8 dicas brilhantes para o gerenciamento de projetos complexos

Os desafios impostos pelas instabilidades de mercado e o estabelecimento de nichos cada vez mais competitivos requerem a adaptação frequente e o cuidado com o gerenciamento de projetos complexos. Mas, de fato, na gestão de projetos desta natureza, até mesmo o início do planejamento pode parecer custoso. A fim de minimizar tal desconforto e levar a processos bem-sucedidos, é bem-vindo conferir as dicas propostas por especialistas – sabendo como gerenciar projetos complexos partindo do zero!

Saiba como gerenciar projetos complexos com eficiência

O mundo está cada vez mais volátil, qualquer que seja o ramo em que você trabalhe. Diante disso, surgem projetos cada vez mais complicados de serem tocados – quer seja pela sua complexidade técnica, requerendo mão de obra extremamente especializada, ou mesmo pela dificuldade em gerenciar os riscos envolvidos com tal projeto.

Para todo o caso, as dicas para o gerenciamento de projetos complexos dispostas a seguir podem te ajudar. Aprenda como tirar as ideias do papel e atingir o sucesso mesmo com as diversidades e infinidade de etapas requeridas a partir dos insights de quem entende do assunto!

1. Pense com cautela no quadro geral que envolve o projeto

Antes de iniciar com tudo, avalie o quadro geral com cautela e questione cada ponto no gerenciamento de projetos complexos. Não mergulhe direto neste novo empreendimento sem se questionar detalhes como:

• Qual é o real propósito deste projeto?
• Quais resultados ele trará para o time e, consequentemente, para a companhia?
• Com quais problemas você terá que lidar? E quais oportunidades ele engloba, no geral?
• O que é preciso ter para concretizá-lo?
• E de que maneira o êxito será medido? Quais serão os principais KPIs?

Ter em mente tais fatores é mais do que se precaver. Na liderança de projetos complexos, é elementar para se programar e almejar o sucesso.

2. Defina um objetivo antes de estipular a equipe ideal para o projeto

Durante a liderança de projetos complexos, os responsáveis devem definir um objetivo compartilhado antes mesmo de pensarem sobre os membros adequados para compor tal equipe. Afinal: sem ter acesso a metas significativas, é extremamente complexo segmentar um time e selecionar os profissionais igualmente especializados.

Assim, trace um objetivo a seguir e se guie por metas claras, que vão ao encontro do desejado. Tenha certeza de que tal objetivo está alinhado tanto com a visão geral proposta anteriormente quanto com os valores organizacionais. E, o mais importante: ainda que seja desafiador, sobretudo ao falar do gerenciamento de projetos complexos, que seja alcançável!

Ainda que você divida o projeto em pequenas porções, de modo a otimizar o trabalho (o que é altamente recomendado), garanta que as pequenas partes não percam o foco do real objetivo previamente definido. Desta maneira, o gerenciamento de projetos de grande escala se torna muito mais simples. Experimente na prática!

3. Componha um time forte para o gerenciamento de projetos complexos

Sem uma equipe de peso, será muito mais difícil seguir gerenciando projetos complexos. Até porque grandes projetos requerem grandes equipes – e, neste caso, você precisa encontrar pessoas à altura (realmente competentes) para a realização de tal trabalho árduo.

Antes mesmo de dar o start, pense a respeito de cada indivíduo que assumirá um novo papel. Ele é mesmo a melhor alternativa que você possui para aquela função? Como encontrar as pessoas certas, dado o objetivo primordial? Pense com calma!

Caso vá lidar com indivíduos que já tenham trabalhado consigo anteriormente, avalie a sua performance em projetos similares e busque aqueles que se encaixam mais em termos de comportamentos e competências. E lógico: o mesmo raciocínio vale ao sair em busca de profissionais terceirizados – procurar pelos mais qualificados para resolver problemas de tal porte fará toda a diferença a curto, médio e longo prazo, poupando estresse e retrabalho!

4. Divida o objetivo em partes pequenas e atribua as responsabilidades

Uma vez definido o seu propósito principal e o time de trabalho, é hora de unir ambos os fatores a fim de compor uma equipe direcionada por objetivos reais. Como consequência, quando estiver gerenciando projetos complexos, assim que possível, divida o grande objetivo em partes menores e atribua os responsáveis para cada etapa do processo.

Calmamente, aproveite para delegar as tarefas, definir os prazos e traçar o cronograma do projeto – garantindo que todos os indivíduos entendam o impacto de suas funções e tais atribuições no sucesso do todo.

Ao longo do cronograma, defina marcos que não auxiliem apenas o seu gerenciamento de projetos complexos – como a desenvoltura de todo o grupo de trabalho. Metas e etapas bem sinalizadas ajudarão o time a focar na conclusão daquele alvo em específico, auxiliando na mensuração de resultados em pequenas partes – ao invés de esperar o fim de um projeto complexo para avaliá-lo, o que é fundamental a se considerar.

5. Crie um ambiente de trabalho positivo

Os projetos complexos já são estressantes por natureza, então você precisa se dedicar para reduzir o desconforto da sua equipe. Criar um ambiente de trabalho confortável e permeado por transparência, segurança psicológica e colaboração é um grande passo – mas você precisa torná-lo real, saindo dos conceitos e partindo para a prática.

Assim, indo além de promover um ambiente físico aconchegante e de prover todos os recursos cruciais para a realização do trabalho, foque em:

• Unir a sua equipe através de espaços de trabalho compartilhados e de atividades de team building;
• Agir com clareza e incentivar para que os seus liderados ajam de igual maneira entre si;
• Estimular uma boa comunicação entre o time e nutrir a confiança mútua, mostrando que a prosperidade só é atingida quando tais pontos são abordados;
• Motivar o seu time constantemente, sempre definindo metas realistas. Afinal, por mais que um projeto seja complexo, ele sempre deve ser edificante e atingível, levando o grupo além, em todos os sentidos!

6. Adote uma metodologia de projeto ágil para o projeto complexo

Os grandes especialistas defendem que, no gerenciamento de projetos complexos, a melhor metodologia a ser adotada é a ágil. Isto porque, diferentemente de abordagens mais tradicionais, os projetos delicados e complexos envolvem uma gama de fases, todas imensamente interligadas, que podem sucumbir ao fracasso se não forem gerenciadas de forma conectada.

Assim, à medida que o projeto vai avançando, é preciso garantir que as adaptações constantes não interfiram na coesão entre cada uma das etapas, no escopo e nos recursos previamente definidos – mantendo a constância global mesmo diante de mudanças drásticas.

Para projetos que convertem em incertezas, complexidade e alterações frequentes, é mais que bem-vindo abordar uma estrutura adaptativa e se prontificar a vencer as condições mutáveis, fazendo o uso de métodos e ferramentas como:

• Feature-driven Development (FDD);
• eXtreme Programming (XP);
• Scrum;
• Lean;
• Rational Unified Process (RUP); 
• Kanban;
• Scaled Agile Framework (SAFe);
• SMART;
• Dynamic System Development Model (DSDM).

Dependendo do nicho, do propósito e da abordagem, durante o gerenciamento de projetos de grande escala, pode-se usar vários destes exemplos em conjunto, ou apenas focar em alguns pontos, seguindo as particularidades almejadas. Cabe ao líder ou gestor de projeto avaliar as necessidades e a natureza do trabalho individualmente, visando o que é mais benéfico caso a caso.

7. Trabalhe a resiliência e a inteligência emocional constantemente

Seja no gerenciamento de projetos complexos ou em qualquer outro, a resiliência é elementar. No entanto, neste caso, há uma maior chance de que os membros do time enfrentem, rotineiramente, desafios novos e ainda mais enigmáticos – requerendo um pouco mais de firmeza, confiança e adaptabilidade.

Desta forma, conforme o desenrolar do projeto, garanta que você e o pessoal da sua equipe sigam firme para lidar com as intempéries. Mesmo em momentos estressantes e de total descontrole, avalie novamente o quadro geral e não perca os olhos do objetivo primordial – estimulando o grupo a fazer o mesmo.

A fim de desenvolver a resiliência e a inteligência emocional em sua equipe, você pode estimular o autocontrole, adotar um ponto de vista mais positivo (mas ainda assim realista), aprender a encarar as adversidades como fontes de força, desenvolver a paciência e os fatores relacionados.

Além do incentivo através de comportamentos do próprio líder, de treinamentos voltados para tal e da geração de um ambiente próspero e positivo, a adoção de práticas como o mindfulness te ajudam a chegar lá. Vale a pena explorar!

8. Inspire a sua equipe a vencer o grande desafio proposto por um projeto complexo

Independentemente do quão complicado seja um trabalho, se ele for direcionado a partir de metas realistas e contar com o pessoal e as abordagens certas, é passível de ser realizado. Mas, para ter os resultados otimizados, as organizações devem motivar os seus funcionários.

Incentive a sua equipe a seguir progredindo e faça com que o enorme desafio seja edificante como um todo – e não o contrário. No gerenciamento de projetos complexos, vá além de recompensa materiais e estimule o senso de pertencimento, as conquistas e valorize o trabalho árduo – e não apenas o famoso "bater metas".

Deixe que cada colaborador saiba que o seu trabalho está fazendo a diferença (já que ele realmente deve fazer) e supere um bônus como participação de lucros ou um almoço em grupo bancado pela empresa. No âmbito laboral, sobretudo na era atual, os seres humanos desejam mais do que serem recompensados monetariamente, eles visam recompensas mentais. Desta forma, o sucesso é algo mais fácil de ser alcançado, mesmo que em projetos complicados!

O seu gerenciamento de projetos complexos tem início e maiores chances de sucesso com o Bitrix24

Ao fim destas dicas, não se pode dizer que os projetos complexos deixam de ser desafiadores – mas, certamente, ao segui-las, eles se tornam mais palpáveis. Em conjunto, para chegar ao êxito, você pode contar com a ajuda de um software gerenciador de projetos extremamente recomendado: o Bitrix24.

Com ele, você conta com todas as ferramentas necessárias para o gerenciamento de projetos complexos em apenas um lugar, incluindo:

• Recursos para a colaboração em equipe;
• Gerenciamento de prazos e delegação de tarefas;
• Funções que apoiam a gestão ágil de projetos – como quadros Scrum e Kanban on-line;
• Controle de KPIs e geração de relatórios personalizados e em tempo real;
• Fluxos de aprovação e automatização de etapas do projeto;
• Gestão de tempo da equipe;
• Armazenamento de arquivos;
• Gerenciamento de recursos e muito mais!

Não perca mais o seu precioso tempo. Deixe que a rotina fique mais otimizada com o auxílio do Bitrix24: o gerenciador de projetos complexos que você precisava. Registre-se agora!

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