Time Blocking para Gerentes de Projetos: Como Fazer Funcionar

Por serem responsáveis por conduzirem muitos afazeres ao mesmo tempo, os gerentes de projetos podem sofrer com a sua habilidade de atuar multitarefas. A falta de foco, a produtividade e o esgotamento no trabalho costumam ser as queixas mais comuns de profissionais que se deparam com tal realidade. 

No entanto, algumas estratégias como o Time Blocking prometem melhorar a gestão de tempo nos projetos e solucionar a problemática. 

Prossiga com a leitura e descubra como o bloqueio de tempo pode ser adaptado à rotina de um gerente de projetos. 

3 etapas práticas iniciais para fazer o Time Blocking funcionar na sua rotina

É verdade que o Time Blocking pode trazer benefícios incríveis, te ajudando a organizar a agenda como nunca. Entretanto, esta estratégia de gerenciamento de tempo precisa ser bem empregada para gerar tais resultados. Se você não sabe por onde começar a implementar o bloqueio de tempo, inicie com os passos seguintes:

1. Pense nas suas prioridades como gestor de projetos

Antes de efetuar a sua gestão de projetos com blocos de tempo, pare para pensar em qual é o seu maior alvo. Por que, exatamente, você está se preocupando em usar o Time Blocking na rotina? 

• Uma parte do projeto demanda, atualmente, um cuidado especial?
• Você vê que não está tendo sucesso ao se dedicar às atividades?
• Não sabe no que focar por vez? 
• Ou talvez precise de um maior equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho porque não está conseguindo se desligar dos projetos?

Responder a tal questionamento é o pontapé inicial para definir as suas metas pessoais, ver o que, de fato, entra na programação e separar a agenda do dia – ou da semana como um todo – visando as reais prioridades. 

2. Crie os seus blocos temporais agrupando as tarefas similares

Agora, chegou o momento tão esperado! Mas como criar os blocos temporais propostos pelo Time Blocking? O segredo está em agrupar as tarefas similares e dedicar um período especial para elas. 

Veja um exemplo prático do bloqueio de tempo:

• Chegando no escritório, você pode reservar uma janela de uma hora para checar as mensagens de outros colegas de trabalho e o seu e-mail;
• Nas duas horas seguintes, o período pode estar reservado para atuar no principal projeto do dia – ou no seu sprint, por exemplo;
• Depois, é adicionada a pausa para o almoço, seguindo com os blocos de tempo por tipos de atividades ao longo do dia. 

O alvo está em partir para o agendamento visual, ou para o agrupamento das tarefas relacionadas em listas, para então evitar sobrepor atividades, perder o foco, atuar com contextos distintos ou ter interrupções que prejudicarão o seu dia. 

Muitas vezes, os gestores de projeto podem sentir que estão esgotados, mas o que falta mesmo é a programação – que tende a fazer toda a diferença. Ainda, encontrar o equilíbrio entre as tarefas profundas e as mais superficiais é outra das chaves para não tornar o dia pesado e se motivar mais no trabalho. 

Dependendo das preferências, muitos gerentes de projeto vão desejar fazê-lo de modo amplo, e não considerando apenas aquele momento do expediente. Pense que pode existir toda uma rotina antes e depois do trabalho que merece ser incluída na sua grade de Time Blocking para que você possa se programar do início ao fim do dia.

A tecnologia está novamente do seu lado neste aspecto. Com um programa de gerenciamento de tempo como o Bitrix24, você pode criar os seus blocos de tempo da maneira que preferir, seja com quadros (extremamente visuais) ou listas de tarefas. Pode-se gerar o agrupamento por cores, adicionar tags, trabalhar com filtros para as atividades, criar lembretes para os marcos do projeto, compartilhar a sua agenda com outros profissionais e muito mais. Ainda é possível, por exemplo, rastrear o tempo gasto com cada uma de suas tarefas para ter ainda mais organização futura, fora várias outras funcionalidades relacionadas. 

3. Considere sempre os imprevistos e evite as agendas muito otimistas

Por mais exímia que seja a sua estratégia de Time Blocking, os imprevistos sempre podem surgir – e o ideal é que eles não impactem tão negativamente a sua rotina. Assim sendo, pense na sua gestão ao tempo ao considerá-los previamente e não seja tão otimista ao firmar os seus blocos temporais. Sempre adote um prazo extra para as suas tarefas. 

O ponto-chave está em escolher quando as tarefas como ler e-mails e promover reuniões serão realizadas, ao invés de eleger um momento aleatório para fazê-las durante o dia. Mesmo assim, tente adotar uma grade mais flexível, de modo que, se ocorrem intempéries no meio do trajeto, a sua performance e produtividade, de modo geral, não sejam tão prejudicadas. Por fim, siga montando novos blocos de tempo e otimizando a estrutura continuamente, para desbravar o máximo dos seus benefícios! 

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Principais dicas para tirar o melhor proveito do Time Blocking como gerente de projetos

O Time Blocking é uma técnica de gerenciamento de tempo cada vez mais utilizada por diferentes profissionais para estruturar a sua rotina e organizar as suas tarefas para obter o máximo desempenho. Faça a sua programação de projetos decolar e previna o esgotamento no trabalho com as táticas relacionadas ao Time Blocking dispostas a seguir: 

1. Adicione pequenas pausas entre as suas tarefas

Uma das dicas que pode ser explorada na prática uma vez que você sabe o que é o bloqueio de tempo é incluir espaços entre os seus afazeres – e não apenas seguir com blocos de tarefas intermitentemente. Tal conduta ajuda a manter o foco e a produção fluida, agregando muito mais para o seu trabalho do que é imaginado. 

Reservar pequenos descansos para arejar a mente e não se preocupar com o trabalho continuamente é positivo para a sua saúde mental. Além de ser bem-vindo até para retomar ao expediente com a energia revigorada ou ideias ainda mais criativas envolvendo a sua programação de projetos. 

2. Comunique aos liderados ou aos seus colegas se você estiver indisponível para as conversas

Para fazer o Time Blocking funcionar, sobretudo em momentos que você realmente precisa seguir com o workflow sem interrupções, deve-se comunicar ao pessoal que trabalha consigo sobre os momentos em que você precisa de foco total.

Não tema em compartilhar no seu status do chat corporativo que está ausente, ou enviar uma mensagem automática para o seu grupo de projetos. Praticar a transparência, aprimorar a comunicação e elaborar métodos para evitar distrações constituem medidas valiosas para assegurar a direção correta do seu projeto.

3. Não siga a sua programação com o foco contínuo na rigidez

Como gerente de projeto, você deseja ter tudo bem estabelecido e controlado, mas certifique-se de deixar algum espaço para flexibilidade uma vez que o seu Time Blocking estiver definido. Ainda que seja importante, por compromisso próprio, seguir o que foi estipulado por si, não leve o planejamento com tanta rigidez se as crises surgirem ou a situação sair do rumo.

Repense a sua agenda sempre que houver a necessidade e busque maneiras mais práticas de reorganizar o seu dia. Para que o Time Blocking exerça os seus efeitos positivos, antes de tudo, ele deve considerar as suas particularidades do momento e fazer sentido para você mesmo. 

4. Use esta estratégia de gestão de tempo considerando os seus picos de produtividade

De nada adianta criar uma programação se você não for capaz de segui-la, certo? E quanto mais agradabilidade e fluidez você adicionar à execução de tais tarefas, mais fácil será manter a tática em pleno funcionamento. Portanto, é crucial  considerar os seus próprios picos de produtividade ao compor o seu Time Blocking.

Como gestor de projetos, pergunte-se sobre os dias da semana – ou mesmo horários – que você nota que está mais disposto para se dedicar às atividades que demandam mais atenção. A partir disso, bloqueie tais horários para o grupo de tarefas mais complexo. Há pessoas que sentem que estão trabalhando com mais eficiência pela manhã, enquanto outras podem dar o máximo à tarde ou à noite. 

Além de pensar em si mesmo, leve em conta o comportamento corporativo de modo geral. Existe um dia da semana no qual a rotina está mais tranquila na empresa? Reserve-o para explorar as tarefas menos exigentes e até para se dedicar a processos mais inovadores e criativos, que vão no sentido oposto do caos.

Praticar este autoconhecimento, assim como a leitura do mundo empresarial que está à sua volta, só ajuda a montar os seus blocos de tempo adequadamente e seguir os seus projetos com ainda mais sucesso!

5. Agrupe as reuniões sempre que for possível

Como mencionamos anteriormente neste artigo, agrupar tarefas da mesma natureza pode ser um método perfeito para aumentar o desempenho. Neste ponto específico, queremos nos referir às reuniões, pois são um aspecto fundamental das tarefas de qualquer gerente de projeto.

Apesar de alguns encontros serem imprescindíveis, é certo que muitas das reuniões podem comprometer a sua produtividade ao lidar com projetos. Portanto, uma estratégia de gestão de tempo que pode ser bem-vinda durante a montagem dos seus blocos temporais é tentar agrupar as reuniões o máximo possível – ao invés de espaçá-las ao longo do dia ou semana e prejudicar o seu foco pleno várias vezes.

Aumente a sua eficiência ao abraçar tal comportamento e visar a realização de encontros com o seu time de projetos em horários consecutivos, reservando apenas as devidas pausas para o descanso e a estabilização. A programação automática destes compromissos em sua agenda virtual se apresenta como uma estratégia que merece ser incluída no seu planejamento de projetos. 

A melhor gestão de projetos com blocos de tempo te aguarda no Bitrix24

Após conferir o que é o bloqueio de tempo, as dicas para os gerentes de projetos e como ele pode ser benéfico para a sua rotina como gestor, corra para a implementação prática no software mais recomendado do mercado brasileiro para a gestão de calendários e projetos: o Bitrix24.

Ganhe produtividade e atue com mais tranquilidade e assertividade em cada etapa do ciclo de vida do seu projeto – e não deixe que a sua própria programação acabe com você. Controle a agenda corporativa nos mínimos detalhes (criando lembretes e listas de tarefas), tenha mais consciência de como o seu tempo é gasto (monitorando os sprints) e some até mais qualidade de vida ao longo do tempo – dedicando-se às prioridades e reduzindo o estresse.

Além de servir para uma melhor programação da rotina laboral em si, as práticas de Time Blocking trazem benefícios mais amplos, já que contribuem para atingir o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho, sendo essencial para prevenir problemas de saúde mental, como a síndrome de Burnout (que leva à exaustão extrema). 

Inicie agora mesmo a criação de blocos de tempo pautados nas suas necessidades no Bitrix24. Uma versão gratuita com gestão de tarefas, calendários e projetos espera por você e sua equipe! 

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