Fluxos de trabalho automatizados: a chave para uma comunicação mais eficaz

Você já se viu dando as mesmas instruções várias vezes, precisando repetir as mesmas tarefas? Vocêou já teve com a essa sensação de estar desperdiçando tempo e produzindo menos do que poderia no seu trabalho? Talvez também já tenha tido o sentimento de que você e seus companheiros de trabalho não estão na mesma página sobre algum processo? Essas e muitas outras situações incômodas dificultam o desenvolvimento de uma comunicação eficaz e isso, por sua vez, pode ser uma barreira para uma ambiente produtivo e positivo a longo prazo.

A raiz desse problema, no entanto, pode estar em outro fator: fluxos de trabalho. Um fluxo de trabalho bem definido é o primeiro passo para uma comunicação empresarial eficaz, que permite às equipes se sentirem produtivas e engajadas. Mas o que significa fluxo de trabalho? E o que é um workflow? Qual a relação com a comunicação clara da sua equipe? Será que a sua empresa também pode fazer automação de fluxos de trabalho? Nesse texto, vamos responder a essas perguntas, além de dar dicas práticas de como desenvolver ou melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa.

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é a sequência de atividades que devem ser executadas para a conclusão de um processo. Essa sequência, também chamada de workflow, define a forma como as atividades devem ser realizadas, passo a passo, em que ordem, quem é o responsável e quais recursos estão envolvidos em cada etapa. Um fluxo de trabalho bem definido permite que qualquer pessoa participante desses processos saiba o que fazer, sem a necessidade de receber muitas instruções adicionais.

Vantagens de adotar um fluxo de trabalho

Adotar (ou melhorar) um fluxo de trabalho traz diversas vantagens, como a redução de erros, melhoria da comunicação e do compartilhamento de informações e clareza na execução de tarefas. Tratando-se da gestão do negócio, também ajuda no estabelecimento de métricas e objetivos, verificação de resultados, otimização de processos e recursos, além de oferecer ferramentas para criação e gestão de projetos e rotinas da operação de uma organização.

A implementação de um fluxo de trabalho também pode ajudar a aumentar a agilidade e a competitividade da empresa. Em um mundo de mudanças e inovações constantes, responder rapidamente às novidades é fundamental. Por isso, um workflow bem definido pode ser um recurso vital na tomada de decisões e na adaptação da sua organização, como, por exemplo, através dos benefícios de seu uso na otimização dos processos internos.

Otimização dos processos internos

A implementação de um fluxo de trabalho pode ajudar a otimizar os processos internos da empresa. Isso pode ser feito por meio da identificação e eliminação de etapas desnecessáriasidentificando e eliminando etapas desnecessárias, automatizando tarefas e/ou melhorando a comunicação entre as equipes. Você já teve a sensação de que quando escreve ou desenha um pensamento ele se torna mais claro? É exatamente o que acontece quando se desenvolve um fluxo de trabalho. Quando você tem um desenho claro do seu processo, é mais fácil conhecer seus gargalos e agir sobre eles, oferecendo uma solução para problemas que talvez permanecessem desconhecidos, desperdiçando oportunidades de melhora. Isso se aplica a qualquer setor de uma organização.

Exemplos de fluxos de trabalho

Uma equipe de atendimento ao cliente, por exemplo, pode se beneficiar de um workflow muito bem definido: classificar a solicitação do cliente de acordo com sua natureza e urgência, atribuir o caso a um especialista específico da equipe, trabalhar na resolução da solicitação, comunicar ao cliente, fechar o caso e convidar o cliente a dar um feedback. Com a especificidade e os recursos de cada empresa, um fluxo que inclui esses passos aparecerá nos processos de atendimento de muitos times de SAC.

Há muitos exemplos de fluxos de trabalho em diferentes setores, incluindo marketing digital, gestão de projetos, gerenciamento de incidentes, logística, recursos humanos, desenvolvimento de software, entre muitos outros. Cada caso de fluxo de trabalho é único e depende das necessidades específicas da empresa e do processo. Algo que todos compartilham, porém, é a importância de terem uma representação visual. É nesse ponto que o diagrama de fluxo de trabalho entra em ação.

Diagrama de fluxo de trabalho

Um diagrama de fluxo de trabalho é uma ferramenta para a representação visual desse fluxo. Ele ajuda a identificar etapas desnecessárias, pontos de aperfeiçoamento, recursos importantes, além de melhorar a comunicação entre as equipes e aumentar a eficiência e a produtividade da empresa.

É possível criar diagramas de fluxo de trabalho de diferentes maneiras: fluxogramas, mapas mentais e diagramas de raias. Cada ferramenta tem suas características e pontos fortes, mas todas são muito úteis por serem visuais e fáceis de entender e atualizar.

Seja qual for o método visual escolhido, certamente será um divisor de águas na rotina da sua organização. Para facilitar o uso e compartilhamento do seu diagrama de workflow, é importante usar uma ferramenta amigável. Uma muito popular é o Miro. Clientes do Bitrix24 já contam com uma integração com o Miro, além de outras dezenas de integrações disponíveis no nosso Bitrix24 Market. O Bitrix24 tem todas as soluções que a sua empresa precisa em um só lugar.

Se você já tem um diagrama de fluxo de trabalho, seu próximo passo é torná-lo mais inteligente através da sua automação. Se ainda não tem, precisa implementar. Nesse caso, é importante conhecer algumas características fundamentais para bons fluxos, que vão permitir sua automação posterior.

Como implementar um fluxo de trabalho?

Você já sabe que precisa identificar e mapear os seus processos com um recurso visual como o fluxograma. Porém, o que é necessário haver em um bom workflow? O que é necessário incluir nos fluxos para poder fazer sua automação posteriormente e torná-los workflows inteligentes?

1. Gatilhos

Uma ação gera outra ação e assim sucessivamente. Pode ser uma chamada recebida de um cliente, a inserção de um dado em um CRM, o recebimento de uma notificação ou qualquer outro evento, manual ou automático, que suscite uma ação posterior.

2. Responsáveis

Em seguida, é importante definir claramente os papéis e responsabilidades dos envolvidos. Ter a certeza de quem entra em cada etapa do processo é fundamental para o desempenho das funções. Cada passo do fluxo precisa ter um responsável, isso gera o sentimento de responsabilidade e a clareza sobre quem deve realizar cada tarefa.

3. Tarefas

São as ações específicas que precisam ser executadas dentro do fluxo de trabalho. Cada tarefa pode ter um responsável e um prazo. Por exemplo, responder a um e-mail de cliente após solucionar seu caso ou publicar o post na rede social no dia e hora estabelecidos.

4. Condições

As condições são as regras ou os critérios que definem o que será realizado em seguida e podem ser tão simples como um 'sim' ou 'não'; por exemplo: se um cliente abriu o seu e-mail de boas-vindas, receberá outro sobre o seu produto. Porém, as condições podem ser mais complexas, como tickets de suporte que formam 4 filas de prioridade de acordo com seu nível de urgência e são designados para agentes diferentes conforme ade acordo com a prioridade.

Automação de fluxos de trabalho

Agora que você já tem seu fluxo de trabalho mapeado e conhece seus pontos mais importantes, pode automatizá-lo e ter todos os benefícios que isso pode trazer para sua equipe e para seus clientes, desde uma comunicação mais eficaz até a minimização de erros.

Benefícios da automação de fluxos de trabalho

1. Melhora na comunicação

Sem ruídos na comunicação, todas as informações ficam centralizadas na mesma plataforma e disponíveis para todos os envolvidos em cada processo. Isso não só facilita o acesso à informação, como também reduz a chance de erros e mal-entendidos. Soma-se a isso a possibilidade de receber notificações em tempo real ou em um momento previamente determinado, além do registro do histórico de informações. Você passa a ter um fluxo de comunicação eficaz e com menos margem para erros. A colaboração e o trabalho em equipe agradecem.

2. Minimização de erros

Menos intermediários, menos repasse de informações, menos mal-entendidos. Com um workflow automatizado, seus processos ficam bem documentados e centralizados, eliminando o efeito telefone-sem-fio. O resultado disso é a diminuição de erros na execução das tarefas e, consequentemente, melhor eficiência na operação.

3. Eficiência e produtividade

A automação pode eliminar a necessidade de atividades repetitivas, liberando tempo e energia da equipe para atividades estratégicas ou em que o toque humano seja necessário. Além disso, automatizar pode significar agilizar processos, melhorar a gestão de tempo, dar consistência à realização de tarefa e dar escala ao seu negócio.

4. Economia de custos

Fazer uma tarefa duas vezes custa tempo, energia e dinheiro. Ter tarefas automatizadas ajuda a evitar o retrabalho, já que reduz significativamente o erro humano e melhora exponencialmente a comunicação ao compartilhar informações em tempo real. Além disso, pode reduzir a necessidade de investimentos em mão de obra, eliminando a necessidade de execução manual de tarefas repetitivaspode reduzir a necessidade de investimentos em mão de obra, já que pode eliminar a execução humana de tarefas repetitivas. Outro custo muito importante que pode ser diminuído com a automação é o de treinamento, que passa a ser feito apenas na configuração da automação, ou seja, quando você cria os fluxos de automação dos processos. Nesse ponto, a escolha de uma ferramenta de automação de workflow completa e fácil de usar é fundamental.

Como escolher uma ferramenta de workflow para organizar e automatizar processos

Existem várias ferramentas de workflow, como as do Bitrix24, que podem ajudar a organizar o seu fluxograma de automação e criar workflows inteligentes. A escolha da ferramenta depende das necessidades específicas da empresa e do processo. Aposte em uma que ajude sua organização a economizar tempo e ter mais produtividade, seja no gerenciamento de projetos, no atendimento ao cliente, no marketing ou no RH. Busque as que te oferecem mais facilidade ao configurar os seus fluxos de trabalho e automatizar tarefas recorrentes.

Além disso, você vai poupar muito tempo e esforço se puder contar com uma plataforma completa, que te ofereça ferramentas de fluxo de trabalho juntamente com ferramentas de comunicação, relatórios, gerenciamento de tarefas e projetos e integração com e-mail. No Bitrix24:

• Além de poder automatizar seus fluxos de trabalhos, você ainda conta com lista de tarefas, calendários, quadros Kanban e muitas outras ferramentas.

• Você encontra dezenas de integrações disponíveis. São todos os serviços que você precisa, em uma única solução.

• A união de comunicação assíncrona com comunicação em tempo real: além de fomentar a documentação e compartilhamento de processos, o Bitrix24 também tem canais de comunicação em tempo real com chamada e bate-papo.

• Leve o Bitrix24 a qualquer lugar com o aplicativo para celular e não abra mão da flexibilidade de local e horário.

Feedback e melhoria contínua

Tão importante quanto mapear seus fluxos de trabalho e automatizá-los é promover a melhoria contínua deles. Siga buscando melhorar seus processos. Com eles bem descritos, será mais fácil chegar a causa raiz e fazer ajustes. Existem diversas maneiras de conhecer os pontos de melhora do seu fluxo: coleta de feedback de usuário, análise de dados, ciclos de revisão, entre outros. É importante lançar mão de diferentes métodos de tempos em tempos e, acima de tudo, manter a disposição de melhorar o seu workflow.

Lembre-se que sua equipe tem contato com os processos diariamente, então suas contribuições são muito valiosas para a melhoria dos processos da empresa. Portanto, a automação dos fluxos de trabalho, além de ajudarem na criação uma comunicação mais clara durante a execução dos processos, também pode abrir um espaço muito saudável e construtivo de compartilhamento de feedback interno sobre pontos de melhora dos fluxos já estabelecidos.

A automação de fluxos de trabalho e seu impacto na comunicação e na produtividade

Se a comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de uma empresa, tudo que a impulsione deve ser considerado com atenção. Vimos que a automação do workflow pode dar esse impulso através da melhora dos fluxos de comunicação, além de promover a otimização de processos internos, a minimização de erros, a eficiência e a produtividade. A automação do workflow pode ser o ponto de virada de uma empresa por ter o potencial de resultar em melhoras nos mais diversos âmbitos empresariais.

Sendo o maior desafio para a automatização o mapeamento prévio dos gatilhos, responsáveis, tarefas e condições, os benefícios após essa primeira etapa são uma grande recompensa. A escolha da ferramenta adequada e a configuração cuidadosa de cada etapa se provarão muito valiosas logo em seguida. A automação de fluxos de trabalho é uma decisão estratégica que pode transformar a forma como uma empresa opera, promovendo uma comunicação mais eficaz. Se você sonha em dizer adeus ao retrabalho e aos mal-entendidos, aumentar o engajamento com discussões e reuniões que realmente importam e deixar de esperar por e-mails e mensagens para seguir com alguma tarefa, a sua solução pode estar na automação do seu fluxo de trabalho.