Organizar a rotina, os recursos e as demandas e permitir que a sua equipe atue em sinergia é o foco da gestão de tarefas. E por que não realizar isso de modo ainda mais cômodo, engajando os funcionários com os colegas e as suas atividades através de dispositivos mobile?
Graças ao desenvolvimento tecnológico recente, o gerenciamento de tarefas móveis é uma realidade que veio para ficar, já que soma simplicidade, praticidade e tranquilidade. Neste artigo, confira os principais benefícios da gestão de tarefas móveis e os motivos para colocar em prática com o aplicativo de sua preferência já!
Perguntas frequentes
O que é um gerenciador de tarefas?
Um gerenciador de tarefas é um programa que permite que você liste todas as atividades a serem cumpridas, mas de maneira extremamente organizada. A partir dele, torna-se possível acompanhar o status das tarefas, planejar o cronograma e atingir o sucesso desejado com mais facilidade!
O que é o gerenciamento de tarefas móveis?
O gerenciamento de tarefas móveis é o processo de monitoramento das tarefas que compõem o seu projeto a partir de dispositivos como celulares e tablets. Por conta da comodidade e da recente preferência por aparelhos mobile, tal tipo de gerenciamento acaba sendo cada vez mais procurado.
Qual é um exemplo de gerenciamento de tarefas?
Um exemplo de gerenciamento de tarefas é criar uma lista de tarefas e aferir o nome dos envolvidos, quais são as etapas do trabalho e as datas previstas no cronograma. Isso permite que cada um identifique os seus afazeres e também saiba com o que os colegas estão atuando.
Como fazer o gerenciamento de tarefas móveis?
Para fazer o gerenciamento de tarefas móveis:
- Tenha clareza e elenque todas as tarefas necessárias;
- Escolha um programa para o gerenciamento de tarefas móveis;
- Defina as prioridades e estabeleça prazos para as tarefas;
- Delegue-as aos responsáveis e comunique-os;
- Peça para que o pessoal utilize o sistema via navegador ou, preferencialmente, baixe o aplicativo desejado.
Como escolher o melhor software para o gerenciamento de tarefas móveis?
Para escolher o melhor software para o gerenciamento de tarefas móveis:
- Avalie as necessidades da sua empresa;
- Analise o custo e os recursos oferecidos;
- Verifique a usabilidade entre o seu time;
- Cheque se o app está disponível tanto para Android quanto iOS;
- E teste uma versão demonstrativa antes de contratar – sempre que possível.
Motivos para usar um software de gerenciamento de tarefas móveis
O rastreamento de tarefas a qualquer hora e lugar é apenas a ponta do iceberg quando se pensa a respeito dos benefícios de um software de gerenciamento de tarefas móveis. Ao gerenciar as tarefas pelo celular ou dispositivo móvel de sua preferência, você ganha a capacidade de:
1. Criação de tarefas simplificada e em instantes
Até há algum tempo, parecia impossível gerenciar as tarefas pelo celular, não é? No entanto, diante da riqueza de recursos tecnológicos e focados plenamente na experiência do usuário (UX), acaba se tornando muito mais viável criar tarefas em aparelhos tão práticos!
Se tiver uma grande ideia, você não precisa se sentar em uma mesa ou esperar chegar em casa (ou no escritório) para abrir o computador e anotá-la – para somente depois partir para a prática. Em questão de segundos, crie uma tarefa direto no seu dispositivo móvel e já inicie a execução – seja criando notas, detalhando as etapas ou avisando os liderados, ou os colegas, a respeito dela.
Em programas inovadores, até mensagens de bate-papo podem ser convertidas em tarefas – somando praticidade. Neste caso, você adiciona o pessoal responsável, os prazos e acompanha os comentários – sem nem mesmo precisar abandonar a conversa. É demais, não? Se gostou da ideia, experimente direto no gerenciador de tarefas do Bitrix24, ainda que esteja viajando! .
2. Acesso aos dados das tarefas a partir de um ambiente único
Ter cada documento ou etapa do trabalho em um local diferente pode ser um problema para a sua empresa. Imagine, por exemplo, que os documentos de determinado projeto estão no PC pessoal dos colaboradores; que os agendamentos de reuniões foram feitos por e-mail; e que a lista de tarefas foi compartilhada em uma planilha de Excel. Fica complicado de se achar e progredir, concorda?
É exatamente aí que se vê uma enorme vantagem do gerenciamento de tarefas móveis via aplicativo: a capacidade de coordenar todo o trabalho em andamento em um único espaço, totalmente on-line – e a partir do aparelho que for mais conveniente para si. Até se você precisar preparar um meeting de última hora enquanto segue no ônibus ou no metrô é possível!
Em um único ecossistema, você tem todos os dados sobre as tarefas ao seu alcance, com a oportunidade de entrar em contato com os envolvidos em tempo real (via bate-papo e uma gama de recursos), compartilhar documentos e gerar relatórios que apoiam o processo de tomada de decisão com assertividade. Fique no comando ou programe a sua rotina de onde quer que esteja, mesmo sem contar com mesa ou computador – você vai adorar, sem desejar voltar atrás!
3. Automação de tarefas sem muito esforço
Existem vários motivos pelos quais a sua empresa pode cogitar atuar a partir do gerenciamento de tarefas móveis. Mas, sem dúvidas, a oportunidade de automatizar as tarefas com pouquíssimos cliques pode ser um dos principais!
Por meio de regras para a automação de tarefas, você coloca no piloto automático uma sequência de ações envolvidas com determinadas tarefas – poupando o trabalho manual, somando agilidade e produtividade e reduzindo o estresse da sua equipe. E, logicamente, realizar tais comandos pelo celular, com breves toques na tela, deixa tudo mais fácil e intuitivo e traz ainda mais sucesso a longo prazo!
Aumente a eficiência pessoal, dos colegas e de toda a equipe com o gerenciador de tarefas e projetos móvel do Bitrix24, pensado exclusivamente para suprir as suas necessidades!
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4. Lembretes e notificações para as tarefas em tempo real
Quando a preocupação está em traçar, organizar e cumprir tarefas, os lembretes e as notificações podem ser os seus grandes aliados! Afinal de contas, eles fazem com que você se recorde dos prazos autoimpostos, ajudando na organização e no seu próprio rastreamento de tarefas.
No entanto, pode ser ainda mais interessante receber tais avisos no seu celular, não é? Sobretudo porque a maioria dos indivíduos não está toda hora na frente do computador de trabalho ou pessoal. E é aí que entra uma das grandes vantagens do gerenciamento de tarefas móveis: ser alertado sobre o que é importante a qualquer momento e com simplicidade, quer você esteja no aeroporto esperando o seu voo ou almoçando em um restaurante.
Se atuar como gestor de projeto ou líder, além de estipular os alertas para as atividades pessoais, é possível criar lembretes para acompanhar os afazeres, os processos e as metas da equipe – individual ou coletivamente – para evitar perder qualquer detalhe.
Receber avisos em tempo real sobre as tarefas que você tem a cumprir já é excelente, certo? Agora, saiba que os benefícios não param por aí.
Quando você explora um programa de qualidade para gerenciar as tarefas com foco no mobile, como o Bitrix24, o comando e a execução das atividades pode ser aprimorado, indo muito além da criação de checklists de tarefas e partindo para a prática com bate-papo para tirar as dúvidas com os colegas, compartilhamento de entregáveis e muito mais. Vale explorar!
5. Conclusão das tarefas com mais rapidez
Se você precisa ganhar agilidade para vencer a demanda e sair na frente da concorrência, é bem provável que o gerenciamento de tarefas móveis se encaixe perfeitamente nas suas necessidades! Porque, de fato, um dos seus benefícios é permitir que as equipes cumpram com o seu trabalho muito mais rapidamente, já que podem fazer isso na palma de suas mãos (via celular) – mas sem perder a qualidade.
Em programas como o Bitrix24, sem precisar se direcionar até o bate-papo, poste os seus comentários diretamente na tarefa, ganhando tempo para se dedicar aos processos estratégicos. De igual maneira, edite os documentos em tempo real, veja as atualizações dos colegas e finalize a tarefa com celeridade, batendo as metas e vencendo os prazos.
Sem dúvidas, os processos ficam imensamente otimizados quando as empresas permitem e promovem recursos para que os seus colaboradores atuem com maior flexibilidade – somando benefícios para ambos os lados. Como tudo é tão prático, você pode concluir afazeres até quando está no caminho do serviço – é válido conferir!
6. Customização pessoal e profunda para a lista de tarefas
Cada time e projeto são únicos – assim como o jeito individual de trabalhar. Por isso, é completamente entendível a necessidade de personalização de ferramentas utilizadas no dia a dia de trabalho – e isso também vale para o gerenciamento de tarefas móveis.
Portanto, o melhor gerenciador de tarefas móveis traz o imenso benefício da customização da lista de tarefas conforme as necessidades pessoais. Isso significa que você pode criar campos personalizados para as tarefas, deixando aquela etapa condizente com a realidade do seu trabalho – assim como vemos no Bitrix24.
Assim, esqueça aquela história de apenas criar uma nota de texto para compartilhar com a sua equipe. Além de campos textuais, vocês podem adicionar elementos de data e hora (para se organizar ainda mais), números, valores verdadeiros ou falsos, campos de sim ou não e outros.
O melhor de tudo, novamente, é que você ganha mobilidade e liberdade, podendo explorar uma ferramenta de lista de tarefas como desejar: quer esteja trabalhando em casa, remotamente, ou apenas checando o planejamento quando estiver longe do escritório!
7. Integração com demais softwares móveis usuais
Se você já recorre a outros aplicativos ou soluções com frequência, como o Gmail, o Google Docs ou o Google Calendar, saiba que os programas que figuram na lista de melhor gerenciador de tarefas móveis já incluem integrações para a maioria destes sistemas – tudo para facilitar ainda mais a sua rotina de trabalhar, se quiser, até pelo tablet ou celular!
Ao gerenciar as tarefas pelo celular no Bitrix24, por exemplo, você pode escolher uma gama de possibilidades de integração através do Bitrix24 Market. No caso das tarefas, as possibilidades vão desde acompanhamento de performance e KPIs até apps para a criação de modelos gráficos e mapas mentais para coordenar as atividades. Basicamente, é só selecionar as que são mais interessantes para si, ou que já seguem em uso na rotina, e aproveitar.
Vale a pena lembrar que o Bitrix24, uma das interfaces mais reconhecidas para o gerenciamento de tarefas móveis, segue disponível com desempenho otimizado para múltiplos aparelhos. Baixe agora mesmo para Android ou iOS e tenha ainda mais comodidade para desbravar a ferramenta de lista de tarefas como desejar. Você pode convidar o time por e-mail ou SMS, esperar que eles acessem o app, e começar a colaborar. É bem fácil!
A gestão de tarefas móveis é crucial para o trabalho remoto – mas ela vai além
Há quem pense que as razões para implementar um software de gestão de tarefas móveis se aplicam apenas aos times remotos ou em home office. Mas, na realidade, o gerenciamento via aplicativo ou navegador (direto pelo tablet ou celular) é bem-vindo em todo e qualquer grupo de trabalho – ainda que os colaboradores se vejam cara a cara, estando no mesmo escritório todos os dias da semana.
Afinal, a sua equipe deve estar pronta para driblar a concorrência, atingir o seu potencial máximo e usufruir do melhor que a tecnologia tem a oferecer. E, diante da aceitação dos aparelhos mobile para as atividades mais variadas possíveis no dia a dia, por que não aproveitar tais recursos para ir além? É uma tendência que vale a pena ser colocada em prática!
Melhore o seu trabalho pessoal ou em equipe reunindo tudo o que é relevante para as suas tarefas em apenas um lugar – explorando os acessos mobile de alta qualidade! Quando e onde estiver, crie novas tarefas, cheque as já existentes, acompanhe o progresso com relatórios e quadros visuais, monitore a carga horária dos funcionários, colabore e comunique-se com os colegas em questão de segundos.
Escolha um sistema que tenha funcionalidades que vão de encontro às necessidades da sua rotina corporativa e explore ao seu favor as belezas da tecnologia. A praticidade e a flexibilidade permitirão vislumbrar processos e etapas de comunicação aprimoradas, atingindo o sucesso na conclusão de tarefas. Experimente com o Bitrix24!
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