Instruções, prazos e pessoas responsáveis são todos elementos-chave no planejamento de tarefas. Mas, se você deseja expandir e ampliar o escopo de suas operações, as integrações para gerenciamento de projetos são essenciais. Variando desde plataformas de comunicação até análise de desempenho e gestão de riscos, elas permitem que você conecte todos os diversos elementos do seu planejamento de projeto em um único lugar central.
Conforme você cresce em ambição e as equipes se tornam mais complexas, a importância de integrações para software de gerenciamento de projeto robustas e bem conectadas é incontornável. Esses aplicativos adicionais permitem que você otimize os seus processos internos, elimine o trabalho excessivo e reduza os erros humanos, tudo isso enquanto fornece um serviço mais eficiente e profissional aos seus clientes.
Quais são as integrações essenciais para melhorar o seu software de gerenciamento de projetos?
Hoje, existem muitos aplicativos e ferramentas que podem ser integrados perfeitamente ao software de gerenciamento de projetos. Compilamos aqui 12 integrações que você pode adicionar e que aumentam a escalabilidade do seu software, multiplicando as suas funcionalidades e chances de sucesso.
1. Gerencie os seus clientes com um CRM
Bem no topo entre as melhores integrações para software de gerenciamento de projetos está o CRM — o centro de controle para tudo o que está relacionado aos seus clientes. Vincular o seu CRM ao seu software de gerenciamento de projetos mantém as equipes de vendas na mesma página que todos os demais no seu projeto. Nenhuma compra passará despercebida e nenhuma reclamação ficará sem resposta, permitindo que você alinhe o seu planejamento de projeto com as necessidades do cliente.
Ao automatizar processos entre os dois aplicativos, você pode iniciar tarefas em resposta a uma venda ou a um e-mail recebido sem mover um dedo. Assim, pode-se reagir de maneira rápida e eficaz às demandas dos clientes, como operar um sistema de helpdesk e de tíquetes para o seu departamento de atendimento ao cliente. Uma integração com o CRM vai além de otimizar os seus fluxos de trabalho, ela impulsiona a satisfação do cliente ao longo de seus projetos. E em um mundo onde a satisfação do cliente é fundamental, vincular o seu CRM ao gerenciamento de projetos é uma situação em que todos ganham.
2. Monitore o tempo da equipe e das tarefas como um profissional
Entender como a sua equipe gasta o tempo é crucial tanto para o monitoramento do projeto, quanto para o seu orçamento. As integrações de controle de tempo permitem que você registre quanto tempo as pessoas gastam em tarefas específicas ou em seções inteiras do seu projeto. Com uma ideia clara de quanto tempo as tarefas devem levar, você pode melhorar o planejamento do trabalho, agregando eficiência em projetos e maximizando a produtividade sem sobrecarregar os envolvidos.
Ampliando a visão do controle de tempo da tarefa para uma perspectiva mais global, você também pode implementar rastreadores de tempo para registrar a agenda diária de cada funcionário. As funções de entrada/saída, disponíveis em desktop e dispositivos móveis, dão a todos a autonomia para registrar as suas próprias horas, com as não conformidades sendo sinalizadas aos gerentes por meio de notificações. Embora os rastreadores de tempo funcionem bem para equipes internas, eles são extremamente valiosos para as equipes remotas que precisam monitorar a presença.
3. Otimize o seu processo de faturamento e emissão de faturas
Quando você está no meio de um projeto de alta intensidade, a última coisa que você quer é gastar um tempo valioso escrevendo faturas repetitivas. As integrações de faturamento automatizado otimizam o processo de faturamento, puxando dados de diferentes áreas do seu projeto e montando-os em faturas profissionais e precisas para os seus clientes. Os programas de geração de faturas combinam elementos de múltiplas integrações para software de gerenciamento de projeto. Eles pegam as horas trabalhadas dos seus aplicativos de controle de tempo e as combinam com detalhes de contato do seu CRM, para que você possa coletar todas as informações necessárias com apenas alguns cliques. Assim, crie faturas em formato PDF e, em seguida, envie-as diretamente para a pessoa de contato via e-mail ou SMS.
Os benefícios da integração de faturamento e emissão de faturas são duplos: é, antes de tudo, um excelente poupador de tempo, removendo uma série de etapas administrativas repetitivas. Mas o mesmo processo também elimina o potencial para erro humano, mantendo os seus projetos suaves e profissionais.
4. Integre pagamentos rápidos e seguros
Seja para faturamento, pagamentos a fornecedores ou gestão de folha de pagamento, integrar aplicativos de pagamento ao seu software de gerenciamento de projetos é uma mudança significativa. Em essência, os aplicativos de pagamento são uma maneira de lidar com todas as transações relacionadas aos seus projetos. Você pode configurar cobranças recorrentes para assinaturas, enviar pagamentos únicos para pedidos específicos e tornar os pagamentos recebidos o mais indolor possível para os seus clientes.
De modo geral, os aplicativos de pagamento são essenciais para o orçamento do projeto, pois registram e categorizam todas as suas despesas. Os gestores podem fazer uma lista de todas as despesas incorridas e compará-las com o orçamento planejado, fornecendo relatórios financeiros precisos e honestos para os clientes e stakeholders de um projeto. O software de pagamento sinalizará pagamentos pendentes, e as equipes podem verificar rapidamente e facilmente o status de faturas e reembolsos para a total transparência.
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5. Armazene todos os seus documentos de projeto na nuvem
Não há como executar um projeto sem ter todos os arquivos e recursos que você precisa à mão. É preciso contar com a devida tecnologia em gerenciamento de projetos. E, embora seja tecnicamente possível trabalhar com aplicativos não integrados, o tempo, esforço e risco envolvidos em downloads e anexos constantes colocam uma pressão indevida em seus projetos. Quando você integra um sistema de gerenciamento de documentos, dá às suas equipes de projeto acesso total a todos os materiais relevantes de que precisam. Na prática, isso significa que você pode escrever um cartão de tarefa com links para recursos importantes, sabendo que a sua equipe pode prosseguir com o trabalho de forma contínua. Com um sistema centralizado, evita-se a bagunça caótica de arquivos espalhados por diferentes computadores ou threads de e-mail, otimizando a execução do seu projeto. Os melhores aplicativos de armazenamento de documentos também oferecem permissões de acesso. Ao ser seletivo sobre quem vê o quê, você pode manter a segurança dos arquivos mesmo em projetos grandes e complicados.
6. Conecte todos os seus canais de comunicação
Uma comunicação clara e eficaz está no coração de projetos bem-sucedidos, tornando a sua integração em gerenciamento de projetos indispensável. Desde conversas rápidas para confirmar detalhes menores até grandes videoconferências para discutir marcos do projeto, todas as suas comunicações de projeto devem ser diretas e transparentes. Agora, com tantas equipes remotas, a comunicação fluida nunca foi tão importante, e ela pode ser apoiada com as integrações para software de gerenciamento de projeto certas.
Integrar ferramentas de chat em tempo real significa que a sua equipe pode conversar enquanto trabalha, uma vez que atualizações e comentários em cada cartão de tarefa oferecem a todos atualizações claras do progresso. As reuniões devem aparecer nos calendários de todos os participantes com um link simples para uma chamada de vídeo e, se todos esses aplicativos estiverem integrados na mesma plataforma, você reduz significativamente o risco de falhas de comunicação e de participantes não comparecerem. Para total transparência, as melhores plataformas de comunicação arquivam todas as suas conversas. Isso é uma vantagem para o monitoramento de projetos, pois permite que você se refira a instruções, decisões ou feedbacks anteriores com uma ferramenta de pesquisa simples.
7. Invista em automações para eliminar o trabalho pesado
Você pode encontrar automações em todas as suas integrações para software de gerenciamento de projeto, e quanto mais você usa, mais suave será o seu trabalho – explorando o melhor das inovações em gerenciamento de projetos. Claro, você quer usar a criatividade humana da sua equipe, mas é um enorme impulso de produtividade terceirizar tarefas repetitivas e demoradas para automações.
As automações como dependências são nativas da maioria dos softwares de gerenciamento de projetos e dão aos gestores tempo e espaço mental para se concentrarem em tarefas mais criativas e no monitoramento de projetos. Elas podem melhorar quase qualquer outra área do seu trabalho. Por exemplo, você pode acelerar solicitações de ausência para economizar nas tarefas básicas de administração de gestores e do departamento de RH. Da mesma forma, consegue automatizar a captura e análise de dados de suas ferramentas de gerenciamento de projetos para obter relatórios de desempenho confiáveis instantaneamente.
8. Gerencie os horários da sua equipe com integrações de calendário
Os calendários estão entre as principais ferramentas de gerenciamento de projetos, portanto, integrá-los ao seu arsenal deve ser uma prioridade. Com uma visão geral dos marcos do seu projeto e da carga de trabalho de cada indivíduo, você pode facilmente identificar prazos próximos, eventos que precisam ser considerados e lacunas na agenda que podem ser bem aproveitadas.
Ao integrar o seu calendário com as ferramentas de gerenciamento de tarefas, você pode garantir que trabalho e reuniões não se sobreponham, proporcionando às pessoas agendas mais gerenciáveis e sustentáveis. Mas quando eventos importantes surgem, você pode definir notificações para lembrar a equipe um dia ou cinco minutos antes, graças às integrações para software de gerenciamento de projetos como os calendários. Como todas as suas tarefas e calendários estão totalmente sincronizados, economize tempo em acompanhamentos manuais e deixe uma grande parte da administração organizacional para os seus algoritmos.
9. Melhore o seu progresso com integrações de relatórios e análises
As integrações de software para projetos envolvendo relatórios e as análises combinarão dados desde o tempo das tarefas e conquistas de KPI até a satisfação do cliente e conformidade orçamentária. Mas, mais do que apenas manipulação de dados, essas ferramentas avaliarão as informações disponíveis e fornecerão uma visão abrangente da saúde, progresso e áreas de melhoria do seu projeto.
Um dos benefícios de tais integrações para software de gerenciamento de projeto é que você não precisa esperar até os marcos do projeto para obter insights. Pode-se automatizar as atualizações semanais de status, resumos financeiros mensais, avaliações de desempenho trimestrais e até mesmo monitoramento ad-hoc se suspeitar que uma determinada área precisa de atenção especial. Os relatórios e as análises são ideais para as equipes se autoavaliarem e encontrarem novas maneiras de melhorar. Mas eles são igualmente eficazes quando se trata de manter clientes e outros stakeholders informados sobre o progresso do seu projeto.
10. Estabeleça ciclos de feedback construtivos entre você e os seus clientes com formulários e pesquisas
Com tantas partes móveis em seu projeto, pode ser difícil ver o quadro geral e identificar maneiras de melhorar. Entretanto, ao adicionar ferramentas de feedback e pesquisa às suas integrações para software de gerenciamento de projeto, você pode levar em consideração opiniões valiosas de clientes e também membros da equipe, que normalmente não ouviria.
Por exemplo, ao final de cada sprint, solicite opiniões sobre o que funcionou bem e o que não funcionou, bem como sugestões sobre novos riscos ou áreas para capitalizar. Os formulários de feedback e pesquisas se conectam ao seu CRM, para que você possa enviá-los para todo o seu banco de dados ou segmentos específicos. Inclua uma mistura de perguntas para obter insights relevantes e acionáveis que você pode aplicar para adaptar a execução do seu projeto. Todas as respostas são direcionadas para um banco de dados centralizado, onde você pode retirar relatórios, estatísticas e gráficos para ter uma ideia das tendências e preferências no andamento do seu projeto.
11. Monitore a sua audiência com integrações de mídias sociais
Existem poucas maneiras melhores de avaliar como os clientes estão reagindo aos seus esforços do que por meio de integrações com plataformas de mídia social. Claro, é possível gerenciar canais separadamente, mas integrações preenchem a lacuna de comunicação, proporcionando engajamento em tempo real com os clientes e um hub centralizado para interações e coleta de dados, espelhado nas grandes inovações em gerenciamento de projetos.
Os gestores de projeto podem usar as integrações de software de mídias sociais para vasculhar a web em busca de menções e até mesmo entrar em contato diretamente com clientes insatisfeitos. Ao mesmo tempo, dados como curtidas, compartilhamentos e visualizações são alimentados de volta ao seu sistema de gerenciamento de projetos, dando a você insights sobre o desempenho de suas estratégias de marketing. Essa conexão constante com o seu público é uma grande vantagem para equipes dinâmicas que frequentemente adaptam as suas iterações e integram ajustes menores com base no feedback do cliente.
12. Elabore um plano de gestão de projetos eficiente ao pensar nos riscos
Mesmo os projetos mais bem planejados, com o uso dos melhores softwares de projeto, apresentam riscos. Contudo, isso não significa que você deve jogar a cautela ao vento e agir como se eles não existissem. Quando você combina integrações para gestão de riscos e projetos, pode identificar e categorizar os seus riscos e planejar aceitá-los, transferi-los, mitigá-los ou evitá-los com antecedência.
Com um nível de risco anexado a cada tarefa, tem-se um guia para onde focar sua atenção quando a pressão está alta e pode evitar que projetos sejam prejudicados por falta de preparação. Os melhores aplicativos de gestão de riscos vêm com ferramentas analíticas que utilizam dados de projetos passados, tendências de mercado atuais e feedback da equipe. Desta forma, você pode prever riscos potenciais antes mesmo de eles surgirem e colocar planos de contingência em prática.
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Como é fácil de ver, as integrações para software de gerenciamento de projeto podem elevar significativamente o nível do software para projetos que você está usando atualmente. Ao ajustar e personalizar suas ferramentas, você pode eliminar tarefas demoradas, reduzir custos e garantir que toda a sua equipe esteja trabalhando da maneira mais eficiente possível.
Mas onde você consegue todos esses complementos?
O Bitrix24 vem totalmente equipado com todas as integrações para software de gerenciamento de projeto mencionadas nesta lista. Mas, se você precisar conectar seu hub a ferramentas externas, temos uma vasta gama de integrações com os aplicativos mais populares disponíveis. De fato, é o melhor software de projetos que se pode explorar.
Então, se você quer otimizar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos, inscreva-se no Bitrix24 hoje e comece!
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Perguntas frequentes
Quais integrações são essenciais para um software de gerenciamento de projetos abrangente?
As integrações essenciais para um software de gerenciamento de projetos abrangente incluem:
- Gestão de relacionamento com cliente;
- Rastreamento de tempo;
- Faturamento e emissão de faturas;
- Pagamentos seguros;
- Gestão de documentos;
- Ferramentas de comunicação;
- Automação de tarefas;
- Calendário;
- Relatórios e análises;
- Ferramentas de feedback;
- Mídias sociais;
- Gestão de riscos.
Como as integrações melhoram a funcionalidade das ferramentas de gerenciamento de projetos?
As integrações melhoram a funcionalidade das ferramentas de gerenciamento de projetos ao:
- Otimizar os processos;
- Oferecer funcionalidades extras;
- Melhorar a colaboração;
- Fornecer insights acionáveis;
- Otimizar a eficiência em projetos.
Por que é crucial integrar ferramentas específicas ao seu software de gerenciamento de projetos?
Integrações específicas atendem a necessidades únicas do projeto, garantindo soluções personalizadas, fluxos de trabalho eficientes e maximização da alocação de recursos.
Como as ferramentas integradas impactam a colaboração da equipe no gerenciamento de projetos?
As ferramentas integradas centralizam dados, melhoram a comunicação em tempo real e fornecem plataformas compartilhadas para uma colaboração de equipe contínua, tanto em formatos remotos, quanto presenciais.
