A gestão do tempo eficiente é o segredo do sucesso que muitas empresas implementam em suas rotinas de trabalho diárias. Apesar de não haver uma única fórmula para otimizar o tempo de execução das tarefas, há várias dicas que certamente fazem a diferença.
Ao colocar em prática uma gestão de tempo eficiente, as empresas tendem a alcançar os seus objetivos mais rapidamente. Por isso, decidimos compilar uma lista com 4 segredos para uma melhor gestão do tempo.
O que é gestão do tempo?
A princípio, a gestão do tempo consiste em controlar o quanto se demora para concluir uma determinada atividade. A longo prazo, o seu objetivo principal é otimizar como essas tarefas são executadas a fim de reduzir o tempo médio gasto nelas.
Nesse sentido, um gerenciamento adequado do tempo gasto em projetos é uma etapa indispensável para aumentar a eficiência e produtividade das equipes de trabalho.
Há várias estratégias que podem impactar diretamente na redução do tempo gasto, desde mudanças no ambiente de trabalho até implementação de novas ferramentas. Contudo, aqui vamos listar algumas dicas simples que podem fazer a diferença.
4 dicas para otimizar a gestão do tempo no seu negócio
Confira a seguir as dicas que separamos para ajudá-lo a implementar uma gestão de tempo mais eficiente no seu negócio:
1. Defina prazos e lembretes para todas as tarefas
Um dos aspectos mais importantes para a gestão do tempo em qualquer projeto é respeitar os prazos. Dessa forma, definir deadlines para as tarefas e delegá-las corretamente é essencial.
Para isso, contudo, é importante definir notificações e lembretes para manter todos a par do andamento da tarefa. Ou seja, a maioria das ferramentas de gestão de projetos e tarefas contam com a funcionalidade de lembretes programados.
Ao passo que o prazo para a conclusão da tarefa avança, tanto o gerente de projetos quanto o encarregado de realizá-las recebem notificações. Essa é uma forma eficiente, e sobretudo simples, de otimizar a gestão do tempo.
Por mais que algumas tarefas sejam simples e exijam pouco tempo para a sua conclusão, é importante definir prazos e lembretes. Além de não deixar espaço para a alegação de esquecimento da pessoa encarregada, eles também geram relatórios com informações úteis.
Os relatórios com dados sobre o tempo de conclusão médio de tarefas podem ser bastante úteis para avaliar os resultados individuais dos funcionários. Elas ajudam na avaliação de resultados das estratégias implementadas para otimizar a gestão do tempo e produtividade.
2. Remova todas as distrações
Remover as distrações é um termo amplo que pode ser aplicado a uma área de trabalho física ou virtual.
A desordem pode acentuar o estresse e sobrecarregar as pessoas ao longo do dia. Uma mesa de trabalho desorganizada pode desconcentrar qualquer um durante a realização de tarefas. Por isso é importante desobstruir o espaço de trabalho.
Isso fará com que você trabalhe com mais eficiência. Para alcançar a produtividade, mantenha sua cabeça limpa e mantenha hábitos de vida saudáveis, como sono adequado, exercícios e dieta alimentar.
Isso vale para ambientes de trabalho remoto, onde a desorganização é um dos principais causadores da procrastinação. Ou seja, aqueles minutos perdidos sempre que você abre uma nova aba e pesquisa algo fora de contexto.
Uma dica útil para empresas é usar uma ferramenta de gestão centralizada como o Bitrix24. Afinal, ferramentas assim contém praticamente todas as soluções necessárias para desempenhar as tarefas diárias de qualquer negócio.
Isso evita a alternância entre um programa de videoconferência, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou app de gestão do tempo diferentes. Tudo está incluído em apenas um ecossistema de gestão empresarial.
3. Faça um planejamento de atividades periódico
O planejamento de um projeto é tão importante quanto a sua execução. A fim de otimizar a eficiência em que as atividades são realizadas dentro da empresa, é preciso planejar com antecedência.
Isso significa priorizar de forma sábia as tarefas que são mais importantes e urgentes de serem concluídas. Em seguida, distribuí-las ao longo dos dias da semana e do mês sem sobrecarregar os encarregados por concluí-las.
Use o calendário compartilhado para a gestão do tempo no trabalho a longo prazo. Anote os prazos dos projetos ou das tarefas que fazem parte da conclusão do projeto geral. Pense em quais dias seria melhor reservar para as tarefas específicas.
O importante é deixar claro o que precisa ser feito a cada dia. Dessa forma, você economiza tempo para todos os membros da equipe de trabalho que podem concentrar-se em suas funções o mais rápido possível.
4. Use a tecnologia a seu favor
Atualmente, há uma grande variedade de ferramentas para otimizar a gestão do tempo e produtividade. Decerto, ao passo que a demanda aumenta, a cada dia surgem novas soluções com melhorias que facilitam a organização do tempo diário das empresas.
Por exemplo, ferramentas que permitem rastrear o tempo de trabalho e gerenciadores de tarefas estão disponíveis gratuitamente. O Bitrix24 é uma das soluções que fornecem essas funcionalidades gratuitamente para novos usuários.
Ao usar a tecnologia a favor da gestão de tempo eficiente, você pode criar um planejamento mais realista e preciso da conclusão das etapas de projetos ou tarefas.
Além disso, há várias ferramentas gratuitas de gestão do tempo em home office que combatem a procrastinação durante o horário produtivo de trabalho. Tais ferramentas permitem que você bloqueie, de forma rígida, sites e aplicativos que não deveria acessar durante o trabalho.
Qual é a melhor ferramenta de gestão do tempo?
A melhor ferramenta é aquela que melhor se adapta às necessidades do seu negócio. Contudo, algumas oferecem muitos recursos, mas não possuem um preço acessível, outras são gratuitas e se limitam às funcionalidades mais básicas do gerenciamento de tempo.
O Bitrix24, por outro lado, é um software CRM que inclui uma grande variedade de soluções para gestão do tempo integradas. Isto é, ela permite gerenciar projetos e tarefas, rastrear o tempo gasto nelas, gerar relatórios detalhados e muito mais.
O melhor de tudo é que ela está disponível gratuitamente, podendo ter seus recursos expandidos através dos planos pagos.
