Transição para um Ambiente de Trabalho Digital: 7 Passos Essenciais para uma Eficaz Adaptação ao Espaço Digital

Os negócios brasileiros vêm adotando a modernidade, e como a transição para um ambiente de trabalho digital já é uma realidade mundo afora, cada vez mais gestores e empreendedores querem saber como aplicá-la.

Neste caso, basta ter um software que funciona como escritório virtual? Os colaboradores precisam receber algum treinamento em especial? Qual é o segredo, passo a passo, para atingir este feito com o sucesso máximo? A resposta para estes questionamentos você confere logo abaixo!

Como fazer a transição para um ambiente de trabalho digital?

A mudança é desconfortável. Não se deve esperar que seja totalmente tranquilo fazer a transição para um ambiente de trabalho digital. No entanto, é fato que tal iniciativa pode trazer vantagens reais, ganhando agilidade e ajudando a sua empresa a se firmar nesse mercado competitivo. Assim, vale a pena seguir cada um dos passos para a adaptação digital, almejando um processo mais fluido, como vê-se abaixo.

1. Avalie o ambiente de trabalho existente e as motivações que levam à necessidade de transição para um espaço de trabalho digital

Um passo que precede a transição para um ambiente de trabalho digital em qualquer empresa é avaliar a estrutura já existente. E, neste caso, podemos estar falando, até mesmo, da estrutura física e da maneira com que os negócios e as atividades são conduzidos em sua rotina corporativa.

Ao examinar o dia a dia e os espaços utilizados pela sua companhia – indo desde a sala de reuniões até o ambiente de trabalho de cada colaborador, fica mais fácil visualizar quais áreas operacionais precisam de uma atenção especial no quesito atualização digital.

• Por que a implementação de um ambiente de trabalho digital é cogitada?

• Qual será a principal necessidade que este espaço de trabalho digital atenderá?

• Quais partes do seu workflow estão sofrendo mais com erros humanos?

• Algum departamento ou processo está vislumbrando gargalos de produção?

• Qual área deixa os funcionários mais frustrados?

Questionamentos como tais direcionarão adequadamente os seus esforços de transformação digital e aumentarão as chances de que o ato seja concluído de maneira efetiva. Portanto, inicie com o que é prioritário e depois vá expandindo conforme a nova realidade.  

2. Tenha um roteiro de transição para o espaço digital

Uma vez identificada as suas necessidades, toda a transição para um ambiente de trabalho digital deve iniciar com um planejamento. Ter um roteiro é essencial para a ciência das suas necessidades e principais desafios, visando minimizar os obstáculos, ter um time melhor preparado, e chegar a uma implementação bem-sucedida.

Para isso, considere os seguintes questionamentos – e quaisquer outros que forem ao encontro do seu trabalho:

• Quantas ferramentas serão precisas ter em mãos para o seu ambiente virtual funcionar?

• O que tornará o espaço virtual, como um todo, sustentável?

• Quantos colaboradores e departamentos estarão envolvidos nesta migração?

• Quais são os grandes desafios a serem enfrentados?

Mapeie todos os recursos e esforços necessários para a digitalização do ambiente de trabalho e exponha de forma clara quais são os objetivos de tal ação. Assim, será mais simples direcionar os seus esforços de modo assertivo, poupando tempo e estresse durante a transição completa.

3. Configure o novo local de trabalho e teste-o

Uma vez firmadas as suas estratégias de transição digital, chegou o momento de iniciar a parte prática e começar a preparar o ambiente de trabalho em si. Como, atualmente, existem diversas novas tecnologias no ambiente de trabalho, é necessário escolher com sabedoria o software que melhor se adéque às particularidades do seu nicho, workflow e time.

É relevante ter em mente que os espaços de trabalho virtuais podem incluir uma gama de ferramentas e tecnologias pensadas para atingir metas específicas de negócio, como:

• Funcionalidades voltadas para a comunicação;

• Sistemas de gerenciamento de tarefas e projetos;

• Ferramentas com gestão de documentos e armazenamento em nuvem;

• Plataformas de envolvimento social (colaboração) e outros.

Por isso, a autoavaliação se mostra fundamental. Logo em seguida, com o programa ideal selecionado, parta para a configuração de tais ferramentas digitais, preparando-as para receber o seu time. Ajuste os parâmetros para que os propósitos expostos no seu roteiro sejam realmente atingidos – bem como todo o processo seja acessível para a sua equipe.

Um ponto importante, em todo caso, é sempre testar bem o aplicativo escolhido, antes mesmo da transição para o espaço digital. Caso a interface não seja intuitiva aos colaboradores, e realmente benéfica em termos de resultados, talvez seja melhor seguir em frente na busca por outra solução de ambiente de trabalho digital. Dependendo do caso e da complexidade, ainda pode ser interessante não partir para uma transição imediata. Mas sim realizar a adaptação ao trabalho digital por segmentos ou departamentos, o que permitirá otimizar o processo à medida que ele vai sendo efetuado, identificando os percalços e solucionando-os assim que possível.

Aqui, uma recomendação valiosa é experimentar o Bitrix24, um espaço de trabalho virtual que é reconhecido mundialmente por reservar tudo aquilo que as empresas precisam para operar em apenas um lugar. Assim, gerencie projetos, tarefas e documentos; mantenha o time colaborando em tempo real; e até administre os clientes e o RH. Customizá-lo conforme as suas particularidades, o que é totalmente possível, é a chave para chegar ao sucesso com a sua transição para um ambiente de trabalho digital.

4. Gerencie a mudança e apoie a adaptação ao trabalho digital

Muitos funcionários, sobretudo os mais tradicionais e com mais tempo de casa, podem ficar assustados com a transformação digital empresarial. Como gestor ou administrador, é o seu

papel controlar e apoiar tal mudança, de modo que a cultura digital entre em vigor na empresa com tranquilidade.

Tenha em mente que o maior problema da sua transição para um ambiente de trabalho digital talvez não seja um software em si, mas sim a cultura empresarial vigente. Deste modo, uma das melhores formas de iniciar é adotando uma comunicação clara e consistente – inclusive, antes mesmo de o processo começar. Exponha para o seu pessoal o porquê uma mudança como tal é bem-vinda, mostrando quais benefícios ela pode trazer na prática; os passos para a adaptação digital; os possíveis desafios enfrentados; e o resultado almejado. A visibilidade é o elemento-chave para maior aceitação já que, sabendo o que está por vir, aderir às novas tecnologias no ambiente de trabalho é algo mais fluido e agradável.

De igual maneira, coloque-se a postos para ajudar diante de qualquer necessidade. Ainda que te falte tempo para isto, considere nomear alguns mentores durante o processo para fazer com que todos se sintam devidamente suportados. Essa é uma das estratégias de transição digital que, mesmo parecendo menos importante, tem o potencial de acelerar a migração e melhorar o relacionamento entre a empresa e os funcionários, resultando até no aumento da produtividade.

5. Treine os empregados antes do uso definitivo dos novos aplicativos

Antes de usar no dia a dia o seu novo ambiente de trabalho digital, partindo, de fato, para a prática, prepare os seus colaboradores para a nova realidade. Garanta que todos, de igual maneira, tenham recebido a capacitação e o suporte suficientes para este processo, como previamente mencionado no ponto 4, e promova todos os recursos e ferramentas que eles necessitem para realizar o seu trabalho adequadamente. Se a função for executada no regime de trabalho remoto, dê uma atenção especial – já que o gerenciamento é realizado à distância e as barreiras geográficas podem assolá-lo.

Além da preparação para o emprego do programa em si, garanta um devido treinamento em políticas para educar os funcionários sobre como lidar com os dados privados e evitar reais danos à sua companhia. Diante das ameaças cibernéticas da atualidade, a segurança é um grande desafio que precisa ser enfrentado durante e após a transição para um ambiente de trabalho digital. Ignorar tal etapa pode ser custoso para o seu negócio – levando, até mesmo, à temida rotatividade de funcionários.

6. Acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ver como está a sua digitalização do ambiente de trabalho

Agora, é hora de medir a adoção das suas ferramentas digitais. Será que a implementação realmente foi bem realizada, neste momento inicial? Tenha em mãos indicadores-chave que vão ao encontro dos objetivos do seu projeto e parta para uma tomada de decisão bem embasada.

Dependendo do propósito, a medida será totalmente diferenciada. Por exemplo: se o seu objetivo com a implementação de um ambiente de trabalho digital é garantir uma colaboração mais eficiente entre os membros do seu time, métricas como a taxa de interação na intranet da empresa, o número de usuários ativos e a taxa de envolvimento dos colaboradores nas ferramentas já podem ajudar.

No entanto, não se guie apenas por números e relatórios automatizados. Mensurar os aspectos qualitativos e obter o feedback direto dos seus funcionários é tão importante quanto – e fará toda a diferença na hora de saber se a otimização do ambiente de trabalho digital está sendo adequada.

7. Siga se adaptando conforme as novidades tecnológicas e o desempenho da sua equipe

A otimização do ambiente de trabalho digital é um ato contínuo. E o que é visto, na verdade, é que os esforços primordiais acabam servindo como um protótipo para a melhoria de ações futuras – e não uma fórmula pronta que funcionará com todos os seus colaboradores e departamentos.

Assim sendo, prontifique-se a estar se adaptando continuamente. Acompanhe as inovações tecnológicas que forem surgindo, proponha brainstormings com a sua equipe e, juntos, pensem em melhorias que possam somar ao todo. Indo além de olhar os KPIs, revisite a sua configuração atual de tempos em tempos e opere com uma mentalidade ágil a fim de encontrar melhores oportunidades.

Bitrix24: o parceiro do seu espaço de trabalho digital

Com estas etapas em mente, está tudo pronto para seguir com a transição para um ambiente de trabalho digital. Em todo caso, é válido lembrar que as necessidades do usuário sempre devem ser o cerne da sua transformação digital.

Deste modo, avaliar, ponto a ponto, as peculiaridades do seu time é crucial. Inclusive, não tenha medo de abordar um modelo ideal de escritório virtual para cada um dos seus times – desde que siga uma cultura digital comum, não há problema algum em seguir de tal maneira. Neste caso, experimente o espaço de trabalho virtual gratuito do Bitrix24 e ajuste cada um dos ambientes conforme a sua particularidade.

A plataforma apresenta uma solução abrangente para facilitar a transformação digital da sua empresa. O Bitrix24 equipa a sua organização com uma ampla gama de ferramentas em uma interface intuitiva, agilizando com facilidade o complexo processo de transição. Além disso, oferece diversos recursos, incluindo cursos, tutoriais em vídeo e um helpdesk robusto para responder prontamente a quaisquer dúvidas ou preocupações que surgirem no caminho.

Sem contar que a solução dá extrema importância à segurança, implementando rigorosas medidas de proteção que garantem a integridade e a confidencialidade dos dados da sua companhia. Assim, convidamos você a tomar medidas proativas para otimizar as suas operações e proteger as suas informações. Registre-se hoje mesmo!

Perguntas frequentes