seu bem-estar. Para isso, reserve um espaço dedicado ao trabalho, longe das distrações domésticas. Pense em investir em móveis ergonômicos, como uma cadeira confortável e uma mesa na altura correta.

A iluminação também faz diferença: aproveite ao máximo a luz natural e complemente com luminárias que não forcem a vista. Manter o espaço organizado é outra chave para o sucesso, utilizando prateleiras e gavetas para guardar documentos e materiais de forma prática. Um home office bem planejado não só aumenta sua eficiência como também reduz o estresse, trazendo mais satisfação para sua rotina.

Faça reuniões regulares

Quando sua equipe é remota, a comunicação é ainda mais importante para garantir o alinhamento das tarefas que serão desempenhadas. Então, não existe outra saída. Sempre que necessário, você precisará de reuniões individuais ou coletivas. Para evitar que os encontros se estendam e se tornem maçantes, tenha toda a pauta definida, deixe questões individuais para serem resolvidas fora da reunião em grupo e, caso algum assunto complexo surja, deixe-o para a próxima reunião.

Para um real aumento na produtividade, é importante que esses encontros virtuais sejam diretos e não atrapalhem a rotina dos funcionários. Caso contrário, cedo ou tarde, podem se tornar um motivo de insatisfação no trabalho. Se o objetivo é reunir a equipe para integração e socialização, programe-se com antecedência, em um momento de menor fluxo de trabalho, e certifique-se de que ninguém será prejudicado com essa pausa.

Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Use e-mails

Mesmo sendo uma ferramenta de trabalho antiga, o e-mail ainda é uma poderosa ferramenta de interação com sua equipe. Em muitos casos, ele pode ser mais eficiente do que reuniões por vídeo, pois evita a interrupção da jornada de trabalho para tratar de temas rápidos. Só não se esqueça de pedir a confirmação de leitura, para saber que o funcionário está ciente das mudanças. Caso ele não tenha visto sua mensagem na caixa de entrada, use um sistema de mensagens instantâneas para avisar que você aguarda um retorno pelo e-mail enviado.

Divida as tarefas

Qualquer trabalho pode parecer gigantesco quando é visto em sua totalidade, mas ao dividi-lo em pequenas tarefas, você perceberá que fica muito mais fácil para todos concluírem e organizarem a execução. Além de facilitar a compreensão, isso impede que o colaborador sinta uma sensação de improdutividade antes mesmo de começar a atuar no projeto. Desta forma, incentive seus funcionários a subdividir as tarefas antes de começarem a trabalhar nelas. Além disso, sempre que possível, delegue as tarefas em etapas, pois isso também facilita a supervisão.

Defina prazos

Estabelecer prazos para a execução das tarefas ajuda sua equipe a programar toda a jornada de trabalho. Além disso, quando sua equipe sabe o tempo necessário para a conclusão do trabalho, consegue avaliar se está atendendo ao ritmo de trabalho esperado pela empresa. O único cuidado é não estabelecer prazos muito curtos, pois isso pode gerar estresse e desmotivação. Afinal, se a maioria da equipe encontra dificuldade em atingir metas, isso pode significar que as metas não são realistas e precisam ser ajustadas com urgência.

Use ferramentas

Se você tem tecnologia disponível, por que não a usar a favor da sua equipe? Usar ferramentas para comunicação, execução de tarefas, trabalho compartilhado e gerenciamento de projetos pode ser o que falta para otimizar os resultados de todos. Com elas, seus funcionários podem trabalhar de qualquer local. Normalmente, esses softwares online são bastante intuitivos e fáceis de navegar, não exigindo grande treinamento para o uso. Para acessá-los, basta ter um dispositivo, conexão com a internet e a devida autorização de acesso para conseguir trabalhar.

Aumente a produtividade das suas equipes com o Bitrix24

O gestor de trabalho remoto do Bitrix24 é ideal para a sua empresa funcionar bem e lucrar mais.

Cadastre-se agora

Quais são os 4 tipos de sistemas de colaboração?

Se você considera incluir ferramentas para produtividade no trabalho remoto da sua equipe, é importante entender como elas são classificadas e sua utilidade na execução de tarefas. Confira abaixo quais são elas.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gestão de tarefas e projetos são sistemas que permitem criar e organizar as atividades que serão executadas pelos funcionários. Com elas, o acompanhamento do projeto se torna mais simples, pois é possível monitorar o ritmo de trabalho da equipe, localizar gargalos no processo e identificar oportunidades de melhoria. Essas ferramentas permitem a divisão das tarefas por etapas, possibilitando que todos acompanhem o que já foi concluído, o que está em andamento e as tarefas futuras. São ideais para dar clareza à execução de projetos empresariais.

Ferramentas de comunicação interna

Essenciais em todas as empresas, principalmente as que têm equipes em trabalho remoto, essas ferramentas ajudam a transmitir as informações necessárias para que todos cumpram suas funções da maneira esperada. Elas podem ser síncronas (em tempo real), como WhatsApp, ou assíncronas, como o e-mail, que permite que mensagens sejam lidas conforme a disponibilidade de cada pessoa.

Não podemos esquecer as ferramentas de videoconferência, que permitem a visualização dos colaboradores durante a conversa. São especialmente úteis para tratar de assuntos delicados e para feedbacks.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Para evitar retrabalho, as equipes precisam de um sistema eficiente de compartilhamento de arquivos. Assim, cada colaborador e líder pode ver em tempo real as alterações nos documentos ou planilhas. Antes de escolher a ferramenta ideal, é importante analisar a capacidade de armazenamento que ela oferece e garantir a segurança, definindo o nível de acesso necessário para cada profissional e setor.

Ferramentas de trabalho colaborativo

Esse tipo de ferramenta conecta todos os itens mencionados anteriormente, pois vai além da simples troca de informações. Para criar um ambiente de trabalho verdadeiramente colaborativo, é necessário adotar ações que mantenham toda a equipe engajada e produtiva no projeto.

Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

6 ferramentas para colaboração online

Se você busca plataformas de colaboração para sua equipe em trabalho remoto, há diversas opções amplamente utilizadas que podem otimizar a comunicação, organização e produtividade do time. Essas ferramentas não apenas permitem o compartilhamento de informações em tempo real, mas também ajudam na coordenação de tarefas e na supervisão dos avanços de projetos, garantindo que todos os membros da equipe estejam sempre alinhados, independentemente de onde estejam. Conheça as mais utilizadas:

Google Drive

No Google Drive, você e sua equipe podem armazenar e compartilhar informações de maneira segura, bastando configurar as permissões de acesso. O serviço está disponível via navegador, desktop e smartphone, facilitando o acesso rápido às informações. Outra vantagem do Google Drive é que oferece até 15 GB de armazenamento gratuito por conta. Caso você precise de mais espaço, é possível contratar planos que variam de 100 GB a 30 TB.

Google Agenda

Conhecido também como Google Calendar, este aplicativo é uma agenda eletrônica que permite anotar compromissos e datas importantes, ajudando todos a manter o controle de eventos a médio e longo prazo. O sistema também permite que outra pessoa autorizada registre eventos na sua agenda, facilitando a organização. Assim, você pode delegar essa função ao funcionário que te auxilia.

Google Meet

Ferramenta de videoconferência do Google, o Meet permite que você se reúna com sua equipe com facilidade. Ao enviar o link da reunião aos funcionários, eles podem participar pelo computador ou celular. Além da opção de vídeo, o Meet conta com um campo de bate-papo para quem deseja se comunicar sem interromper a reunião.

Google Planilhas

Com o Google Planilhas, sua equipe pode visualizar e editar planilhas em tempo real, apenas compartilhando o link. A plataforma oferece funcionalidades semelhantes ao Excel, mas, caso sejam necessários recursos mais avançados, é possível criar a planilha no Excel e fazer o upload.

Google Documentos

Funcionando de maneira semelhante ao Google Planilhas, o Google Documentos permite editar e formatar arquivos de texto em tempo real. Cada colaborador pode ver quem está editando e o que está sendo alterado no documento.

OneDrive

Além do Google, a Microsoft oferece o OneDrive para colaboração online. Nele, é possível armazenar e compartilhar documentos, imagens e vídeos. Embora ofereça apenas 5 GB de armazenamento gratuito, pode ser uma boa opção para quem já utiliza o pacote da Microsoft.

Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Outras ferramentas para produtividade

Microsoft 365

Essa é a versão online do famoso Office, com recursos limitados, mas ainda útil para equipes que não precisam de ferramentas avançadas. Assim como o Google Documentos e Planilhas, o Microsoft 365 permite acesso e colaboração em tempo real.

WhatsApp

Apesar do uso informal, o WhatsApp pode ser útil na troca de mensagens rápidas, aumentando a eficiência. As informações são criptografadas e documentadas, porém, não é recomendável como a principal ferramenta de comunicação para localizar dados após algum tempo. É sempre bom complementar com e-mails para documentos importantes.

Asana

O Asana é um gerenciador de tarefas que facilita a execução de projetos com acompanhamento por meio de cartões que podem ser movidos ou excluídos quando concluídos. Possui uma versão gratuita e uma premium para necessidades mais complexas.

Trello

Concorrente direto do Asana, o Trello organiza tarefas em cartões e colunas, oferecendo uma maneira visual e prática de acompanhar o progresso de projetos e tarefas individuais. Cada cartão no Trello representa uma atividade ou etapa do projeto e pode ser facilmente arrastado de uma coluna para outra, facilitando a gestão e a atualização de tarefas à medida que elas avançam.

Bitrix24

O Bitrix24 é uma solução multiplataforma que acompanha tarefas com cartões, oferece armazenamento e edição de documentos em equipe. Além das ferramentas de colaboração, possui:

  • Chat e videochamadas;

  • CRM gratuito;

  • Sistema de RH;

  • Criação de sites;

  • Sistema de contact center;

  • Pagamentos e orçamentos online;

  • Integrações com outras plataformas.

Essas funcionalidades, somadas à inteligência artificial para simplificar cadastros e automação de tarefas, tornam o trabalho da equipe mais produtivo e organizado. Acesse o Bitrix24 agora mesmo e se cadastre em poucos minutos para aproveitar esse sistema com tantas funcionalidades integradas para sua equipe. Ele é grátis e muito fácil de usar.

Aumente a produtividade das suas equipes com o Bitrix24

O gestor de trabalho remoto do Bitrix24 é ideal para a sua empresa funcionar bem e lucrar mais.

Cadastre-se agora

Qual a importância das ferramentas de colaboração online?

Se você se pergunta como gerir equipes, saiba que as vantagens de usar ferramentas online são muitas, especialmente no caso de equipes gerenciadas à distância. As ferramentas de produtividade e colaboração online:

  • Permitem um melhor gerenciamento do tempo;

  • Ajudam a economizar tempo na execução de projetos;

  • Facilitam a comunicação entre equipe e líderes;

  • Contribuem para a interação da equipe e o clima organizacional;

  • Simplificam o trabalho dos funcionários;

  • Evitam tarefas em duplicidade;

  • Tornam a supervisão mais eficiente;

  • Ajudam a identificar oportunidades de melhoria;

  • Permitem identificar os funcionários mais engajados no trabalho remoto.

Ao escolher uma ferramenta colaborativa, busque opções compatíveis com outras plataformas populares, que integrem diferentes sistemas e simplifiquem tarefas por meio de inteligência artificial — como o Bitrix24, por exemplo.

Um estudo da empresa americana McKinsey & Company revela que clientes que integraram inteligência artificial observaram um aumento de cerca de 50% nas vendas. Por isso, vale considerar o uso dessas soluções na gestão de equipes remotas.

Agora que você conhece a importância da produtividade no trabalho remoto, experimente o Bitrix24 para facilitar a execução e gestão de equipes virtuais na sua empresa. A plataforma é gratuita e não requer instalação, o que torna a implementação ainda mais simples. Os resultados vão te surpreender!

Mais populares
Sucesso no trabalho remoto
15 melhores formas honestas de trabalhar online que pagam bem em 2024
Poder da IA, ML e Big Data
Top 7 Alternativas ao ChatGPT e OpenAI que Você Precisa Conhecer
Trabalho em equipe de alto desempenho
10 dicas profissionais sobre como lidar com os colegas de trabalho difíceis
Poder da IA, ML e Big Data
10 melhores ferramentas para detectar IA
Crescimento de pequenas empresas
10 melhores softwares de contabilidade para pequenas empresas
Índice
Técnicas para aumentar a produtividade no trabalho remoto Organize seu home office Faça reuniões regulares Use e-mails Divida as tarefas Defina prazos Use ferramentas Quais são os 4 tipos de sistemas de colaboração? Ferramentas de gerenciamento de projetos Ferramentas de comunicação interna Ferramentas de compartilhamento de arquivos Ferramentas de trabalho colaborativo 6 ferramentas para colaboração online Google Drive Google Agenda Google Meet Google Planilhas Google Documentos OneDrive Outras ferramentas para produtividade Microsoft 365 WhatsApp Asana Trello Bitrix24 Qual a importância das ferramentas de colaboração online?
Você também pode gostar
Blogs
Webinars
Glossário

Free. Unlimited. Online.

O Bitrix24 é um local onde todos podem se comunicar, colaborar em tarefas e projetos, gerenciar clientes e fazer muito mais.

Comece grátis
Você também pode gostar
10 excelentes alternativas ao Google Workspace para colaboração e produtividade sem esforço
Encontrando a ferramenta perfeita
10 excelentes alternativas ao Google Workspace para colaboração e produtividade sem esforço
12 min
10 alternativas simples ao BambooHR para gestão de RH em pequenas empresas
Crescimento de pequenas empresas
10 alternativas simples ao BambooHR para gestão de RH em pequenas empresas
13 min
Gerencie tarefas com CRM: Organize atividades de vendas e aumente a produtividade
Aumentando as vendas com CRM
Gerencie tarefas com CRM: Organize atividades de vendas e aumente a produtividade
12 min