7 dicas de especialistas para entrevistas virtuais

Em um cenário cada vez mais digitalizado, as entrevistas virtuais tornaram-se uma ferramenta essencial para recrutadores e candidatos. Enquanto as entrevistas presenciais tradicionais possuem suas próprias dinâmicas, as virtuais exigem uma abordagem única e adaptativa.

Neste artigo, vamos explorar 7 dicas valiosas, provenientes de especialistas, e com base em experiências reais, sobre como realizar entrevistas virtuais de maneira profissional. Por meio de insights adquiridos ao longo de diversas seleções, identificamos estratégias-chave que visam maximizar a eficiência e a qualidade do processo e resumimos as melhores práticas para entrevistas online.

Quais os erros comuns em entrevistas virtuais?

Os erros comuns em entrevistas virtuais frequentemente decorrem da falta de planejamento e da negligência em relação à tecnologia utilizada. Isso inclui:

• Não testar previamente as tecnologias para entrevistas à distância;

• Preparação inadequada do recrutador ou do candidato;

• Não manter o foco e a atenção durante a entrevista devido a distrações externas;

• Não providenciar um ambiente adequado, como um espaço silencioso e bem iluminado;

• Não seguir uma agenda ou cronograma definido.

Para evitar essas falhas, é essencial verificar que tudo funciona com antecedência, preparar-se minuciosamente, garantir um ambiente propício e manter uma agenda clara e focada. Essas e outras medidas ajudam assegurar uma experiência de entrevista virtual mais produtiva para todos os envolvidos.

Quais são as melhores práticas para conduzir entrevistas virtuais com sucesso

O êxito na condução de entrevistas virtuais depende de vários fatores, alguns dos quais podem ser controlados, pelo menos parcialmente. Confira a seguir alguns insights valiosos sobre como realizar entrevistas online, além de dicas para ser bem-sucedido.

1. Utilize uma ferramenta de videoconferências adequada para suas entrevistas virtuais

Na condução de entrevistas virtuais, a escolha das ferramentas para entrevistas online desempenha um papel crucial.  Optar por um software profissional que ofereça recursos robustos, qualidade de vídeo e áudio, compartilhamento de tela e opções de segurança avançadas, é indispensável.

Uma boa aplicação vai além da simples videoconferência. Ela deve permitir, além da condução de entrevistas, a realização de apresentações, tomada de notas, resumo e gravações da reunião para referência futura e um de bate-papo entre os participantes. Isso proporciona uma experiência mais completa e interativa para uma avaliação mais detalhada dos candidatos quando for necessário.

No entanto, é importante garantir que os candidatos estejam confortáveis e familiarizados com as tecnologias para entrevistas à distância. Isso inclui oferecer suporte e orientação. A seleção do software certo pode fazer a diferença entre uma entrevista produtiva e uma experiência frustrante para ambas as partes. 

Portanto, ao avaliar uma ferramenta para entrevistas, priorize sempre a usabilidade, confiabilidade e os recursos adicionais.

2. Escolha um ambiente profissional para entrevistar candidatos online

Ao configurar um ambiente para entrevistas virtuais, você deve priorizar um espaço profissional e livre de distrações. Isso inclui selecionar um local bem iluminado que proporcione uma atmosfera de clareza e transparência durante toda a videoconferência.

Além disso, você necessitará de uma conexão de internet rápida e estável para manter uma comunicação sem interrupções. Antes de cada entrevista, realize testes de banda para evitar contratempos técnicos que possam prejudicar a experiência do candidato. Verifique também que o áudio e câmera funcionam adequadamente, assim como das ferramentas e plataformas que serão utilizadas, como apresentações e compartilhamento de documentos. 

Em situações de viagem, se antecipe para garantir um ambiente adequado com antecedência. Isso envolve reservar um quarto de hotel com boa conexão à internet ou um espaço de coworking que disponha de um espaço de escritório. É fundamental assegurar que o ambiente seja silencioso e profissional. Afinal, uma frustração do candidato devido a problemas técnicos impacta negativamente a percepção da empresa e influencia sua decisão de aceitar uma oferta de emprego.

Portanto, ao selecionar um lugar para entrevistas virtuais, o foco está em criar uma experiência positiva para o candidato.

3. Revise o perfil e informações do candidato com atenção

Revisar cuidadosamente o perfil e as informações do candidato é necessário para qualquer entrevista, mas especialmente as virtuais. Cada detalhe, desde o currículo e redes profissionais até o comportamento em entrevistas online, oferece insights valiosos sobre a sua trajetória.

A análise desses dados permite uma conversa mais fluida e formular perguntas personalizadas, direcionadas às experiências e competências específicas do indivíduo. Isso demonstrará o interesse genuíno da empresa, mas também ajudará a garantir que a entrevista seja produtiva e relevante.

Além disso, ao examinar sua experiência profissional e realizações passadas, é possível identificar sinais de alinhamento cultural, bem como áreas de potencial conflito. Dessa forma, é mais fácil assegurar a compatibilidade técnica e uma integração harmoniosa na equipe e na organização na totalidade.

No entanto, é importante não se limitar às informações prévias. A revisão do perfil deve ser complementada por uma abordagem adequada durante a entrevista.  Isso significa estar aberto a novos detalhes que possam surgir durante a conversa para ter uma avaliação mais completa e precisa. 

4. Tenha perguntas-chave preparadas para a sua entrevista online

Um dos passos mais importantes na preparação para entrevistas virtuais é a organização de uma lista de tópicos e perguntas direcionadas ao entrevistado. Assim como ter um sistema de gestão de talentos, esta etapa permite filtrar entre candidatos potencialmente bons e excelentes.

As questões bem formuladas não apenas avaliam competências técnicas, mas também exploram a capacidade de se adaptar e crescer em uma cultura empresarial específica. 

Por exemplo, em vez de simplesmente indagar "Quais são suas habilidades técnicas?", prefira questionar "Como você aplicou esse conhecimento específico em um projeto desafiador e qual foi o resultado?" Esta abordagem revela o nível dessa habilidade e a capacidade de aplicá-la na prática e sob pressão.

Entretanto, elas devem ir além das competências técnicas e profissionais. Busque explorar como o postulante se alinha aos valores e à missão da empresa. Aqui, questões como "Descreva uma situação onde você teve que trabalhar de acordo com um código ético rigoroso. Como você lidou com isso?" podem iluminar aspectos de sua integridade e compromisso com padrões éticos, elementos indispensáveis em qualquer ambiente corporativo.

Há outras indagações que permitem ao entrevistado refletir sobre suas experiências passadas e aspirações futuras. Questões como "Onde você se vê em cinco anos e como esta posição ajuda a alcançar seus objetivos?" ajudam a entender a sua motivação e comprometimento potencial com a empresa a longo prazo.  Isso facilitará evitar contratações que veem a posição como um trampolim.

Por fim, você deve tomar em consideração que nem toda entrevista resultará em uma contratação bem-sucedida. Há situações onde, apesar de um diálogo promissor e respostas impressionantes, a prática diária mostra um descompasso entre as expectativas e a realidade.

5. Gerencie o tempo de cada entrevista virtual

Um dos erros comuns em entrevistas virtuais é negligenciar o gerenciamento do tempo. Ter uma agenda clara, dividindo a entrevista em seções específicas, ajuda a evitar distrações e a manter o foco nos objetivos.

Por exemplo, você pode destinar os primeiros 10 minutos para introduções e para que o postulante se adapte, seguido por 15 minutos de discussão sobre experiências e competências técnicas, e então mais 15 minutos para perguntas comportamentais e expectativas futuras. Os últimos minutos podem ser reservados para fazer perguntas.

Contudo, gerenciar os minutos eficientemente também significa estar preparado para improvisar. Em algumas situações, um entrevistado pode abordar aspectos importantes de suas habilidades ou experiência que merecem tempo adicional. Nestes casos, a flexibilidade para desviar do roteiro planejado pode ser vital para avaliar adequadamente o candidato. Afinal, ser rígido demais com o horário, pode levar a oportunidades perdidas de descobrir o verdadeiro potencial do entrevistado.

Por fim, experiências negativas, como uma entrevista superficial sem aprofundamento necessário devido a restrições de tempo pode resultar em contratações inadequadas. Isso apenas reforça a importância de um equilíbrio entre seguir o roteiro e demonstrar flexibilidade.

6. Pratique a escuta ativa e foque na comunicação não verbal

A escuta ativa permite criar um ambiente de confiança e respeito mútuo, demonstrando interesse genuíno no que o candidato tem a dizer. Ao fazer perguntas pertinentes e dar espaço para que expresse suas ideias e preocupações, é possível obter insights mais profundos sobre suas experiências e qualidades.

Isso envolve ouvir o que está sendo dito, mas também compreender as nuances por trás das palavras. Além disso, a escuta ativa é essencial para identificar sinais não verbais, como linguagem corporal e tom de voz, que podem sinalizar o nível de conforto do entrevistado.  

A escuta ativa melhora a qualidade das entrevistas, mas também fortalece as habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal. Ao cultivar essa habilidade, os entrevistadores podem estabelecer conexões mais profundas e significativas com os candidatos, promovendo assim uma atmosfera de colaboração e confiança mútua. 

Portanto, ao conduzir entrevistas, faça questão de dedicar tempo e energia para ouvir atentamente o que cada um tem a dizer para fornecer uma avaliação justa de suas qualificações.

7. Finalize a entrevista com os próximos passos

Ao finalizar uma videochamada, é crucial fornecer aos candidatos um feedback pós-entrevista virtual e uma compreensão clara dos próximos passos no processo de seleção. Nesta etapa, você deveria explicar como os passos seguintes de forma transparente, evitando promessas definitivas sobre a decisão final. Isso inclui informar sobre prazos esperados para feedback e quaisquer etapas subsequentes, como avaliações adicionais ou novas entrevistas com outros membros da equipe.

É valioso enfatizar a comunicação aberta e honesta para manter a confiança e o profissionalismo durante toda a seleção. Evite fazer comentários que possam sugerir a contratação ou não do candidato, mantendo uma postura neutra e respeitosa. Em vez disso, encoraje os candidatos a entrar em contato caso tenham dúvidas ou queiram mais informações sobre o andamento da contratação.

Uma vez que a entrevista tenha terminado, expresse gratidão pelo tempo e pela participação do candidato, reforçando o valor de sua contribuição para o processo seletivo. Afinal, é importante demonstrar apreço pelo esforço e dedicação da pessoa, independentemente do resultado. Uma abordagem respeitosa e mantém uma experiência positiva para todos os envolvidos e preserva a reputação da sua empresa no mercado de trabalho.

Conduza entrevistas virtuais com eficiência e empatia

Para conduzir entrevistas virtuais de forma eficaz, você deve tentar replicar o ambiente profissional e a interação que envolve as entrevistas presenciais, com o objetivo de proporcionar uma experiência mais autêntica e significativa para ambas as partes.

Além de seguir as dicas mencionadas anteriormente, é essencial contar com ferramentas adequadas.  O Bitrix24 oferece um conjunto abrangente de soluções que facilitam todo o processo de entrevistas remotas. 

Desde o agendamento de encontros com seu calendário integrado até as videochamadas, bem como gravações e transcrições de chamadas de áudio, o Bitrix24 garante uma entrevista fluida e produtiva. Além disso, suas funções de notas e resumo de chamadas simplificam o acompanhamento e a documentação das entrevistas. 

Teste gratuitamente o Bitrix24 e explore os planos pagos que oferecem ainda mais funcionalidades para otimizar suas entrevistas online. 

Perguntas frequentes

As principais diferenças entre entrevistas virtuais e presenciais residem na natureza da reunião. Enquanto as primeiras ocorrem cara a cara, as segundas acontecem através de plataformas digitais. Isso impacta a comunicação não verbal e o ambiente de maneiras distintas. 

Nas entrevistas online, a tecnologia desempenha um papel crucial e demanda testes prévios e uma conexão estável. Por outro lado, as presenciais possibilitam uma conexão direta e imediata entre entrevistador e candidato. Ambos os formatos têm vantagens e desafios únicos, o que exige uma adaptação e flexibilidade por parte dos participantes.

Para se preparar tecnicamente para uma entrevista virtual, siga estes passos:

• Teste sua conexão de internet e certifique-se de ter uma velocidade estável;

• Conheça plataforma de videoconferência que será utilizada;

• Verifique seu equipamento, incluindo câmera, microfone e alto-falantes para garantir o seu funcionamento;

• Escolha um ambiente tranquilo e bem iluminado para a entrevista;

• Certifique-se de que o seu espaço de trabalho está organizado e livre de bagunças;

• Faça um teste prévio e grave para garantir que tudo esteja funcionando corretamente;

• Esteja preparado para possíveis problemas técnicos e saiba como solucioná-los.

Alguns elementos cruciais para causar uma boa impressão em uma entrevista online do ponto de vista do entrevistador, incluem:

• Profissionalismo: Vestimenta e postura devem ser apropriadas;

• Educação e gentileza: Tratar o candidato com cortesia e respeito;

• Preparação: Conhecer o currículo do postulante previamente;

• Comunicação eficaz: Ser claro e conciso ao falar;

• Engajamento: Mostrar interesse genuíno durante toda a entrevista;

• Conhecimento técnico: Dominar as plataformas de tecnologias utilizadas.

Ao prestar atenção a esses elementos, você pode causar uma boa impressão durante a entrevista online e contribuir para uma experiência positiva com o entrevistado.