10 chaves essenciais para o sucesso ao trabalhar remotamente com um cliente

Com a expansão da ideia de talentos globais, ou mesmo do trabalho longe do escritório, trabalhar com os clientes remotamente se tornou uma nova realidade. Ainda assim, para sobressair a distância física, é preciso estar ciente das maiores recomendações para cativar os clientes no regime remoto. Confira quais são elas neste artigo!

Perguntas frequentes

Como trabalhar com os clientes remotamente de uma maneira eficiente

Se você quer saber como trabalhar com os clientes remotamente e, mesmo a quilômetros de distância atingir o sucesso, fique com os insights seguintes:

1. Ao trabalhar com os clientes remotamente, construa relações embasadas na confiança

O mundo está cheio de profissionais, de soluções e de consumidores, portanto, ao trabalhar com os clientes remotamente, ambos os elos da corrente precisam confiar uns nos outros para que a parceria se torne bem-sucedida. Aqui é que entra a importância da criação de relacionamentos reais e no estabelecimento da confiança para ambas as partes.

Trata-se de uma via de mão dupla na qual você, como prestador de serviço remoto, deve se dedicar para instigar a confiança –o que é uma das chaves para o sucesso ao trabalhar remotamente com um cliente. Mas como fazê-lo, afinal?

Adote uma comunicação efetiva, preze pela transparência, cumpra com o que promete, seja empático e paciente e faça o que estiver ao seu alcance para construir a confiança diante de alicerces fortes desde o início. Fica muito difícil nutrir relacionamentos e gerar conexões de longo prazo quando detalhes como esses não são considerados.

2. Apele para o compartilhamento de documentos em um ambiente comum

Na internet, as informações fluem em milissegundos. Portanto, ao colaborar on-line com um cliente, você segue o fluxo virtual e se torna muito mais ágil do que alguém que mantém os entregáveis e os processos apenas em sua área de trabalho pessoal, direto no PC. Ou mesmo que envia os arquivos e-mail por e-mail.

Para seguir as tendências do mercado e satisfazer o seu cliente, principalmente se você lida com tarefas e projetos, estabeleçam um ambiente comum para compartilharem os arquivos desejados – para ambos os lados. Pode até ser uma simples planilha, mas, se você tiver o auxílio de um software inteligente, todo o processo se torna incrementado!

Trabalhar com os clientes remotamente requer aptidões digitais – e isso é apenas o básico. Mas isso não quer dizer, definitivamente, que você precisa ser mestre em TI ou nem sequer entender de tecnologia de ponta ou programação para tal.

Portanto, conte com o apoio do Bitrix24 para compartilhar e gerenciar documentos em instantes, mantendo você, o seu time e o cliente bem-informados. Sem dúvidas, trata-se de uma das chaves para trabalhar remotamente com um cliente!

3. Discuta as expectativas com os seus clientes de tempos em tempos

Ainda que você esteja a trabalhar com os clientes remotamente, é fundamental atender as expectativas como se vocês estivessem interagindo presencialmente. Portanto, mantenha uma comunicação ativa e aberta e incentive a troca de feedbacks frequentes. O objetivo principal é que ambos chequem se tudo está saindo como o esperado e se há algo a ser otimizado.

Caso algum processo não esteja fluindo adequadamente, deixe-o saber imediatamente. O mesmo vale para compartilhar o sucesso ou o fato de terem atingido determinada meta. Em paralelo, peça devolutivas frequentes para melhorar continuamente e focar na sua retenção ao longo do tempo.

4. Use ferramentas virtuais para a organização

Ao trabalhar com os clientes remotamente, use a tecnologia em prol da organização e ainda aumente a sua produtividade. Ao usar um software de gerenciamento de projetos que apoie o trabalho remoto e te ajude a gerenciar os prazos e as tarefas, ficará muito mais fácil conquistar o cliente e seguir com uma parceria bem-sucedida. E quando se pensa em atendê-lo e satisfazê-lo remotamente, o uso de um CRM de qualidade mostra-se crucial!

As soluções mais modernas, como o Bitrix24, incluem funcionalidades como:

·       Checklists de tarefas;

·       Calendários de projetos;

·       Comunicação com o cliente em tempo real (multicanal);

·       Banco de dados de clientes;

·       Organização de faturas;

·       Modelos de documentos;

·       E muito mais!

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5. Foque na experiência do cliente

Ao operar digitalmente, por conta da distância física, você deve ter o dobro de cuidado com a experiência do cliente.

Questione-se sobre detalhes como:

·       Como está o seu nível de satisfação?

·       O relacionamento anda positivo?

·       Ele se sente bem com os produtos ou serviços que você vem oferecendo?

·       Há algo que pode ser melhorado para deixá-lo mais satisfeito?

A experiência do cliente engloba uma série de elementos diferentes, totalmente variáveis em cada caso. Portanto, é importantíssimo que você avalie o cenário individualmente e identifique o que pode impactar positivamente ou negativamente sobre o seu alvo – fazendo o possível para sempre agregar valor sobre tal experiência.

De toda forma, manter as interações sociais em dia (de forma satisfatória, é claro) é crucial para que, ao trabalhar com os clientes remotamente, você possa construir uma experiência melhor e garantir a sua retenção.

6. Não tenha medo de receber feedbacks dos clientes

Grande parte dos brasileiros (ou mesmo de outros cidadão globais) foi criada diante da ideia que o feedback representa o fracasso – sendo encarado como algo negativo. Mas, para trabalhar com os clientes remotamente, você precisará saber usá-lo ao seu favor.

O cliente reclamou de algo ou disse que não está satisfeito com o que vem sendo empregado? Encontre um jeito de se adaptar e transformar isso em melhorias – tanto para o negócio quanto para o seu próprio desenvolvimento.

Aprenda novas habilidades, otimize os processos internos, mude um pouco a sua rotina para se adaptar conforme a agenda dele: apenas faça o que for preciso, mas não tema os feedbacks. Eles podem ser mais construtivos do que se imagina, basta ter resiliência para continuar com a parceria mesmo em meio aos percalços e força de vontade para seguir em frente, fazendo o que faz de melhor.

A verdade é que, dificilmente, você encontrará uma forma de saber como trabalhar com os clientes remotamente sem enfrentar críticas. Portanto, a melhor alternativa é estar em prontidão quando elas surgirem.

7. Espere pelas aprovações do cliente e evite desentendimentos

No meio digital, tudo muda rapidamente. Dependendo da natureza do trabalho, pode ser que uma atividade requerida ontem já não faça mais sentido atualmente. Portanto, uma das grandes chaves para trabalhar remotamente com um cliente é garantir aprovações de escopo para seguir com os projetos.

Para quem lida com tarefas pontuais, esta dica é ainda mais recomendada – e sempre deve ser considerada. Assim, coloque tudo por escrito, pedido a pedido, e solicite a aprovação do cliente para evitar mal-entendidos e manter o fluxo de trabalho organizado.

Uma forma incrível de facilitar este trabalho, por exemplo, é trabalhar com ciclos de automação em tarefas e projetos em ferramentas como o Bitrix24. Automaticamente, você pode enviar aquele escopo para a aprovação do cliente. E, assim que ele assinar o documento, um lembrete é enviado automaticamente para que você dê o andamento.

Da mesma forma, caso sinta que não entendeu o que precisa ser cumprido, não tenha medo de perguntar novamente. É muito melhor tirar as dúvidas e deixar tudo claro desde o início do que apelar para o retrabalho frequente.

8. Tenha uma rotina ao trabalhar com os clientes remotamente

É muito mais simples manter uma rotina quando você tem um horário fixo a cumprir no escritório. Mas, no trabalho remoto, muitas vezes, as coisas são mais flexíveis. Embora isso tenha a sua vantagem, nem sempre é tão bom quanto parece não ter compromissos pré-determinados a seguir.

Por isso, ao trabalhar com os clientes remotamente, seja para o andamento do trabalho quanto para a sua saúde mental, é sempre recomendado tentar estabelecer uma rotina. Reserve um tempo específico para cumprir com aquele trabalho ou projeto e foque naquele momento em particular para aumentar os seus resultados e produtividade.

Adote um calendário pessoal para se manter em dia com os seus afazeres, separar a vida profissional da pessoal e poder se dedicar adequadamente ao trabalho. Ainda, tenha em mente: trabalhar com os clientes remotamente pode requerer mais disciplina e determinação do que vê-los presencialmente, atendendo-os cara a cara ou participando ativamente em reuniões físicas e formais. Quanto antes você entende isso, antes você se vê tendo uma rotina laboral muito mais fluida e significativa!

9. Agende alguns encontros para reacender a interação humana ou interaja no meio físico

O ato de trabalhar com os clientes remotamente não quer dizer que vocês não precisam se ver (de alguma forma) ou fazer parte da sua vida no meio presencial. Apesar das vantagens do trabalho virtual, é fato que as conexões humanas se tornam muito mais fortes quando há uma interação física e "real".

O lado bom é que você não precisa encontrar o seu cliente pessoalmente para ter isso – principalmente quando se fala sobre times globais, separados por milhas e milhas de distância, por exemplo. De tempos em tempos, marque reuniões virtuais ao vivo com os seus clientes – nem que seja apenas para uma checagem rápida ou alguma felicitação, mostrando o quanto você se importa com aquela relação.

Obviamente, não é nada recomendado exagerar na frequência desses encontros – já que isso pode causar efeitos destrutivos, como naquelas reuniões agendadas sem qualquer justificativa. Com certeza você sabe muito bem disso. No entanto, uma breve interação sempre é recomendada.

Caso as reuniões estejam fora de cogitação, seja porque o cliente não gosta de operar assim ou por quaisquer motivos, torne-se presente na vida dele ao menos nas datas festivas. Por que não fechar o ano enviando um cartão físico para o escritório? Ou algum mimo corporativo?

Sempre há formas de encurtar as distâncias para ter uma melhor colaboração ao trabalhar com os clientes remotamente. Sem contar que isso soma para o seu bem-estar e saúde mental, inclusive o dele!

10. Organize-se fisicamente para o trabalho remoto

Realizar as suas atividades laborais a partir de casa – ou de qualquer lugar do mundo – não é tão perfeito assim. É preciso ser franco consigo mesmo ao reconhecer que, certas vezes, era muito mais fácil, simplesmente, comparecer ao escritório e ter a sua mesa pronta para os afazeres.

Isso significa que, para trabalhar com os clientes remotamente, você precisa se dedicar de modo a ter um espaço de foco para tal atividade. Lembre-se que este é o seu escritório pessoal e você deve cuidar de todos os detalhes para trabalhar com conforto e eficiência.

Em casa, reserve um espaço para tal e parta para a organização para vislumbrar o sucesso. Separe todos os itens que precisa para trabalhar e foque na ergonomia a curto e a longo prazo.

Caso o trabalho remoto não siga no home office, invista nos espaços de coworking para ter a produtividade almejada e seguir bem-sucedido, tanto quanto se estivesse no escritório. Tenha em mãos todos os materiais essenciais para as suas operações e prepare-se para atender o cliente aproveitando a sua flexibilidade, mas sem perder a qualidade. É elementar!

Ao adaptar essas chaves para ter sucesso ao trabalhar remotamente com um cliente, você poderá atingir os seus objetivos, colhendo maravilhosos resultados. O fato é que você só pode desfrutar com qualidade do trabalho remoto quando o seu cliente está satisfeito – e os negócios fluem conforme o esperado. Então dê o máximo para estabelecer uma conexão confiável, organize-se, trabalhe a partir de aprovações, seja empático, estabeleça uma rotina e local de trabalho e siga uma operação exímia!

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