7 dicas para melhor gerenciamento de tarefas em equipe

O gerenciamento de tarefas em equipe é uma parte importante de qualquer projeto. Muitas empresas, sobretudo as pequenas, enfrentam grandes obstáculos na hora de planejar, priorizar, atribuir e gerir tarefas.

Por isso, decidimos fazer uma seleção de dicas úteis que podem ser aplicadas ao seu negócio para melhorar a gestão de tarefas em equipe a longo prazo. Então, continue lendo e saiba mais!

7 dicas de gerenciamento de equipe para o seu negócio

Aqui vai uma lista de 7 dicas de gerenciamento de tarefas e equipe para melhorar a produtividade e eficiência na sua empresa.

1. Crie listas de tarefas

As listas de tarefas são uma forma tradicional de organizar as tarefas. Ainda que sejam a forma mais óbvia de melhorar o gerenciamento de tarefas em equipe, elas não deixam de ser poderosas e eficientes para o que se propõe.

A princípio, as listas de tarefas eram feitas manualmente no papel. No entanto, hoje em dia há diversos programas e aplicativos para criar listas e gerenciar tarefas no computador ou smartphone.

O melhor de tudo é que há uma diversidade de aplicativos de lista de tarefas gratuitos à disposição. Então, mesmo as pequenas empresas podem implementar um software de gerenciamento de equipe aos seus projetos com custo zero.

2. Defina uma ordem de prioridade

Um grande desafio encontrado por empresas em todos os nichos é priorizar as tarefas que devem ser concluídas. Ou seja, todas as empresas passam por momentos em que há uma demanda de atividades maior que o previsto.

São nestes momentos, sobretudo, que a definição correta de prioridades faz a diferença no sucesso do gerenciamento de tarefas em equipe.

Uma dica é classificar e ordenar as tarefas com base em dois critérios principais: urgência e importância. Dessa forma, é importante balancear estes dois aspectos na hora de priorizar a o que deve ser feito.

Nem todas as tarefas importantes da sua lista precisam ser finalizadas imediatamente. Por outro lado, nem todas as tarefas urgentes são importantes para o sucesso do seu projeto. Então, saiba o que é mais importante em cada momento.

3. Planeje e estipule prazos de conclusão

Uma das etapas do gerenciamento de tarefas em equipe é sem dúvidas o controle do tempo. Toda tarefa deve ter um objetivo claro, assim como o prazo para a sua execução e conclusão.

O gerenciamento de tempo e tarefas é um aspecto indispensável para alcançar o sucesso a longo prazo. O tempo é uma das métricas mais importantes para coletar da sua equipe de trabalho a fim de melhorar o desempenho na realização das tarefas.

Ao definir datas e horários de conclusão das tarefas e coletar o tempo gasto, temos uma noção mais clara do custo financeiro da realização de tarefas. Além disso, evita inconveniências como tarefas atrasadas e falta de perspectiva do tempo necessário para completar uma tarefa.

4. Atribua as responsabilidades corretamente

O sobrecarregamento é mais um dos grandes problemas que afetam o sucesso das empresas no gerenciamento de tarefas em equipe. Todos têm um limite de tarefas e funções que podem desempenhar em um período de tempo.

Por mais eficiente que um profissional seja, ele não pode trabalhar usando o máximo da sua produtividade o tempo todo. Ao longo da jornada, há diversas distrações e fatores secundários que influenciam o tempo de conclusão das tarefas.

É importante tomar isso em consideração na hora de atribuir responsabilidades e delegar tarefas. Em primeiro lugar, assegure-se de delegar as tarefas aos funcionários com as habilidades certas para concluí-las com excelência.

Além disso, evite sobrecarregar os membros da equipe com mais tarefas do que podem fazer em tempo hábil.

Ainda que a sua equipe seja muito eficiente, ao trabalharem sempre sob pressão e sobrecarga, a qualidade geral das tarefas desempenhadas tende a ser prejudicada.

5. Mantenha um canal de comunicação aberto

A importância da comunicação em equipe na execução de qualquer projeto é um aspecto que sempre deve ser reiterada. Apesar de ser essencial para o sucesso do gerenciamento de tarefas em equipe, é um dos aspectos mais negligenciados pelas empresas.

É importante que os gerentes de tarefas estejam abertos e encorajam a comunicação dos membros da equipe. Mesmo estando conscientes da importância da comunicação, é comum que profissionais prefiram tomar suas próprias decisões sem consultas.

Em muitos casos, os profissionais confundem trabalhar de forma independente com falta de comunicação. Então, deixar a equipe confortável o suficiente para fazer consultas é o ideal para evitar mal entendimentos e trabalho redobrado com correções.

6. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas adequada

Um software de gerenciamento de equipe é uma revolução no universo da gestão empresarial. Ou seja, atualmente é possível gerenciar praticamente todos os aspectos de um projeto através de apenas um software.

Eles facilitam a vida dos gestores de equipes e funcionários com diversas soluções para a gestão empresarial. Muitos deles, como o Bitrix24, contam com gerenciamento de tarefas grátis para pequenas e grandes empresas.

Além de permitir criar listas de tarefas, eles permitem atribuir responsabilidades, definir datas, anexar arquivos e muito mais. Assim, você pode administrar de forma eficiente as diversas etapas das tarefas.

Aliás, a ferramenta está disponível tanto para computadores com Windows e MacOS, como para smartphones Android e iPhones. Portanto, independentemente do dispositivo, é bastante fácil e intuitivo executar o gerenciamento de tarefas em equipe.

7. Seja paciente e flexível

Uma das coisas que as empresas menos esperam é que o planejamento dos seus projetos dê errado. No entanto, isso é mais comum do que muitos preveem. No mundo real, as coisas nem sempre acontecem da forma que esperamos.

Por isso, a paciência é uma virtude indispensável em um bom gerenciador de tarefas, assim como a flexibilidade e a capacidade de adaptação.

Ao dominar a arte da paciência, você pode superar uma situação complicada e ajudar a sua equipe de trabalho a encontrar a melhor solução para um problema.

Então, não deixe com que as mudanças de curso desmotivem a sua equipe ao longo da jornada, e esteja pronto para adaptar o trajeto para chegar ao objetivo final.