10 noções básicas de gestão de tempo no RH

O tempo é um recurso finito – e crucial para as empresas. No setor de RH, que está em constante envolvimento com os empregados e níveis hierárquicos elevados, ele é um recurso ainda mais precioso, que requer cuidados.

Então como gerenciar o tempo de trabalho comandando uma equipe ou sendo um profissional do RH? Saiba tudo o que é necessário para realizar a gestão do tempo no RH de forma impecável entre o seu time!

Perguntas frequentes

As melhores dicas de gerenciamento de tempo para os times de RH

A gestão do tempo é o que ajuda os profissionais de RH a serem a ponte efetiva entre a alta administração e os funcionários – vencendo tudo no prazo. Mas como o mercado está altamente competitivo (para todos os nichos), não basta ficar na definição de gerenciamento de tempo – é preciso implementar de verdade. A seguir, confira as 10 grandes dicas para tirar o conceito do papel e gerenciar o tempo das equipes de RH com a máxima eficácia!

1. Dedique um tempo especial ao planejamento do dia ou da semana

Muitos indivíduos podem pensar que não vale a pena reservar alguns momentos do dia ou da semana para se planejarem. No entanto, quem aplica a ideia constantemente sabe que a organização não envolve "perda de tempo", mas sim ganho de resultados e de produtividade.

Assim, uma das indicações para a gestão do tempo no RH envolve, literalmente, se planejar! Inicie o dia fazendo uma lista de tarefas do que precisa ser cumprido (pensando nas prioridades, que serão faladas a seguir) e só depois disso siga para a devida realização. Certamente, a diferença – a curto ou a longo prazo – virá.

Uma programação prévia contribui para o seu foco de te ajudará a cumprir com a lista de afazeres de forma mais calma, coloque em prática!

2. Faça a gestão do tempo no RH pensando em prioridades de tarefas

A verdade é que não importa quão bom seja o gerenciamento de tempo no RH: a equipe não vai dar conta de tudo o que precisa ser feito prontamente. Pois, de fato, sempre há algo extra ou imprevistos para resolver. Sobretudo ao falar sobre recursos humanos.

E qual é o segredo, então, para vencer este desafio e seguir com o máximo de eficiência? Priorizar é o elemento mais importante! Primeiramente, é preciso ter consciência sobre isso – até para evitar a ansiedade. Em segundo lugar, torna-se necessário partir para a prática ao categorizar os seus afazeres diários e semanais conforme as suas prioridades – entendendo que nem tudo é tão urgente quanto parece.

Para tal, leve em conta:

• O tipo de tarefa;
• Por quem ela foi delegada;
• Os recursos que estão disponíveis para o seu cumprimento;
• E os prazos para concluir o trabalho.

Para lidar com o senso de urgência, levando em conta tais fatores, divida as atividades entre:

• Urgentes e importantes;
• Não urgentes, mas importantes;
• Urgentes, mas sem importância;
• Ou não urgente e não importante.

A partir de então, ficará mais fácil organizar o seu calendário mensal, a agenda da sua equipe ou o calendário da empresa conforme o que realmente é essencial para o momento. Além de apoiar a organização, gestão do tempo no RH e produtividade, este comportamento contribuirá para a saúde mental e bem-estar dos funcionários, sendo altamente indicado.

3. Foque em uma atividade por vez

O foco é fundamental para atingir o sucesso na gestão do tempo no RH. Consequentemente, não adianta querer resolver tudo de uma só vez – priorizar, novamente, é elementar.

Portanto, assim que iniciar uma tarefa, foque na sua execução por completo. Só siga para o afazer seguinte quando aquela etapa estiver concluída – e não queira fazer duas coisas ao mesmo tempo. Isso não vai funcionar e só corromperá a sua produtividade.

Aqui e em demais pontos, novamente, é excelente contar com o apoio de um software de gerenciamento de tempo para o RH que te ajude a planejar, controlar e se organizar.

4. Concentre-se mais nos períodos-chave de produtividade

Na gestão do tempo no RH ou em qualquer outro departamento, o autoconhecimento é a chave! Portanto, é essencial saber em quais momentos do dia você e o seu time se mostram mais produtivos. Afinal de contas, é totalmente normal que, em uma jornada de oito horas diárias, por exemplo, você agregue muito mais resultados em certos 90 minutos do que no restante do tempo. Já está cientificamente comprovado, seguindo o famoso conceito de ciclo circadiano!

Como consequência, direcione os esforços para um maior foco durante tais períodos – eliminando as distrações, preparando uma xícara da sua bebida favorita e deixando o espaço limpo e organizado para este momento. O profissional, individualmente, e a empresa, só tem a ganhar quando tais peculiaridades são consideradas.

Inclusive, é por motivos como esses que muitas organizações decidem atuar com horários de trabalho flexíveis para os profissionais do RH ou espaços de trabalho mais criativos, respeitando e apoiando os momentos de alta produtividade e de maior fluxo de criatividade. Explore você também!

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5. Cuide com o excesso de reuniões na rotina laboral

As reuniões, quando saem do planejado e se tornam excessivas, viram as verdadeiras inimigas dos dias produtivos e repletos de resultados. Portanto, ao pensar sobre a gestão do tempo no RH, seja como profissional individual ou líder de equipe, tome muito cuidado com os meetings desnecessários.

Caso perceba que muitas reuniões sucessivas vêm ocorrendo, sobretudo sem muita necessidade, tente consolidá-las em certos dias ou períodos – dando a ideia de fazê-las todas as terça-feiras ou durante as manhãs, por exemplo. Sem dúvida alguma, isso trará maior eficiência para os processos internos, agregando valor ao seu tempo e ao de outros funcionários (ou envolvidos, no caso). Caso esteja acontecendo com um cliente, tome a mesma atitude – apenas se lembre de ser sempre muito empático e educado!

6. Agende micropausas para respirar e desestressar durante o expediente

Realizar pequenos momentos de pausa durante a jornada de trabalho – o que é conhecido como micropausa – não se trata de preguiça ou falta de comprometimento laboral, muito pelo contrário!

Já está mais que comprovado que as micropausas são responsáveis por reduzirem os níveis de cansaço e manterem bons níveis de produtividade durante a rotina. E, sem dúvidas, é algo que merece ser desbravado consigo ou em meio ao seu time!

Levante da mesa do escritório, alongue um pouco as pernas, vá conversar com um colega ou pegar um café: o importante é quebrar a rotina incessante e respirar. Ainda que você trabalhe em casa, o mesmo comportamento é indicado – através de uma gama de abordagens, totalmente particulares.

Tal conduta te ajudará a ter ainda mais foco, além de dar aquele impulso extra para seguir o fluxo de tarefas da melhor forma possível – melhorando até a avaliação de desempenho e os resultados em equipe!

7. Aprenda a delegar as tarefas não estratégicas para os outros membros do time

Por que fazer tudo sozinho quando você pode ter o apoio da equipe para cumprir com o necessário? É muito mais indicado focar no crucial e no que realmente depende de si do que abraçar tudo individualmente.

Assim, dentre as dicas de gerenciamento de tempo, encontra-se o princípio da delegação de tarefas. Como líder ou gestor, não tenha medo de treinar a sua equipe para realizar aqueles processos que não são meramente estratégicos (e que só podem ser feitos por você mesmo) de modo a contribuir para a gestão do tempo no RH.

Além de ajudar a focar no que é fundamental, direcionando os esforços ao que é certo, os membros da equipe se sentirão mais úteis e parte do todo – colaborando para a formação de um senso comunitário. O que sempre é extremamente bem-vindo!

8. Utilize um software de gerenciamento de RH e tempo para te apoiar

Diante da tecnologia usada atualmente, um dos maiores pontos para ter sucesso na gestão do tempo no RH é fazer o uso de uma ferramenta que ajude a simplificar os processos e gerenciar os recursos.

Através de um software de gerenciamento de tempo no RH, as equipes conseguem:

• Rastrear o tempo de execução de tarefas, vendo em quais atividades as suas horas de trabalho estão sendo gastas;
• Acessar relatórios de trabalho para conferir a performance do pessoal;
• Automatizar fluxos de trabalho e de aprovações de documentos e licenças;
• Consultar gráficos de ausência e horas de trabalho e muito mais!

Gerenciamento de tempo e avaliação de desempenho para profissionais de recursos humanos estão presentes em um só lugar em plataformas de qualidade como o Bitrix24. Dados os imensos efeitos positivos que isso pode fazer, não deixe de considerar!

9. Automatize partes do trabalho

O trabalho manual excessivo compromete as tarefas mais inteligentes e/ou complexas. Até porque, você pode se dedicar ao que realmente é importante – seguindo a mesma linha de raciocínio da delegação de tarefas.

Neste caso, o gerenciamento de tempo no RH é beneficiado quando o profissional usa o poder da automação para reduzir as tarefas manuais e evitar o retrabalho em atividades pontuais.

Quer um exemplo? Ao invés de criar um arquivo do zero para um documento que você usa com frequência, por que não deixar um modelo pronto para apenas editar de forma customizada – como um formulário para ser preenchido pelos funcionários? Ou, ainda, criar um fluxo de trabalho com aprovações automáticas para certos processos de RH?

Possuir o acesso a tais possibilidades em um software de gerenciamento de RH e tempo só somará para o sucesso a longo prazo – é só aproveitar ao seu favor!

10. Fique atento aos relatórios de trabalho

Por fim, observar o desempenho nos relatórios de trabalho é algo que sempre é interessante para o próprio gerenciamento. Ao notar que o desempenho está aquém, você pode buscar alternativas para mudar o cenário, conversando com os superiores ou os seus liderados. Ou, caso esteja tudo certo, é só seguir com as mesmas atividades ou otimizá-las.

Em todo caso, a observação é o ponto de foco para atingir o panorama ideal ou seguir com a melhoria contínua. E quanto mais você conhecer sobre si mesmo ou a equipe, melhor será!

Agora sim: o seu time de recursos humanos está pronto para vencer a concorrência? Então passem a gerenciar o tempo de trabalho e sintam no dia a dia os resultados, indo além da definição de gerenciamento de tempo com tais dicas!

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