Produtividade em equipes remotas: ferramentas e técnicas

Supervisionar a produtividade no trabalho remoto pode exigir um esforço extra por sua equipe estar distante geograficamente. Mas isso não significa que o trabalho não possa ser eficiente. Pelo contrário: ao adotar métodos e ferramentas adequadas, seus funcionários podem alcançar resultados incríveis.

Se você acredita que o home office é a melhor maneira de manter seus funcionários engajados e está em busca de soluções rápidas para melhorar a eficiência das tarefas e a comunicação entre sua equipe remota, continue a leitura. Neste artigo, você encontrará as ferramentas e técnicas necessárias para promover um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.

Técnicas para aumentar a produtividade no trabalho remoto

Existem várias técnicas de produtividade para trabalho remoto que você pode começar a adotar tanto na sua rotina quanto no gerenciamento da sua equipe. Essas práticas ajudam a manter o foco, otimizar o tempo e garantir que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente, mesmo com os desafios da distância física. Incorporar esses métodos pode aumentar o engajamento, melhorar a organização e facilitar o acompanhamento das atividades. Confira algumas das técnicas mais famosas (e eficientes) a seguir e escolha aquelas que melhor se adaptam às necessidades e ao perfil do seu time para obter resultados ainda mais satisfatórios.

Organize seu home office

Organizar seu home office é fundamental para melhorar a produtividade no trabalho remoto e cuidar do seu bem-estar. Para isso, reserve um espaço dedicado ao trabalho, longe das distrações domésticas. Pense em investir em móveis ergonômicos, como uma cadeira confortável e uma mesa na altura correta.

A iluminação também faz diferença: aproveite ao máximo a luz natural e complemente com luminárias que não forcem a vista. Manter o espaço organizado é outra chave para o sucesso, utilizando prateleiras e gavetas para guardar documentos e materiais de forma prática. Um home office bem planejado não só aumenta sua eficiência como também reduz o estresse, trazendo mais satisfação para sua rotina.

Faça reuniões regulares

Quando sua equipe é remota, a comunicação é ainda mais importante para garantir o alinhamento das tarefas que serão desempenhadas. Então, não existe outra saída. Sempre que necessário, você precisará de reuniões individuais ou coletivas. Para evitar que os encontros se estendam e se tornem maçantes, tenha toda a pauta definida, deixe questões individuais para serem resolvidas fora da reunião em grupo e, caso algum assunto complexo surja, deixe-o para a próxima reunião.

Para um real aumento na produtividade, é importante que esses encontros virtuais sejam diretos e não atrapalhem a rotina dos funcionários. Caso contrário, cedo ou tarde, podem se tornar um motivo de insatisfação no trabalho. Se o objetivo é reunir a equipe para integração e socialização, programe-se com antecedência, em um momento de menor fluxo de trabalho, e certifique-se de que ninguém será prejudicado com essa pausa.

Use e-mails

Mesmo sendo uma ferramenta de trabalho antiga, o e-mail ainda é uma poderosa ferramenta de interação com sua equipe. Em muitos casos, ele pode ser mais eficiente do que reuniões por vídeo, pois evita a interrupção da jornada de trabalho para tratar de temas rápidos. Só não se esqueça de pedir a confirmação de leitura, para saber que o funcionário está ciente das mudanças. Caso ele não tenha visto sua mensagem na caixa de entrada, use um sistema de mensagens instantâneas para avisar que você aguarda um retorno pelo e-mail enviado.

Divida as tarefas

Qualquer trabalho pode parecer gigantesco quando é visto em sua totalidade, mas ao dividi-lo em pequenas tarefas, você perceberá que fica muito mais fácil para todos concluírem e organizarem a execução. Além de facilitar a compreensão, isso impede que o colaborador sinta uma sensação de improdutividade antes mesmo de começar a atuar no projeto. Desta forma, incentive seus funcionários a subdividir as tarefas antes de começarem a trabalhar nelas. Além disso, sempre que possível, delegue as tarefas em etapas, pois isso também facilita a supervisão.

Defina prazos

Estabelecer prazos para a execução das tarefas ajuda sua equipe a programar toda a jornada de trabalho. Além disso, quando sua equipe sabe o tempo necessário para a conclusão do trabalho, consegue avaliar se está atendendo ao ritmo de trabalho esperado pela empresa. O único cuidado é não estabelecer prazos muito curtos, pois isso pode gerar estresse e desmotivação. Afinal, se a maioria da equipe encontra dificuldade em atingir metas, isso pode significar que as metas não são realistas e precisam ser ajustadas com urgência.

Use ferramentas

Se você tem tecnologia disponível, por que não a usar a favor da sua equipe? Usar ferramentas para comunicação, execução de tarefas, trabalho compartilhado e gerenciamento de projetos pode ser o que falta para otimizar os resultados de todos. Com elas, seus funcionários podem trabalhar de qualquer local. Normalmente, esses softwares online são bastante intuitivos e fáceis de navegar, não exigindo grande treinamento para o uso. Para acessá-los, basta ter um dispositivo, conexão com a internet e a devida autorização de acesso para conseguir trabalhar.

Quais são os 4 tipos de sistemas de colaboração?

Se você considera incluir ferramentas para produtividade no trabalho remoto da sua equipe, é importante entender como elas são classificadas e sua utilidade na execução de tarefas. Confira abaixo quais são elas.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gestão de tarefas e projetos são sistemas que permitem criar e organizar as atividades que serão executadas pelos funcionários. Com elas, o acompanhamento do projeto se torna mais simples, pois é possível monitorar o ritmo de trabalho da equipe, localizar gargalos no processo e identificar oportunidades de melhoria. Essas ferramentas permitem a divisão das tarefas por etapas, possibilitando que todos acompanhem o que já foi concluído, o que está em andamento e as tarefas futuras. São ideais para dar clareza à execução de projetos empresariais.

Ferramentas de comunicação interna

Essenciais em todas as empresas, principalmente as que têm equipes em trabalho remoto, essas ferramentas ajudam a transmitir as informações necessárias para que todos cumpram suas funções da maneira esperada. Elas podem ser síncronas (em tempo real), como WhatsApp, ou assíncronas, como o e-mail, que permite que mensagens sejam lidas conforme a disponibilidade de cada pessoa.

Não podemos esquecer as ferramentas de videoconferência, que permitem a visualização dos colaboradores durante a conversa. São especialmente úteis para tratar de assuntos delicados e para feedbacks.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Para evitar retrabalho, as equipes precisam de um sistema eficiente de compartilhamento de arquivos. Assim, cada colaborador e líder pode ver em tempo real as alterações nos documentos ou planilhas. Antes de escolher a ferramenta ideal, é importante analisar a capacidade de armazenamento que ela oferece e garantir a segurança, definindo o nível de acesso necessário para cada profissional e setor.

Ferramentas de trabalho colaborativo

Esse tipo de ferramenta conecta todos os itens mencionados anteriormente, pois vai além da simples troca de informações. Para criar um ambiente de trabalho verdadeiramente colaborativo, é necessário adotar ações que mantenham toda a equipe engajada e produtiva no projeto.

6 ferramentas para colaboração online

Se você busca plataformas de colaboração para sua equipe em trabalho remoto, há diversas opções amplamente utilizadas que podem otimizar a comunicação, organização e produtividade do time. Essas ferramentas não apenas permitem o compartilhamento de informações em tempo real, mas também ajudam na coordenação de tarefas e na supervisão dos avanços de projetos, garantindo que todos os membros da equipe estejam sempre alinhados, independentemente de onde estejam. Conheça as mais utilizadas:

Google Drive

No Google Drive, você e sua equipe podem armazenar e compartilhar informações de maneira segura, bastando configurar as permissões de acesso. O serviço está disponível via navegador, desktop e smartphone, facilitando o acesso rápido às informações. Outra vantagem do Google Drive é que oferece até 15 GB de armazenamento gratuito por conta. Caso você precise de mais espaço, é possível contratar planos que variam de 100 GB a 30 TB.

Google Agenda

Conhecido também como Google Calendar, este aplicativo é uma agenda eletrônica que permite anotar compromissos e datas importantes, ajudando todos a manter o controle de eventos a médio e longo prazo. O sistema também permite que outra pessoa autorizada registre eventos na sua agenda, facilitando a organização. Assim, você pode delegar essa função ao funcionário que te auxilia.

Google Meet

Ferramenta de videoconferência do Google, o Meet permite que você se reúna com sua equipe com facilidade. Ao enviar o link da reunião aos funcionários, eles podem participar pelo computador ou celular. Além da opção de vídeo, o Meet conta com um campo de bate-papo para quem deseja se comunicar sem interromper a reunião.

Google Planilhas

Com o Google Planilhas, sua equipe pode visualizar e editar planilhas em tempo real, apenas compartilhando o link. A plataforma oferece funcionalidades semelhantes ao Excel, mas, caso sejam necessários recursos mais avançados, é possível criar a planilha no Excel e fazer o upload.

Google Documentos

Funcionando de maneira semelhante ao Google Planilhas, o Google Documentos permite editar e formatar arquivos de texto em tempo real. Cada colaborador pode ver quem está editando e o que está sendo alterado no documento.

OneDrive

Além do Google, a Microsoft oferece o OneDrive para colaboração online. Nele, é possível armazenar e compartilhar documentos, imagens e vídeos. Embora ofereça apenas 5 GB de armazenamento gratuito, pode ser uma boa opção para quem já utiliza o pacote da Microsoft.

Outras ferramentas para produtividade

Microsoft 365

Essa é a versão online do famoso Office, com recursos limitados, mas ainda útil para equipes que não precisam de ferramentas avançadas. Assim como o Google Documentos e Planilhas, o Microsoft 365 permite acesso e colaboração em tempo real.

WhatsApp

Apesar do uso informal, o WhatsApp pode ser útil na troca de mensagens rápidas, aumentando a eficiência. As informações são criptografadas e documentadas, porém, não é recomendável como a principal ferramenta de comunicação para localizar dados após algum tempo. É sempre bom complementar com e-mails para documentos importantes.

Asana

O Asana é um gerenciador de tarefas que facilita a execução de projetos com acompanhamento por meio de cartões que podem ser movidos ou excluídos quando concluídos. Possui uma versão gratuita e uma premium para necessidades mais complexas.

Trello

Concorrente direto do Asana, o Trello organiza tarefas em cartões e colunas, oferecendo uma maneira visual e prática de acompanhar o progresso de projetos e tarefas individuais. Cada cartão no Trello representa uma atividade ou etapa do projeto e pode ser facilmente arrastado de uma coluna para outra, facilitando a gestão e a atualização de tarefas à medida que elas avançam.

Bitrix24

O Bitrix24 é uma solução multiplataforma que acompanha tarefas com cartões, oferece armazenamento e edição de documentos em equipe. Além das ferramentas de colaboração, possui:

• Chat e videochamadas;

• CRM gratuito;

• Sistema de RH;

• Criação de sites;

• Sistema de contact center;

• Pagamentos e orçamentos online;

• Integrações com outras plataformas.

Essas funcionalidades, somadas à inteligência artificial para simplificar cadastros e automação de tarefas, tornam o trabalho da equipe mais produtivo e organizado. Acesse o Bitrix24 agora mesmo e se cadastre em poucos minutos para aproveitar esse sistema com tantas funcionalidades integradas para sua equipe. Ele é grátis e muito fácil de usar.

Qual a importância das ferramentas de colaboração online?

Se você se pergunta como gerir equipes, saiba que as vantagens de usar ferramentas online são muitas, especialmente no caso de equipes gerenciadas à distância. As ferramentas de produtividade e colaboração online:

• Permitem um melhor gerenciamento do tempo;

• Ajudam a economizar tempo na execução de projetos;

• Facilitam a comunicação entre equipe e líderes;

• Contribuem para a interação da equipe e o clima organizacional;

• Simplificam o trabalho dos funcionários;

• Evitam tarefas em duplicidade;

• Tornam a supervisão mais eficiente;

• Ajudam a identificar oportunidades de melhoria;

• Permitem identificar os funcionários mais engajados no trabalho remoto.

Ao escolher uma ferramenta colaborativa, busque opções compatíveis com outras plataformas populares, que integrem diferentes sistemas e simplifiquem tarefas por meio de inteligência artificial — como o Bitrix24, por exemplo.

Um estudo da empresa americana McKinsey & Company revela que clientes que integraram inteligência artificial observaram um aumento de cerca de 50% nas vendas. Por isso, vale considerar o uso dessas soluções na gestão de equipes remotas.

Agora que você conhece a importância da produtividade no trabalho remoto, experimente o Bitrix24 para facilitar a execução e gestão de equipes virtuais na sua empresa. A plataforma é gratuita e não requer instalação, o que torna a implementação ainda mais simples. Os resultados vão te surpreender!