Você já parou para se questionar por que um projeto falha? A todo o momento, mesmo sem saber, várias equipes estão cometendo erros no gerenciamento de projetos. Com este artigo, o nosso objetivo é mostrar para você quais são os principais deles – buscando formas de minimizá-los ao máximo para chegar ao sucesso esperado. Acompanhe na íntegra!
Os maiores erros no gerenciamento de projetos e dicas para evitá-los
Os erros que mais podem comprometer um projeto são aqueles realizados de forma indefesa, sem que os administradores possam se dar conta. A seguir, confira os 15 principais e algumas formas de superá-los.
1. Definir cronogramas ilusórios
Aqui, iniciamos com um dos mais absurdos erros no gerenciamento de projetos, mas que, infelizmente, é altamente comum: o ato de estabelecer cronogramas irreais.
Quem é que nunca ficou entusiasmado para cumprir com aquele projeto e esqueceu de, ao planejá-lo, incluir uma janela de segurança? Ou, mesmo, de considerar prazos reais? É aí que mora o grande problema.
Ao definir o calendário de um projeto, o gestor deve considerar diversas variáveis (até mesmo os cenários pessimistas) e ser plenamente real com relação aos prazos – em vez de querer, apenas, agradar o seu cliente.
Contar com uma ferramenta de gestão que permita atribuir as tarefas e acompanhar a linha do tempo do projeto ao vivo será um auxílio e tanto. E que, de fato, é bem-vinda de se explorar!
2. Passar o tempo todo gerenciando
É comum que os responsáveis por projetos queiram estar no controle da situação – acompanhando as etapas e os entregáveis. No entanto, o microgerenciamento é um dos grandes erros no gerenciamento de projetos.
O principal motivo está no seu impacto sobre a confiança e a produtividade. Quando um funcionário sente que está sendo gerenciado a todo o momento, a sua performance é impactada, bem como a sua motivação com o trabalho.
Por isso, opte por reuniões previamente agendadas e relatórios de progresso pontuais ao invés de ficar no controle o tempo todo. Mesmo que indiretamente, isso funcionará como um pontapé e tanto para evitar falhas no projeto.
3. Colocar no trabalho o gerente de projetos errado
Durante o planejamento de um projeto, é comum que as equipes dediquem um tempo precioso para identificar e programar os recursos ideais. Afinal de contas, se eles não forem bem gerenciados, tudo pode sucumbir ao fracasso. Mas uma das falhas comuns em projetos está em não atribuir o comando destes à pessoa mais adequada.
Muitas vezes, vemos projetos serem colocados a um gestor responsável apenas por conta da indisponibilidade de outros membros – e não pelas habilidades daquele profissional. O que pode levar a efeitos desastrosos, seja a curto, médio ou longo prazo.
Para evitar qualquer problema e somar qualidade ao trabalho como um todo, a maior recomendação é selecionar o gestor ideal com cautela – pensando naquele com as habilidades mais adequadas desde o início. Isso poupará estresse futuro e contribuirá (e muito) para o workflow do trabalho. Acredite!
4. Deixar de definir métricas
Dentre os erros no gerenciamento de projetos, a falta de métricas é um ponto essencial para a análise. Em meio à pressão e à rotina corrida, muitas equipes vão conduzindo as tarefas apenas para chegar à sua conclusão. Mas esquecem que a mensuração é essencial.
Dentro daqueles entregáveis, o que faz, de fato, com que o seu projeto seja caracterizado como bem-sucedido? Como saber que o objetivo final foi alcançado?
Tenha em mente quais indicadores mostrarão que você atingiu os feitos ideais – medindo o sucesso ideal quando chegar lá!
5. Conduzir vários projetos ao mesmo tempo
Cada vez mais, atuamos pautados em multitarefas, já que várias atividades demandam urgência. Mas tudo em excesso pode levar ao colapso – ou mesmo a perda da qualidade.
No gerenciamento de projetos, uma das principais explicações do por que um projeto falha está na falta de priorização. Vários gerentes querem comandar diversos projetos simultaneamente, o que pode levar à perda de foco e de produtividade para todos os envolvidos, se isso não for feito corretamente.
Para evitar tal problemática, o ideal é que você e a sua equipe priorizem os trabalhos mais importantes e se dediquem a concluir uma etapa de cada vez. Tal direcionamento também ajudará a manter o alinhamento de metas e objetivos e reduzir a pressão e o estresse sobre o pessoal. Tenha isso sempre em mente!
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6. Gerenciar projetos sem pensar nas particularidades
Durante a gestão de projetos, as abordagens ágeis podem ser melhores para uma equipe. Outras equipes, podem se sair melhores com as abordagens clássicas. E as demais, ainda, podem ter excelentes resultados com as metodologias híbridas.
No entanto, muitas equipes escolhem trabalhar com certa abordagem apenas porque é tendência, sem levar em conta as suas particularidades. Ou, ainda, não seguem nenhum processo ou estrutura durante a realização do trabalho. O que acaba prejudicando o andamento e até o alcance dos devidos resultados.
Para evitar tais erros no gerenciamento de projetos, a recomendação é que os times adotem uma metodologia de gerenciamento de projetos que se adeque às suas reais necessidades. Colocando em pauta, somente, as suas prioridades.
Para alguns times, o quadro Scrum pode ter uma aplicação incrível. Para outros, nem tanto. Reduza as falhas conhecendo as alternativas e o seu time, criando processos claros e selecionando o método mais adequado de forma personalizada. Sempre!
7. Não adotar uma boa comunicação
Por mais que você tenha deixado bem claro aos funcionários quais são os propósitos das suas atividades, a falta de comunicação pode comprometer todo o projeto.
Evite mal-entendidos e aumente o workflow, a interação e a produtividade promovendo o nível de comunicação adequado para que todos possam trabalhar. Quando for definir a sua metodologia de gerenciamento de projetos, aproveite para estabelecer aspectos comunicativos para o seu time. Isso será bem-vindo, sobretudo, naquelas equipes geograficamente distribuídas, que trabalham pautadas em uma comunicação assíncrona.
8. Não instigar a colaboração do projeto
Engana-se quem pensa que basta selecionar os candidatos ideais para ver um projeto sair conforme o esperado. No mundo moderno, os níveis de motivação e a colaboração do projeto podem ser tão importantes quanto escolher os funcionários certos para aquela atividade.
Não manter os colaboradores em sintonia com o gestor, os colegas e os propósitos do trabalho pode ser um dos mais gritantes erros no gerenciamento de projetos. Por isso, busque formas de criar um senso colaborativo e mantenha a sua equipe sempre unida.
A utilização de uma plataforma colaborativa de qualidade, como o Bitrix24, pode ser de grande ajuda. De forma a complementar a comunicaçãoà comunicação do projeto, existem até recursos de rede social interna que somam pontos para a geração de um senso de comunidade. Aproveite!
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9. Deixar de mostrar os objetivos de forma clara
Como você quer que os profissionais façam um bom trabalho se eles nem sequer compreendem o que deve ser cumprido? Desde o princípio, exponha quais são os propósitos da forma mais clara possível.
Mesmo que as suas equipes trabalhem remotamente, fazer uma reunião inaugural para explicar o projeto e expor os detalhes é um passo bem-vindo para evitar qualquer problema relacionado. Jamais menospreze o poder negativo de uma iniciação deficiente envolvendo o seu projeto.
10. Não planejar os recursos humanos de forma eficiente
Todos os erros no gerenciamento de projetos são preocupantes, mas um dos mais vistos é a falta de planejamento com relação aos recursos. É importante entender que isso não aborda apenas o fato de prever os gastos erroneamente (o que falaremos a seguir), como também de não selecionar as pessoas ideais.
Planejar os recursos deficientemente pode incluir, por exemplo, o ato de atribuir as tarefas e os projetos para os membros indevidos. É um caso muito parecido com a definição do gerente de projetos errado: em que, várias vezes, o gestor selecionado não era o melhor, mas apenas aquele que estava disponível.
Como este cenário pode colocar o seu projeto em risco por vários motivos, os superiores devem escolher com cautela quais membros farão parte do corpo de trabalho. Chegando, assim, a um projeto de excelência e bem-sucedido.
11. Ter mudanças constantes no escopo
Se você tem experiência como gestor, com certeza deve saber que um dos maiores erros no gerenciamento de projetos está na alteração constante do escopo, não é? Isso porque é extremamente perigoso alterar as tarefas e os objetivos ao longo do caminho – gerando problemas, por exemplo, com os prazos e os custos.
Embora, por motivos adaptativos, às vezes seja extremamente necessário adaptar o curso do projeto, ter um escopo claramente definido e garantir que a equipe irá segui-lo é o caminho ideal. Quanto menor for a sua intervenção sobre ele, dentro do que foi acordado desde a aprovação do trabalho, melhor! De fato, trata-se de um elemento-chave que todo gestor deveria ponderar.
12. Estimar o orçamento de forma errada
Quando prevemos os gastos de um projeto, não podemos ser apenas otimistas. É preciso atuar em conjunto com a gestão de riscos e chegar o mais próximo possível de um cenário realista.
Sem sombra de dúvidas: quem quer evitar falhas no projeto deve ser o mais cauteloso possível ao planejar os seus gastos. Principalmente porque os recursos são essenciais, mas não são infinitos – muito pelo contrário. Por isso, jamais deixe de considerar tal detalhe.
13. Optar por decidir tudo sem ajudasozinho
É mais comum do que se imagina se deparar com um líder ou gestor que não gosta de compartilhar a busca por soluções e que prefere tomar as decisões por conta própria. Mas, na verdade, este é um erro que deve ser evitado!
Os superiores devem abrir espaço para ouvir os membros de sua equipe. O compartilhamento de ideias não só é capaz de trazer alternativas incríveis para o projeto, como de melhorar a relação entre a equipe, aumentar o nível de confiança e maximizar a performance do trabalho.
14. Finalizar um projeto e não olhar para o aprendizado
Depois que um projeto é dado como concluído, raros são aqueles gestores que param para analisá-lo. No entanto, esta é uma conduta que pode trazer consequências negativas consideráveis – principalmente a longo prazo.
Quando se pausa para revisar o projeto, pensar sobre o seu desfecho e identificar pontos de falhas e melhorias, torna-se muito mais fácil agir com eficiência sobre os projetos futuros, considerar novas abordagens e otimizar o sucesso empresarial.
Mesmo que a finalização não tenha sido tão positiva, questione-se, documente e faça com que os erros no gerenciamento de projetos se tornem os seus aliados na curva de aprendizado. Todos só têm a ganhar!
15. Não usar um bom software de gerenciamento de projetos
Já passou aquela época em que se resolvia tudo com papel e caneta. Para que os projetos fluam na velocidade requerida pelo mundo moderno, e com imensa qualidade, nada de ficar usando um programa básico e com poucas funcionalidades.
Aproveite que o mercado está cheio de excelentes soluções e utilize a tecnologia a seu favor com ferramentas eficientes, como as do software Bitrix24. Gerencie os seus projetos com rapidez e segurança, colabore em equipe, coordene os cronogramas a faça com que o seu ano corporativo seja rico em resultados. Você vai se surpreender!
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Perguntas frequentes
Por que os projetos falham?
Os projetos falham porque há falta de planejamento por parte dos gestores de projeto – ou mesmo porque os superiores não definiram o profissional ideal para fazê-lo. Em paralelo, há carência ao elaborar um escopo claro, ao definir quais recursos (e como) serão utilizados e como será o andamento do cronograma como um todo. O fracasso pode ser atingido por vários motivos, mas, geralmente, está ligado a estes fatores.
O que pode ser evitado pelo planejamento do projeto?
Vários erros no gerenciamento de projetos podem ser evitados através do planejamento, incluindo: · Definir o gestor errado para comandar o trabalho; · Não escolher os colaboradores mais capacitados; · Estabelecer cronogramas com prazos irreais; · Parar o projeto por falta de recursos; · Perder a qualidade por não priorizar; · Levar o projeto ao fracasso por alterações constantes no escopo.
Quais são as principais causas do fracasso de um projeto?
As falhas comuns em projetos, que levam ao seu fracasso, incluem:
· A falta de interesse pelas partes envolvidas (seja por falta de tempo, comprometimento ou priorização);
· A escassez de recursos, sejam eles financeiros ou humanos;
· Não planejar o trabalho, incluindo a definição de cronogramas errôneos e o não estabelecimento de métricas e indicadores;
· Não definir claramente um escopo e todos os objetivos.
