Há diversos fatores que influenciam no sucesso de um projeto. Um deles é o custo. Como os recursos financeiros são finitos, os gestores de projeto devem cuidar para que o orçamento pré-aprovado seja cumprido com afinco. Caso contrário, a conclusão do projeto pode se tornar, até mesmo, impossibilitada.
Hoje em dia, os controladores financeiros precisam reagir em tempo real, recolher e classificar rapidamente grandes quantidades de dados, bem como apresentar progressos e tendências a um público não acostumado com o setor financeiro. Claramente, isso requer mais do que um conhecimento básico de planilhas.
Não sabe, exatamente, como fazer o controle de custos de projeto? Não se preocupe, pois este artigo irá expor 10 abordagens modernas para ter uma gestão eficaz dos custos e fazer com que o seu projeto permaneça realizável.
Como fazer o controle de custos de projeto? Estratégias práticas e imperdíveis!
À medida que um projeto se prepara para decolar, é natural ponderar sobre os seus custos. Dentro dos limites de objetivos e recursos disponíveis, surge a necessidade de planejar minuciosamente os gastos associados a cada tarefa e etapa. Contudo, além do planejamento detalhado, a gestão eficaz das despesas desempenha um papel determinante no alcance bem-sucedido do projeto. Explore abordagens diferenciadas para implementar tal controle com sucesso.
1. Comunicar os custos para a equipe de projetos envolvida e acompanhar as despesas em tempo real
No passado, era comum que os assuntos envolvendo custo permanecessem guardados a sete chaves. Já nos dias atuais, a transparência desempenha um papel fundamental no controle de custos do projeto porque aumenta a consciência dos gastos e recursos envolvidos em cada tarefa ou processo.
Quanto mais noção a equipe tiver acerca dos custos envolvidos com o projeto, mais ela se compromete a fim de utilizar os recursos disponíveis adequadamente e se manter dentro do orçamento. Por isso, firmar com clareza os limites até onde se pode chegar é uma das estratégias de controle de custos que possuem efeitos práticos consideráveis.
Inclusive, monitorar as despesas em tempo real, assim que elas vão sendo realizadas, é um ponto-chave para uma administração efetiva. Por sorte, na era moderna, esta coleta de dados pode ser efetuada com ferramentas especializadas para controlar os custos de projetos. Vale a pena colocar em prática para não deixar passar nenhum detalhe – sobretudo quando os colaboradores atuam fora do escritório, como em viagens – e evitar surpresas futuras.
2. Administrar quaisquer mudanças de escopo e os seus impactos nos custos de projeto e orçamento
Os custos de projeto e o orçamento são muito sensíveis. Qualquer mudança no plano original tem o poder de alterá-los drasticamente. Como consequência, em meio ao controle das despesas de um projeto, o acompanhamento contínuo do escopo deve ser realizado.
O cliente mudou os seus requisitos de rotina? Pediu para incluir novos processos no fluxo de trabalho? Ou há alguma outra modificação que precisa ser considerada? Qualquer um destes elementos pode significar custos adicionais ou mais trabalho, comprometendo a gestão de custos de projeto. Assim sendo, para evitar perder o controle, gerar outros problemas, e ser capaz de gerir adequadamente os seus recursos, dê atenção ao planejamento estipulado e ao que vem sendo colocado em prática.
3. Seguir com o acompanhamento da lucratividade
Para um monitoramento eficaz dos custos, o cenário global deve ser avaliado. Pensando nisso, o rastreamento da lucratividade se mostra como uma porção crítica para se vislumbrar um eficiente controle de custos do projeto.
É indispensável garantir que o seu trabalho permaneça lucrativo conforme o tempo passa, sendo preciso avaliar as receitas de modo geral – envolvendo entradas e saídas. Para tal, os gestores podem comparar o desempenho atual com a performance em projetos anteriores e usar métricas de lucratividade (como margem bruta, de lucro líquido e ROI). Isso te ajudará a medir o sucesso do projeto e ajustar a estratégia uma vez que haja a necessidade.
Obviamente, se puder fazê-lo de modo automatizado, através de softwares que geram relatórios inteligentes sobre os dados coletados e apoiam a tomada de decisão informada, será ainda melhor para rastrear tais métricas e os seus custos em tempo real, tomando as medidas cabíveis para que o desfecho se dê de modo favorável.
4. Rastrear os componentes individuais do seu projeto
Como mencionado previamente, durante o gerenciamento de custos, olhar para o todo é essencial. Contudo, se você pensar apenas nos valores gastos ao final dos processos, pode ter sérios problemas. É por isso que muitos gestores de projeto vêm utilizando-se de tal abordagem: a análise dos componentes individuais.
Com certeza, são muitas as etapas ou elementos que definem o quanto será gasto no final do trabalho. Portanto, uma ideia excelente é atuar com o rastreamento individual de tais pontos, visando evitar custos excessivos em seções segmentadas. Considere monitorar, separadamente, o que vem sendo despendido com materiais, mão de obra ou despesas do contratante, ferramentas e outros recursos. Essa técnica de gestão de custos não apenas auxilia na prevenção de gastos excessivos em segmentos específicos, mas também permite manter um controle mais efetivo sobre todos os recursos empregados no projeto, evitando surpresas desagradáveis no futuro.
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5. Atuar com previsões de custos futuros e ter um plano de contingência
Quem lida com o controle de custos de projeto precisa ter uma visão ampla, pensando no macroambiente, e olhando para frente. Sobretudo em trabalhos que envolvem uma longa janela de tempo, não é possível cogitar apenas o cenário atual. De fato, as suas técnicas de gestão de custos devem ter em conta a necessidade de mitigar riscos com previsões futuras. Certifique-se de trabalhar com uma margem de segurança para os gastos previstos e considere possíveis variações, como a própria inflação, na medida do possível. Mesmo que não seja possível reservar um valor extra e o orçamento esteja no limite, fique a postos para se adaptar conforme as necessidades.
Em cenários altamente voláteis, quanto maior for a sua capacidade de seguir tal mindset, mais fácil é para seguir com a otimização de custos em projetos e atingir o sucesso independentemente das intempéries. Do mesmo modo, qualquer possibilidade de correção de valor – envolvendo prestadores de serviço ou de fornecedores, por exemplo – deve ser ponderada.
Mesmo que você realize com afinco o controle das despesas de um projeto, os imprevistos sempre podem surgir. Neste caso, é crucial ter estratégias antecipatórias suficientes para ser capaz de lidar com as circunstâncias imprevistas. Uma vez que calcular o orçamento do projeto, não deixe de lado a inclusão de valores para possíveis situações de emergência. E, sempre que possível, tente pensar não apenas em cenários otimistas – como também os desfavoráveis – para não ser pego integralmente desprevenido. Ter um plano de contingência te ajudará a ter sucesso diante do que pode ser enfrentado no futuro.
6. Conduzir uma análise de valor agregado
Uma das abordagens inovadoras visando o controle de custos de projeto é empregar o gerenciamento do valor agregado para comparar o custo estimado para o trabalho com o valor real que vem sendo gasto. O processo consiste em acompanhar todo o progresso do projeto a fim de identificar variações entre os custos planejados e as despesas vigentes. Caso qualquer avaria considerável seja avistada, ainda é possível empregar medidas corretivas a partir disso – contudo, esta primeira análise é fundamental para um monitoramento eficaz de custos antes mesmo de pensar em medidas secundárias.
Segundo o guia PMBOK, referência para o gerenciamento de projetos, rodar uma análise como tal permite aos gestores responderem perguntas como: o quanto foi gasto até o momento; qual porcentagem do trabalho foi finalizada; e pensar se, no final de tudo, o projeto será finalizado dentro do orçamento almejado. Para tal, será preciso colocar em pauta o valor planejado (VP), o custo real (CR) e o valor agregado (VA) – que corresponde a quanto vale o trabalho concluído até determinado momento.
7. Acompanhar as métricas de custos e demais KPIs regularmente
A gestão de custos de projeto não envolve um acontecimento em particular. Deve-se atuar sobre ela regularmente e administrar o progresso de um projeto a partir de KPIs de modo a ver se o trabalho está seguindo no caminho esperado – ou se demais iniciativas precisam ser tomadas.
Deste modo, entre as suas estratégias de controle de custos, trabalhar com métricas e KPIs gerais é fundamental. Para isso, considere avaliar continuamente pontos tais quais: o tempo, a utilização da mão de obra, o desempenho orçamentário, os custos com materiais e obra-prima em geral e o progresso do projeto.
O lado bom é que muitas ferramentas permitem avaliar tudo isso no piloto automático, como é o caso do Bitrix24. Assim, elas acabam poupando o seu tempo para pensar de maneira mais estratégica sobre o que é preciso fazer para que o projeto permaneça no trajeto correto, visando a otimização de custos em projetos, mesmo que ele ultrapasse o orçamento inicialmente cogitado. O segredo é agir com cautela, baseado em números e fatos, de dados reais da sua empresa, e não se desesperar!
8. Adotar ferramentas modernas e dedicadas para o controle de custos
Ferramentas modernas de controle de custos vieram para quebrar o paradigma dos templates de planilhas Excel, e provaram ser uma abordagem inovadora para controle de custos de projetos.
Com elas, já é totalmente viável gerenciar orçamentos, precisões, escopos de projeto e quaisquer outras tarefas que ajudem os gerentes a seguirem controlando todas as esferas de um projeto. Indo além de organizar um projeto, é normal que programas como tais também venham equipados com recursos colaborativos, melhorando a troca adequada de informações entre as partes interessadas do projeto e a sincronização na equipe. Isso facilita o gerenciamento de recursos e dados e garante que tudo flua conforme o esperado.
9. Atuar com o controle e gerenciamento de tempo de modo paralelo
O tempo é um recurso que está intimamente relacionado com o controle de custos em um projeto. Se a sua equipe for capaz de atuar de modo mais eficiente, maior será a economia de recursos – o que trará benefícios financeiros consideráveis tendo em vista o trabalho.
Assim, além de ter um acompanhamento eficaz das despesas do projeto
em si, olhando para os números, cuide da gestão do tempo envolvendo cada uma das atividades relacionadas ao projeto. Muitos softwares modernos permitem não apenas que o relógio ponto on-line e o controle de horas faturadas seja realizado, mas também a geração de relatórios detalhados que podem oferecer insights valiosos sobre o desempenho do projeto em relação ao tempo. Além disso, é possível configurar alertas à medida que certos valores estipulados sejam ultrapassados – vindo a contornar as problemáticas antes que elas tomem forma e acabem com o que foi planejado.
10. Acessar a sua conta de qualquer lugar com rastreamento de custos de projetos móveis
O acompanhamento das despesas do projeto é um processo contínuo, por isso, você precisa ser ágil. Embora ainda possa querer ter acesso a uma sala silenciosa e a sua área de trabalho confiável para redigir o plano inicial, há uma série de tarefas que são igualmente fáceis de serem criadas e gerenciadas bem na palma da sua mão.
O acesso móvel ajuda a reduzir os bloqueadores no dinamismo dos seus projetos. Não importa se você está no horário de almoço quando chegam as solicitações de financiamento ou quando for preciso assinar o pagamento aos fornecedores.
Do outro lado da moeda, os colegas que viajam podem enviar despesas e fornecer atualizações, sem precisar encontrar um espaço específico para abrirem os seus laptops. Esta não só é uma forma de trabalhar mais eficiente e convenientemente, mas também evita que os recibos sejam esquecidos, tornando a gestão orçamentária do seu projeto mais precisa e confiável.
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Perguntas frequentes
Por que um controle eficaz dos custos do projeto é crucial?
Um controle eficaz dos custos do projeto é crucial porque permite manter o trabalho dentro do orçamento pré-estabelecido, o que é um dos parâmetros para chegar ao sucesso em projetos. Além disso, permite uma alocação eficiente dos recursos financeiros, maximizando o valor entregue pelo projeto.
Como as abordagens inovadoras melhoram o controle dos custos do projeto?
As abordagens inovadoras melhoram o controle dos custos do projeto ao introduzir métodos mais eficientes de monitoramento e análise de despesas, possibilitando uma maior visibilidade e precisão nos gastos. Por conseguinte, a incorporação de tecnologias avançadas e práticas ágeis pode ajudar a identificar oportunidades de otimização e redução de custos ao longo do ciclo do projeto.
Quais ferramentas são essenciais para o controle eficaz dos custos de um projeto?
As ferramentas que são essenciais para um controle eficaz de custos de projetos incluem um software de gerenciamento de projetos que permite rastrear e analisar orçamentos, despesas e recursos, bem como a criação de relatórios detalhados. Além disso, os sistemas de contabilidade e as ferramentas de previsão financeira desempenham um papel crucial na gestão precisa dos custos do projeto, garantindo que o orçamento seja mantido e que as decisões sejam baseadas em informações financeiras sólidas.
Como melhorar o controle de custos e despesas em um projeto?
Para melhorar o controle de custos e despesas em um projeto:
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Trabalhe com um plano de contingência;
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Monitore as suas despesas em tempo real;
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Mantenha a comunicação clara entre os departamentos;
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Tenha um orçamento pré-aprovado e siga-o continuamente;
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Identifique KPIs e gerencie-os ao longo do tempo;
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Acione lembretes inteligentes para receber avisos de qualquer variação drástica dentro das previsões iniciais;
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Implemente um processo eficiente de coleta de dados.
