Negócios que adotam um software de diagrama de fluxo de trabalho ampliam sua capacidade de ter processos otimizados. Torna-se mais simples concluir projetos complexos, atribuir tarefas ou mesmo coordenar as atividades básicas do time.
Para reduzir o estresse na busca pelo melhor programa para fluxo de trabalho, reunimos 10 maneiras fáceis de indicar que você está no caminho certo. Com este guia, saiba como encontrar a plataforma ideal para workflow corporativo.
O que é o diagrama de fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho, conhecido também como workflow, fornece uma visão geral sobre as atividades empresariais. Ele descreve todas as etapas que precisam ser seguidas para cumprir com o trabalho necessário, do início à conclusão das tarefas.
Dentro disso, diagramas podem ser utilizados para agregar uma abordagem mais gráfica (com representação visual) dos processos — correspondendo ao diagrama de fluxo de trabalho.
Idealmente, um diagrama completo deve incluir todas as tarefas que precisam ser executadas por um time. Por sorte, existem plataformas que permitem coordenar o passo a passo totalmente on-line – o que soma economia de recursos e praticidade.
Como escolher um programa para fluxo de trabalho?
É fato que existem várias opções de plataformas de workflow disponíveis. Então, como garantir a escolha do software ideal?
1. Antes de tudo: pesquise por plataformas confiáveis
A maneira mais simples de começar a procurar pelo melhor software de workflow é filtrar as companhias confiáveis. Principalmente porque dados úteis sobre o seu negócio serão frequentemente compartilhados por esta via.
Além de buscar referências na própria internet, é válido realizar um teste prévio antes de implementar o sistema completo. Assim, caso não haja adaptação por parte da equipe – ou caso sinta que a interface não é confiável – nenhum investimento completo estará perdido.
2. Dê preferência para plataformas que agregam ferramentas colaborativas
Um bom workflow depende de cooperação e comunicação. Porque, afinal de contas, as equipes só atingem resultados exímios quando agem de forma colaborativa.
Portanto, foque em encontrar uma interface que ofereça boas funcionalidades para o seu time se comunicar e interagir on-line. Alguns softwares, como o Bitrix24, agregam até rede social corporativa – o que pode aumentar o engajamento e produtividade entre os membros do time.
3. Selecione um software fácil de utilizar
Por mais que alguns projetos e atividades sejam complexos, o ideal é que o sistema de diagrama de fluxo de trabalho seja fácil de usar. O primeiro motivo é simples: os funcionários terão que estar aptos a utilizá-lo – sem muitas dificuldades. E o outro é, principalmente, para simplificar tarefas penosas e a rotina de trabalho.
Portanto, uma das maneiras mais fáceis de encontrar o melhor software é olhar para a complexidade. Ser acessível e agradável somará ainda mais vantagens para toda a equipe de trabalho.
4. Observe se os fluxos de trabalho gerados são informativos o suficiente
Ao conferir um fluxo de trabalho exemplo, pode-se notar que é muito mais fácil visualizar informações com um auxílio extra. Quer um exemplo? Em vez de simplesmente adicionar textos em um fluxo de trabalho, os colaboradores podem incluir quadros visuais e até arquivos para facilitar o intercâmbio de informações.
Isso não quer dizer que você precisa saber como desenhar um fluxo de trabalho, mas a ferramenta escolhida deve ser flexível para que o time todo possa compartilhar dados de forma eficiente.
5. Priorize interfaces que permitam integrações
Ao adotar um software com diagrama de fluxo de trabalho, você não precisa abandonar todas as soluções que usava e aprender tudo do zero. Os aplicativos ou serviços que o seu time já utiliza podem ser integrados de várias maneiras possíveis – principalmente em plataformas completas como o Bitrix24.
No momento de decidir qual é o melhor sistema para utilizar junto com a sua equipe, dê preferência para plataformas que permitem sincronização com outras ferramentas.
6. Escolha um sistema disponível em versões móveis
Antes mesmo da expansão do home office e do trabalho remoto, os aplicativos móveis no ambiente corporativo já ganhavam notoriedade. Agora, empresas que não agregam a mobilidade em suas operações podem sofrer prejuízos consideráveis.
Pensando nisso e na diversidade de preferências de trabalho dos funcionários, é importantíssimo garantir que o diagrama de fluxo de trabalho possa ser acompanhado até em dispositivos móveis. Além dos colaboradores organizarem a sua rotina com mais facilidade, isso permite expansão para a adoção de diversos regimes de trabalho.
7. Não esqueça que os fluxos automatizados trazem mais vantagens
Para que o trabalho flua da melhor maneira possível, fluxos de trabalho automatizados devem ser adotados. Portanto, o melhor software de diagrama de fluxo de trabalho será aquele que lhe permitirá incluir regras de automação variadas.
Elaborar fluxos de trabalho pré-definidos não apenas poupa tempo, como também reduz o estresse e aumenta a produtividade. E o melhor de tudo: eles podem ser aplicados em variadas atividades. Seja para mensagens automáticas, pedidos dos funcionários, requisições de compra, etc.
8. Opte por sistemas customizáveis
Poder personalizar o diagrama de fluxo de trabalho conforme as necessidades é o que há! Afinal de contas: cada negócio possui particularidades próprias e a fluidez corporativa pode exigir diferentes detalhes.
Até porque não existe uma fórmula pronta sobre como montar um fluxo de trabalho. Cada gestor de equipe precisa pensar, junto aos envolvidos, em soluções que se adaptam à realidade do time.
9. Garanta que a interface permite compartilhar e anexar arquivos
Ter uma gestão de documentos integrada ao diagrama de fluxo de trabalho torna os processos facilitados. Além, claro, de evitar confusões no ambiente de trabalho. Portanto, além de permitir a visualização do fluxo e suas responsabilidades, os funcionários devem estar aptos a pelo menos compartilhar e anexar arquivos.
Sistemas mais avançados já permitem que equipes criem, editem, anexem e compartilhem tudo em apenas um lugar. Vale a pena explorar!
10. Observe se a plataforma de interesse oferece funcionalidades extras
Antes de finalizar o artigo, vai uma dica de ouro: sempre que possível, escolha um software que agregue funções além do workflow. Isso porque, quanto mais recursos extras, maiores as oportunidades para atingir o melhor com o seu time.
Embora esta não seja via de regra para encontrar o melhor sistema com diagrama de fluxo de trabalho, contar com plataformas mais completas colabora para o sucesso em equipe.
É por isso que é altamente recomendado experimentar o universo de soluções presentes no Bitrix24, já que CRM, criador de sites, comunicação e contact center também estão disponíveis.
Por fim: acompanhar o fluxo de atividades levará sua empresa adiante
Depois de saber o que é fluxo de trabalho e como encontrar o melhor software para coordená-lo, é hora de organizar a equipe como nunca. Quando bem executado, o workflow permite que as tarefas diárias sigam de forma orgânica, minimizando as interferências.
Além de agregar valor para o próprio relacionamento entre colaboradores, as equipes de trabalho estarão prontas para agir com mais eficácia e eficiência – deixando o negócio sempre um passo à frente da concorrência.
