9 Riscos Ocultos de Projeto que Você Deveria Conhecer

Gerenciar projetos envolve muitas variáveis. São custos, prazos, pessoas e uma série de detalhes interconectados que devem estar sintonizados a fim de atingir um objetivo de modo bem-sucedido. E como isso abrange uma gama de vertentes, é normal que a sua própria natureza esteja envolta por riscos.

Embora não seja possível impedir que intempéries aconteçam, é totalmente possível firmar um planejamento sólido para antecipar os riscos ocultos de projeto e agir sobre eles.

Entenda mais sobre o assunto neste artigo, criado a partir da opinião de especialistas em gestão de projetos do Brasil.

Quais são os principais riscos ocultos de projetos?

Antes de pensar em implementar estratégias de mitigação de risco, é essencial compreender os desafios que podem surgir. Afinal, quais são os reais riscos ocultos de um projeto? O que, à primeira vista, parece insignificante, mas que, quando revelado, tem o potencial de comprometer todo o seu esforço? Entender tais nuances é o primeiro passo para superar os obstáculos e garantir o sucesso do projeto.

1. Contar com a resistência subestimada das partes interessadas

Em um projeto, as partes interessadas podem resistir à mudança devido ao medo do desconhecido ou de potenciais perturbações nos seus processos atuais. A sua resistência também pode resultar de uma falta de compreensão ou alinhamento com os objetivos do projeto e os benefícios percebidos. Em todo caso, ela se coloca como um dos riscos ocultos de projeto que pode trazer sérios problemas.

Quanto isso é vivenciado, o progresso e os resultados do projeto podem ser comprometidos. O segredo, então, é abordar a situação de forma proativa e tentar conscientizar sobre a importância de uma boa sintonia desde o princípio.

No gerenciamento de projeto, tente engajar o máximo possível com os seus stakeholders e firmar uma parceria de benefícios mútuos, onde todos têm a ganhar. Quando ambas as partes colaboram para atingirem o sucesso juntas, sendo menos resistentes ao que precisa ser realizado, tudo tende a prosperar. Para tal, cultivar um diálogo e nutrir a confiança e a transparência mútua é a chave.

2. Experienciar gargalos de dependência

Um dos riscos ocultos de um projeto está em depender, fortemente, de um único recurso e colaborador para executar todo o seu trabalho. Tal sujeição pode se tornar um problema porque, em meio a percalços, há vulnerabilidades e atrasos envolvendo o seu projeto.

Por isso, uma vez que identificar desafios relacionados, é importante intervir a fim de garantir mais de uma fonte para o seu recurso. Ou, no caso do profissional prestador de serviço, por exemplo, nutrir um relacionamento positivo e firmar uma via de comunicação aberta a fim de expor e tentar resolver o problema junto ao contratado. Adotar fontes de recurso confiáveis e trabalhar com as pessoas certas, em paralelo, é uma ótima maneira de realizar o gerenciamento de risco neste caso.

3. Debater-se contra eventos descontrolados no escopo do projeto

Neste ponto, vamos focar no conceito de "Slippery Slope of Scope Creep", que se refere à expansão gradual e muitas vezes despercebida dos objetivos e resultados de um projeto, além de seus limites originalmente definidos. O que, de fato, é visto como um dos riscos ocultos de projeto. Se isso não for gerenciado efetivamente, tem o potencial de levar ao aumento de custos, atrasos e potencial fracasso do projeto.

Além do envolvimento direto sobre tais elementos-chave de um projeto, a problemática também pode se estender para os membros da sua equipe em si – já que os colaboradores tendem a se sentir perdidos e desmotivados quando os requisitos do trabalho que vem sendo realizado mudam a todo o tempo.

Tendo isso em mente, é crucial que a equipe responsável pela administração do projeto seja capaz de identificar a fonte de tais instabilidades constantes, avaliar o impacto de tais incertezas que permeiam o projeto e planejar a resposta para as alterações de escopo. Sendo através de ferramentas de registro de risco, planos de contingência ou formulários de solicitação de alterações.

Posteriormente, lógico, é crucial monitorar e controlar tais incertezas, medindo o cronograma, os custos e o escopo, como um todo, a fim de encontrar divergências que possam trazer maiores problemas – deixando de ser um dos riscos ocultos de projeto e se tornando a nova realidade.

4. Ter uma comunicação inadequada da equipe

Outro dos riscos ocultos de projeto que precisa estar no radar da sua equipe envolve a essencial comunicação. De fato, falhas comunicativas internas podem trazer prejuízos drásticos ao seu projeto, resultando em mal-entendidos, interpretações equivocadas, retrabalhos, conflito entre as partes interessadas e o temido desalinhamento entre os membros da equipe de projeto.

Portanto, é importante que os gerentes estejam atentos para identificarem quaisquer desafios relacionados, e prontos para agirem a fim de superá-los, com estratégias de resposta a riscos. Uma das maneiras de prevenir tal problemática é atuar, previamente, com a gestão da comunicação em projetos, fornecendo o ecossistema ideal para que a interação de todo o grupo de trabalho flua do modo esperado. Lembre-se que isso vai além de prover acesso a ferramentas comunicativas em si, como também envolve educar os seus colaboradores acerca das melhores práticas e sobre a importância de compartilhar feedbacks e ser respeitoso e empático ao longo do processo.

5. Confiar demais na tecnologia

Ainda que a tecnologia nunca tenha sido tão relevante para agilizar os processos em projetos e alavancar a produtividade, depender intensivamente dela pode trazer falhas inesperadas. Sobretudo quando o sistema empregado ainda é visto pela sua equipe como muito complexo, ou tais ferramentas não tenham sido muito testadas.

De modo a evitar tais riscos ocultos de projeto, avalie o sistema utilizado a fim de realizar qualquer identificação de risco relacionada e se prontifique para adotar uma interface mais intuitiva caso veja que a atual compromete, continuamente, os seus esforços de gestão de risco. De igual maneira, eduque os seus colaboradores acerca de como eles podem proceder caso encontrem problemas técnicos durante o percurso de trabalho – e o que deve ser, realmente, realizado neste cenário.

6. Observar casos de burnout da equipe não resolvidos

Vários elementos podem representar riscos ocultos de projeto, mas a presença de um burnout de equipe que não tenha sido resolvido é imensamente séria. Pois é muito mais fácil se deparar com atrasos, erros e perda da qualidade do projeto quando os indivíduos que atuam nele se mostram sobrecarregados.

Durante a supervisão de um projeto, cuide da motivação da sua equipe e dedique esforços para que os problemas envolvendo o burnout possam ser resolvidos. E, ainda mais relevante, prevenidos. Abra o espaço de trabalho para a troca de feedbacks, estimule a criação de um real sentido comunitário entre a equipe, instigue o cultivo de hábitos saudáveis (física e mentalmente) e gerencie a carga horária de trabalho adequadamente para ficar longe de casos de excesso de trabalho.

7. Realizar suposições imprecisas

Nas etapas de planejamento de projeto, os gerentes devem tomar o máximo de cuidado para evitarem fazer afirmações imprecisas ao redor do que é requerido para o projeto. Seja com relação aos custos, requerimentos, restrições, ou qualquer identificação de risco que precise ser mencionada.

Se tal cuidado não foi adotado nos estágios embrionários de planejamento, ainda é possível evitar que as consequências assombrem a execução do projeto. É preciso que as ações corretivas sejam adotadas de imediato, assim que o problema for vislumbrado.

Neste caso, em especial, quando realizar o gerenciamento do projeto, seja transparente consigo mesmo a respeito de tudo o que é requerido para o trabalho e o que o time vai enfrentar – passando todos os detalhes adiante, claramente, e reduzindo os percalços atuais e futuros.

8. Enfrentar as alterações regulatórias imprevistas

Mudanças em requisitos de conformidade, leis ou regulamentos gerais são outros dos riscos ocultos de projeto capazes de modificar todo o seu fluxo de trabalho, causando alterações drásticas. Além de tudo, é importante lembrar que o Brasil é um país conhecido por ser burocrático com as leis. Por isso, dependendo do setor – especialmente nos que existe alta regulamentação – estes riscos ocultos de projeto tendem a ser exacerbados, requerendo ainda mais cuidados.

Embora nem sempre seja possível pensar em alternativas prévias, já que todo o cenário tende a ser imprevisto, abordar cauções gerais de gestão de risco sempre é algo bem-vindo para a execução do projeto. Prepare um plano de contingência e acompanhe os resultados constantemente a fim de agir prontamente caso haja a necessidade – ou qualquer mudança relacionada acabe sendo requisitada.

9. Encarar os custos ocultos do rápido crescimento

Certos projetos possuem a características de rápida expansão. E, neste cenário em particular, você pode enfrentar grandes riscos ocultos de projeto: já que trabalhos como tais costumam requerer muitos recursos, sendo capazes de gerar mudanças culturais profundas, dificuldades financeiras e desafios operacionais que antes não eram imaginados.

Portanto, ao longo da sua supervisão de projeto, vale a pena identificar quais estágios requerem mudanças rápidas e drásticas, envolvendo um crescimento exacerbado, e dobrar o cuidado relacionado com a gestão de risco em tais etapas. Tenha um planejamento claro a cumprir e siga o estipulado, na medida do possível. Acompanhar de perto aspectos como custos, processos operacionais e comportamento da equipe é fundamental para garantir que a trajetória flua como o esperado, e que os riscos, de fato, não sejam vividos na prática. Em paralelo, ter uma reserva de segurança, é igualmente vantajoso neste caso.

Diminua os seus riscos de projeto com a ajuda do Bitrix24

Agora que você tem ciência desses desafios, apoie o seu gerenciamento de risco com um software que é referência quando se pensa em projetos: o Bitrix24. Através dele, acompanhe em tempo real os resultados do seu projeto, com segurança, economia e intuitividade.

Quer alguns exemplos do que o Bitrix24 pode fazer por você? Veja:

• Trabalhe com listas de verificação completas para gerente de projetos e identifique qualquer risco previamente;

• Planeje adequadamente a gestão de riscos e a coloque em prática com o aporte de recursos comunicativos e de gestão de projetos e tarefas, de modo geral;

• Lidere a sua equipe assertivamente, sem precisar partir para o microgerenciamento;

• Emita relatórios inteligentes em tempo real para manter o acompanhamento pleno e não perder de vista nenhum risco escondido em seu projeto.

Perguntas frequentes

Os riscos em um projeto são classificados como internos e externos. Os internos estão envolvidos com a conclusão bem-sucedida de cada etapa do processo, dentro da própria empresa, englobando o time responsável pelo trabalho. Já os externos se relacionam com o macroambiente organizacional, e fogem do controle da companhia. Ainda assim, eles afetam o valor final do projeto. Pensando em uma abordagem geral, tais riscos se dividem em subclasses, como: riscos de orçamento, riscos de mercado, riscos organizacionais e riscos de desempenho.

Os riscos ocultos impactam o resultado geral de um projeto porque, por não terem sidos identificados ou previstos durante o planejamento, eles podem causar surpresas indesejadas, afetando diretamente o cronograma, o orçamento e a qualidade de um projeto. Ainda, a sua manifestação inesperada pode comprometer o sucesso do projeto, exigindo ações corretivas não planejadas e, muitas vezes, resultando em atrasos e custos adicionais.

As estratégias que os gerentes de projeto podem implementar para identificar e mitigar os riscos ocultos são amplas. Ao pensar na identificação de riscos em si, é interessante aplicar análise SWOT, registros de risco, pesquisas e listas de verificação. Voltando o olhar para a mitigação, exemplos como realização de reservas, planos de contingência ou planos de fallback podem ser passíveis de aplicação.

Responder aos riscos ocultos em projetos requer vigilância e flexibilidade, pois tais riscos não se mostram evidentes, inicialmente. As estratégias incluem:

Eliminar – removendo as causas potenciais de riscos ocultos assim que forem identificadas;

Mitigar – minimizando a probabilidade ou impacto dos riscos ocultos através de análises profundas e ações preventivas;

Aceitar – reconhecendo a existência de incertezas e preparando reservas de contingência para lidar com elas, se ocorrerem;

Transferir – compartilhando ou realocando responsabilidades de riscos ocultos para terceiros que possam estar melhor equipados para gerenciá-los.

Em cada caso, a eficácia depende da identificação precoce e de uma compreensão clara dos riscos que podem estar escondidos nos detalhes do projeto.

Um projeto ainda pode ser bem-sucedido se os riscos ocultos não forem identificados de maneira oportuna, desde que ações proativas sejam tomadas de modo drástico, uma vez que o problema tenha sido notado. Caso contrário, não gerenciar adequadamente os riscos que estão escondidos pode levar o seu projeto ao fracasso.