Um bom plano de projeto anual serve como um roteiro que guia gerentes e funcionários ao longo da nova etapa – em busca das metas mais importantes da companhia. A partir de dicas práticas, saiba como elaborá-lo ao longo deste guia!
Perguntas frequentes
O que é um plano anual?
Um plano de projeto anual ou plano de negócios anual é um documento que norteia as ações da empresa ao longo deste período – servindo como um roteiro. Ele contém metas e marcos claros para que a companhia possa concretizar os seus objetivos e vislumbrar os resultados almejados lá no final do ano. Basicamente, com tal plano, a empresa e os seus empregados conseguem ter uma ideia de onde estão indo, por que e como farão para chegar lá.
O que deve ser incluído em um plano de trabalho anual?
Um plano de trabalho anual de qualidade deve abranger:
● Missão e visão;
● Metas;
● Expectativas;
● Métricas a serem avaliadas;
● Responsabilidades;
● Calendário;
● Orçamento, recursos e despesas;
● Planos de contingência.
Por que é tão importante ter um plano de projeto anual?
Quando a empresa tem o seu plano de projeto anual, ela é capaz de definir um rumo para as suas atividades ao longo daquele período. Em conjunto, isso permitirá abordar a visão da companhia de forma ampla e se preparar para ter um ano rico em resultados. Ou, ainda, ficando mais pronta para vencer as instabilidades.
Como você escreve um plano anual?
Para escrever um plano anual, siga os passos:
● Revise os objetivos anuais: saber onde você deseja chegar é a primeira etapa para colocar suas metas no planejador de projeto anual;
● Discuta as ideias com elementos-chave da equipe, gerando um brainstorming;
● Aprove o que foi discutido junto aos superiores;
● Gere um resumo que sirva como roteiro para as suas ações e de terceiros;
● Estabeleça as prioridades para criar um calendário anual;
● Atribua os responsáveis por cada etapa e respectivas funcionalidades;
● Revisem o planejamento para ver se nenhum ponto essencial foi esquecido.
Ações e elementos-chave para compor o seu plano de projeto anual
Todos os anos, uma das atividades mais importantes a nível corporativo é traçar o seu calendário de projeto anual – embora algumas empresas ainda ignorem isso, documentando as previsões para a nova fase.
Ao pensar sobre este plano, podemos imaginar aquelas resoluções que fazemos lá em janeiro (ou mesmo antes) e que guiam nossas ações pessoais ao longo dos 12 meses.
A diferença é que, a nível organizacional, ter um planejamento pode representar a linha tênue entre o sucesso e o fracasso ao longo do novo período.
Mas, como fazer isso, afinal? Por onde começar? Ao longo de 12 etapas, traremos insights para que sua equipe estratégica possa criar um plano forte, que se baseie em visão ampla e valores do negócio, e que os ajudem a terminar o ano dentro do cenário esperado – vendo as metas serem cumpridas ou mesmo superadas.
Vamos lá? Saiba como elaborar o seu plano anual com as dicas a seguir:
1. Olhe para o ano que passou e os feitos atingidos
Ao olhar para frente, diversas companhias esquecem que observar o que ficou para trás também é parte do processo. Afinal de contas, é preciso aprender com os erros, identificar panoramas passados e se comprometer, mais uma vez, com as prioridades daquela empresa.
Olhe para o que aconteceu no ano anterior, veja o que funcionou, o que deu errado e o que é preciso melhorar. Este é o pontapé inicial para elaborar um plano de projeto que funcione e leve ao progresso real.
2. Jamais deixe de lado a missão e visão da empresa
Todo plano anual deve ser personalizado de acordo com os propósitos organizacionais. Mas eles só poderão ser cumpridos, de fato, se estiverem orientados pela missão, visão e valores da companhia.
Ao relembrar sobre a missão e preparar o planejamento para o próximo ano, discuta com o grupo de trabalho porque a empresa é diferente da concorrência. A missão está relacionada com a sua razão de existir, que nada mais é do que o propósito, norteando as suas atitudes dentro do mercado em que atua.
Da mesma forma, a declaração de visão tem a ver com o que o negócio deseja atingir. Assim, sabendo aonde quer chegar, pode-se delinear quais são as prioridades reais para o ano que está sendo planejado.
3. Defina metas seguindo o conceito SMART
Quando uma empresa realiza o seu plano de projeto anual, ela precisa incluir metas e marcos para que os seus objetivos sejam concluídos. Mas, para levar ao sucesso, as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos – seguindo o que conhecemos como SMART.
Criar metas, em si, não é complicado. O problema é que a maioria das pessoas a fazem da maneira incorreta. Elas acabam criando metas genéricas e se esquecem de estabelecer algo claro, que possa ser medido, capaz de ser atingido, significante e com tempo delimitado – exatamente os pontos essenciais das metas SMART, como citamos acima.
Quer um exemplo?
Se, durante esta nova fase, sua empresa tem a meta de aumentar as vendas, pense sobre o seguinte:
· Especificidade e mensuração: quanto (em termos percentuais) vocês desejam fazer isso? Especifique valores reais e os divida pensando, especificamente, em cada produto ou serviço;
· Capacidade de ser atingível: lembre-se que, embora você deseje alavancar as vendas o máximo possível, nem sempre isso é alcançável (pelo menos em um ano). Seja sincero consigo e defina uma meta atingível e realista de acordo com o mercado e o cenário. Voltando para o nosso exemplo, você pode notar que é viável, a partir da situação e dos recursos disponíveis, aumentar o valor das vendas de determinado produto em 10%.
· Relevante: este aumento percentual em vendas vai impactar o propósito estratégico do seu negócio? Considere a relevância antes de sair implementando metas.
· Temporalidade: uma vez determinada, através dos passos anteriores, sua meta deverá ter um prazo limite. Pense em um cronograma realista para alcançar o seu objetivo e adote prazos claros. Por exemplo: aumentar o valor das vendas de determinado produto em 10% até a primeira quinzena de um determinado mês ou trimestre.
4. Não foque em atividades programadas de forma individual
Ao pensar em planos, metas e tarefas, não direcione a sua visão apenas para aquelas atividades plenamente programáticas. É preciso pensar em metas que são importantes para o crescimento interno da companhia. Pois, a longo prazo, isso levará à melhor performance para atingir todos os resultados esperados.
Um ótimo exemplo é parar para pensar sobre metas de desenvolvimento de pessoal. Ao longo do ano, como os líderes pretendem capacitar e motivar os seus times para ter o máximo de êxito, eficiência e produtividade? Olhe para os fatores que impactam o desempenho organizacional, mesmo que seja indiretamente.
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5. Estude os orçamentos, receitas e despesas
Os administradores e estrategistas só são capazes de firmar calendários no seu planejador de projeto anual quando possuem informações financeiras e detalhes sobre a aprovação orçamentária da empresa.
Dentro das metas e objetivos, receitas e despesas previstas: o que, realmente poderá ser feito? Quando isso ocorrerá? E, acima de tudo: você tem uma projeção sobre a receita esperada mensalmente e os valores prováveis relacionados com as despesas?
Já que os recursos financeiros (ou de qualquer outro tipo) não são algo infinito, sempre é preciso levá-los em consideração antes mesmo de propor projetos, delegar tarefas e estabelecer o calendário previsto de marcos a serem cumpridos por cada departamento.
A equipe de gestão deve se preocupar em criar uma lista de recursos precisa para estudar o seu orçamento. E, então, definir o que está disponível e o que ainda é necessário para vislumbrar sucesso em seu plano anual. Se você ainda não sabe definir muito bem os recursos, não se preocupe! Trouxemos alguns exemplos que o ajudarão a pensar sobre isso:
Exemplos de recursos:
● Recursos humanos: colaboradores e terceirizados;
● Máquinas;
● Ferramentas;
● Suprimentos;
● Tempo;
● Softwares;
● Itens gerais;
● Instalações;
● Orçamento financeiro.
Ter uma visão clara sobre as entradas e saídas é igualmente válido para identificar quedas no fluxo de caixa, além, como já citamos, de estabelecer previsões para os gastos e as próprias vendas. Além disso, será necessário levá-los em conta para pensar, previamente (e com cautela), sobre a necessidade de realizar algum tipo de empréstimo ou financiamento. Pense sempre nisso!
6. Estabeleça calendários e cronogramas e atue com pontos de verificação
Já definiu suas metas no plano de projeto anual? Uma vez feito isso, é preciso pensar em dividir metas maiores e complexas em pequenas etapas – criando um cronograma de marcos. Isso facilita a organização do trabalho, acompanhamento dos resultados e o workflow em geral.
Em paralelo ao seu calendário de projeto anual, adote pontos de checagem para garantir que o processo esteja saindo conforme o esperado. Ou, ainda, que não seja muito tarde para perceber que algo está dando errado – fazendo os ajustes necessários. Ao longo dos checkpoints, estabeleça métricas que indiquem que o grupo, projeto ou departamento está no caminho certo.
Depois que o plano estiver concretizado e o pessoal já estiver trabalhando, fica mais fácil ter uma visão clara dos detalhes com sistemas inteligentes. O gráfico de Gantt, por exemplo, é uma ferramenta que permite acompanhar as metas e visualizar, graficamente, o andamento do processo. Assim, fica mais fácil gerenciar e saber se os marcos estabelecidos estão sendo cumpridos.
7. Indique quem são os responsáveis e sua importância
As atividades definidas em um plano de projeto anual só são concretizadas com sucesso quando está claramente indicado quais indivíduos, grupos ou departamentos da empresa fazem parte do plano. Isso inclui, logicamente, o pensamento por etapas.
Além de atribuir as tarefas aos responsáveis, as equipes de gestão e liderança devem auxiliar para que os funcionários saibam o que se espera deles no trabalho. Ou seja: ele deve ter noção de como as suas ações diárias impactam no plano de projeto anual, resultados e propósito da companhia como um todo.
8. Trabalhe com planos de contingência
Durante o plano de projeto anual, reserve um tempo para estudar cenários e identificar riscos que possam prejudicar o seu progresso ao longo do período. Em gestão estratégica, tal comportamento é definido como “plano de contingência”.
Tal plano se caracteriza como uma ferramenta crucial para que o negócio tenha uma margem de manobra para responder a qualquer adversidade que possa surgir em seu caminho. Tanto a médio quanto a longo prazo.
Companhias que se preparam previamente e atuam, anualmente, pautados em tal análise conseguem elaborar ações estratégicas muito mais rápidas em momentos instáveis. Além de avaliar possíveis riscos, logicamente, não deixe de determinar estratégias para a sua recuperação, realizar simulações e manter o documento detalhado em seu planejador de projetos.
9. Construa o plano pautado em flexibilidade
Um planejamento anual é infalível quando é construído de forma flexível. Pois, seguindo a ideia do tópico anterior, mudanças podem surgir de todos os lados. E precisamos estar com a mente aberta para responder conforme as necessidades.
Neste caso, até mesmo alterações extremamente pequenas e externas podem afetar a sua eficácia no momento de implementar um plano estratégico. Portanto, desde o primeiro momento, aceite a ideia de que o documento elaborado no início do ano é passível de adaptações. Você precisará estar, frequentemente, de olhos abertos para encontrar pontos de melhoria e até mudanças de rumo e estratégias.
10. Elabore-o, de preferência, bem antes de janeiro
É comum que, em meio a correria, todos estejam ansiosos para fechar as metas do ano e pensar na próxima etapa só lá em janeiro. No entanto, o mais indicado é começar cedo, fazer tudo com calma e criar o seu plano antes mesmo do ano iniciar.
O recomendado é parar para fazer uma análise e iniciar o processo em meados de setembro ou outubro, por exemplo. Assim, você já tem uma ideia do que passou e pode se programar com clareza (e sem prazos apertados) para o próximo ano.
11. Organize os esforços do seu plano de negócios com as ferramentas certas
O planejamento de trabalho se torna muito mais fácil e alcançável quando equipes operam com as ferramentas ideais. E, definitivamente, isso inclui soluções de software que permitem gerenciar o trabalho, colaborar de forma produtiva, armazenar arquivos importantes e manter o acompanhamento constante da estratégia.
Este é o caso do Bitrix24, por exemplo. Com ele, as empresas podem organizar os esforços do seu plano e manter todo o gerenciamento para atingir e até superar as expectativas. Em apenas um lugar.
A plataforma conta com recursos de checklists, gerenciamento de metas, delegação de tarefas, colaboração, gráfico de Gantt, monitoramento de tempo em projetos, calendários em grupo e muito mais. Se você precisa de uma interface que funciona como uma forte aliada para o planejamento estratégico, vale a pena explorar!
12. Tenha indicadores de sucesso e visão à longo prazo
Um dos principais objetivos do plano de projeto anual é garantir um direcionamento para que a companhia vislumbre o sucesso durante aquele período. Mas, como saber que foi possível atingi-lo?
Desde o início, a equipe de planejamento precisa ter uma visão de como será (ou deveria ser) o negócio no final daquele ano. Qual é o futuro pretendido daquela companhia? O que seria considerado como uma conclusão bem-sucedida após 365 dias de trabalho?
Definir, claramente, quais são os objetivos desejados e indicadores para o seu sucesso só trará vantagens. Afinal: como você e sua equipe saberão se progrediram ou não?
Conclusão
A partir das dicas mencionadas ao longo deste guia, elabore o seu próprio plano anual e tenha maiores chances de sucesso para cumprir com os objetivos da companhia. Sem dúvidas, empresas que o fazem são dotadas de maior clareza, alavancam a probabilidade de cumprir com suas metas, apresentam mais facilidade para responder às instabilidades e podem ter a certeza se estão (ou não) no caminho certo. Se você ainda não o fez, é uma ótima oportunidade para pensar ponto a ponto e documentar!
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