5 Passos para tornar as reuniões mais produtivas
Os encontros, sejam eles com subordinados, fornecedores, clientes ou demais colegas de trabalho, são elementares para garantir processos de negócios saudáveis. No entanto, eles nem sempre são conduzidos da maneira ideal, quer por falta de conhecimento ou planejamento dos líderes.
Existem diversas alternativas para tornar as reuniões mais produtivas e resolver esta problemática. Confira quais são os passos ideais neste artigo, composto a partir de opiniões de especialistas!
Como tornar as reuniões mais produtivas? Práticas efetivas!
Em uma era na qual os encontros on-line facilitam demasiadamente a troca rápida de informações, levando a realização de diversos encontros – algumas vezes até sem a real necessidade – chegar a uma reunião produtiva pode ser o grande alvo de diversos gestores e líderes.
Mas qual é o segredo para tornar as reuniões mais produtivas? Na verdade, trata-se de um conjunto de boas práticas, estipuladas nestes passos. Confira:
1. Estabeleça previamente o objetivo do encontro e trabalhe com uma agenda de reuniões
O segredo das reuniões produtivas está muito relacionado com a presença de um guia e propósito. Afinal, ao definir os tópicos na hora, aleatoriamente, e não estabelecer pontos de foco, fica muito fácil se perder e não checar a nenhum lugar.
Portanto, o pontapé para tornar as reuniões produtivas consiste em definir os reais objetivos da sua reunião – vendo se ela realmente é necessária, ou se isso não poderia ser resolvido em um encontro individual, sem necessariamente recrutar um grupo de funcionários. Pense: será que um telefonema, ou uma discussão cara a cara não resolveria o problema?
Uma vez que o princípio esteja bem claro – assim como a real necessidade daquele encontro, siga para a montagem e o posterior compartilhamento de uma agenda de reunião produtiva. Tal documento irá indicar o que, de fato, será abordado, quanto tempo levará a conversa e quem são os envolvidos, direcionando melhor todos os indivíduos.
O mais interessante é que, a partir de programas como o Bitrix24, você pode ter acesso a uma agenda on-line para empresas completa, com suporte para criar pautas de reuniões, enviá-las para a equipe de trabalho e até coletar as opiniões dos funcionários – seja via enquete ou outros recursos viáveis.
2. Atribua funções-guia para certos colaboradores durante a reunião
Os líderes e gestores que conseguem tornar as reuniões mais produtivas não seguem ao acaso. Muito pelo contrário: eles preparam as assembleias minuciosamente, de preferência estipulando alguns indivíduos-chave para guiarem o curso do diálogo.
Como uma reunião produtiva pode requerer muitos detalhes, como checar se todos estão sendo ouvidos, fazer anotações, manter a agenda e acompanhar todo o progresso, o ideal é definir funções de reunião de equipe para delegar tais responsabilidades e adicionar a devida fluidez a este momento. Sem contar que tal conduta mostra a todos, de fato, a importância de uma boa liderança.
Em uma reunião como tal, bem-planejada, quatro papéis se mostram como primordiais, sendo eles:
- Líder: tal personagem fica encarregado de estabelecer a pauta e definir o local, bem como o horário, da reunião. Ele também avalia o calendário dos outros membros da equipe e envia os convites para que todos possam comparecer. Durante o andamento e após a realização, respectivamente, ele orienta todo o grupo envolvido e atribui itens de ação para colher os resultados desejados a partir da devida reunião.
- Controlador do tempo: também chamado de time keeper, este personagem é responsável por garantir que todo o conteúdo estipulado na pauta seja discutido respeitando o tempo de duração (bem como os marcos) da reunião. Além do mais, ele vai pontuando, no decorrer, os tópicos que ainda precisam ser tratados – auxiliando para que nenhum detalhe relevante seja esquecido.
- Moderador: a ser ocupado pelo tomador de decisão ou por quem decidiu realizar a reunião, o papel de moderador tem como propósito coordenar as discussões. Assim, ele se certifica de que as pessoas exponham os seus pontos de vista, que os assuntos de interesse sejam discutidos e se tenha o desfecho desejado.
- Processador da reunião: ao final de um encontro, tal profissional tem o dever de indicar o que foi bem-sucedido ou não durante o evento. A partir de observações e do seu julgamento, ele indica, por exemplo, se todas as decisões previstas foram tomadas, se o tempo pré-estabelecido foi respeitado, dentre outros elementos.
Levando em consideração esses papéis, comande as suas reuniões e briefings a partir de tal passo e tenha muito mais eficiência antes e depois da conversa, garantindo que tudo flua de acordo com as expectativas e que o líder da reunião não fique sobrecarregado de tarefas, comprometendo o seu sucesso.
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3. Certifique-se de convidar os participantes certos para este encontro, prezando pela efetividade
Quanto mais pessoas comparecerem em sua reunião, mais você estará comprometendo o progresso para atingir uma agenda reunião produtiva. Como consequência, no seu papel de líder, seja altamente seletivo nesta etapa e envie convites para aqueles colaboradores que, realmente, têm algo a somar e uma função relacionada com o discutido – optando, apenas, por elementos-chave.
Além disso, tenha um cuidado especial voltado para os tomadores de decisão na busca por reuniões eficientes. Caso eles não possam participar na hora agendada, talvez seja melhor postergar – afinal de contas, as decisões não serão validadas sem a presença deles.
Ao selecionar cuidadosamente os participantes, você cria um ambiente onde cada indivíduo se sente valorizado e responsável por suas contribuições. Tal abordagem promove um senso de propriedade e incentiva os participantes a virem preparados, prontos para se envolverem ativamente em discussões realmente significativas.
Convidar apenas aqueles que têm interesse direto nos tópicos em discussão – como os stakeholders de um projeto – garante que a reunião permaneça focada, minimiza as distrações e permite trocas de ideias mais proveitosas, levando a maior eficiência, melhor tomada de decisão e, finalmente, reuniões mais produtivas.
4. Realize perguntas que gerem debates em conjunto
Durante o andamento do evento, fazer perguntas que incentivam a discussão é uma das chaves para reuniões de equipe produtivas – compreendendo quais são os desafios vislumbrados pelo time, as suas opiniões, desejos e sentimentos. Pois, se um monólogo for estabelecido, o encontro pode não checar aos feitos almejados.
Então, o que perguntar para tornar as reuniões eficientes? Os exemplos mencionados a seguir podem servir como um guia:
- Quais desafios vêm sendo enfrentados recentemente?
- Quais processos poderiam ser implementados para melhorar o fluxo de trabalho?
- Quais recursos seriam úteis para atingir mais facilmente o sucesso?
- Qual foi a maior realização do grupo de trabalho no último período?
- Algo não está funcionando como o esperado e precisa ser amplamente repensado?
Nas reuniões de equipe eficazes, ao menos algumas das indagações de tal gênero são abordadas. Ainda que, obviamente, elas devam estar direcionadas para o propósito e o tipo de reunião, sempre cogitando sobre o tema de forma individualizada e personalizada.
Além do mais, é óbvio que, anteriormente ao encontro, deve-se ter estabelecido um ambiente positivo para tal comportamento. Os colaboradores devem ter segurança psicológica para exporem as suas opiniões, construindo um local de trabalho melhor – pautado no coletivo. Assim, torna-se mais simples ter desfechos satisfatórios.
5. Compartilhe documentos após a reunião, siga o acompanhamento e peça por feedbacks dos envolvidos
Se é o seu objetivo genuíno tornar as reuniões mais produtivas, não basta apenas fazê-las por si só. É preciso manter o acompanhamento pós-encontro a fim de garantir que o que foi discutido saia do papel e seja implementado na realidade. Caso contrário, o tempo gasto ao reunir os participantes – fora outros muitos recursos envolvidos – terá sido em vão.
Devido ao curso natural e ao fato de surgirem sempre demandas mais urgentes, é normal que alguns pontos discutidos – bem como as suas ações – caiam no esquecimento. Desta forma, para que a reunião não venha a falhar no momento de colher os seus frutos por conta da inércia, sempre termine os encontros com planos de ação e deixe todos saberem disso.
Em tais documentos, detalhe todas as tarefas posteriores, ditando o que será executado, quem são os responsáveis e quando isso deve ser realizado – a partir de um cronograma claro. Caso isso seja feito de modo posterior ao evento, não se esqueça de compartilhar o guia com todos os presentes – tirando o máximo proveito e, de fato, chegando a uma reunião produtiva.
Logo em seguida, dê os recursos necessários para que os funcionários possam seguir com efetividade após o encontro, adicione lembretes conforme a necessidade e compartilhe, posteriormente, os frutos do incrível trabalho coletivo. Além de todas as vantagens para tornar as reuniões mais produtivas, você ainda soma colaboração e nutre os laços entre os colegas de trabalho – deixando-os ainda mais ávidos por atingirem, juntos, bons resultados.
Ao final da reunião, inclusive, peça feedback aos envolvidos para saber a opinião a respeito da duração da reunião, do cronograma proposto, do conteúdo discutido e da eficácia percebida. Se for o caso, faça-o mesmo que anonimamente, apenas para ter opiniões reais e otimizar o processo até chegar em reuniões de equipe eficazes ao longo do tempo.
Se ninguém agir sobre os planos traçados, todos os esforços terão sido perdidos. Portanto, faça do acompanhamento o seu grande aliado para tornar as reuniões mais produtivas e siga tal ideia constantemente.
Há um mundo de possibilidades para tornar as reuniões mais produtivas: explore-o!
A partir de tais dicas, tudo pronto para tornar as reuniões mais produtivas? Coloque o passo a passo em prática e não agregue apenas reuniões produtivas, como também melhores resultados no geral. Em conjunto, saiba que o Bitrix24 é a melhor ferramenta gratuita para o agendamento de reuniões de todo o Brasil. O que acaba trazendo uma gama de possibilidades!
Em tempo real, supere o simples recurso de criação de uma agenda de reunião e cheque os calendários dos colaboradores para encontrar as melhores datas; adicione filtros para a visualização de eventos de interesse; convide os interessados ao utilizar canais de comunicação de sua preferência; realize videochamadas privadas ou em grupo; compartilhe documentos de relevância com o seu pessoal e crie até listas de tarefas (ou projetos inteiros) para as ideias saírem da pauta e ganharem vida.
Com o Bitrix24, as reuniões de equipe produtivas se tornam uma realidade. Experimente e venha iniciar a sua jornada neste universo repleto de eficiência com uma assinatura totalmente grátis, mas de alta qualidade.
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Perguntas frequentes
Quais são os 4 P's de reuniões eficazes?
Os 4 P's de reuniões eficazes são:
- Propósito: o encontro deve ser guiado por um objetivo claro, e ir além de uma simples linha de assunto;
- Planejamento: o líder e quem o apoia devem se certificar de possuir todos os recursos necessários para que a reunião seja a mais produtiva possível;
- Participação/pessoas: ter uma ciência de quais são os participantes, ao menos do grupo que fará parte da reunião, é crucial para que haja a ciência de todos antes mesmo do diálogo;
- Processo: definir como a reunião será conduzida, considerando a agenda, contribui imensamente para a sua realização e eficácia.
O que torna uma reunião produtiva e bem-sucedida?
O que torna uma reunião produtiva e bem-sucedida é a presença de planejamento prévio e de organização durante a condução do evento. Assim, para tornar uma reunião produtiva, deve-se reunir um grupo de pessoas seleto guiado por um propósito específico, gerar espaço para a discussão (a partir de uma comunicação aberta e transparente) e chegar a uma tomada de decisão.
Como ter reuniões de equipe produtivas?
Para ter reuniões de equipe produtivas, é preciso:
- Estabelecer uma meta para a reunião;
- Definir boas práticas ao time e eliminar as distrações durante o encontro;
- Compartilhar a agenda de reunião com antecedência;
- Tomar notas durante o encontro;
- Definir mecanismos de ação e acompanhamento após a conclusão da reunião.
Quais são os tipos de reuniões que existem?
Os tipos de reuniões que existem incluem encontros criativos (os famosos brainstormings), de avaliação ou feedback, de treinamento, de informação, de novas diretrizes ou de tomada de decisão. Ainda assim, independentemente do caso, algumas práticas comuns podem ser adotadas para tornar as reuniões mais produtivas, como definir papéis para certos membros da equipe, atribuir funções específicas após o evento e gerar debates ao longo da conversa.
Como devem ser as reuniões quando se está em um grupo de trabalho?
Quando se está em um grupo de trabalho, as reuniões devem ser:
- Conduzidas a partir de um plano de ação que vise a eficiência e a produtividade;
- Dirigidas com clareza e sempre guiadas por um propósito central;
- Cronometradas para não fugir da agenda recém-traçada;
- Abertas para dar espaço a todos os envolvidos se pronunciarem;
- Bem orientadas a fim de prevenir que o time perca o foco;
- Pontuais e seletas para evitar despender tempo desnecessário da equipe.
