Como configurar um Escritório de Gestão de Projetos (PMO)

Um Escritório de Gestão de Projetos (PMO) é uma peça fundamental no quebra-cabeça estratégico de qualquer organização que busca sucesso sustentável. Um PMO bem estruturado garante que os projetos sejam concluídos no prazo, dentro do orçamento e que estejam alinhados com os objetivos táticos da empresa. Esta centralização da gestão de projetos permite maior visibilidade, controle e padronização dos processos, o que se traduz em uma melhoria significativa no desempenho organizacional.

Para muitas empresas, a falta de um PMO é sinônimo de projetos desorganizados, recursos mal alocados e uma visão fragmentada do progresso. Sem uma entidade central para guiar e monitorar os projetos, as empresas arriscam perder tempo, dinheiro e, pior ainda, a confiança de seus clientes e stakeholders.

Neste artigo, compilamos as 10 melhores práticas do PMO que podem ser o diferencial para o sucesso da sua empresa no longo prazo.

1. Defina os objetivos do PMO dentro da organização

O primeiro passo na configuração de um Escritório de Gestão de Projetos (PMO) é definir claramente os seus propósitos dentro da organização. Isso significa fazer um alinhamento estratégico do PMO com a visão da empresa, para que ele não seja apenas mais uma camada burocrática, mas sim um facilitador de resultados tangíveis. 

Ao definir os objetivos, considere o que a empresa precisa para melhorar na gestão de projetos. É possível otimizar a alocação de recursos? Impulsionar a eficiência na entrega de projetos? Aperfeiçoar a comunicação entre as equipes? Cada uma dessas questões deve ser refletida.

Além disso, é essencial que esses objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis e temporais (SMART). Usar essa estratégia facilita a implementação do PMO e avaliação das tomadas de decisões e desenvolvimento do negócio. Por exemplo, se um dos pontos é melhorar a produtividade geral da corporação, defina alvos, como “aumentar a taxa de eficiência em 20% no próximo ano”. Metas assim oferecem um melhor direcionamento e permitem ajustes conforme necessário.

Outro aspecto a considerar é a transmissão desses objetivos para a organização. Todos os envolvidos, desde a alta gestão até os times de projeto, devem entender o propósito do PMO e como ele contribuirá para o sucesso coletivo para criar um ambiente de apoio e colaboração.

2. Conquiste apoio da alta gestão para se apoiar ao adotar um PMO

Um Escritório de Gestão de Projetos (PMO) só terá sucesso se conseguir o apoio do alto escalão. Sem o compromisso e o patrocínio dos executivos, o PMO pode enfrentar resistências, falta de recursos ou mesmo ser visto como uma ideia secundária. Portanto, assegurar esse suporte é a base sobre a qual o PMO será construído e sustentado ao longo do tempo.

Comece por envolver os líderes da empresa desde o começo da estrutura de gestão de projetos. Explique como o PMO contribuirá para o alcance dos objetivos estratégicos da operação. Por exemplo, o novo time aumentará a produtividade do negócio e quais os benefícios relacionados à redução de custos. Utilize dados concretos para ilustrar as vantagens, mostrando que o PMO é uma fonte de valor tangível e mensurável.

Além disso, o amparo executivo deve ir além de meras palavras de cooperação. Ele precisa se traduzir em ações concretas, como a alocação de recursos adequados, participação ativa em revisões periódicas e comunicação consistente sobre a importância do PMO para toda a organização. Quando os executivos demonstram publicamente seu engajamento, isso legitima a iniciativa e facilita a obtenção de adesão em todos os níveis organizacionais.

3. Avalie os processos atuais para identificar pontos de melhoria

Antes de implementar um Escritório de Gestão de Projetos (PMO), é preciso avaliar cuidadosamente os processos  existentes na organização. A análise inicial fornece uma visão clara do estado atual das práticas, ajudando a reconhecer áreas que necessitam de melhorias. Sem essa etapa, corre-se o risco de estabelecer um PMO que não aborda os problemas reais ou que não se alinha às exigências específicas da empresa.

Comece mapeando os processos atuais de gerenciamento de projetos, incluindo como são iniciados, planejados e executados, até como são monitorados e encerrados. Durante a avaliação, envolva as partes interessadas, por exemplo, gerentes e membros de equipe, para obter uma visão abrangente e prática do que funciona e do que aprimorar. É recomendado ser crítico, mas também objetivo, ao apontar as falhas.

Um dos principais pontos a ser avaliado é a consistência. Os procedimentos são aplicados uniformemente ou há variações significativas que geram confusão? Além disso, analise a qualidade das ferramentas e metodologias utilizadas. Elas suportam adequadamente os objetivos do projeto ou estão desatualizadas? Identificar as lacunas permite uma configuração do PMO de forma a corrigir essas deficiências, promovendo uma gestão de projetos mais eficiente e padronizada.

4. Desenvolva um estatuto para o PMO

O desenvolvimento de um Estatuto do Escritório de Gestão de Projetos formaliza a criação do PMO e estabelece seu escopo, papéis e responsabilidades. O documento serve como a espinha dorsal do PMO, proporcionando uma base sólida para seu funcionamento e certificando que todos na organização tenham uma compreensão comum sobre a função e o valor do PMO.

O regulamento deve começar por delinear o escopo do PMO. Ou seja, incluir de modo claro quais áreas ele cobrirá e quais setores ficarão de fora. Isso pode abordar a definição dos tipos de projetos que o PMO irá supervisionar, as metodologias que ele promoverá e os processos que ele padronizará. Essa clareza ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos entre as diferentes partes da corporação.

Em seguida, o código precisa definir os papéis e responsabilidades do PMO. Quem será responsável pelo quê? Como será estruturada a equipe do PMO? Quais são as expectativas em termos de colaboração entre o PMO e outras unidades da empresa? Essas definições ajudam a estabelecer uma governança e a impedir sobreposição de funções na execução das tarefas.

Por fim, o estatuto deve  ser vivo, passível de revisões e atualizações conforme o PMO evolui e as necessidades da operação mudam.

5. Estabeleça uma estrutura de governança

Definir uma estrutura de governança de projetos detalhada é essencial para garantir que o PMO funcione de maneira harmoniosa dentro da organização. O chefe do PMO deve delinear como ele interagirá com outros departamentos, estabelecendo diretrizes de comunicação, tomada de decisão e resolução de conflitos. Isso ajuda a alinhar todos os envolvidos em torno dos objetivos para que as tarefas sejam conduzidas de forma coesa.

Para começar, você deve determinar as linhas de comunicação entre o PMO e as diferentes áreas da empresa. Alguns pontos para se considerar são como o PMO vai reportar os resultados à gestão ou como vai interagir com outras equipes em atuação. Os canais de transmissão de mensagem devem ser claros e bem documentados, de modo que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou ocorrências.

A administração do Escritório de Gestão de Projetos ainda tem a função de designar como as escaladas de problemas são gerenciadas. Nesse caso, é recomendado criar comitês de supervisão ou conselhos consultivos que possam fornecer orientação e monitorar o desempenho das tomadas de decisões do PMO.

6. Selecione o tipo ideal do PMO para sua empresa

Escolher o tipo de Escritório de Gestão de Projetos é uma decisão estratégica que deve ser alinhada com as demandas e características específicas da organização. Existem três tipos principais de PMO: Controlador, Apoio e Diretivo, cada um com um nível distinto de envolvimento.

O PMO Controlador impõe uma adesão rígida às políticas, padrões, ferramentas e técnicas estabelecidos, gerando a padronização de projetos dentro do negócio. O controle rigoroso ajuda a mitigar riscos e a garantir conformidade com as regulamentações e normas internas, tornando o ambiente  mais previsível e seguro. 

Já o PMO de Apoio utiliza uma abordagem leve, fornecendo melhores práticas, modelos e ferramentas para as equipes, além de oferecer treinamento e orientação conforme necessário. Esse modo de PMO funciona como um consultor interno, disponível para ajudar os colaboradores a melhorar sem impor restrições rígidas. 

Por outro lado, o PMO Diretivo se distingue por seu envolvimento direto na execução. Os gerentes do PMO diretivo se inserem em cada iniciativa, direcionando as atividades necessárias para completar o que foi solicitado. Aqui, a presença do PMO assegura uma realização consistente, minimizando desvios e fomentando o alinhamento com os objetivos organizacionais.

7. Implemente processos e metodologias padronizadas

Desenvolver metodologias de gestão de projetos padronizadas é uma das etapas mais importantes na configuração de um PMO. A padronização estabelece uma base comum para todos  dentro da organização, incluindo templates, procedimentos e ferramentas iguais para cada setor. Essa consistência melhora a eficiência e facilita a comparação dos projetos, permitindo que a empresa identifique rapidamente o que está funcionando e o que ajustar.

Comece por encontrar as melhores práticas já existentes na instituição ou na indústria, adaptando-as às necessidades específicas do seu negócio. Atualmente, é muito comum adotar metodologias ágeis para tomadas de decisões dinâmicas, acompanhando a evolução do mercado. 

Além disso, é preciso proporcionar os recursos necessários para atingir a sistematização. Portanto, crie modelos prontos de cronogramas, matrizes de riscos, planos de comunicação e relatórios de progresso. Seguindo essa estratégia, as equipes conseguem economizar tempo e após a entrega do trabalho, será mais fácil avaliar o resultado final. 

Por fim, é crucial que esses processos padrão sejam flexíveis o suficiente para possibilitar adaptações quando surgir oportunidades. Embora a padronização seja vantajosa, ela não deve ser um obstáculo à inovação ou à adaptação a situações únicas. O equilíbrio entre o alinhamento e flexibilidade é o que viabiliza ao PMO oferecer suporte eficaz a todos os tipos de projetos, promovendo consistência sem sufocar a criatividade ou a adaptabilidade.

8. Escolha ferramentas corretas para implementar um PMO

Selecionar as ferramentas de software certas é um passo fundamental para o sucesso do Escritório de Gestão de Projetos. Os instrumentos que você escolhe facilitam a execução dos projetos e desempenham um papel relevante na padronização de processos, na comunicação entre times e na geração de relatórios detalhados. 

Para começar, avalie as demandas específicas da sua empresa. O que é mais prioritário: uma ferramenta que ofereça um avançado sistema de monitoramento de tarefas, ou uma que facilite a colaboração em equipes distribuídas geograficamente? Considere também o tipo de projetos que sua organização normalmente gerencia. Planos complexos e de longo prazo podem exigir funcionalidades diferentes de projetos menores e ágeis. Alguns programas mais sofisticados, como o Bitrix24, contam com tudo isso e muito mais em um só lugar.

Outro aspecto pertinente é a integração. As ferramentas devem se integrar bem com os sistemas já utilizados pela empresa, como ERPs, CRMs ou outras plataformas de software. Além disso, reflita sobre a facilidade de uso e a curva de aprendizado. Uma interface intuitiva e suporte ao usuário eficiente são cruciais para garantir que as equipes adotem as novas medidas sem resistência. A ferramenta ideal deve simplificar o trabalho e impulsionar a eficiência de projetos, não complicá-lo.

9. Contrate uma equipe qualificada

A contratação de uma equipe qualificada é um dos pilares na implementação de um Escritório de Gestão de Projetos. O sucesso do PMO depende fortemente das habilidades e experiências dos profissionais que o compõem, especialmente dos gestores e do time de suporte, por isso, faça uma avaliação minuciosa para recrutar as pessoas certas.

Ao buscar gerentes de projeto, priorize aqueles com uma sólida experiência em diferentes áreas, que possuam certificações relevantes, como PMP (Project Management Professional), e que tenham um histórico comprovado em ambientes semelhantes ao do seu negócio. Além de habilidades técnicas, os gestores precisam demonstrar capacidades interpessoais bem desenvolvidas, como liderança, comunicação e resolução de problemas. 

Para o staff de suporte do PMO, busque profissionais com competências em setores de análise de dados, administração e colaboração. Esses membros desempenham um papel vital no auxílio aos gerentes, ajudando na supervisão de Projetos, gerenciamento de documentação e assegurando que todas as partes interessadas estejam informadas e alinhadas. Ter um suporte bem estruturado permite que os líderes se concentrem nas atividades estratégicas, sabendo que as operações do dia a dia estão em boas mãos.

10. Implemente programas de treinamento

A implementação de programas de treinamento eficazes faz com que o Escritório de Gestão de Projetos funcione de maneira otimizada. A capacitação adequada certifica a adesão aos processos do PMO e promove um entendimento mais profundo das melhores práticas de gestão de projetos.

Comece por avaliar as carências específicas do seu time. Quais são as lacunas de conhecimento existentes? Os gerentes de projeto necessitam de uma formação mais aprofundada em relações interpessoais? Os membros da equipe de suporte estão preparados para usar os softwares da empresa? Identificar essas falhas ajudará a criar um programa direcionado.

Desenvolva um plano que aborda tanto os aspectos técnicos quanto os procedimentos do PMO. Ofereça cursos sobre as ferramentas de software utilizadas, ensinando os funcionários a utilizar as funcionalidades de forma eficiente para maximizar a produtividade. Além disso, inclua sessões sobre os processos do PMO, para garantir que todos entendam como aplicar os hábitos e manter a conformidade com as políticas estabelecidas.

Incorporar métodos de treinamento variados pode ser altamente benéfico. Considere a realização de workshops práticos, seminários de e-learning e treinamentos presenciais. Adicionalmente, forneça materiais de apoio e recursos contínuos, como manuais e guias, que os colaboradores possam consultar de acordo com a necessidade.

Organize um escritório de gestão de projetos completo com o Bitrix24

Um PMO bem estruturado promove visibilidade, controle e padronização, resultando em projetos mais bem-sucedidos e alinhados com os objetivos corporativos. São muitos os Benefícios do PMO e por isso é tão importante usar a ferramenta certa para estabelecer esse ambiente em sua empresa.

Uma solução popular e muito respeitada no mercado é o Bitrix24. O software oferece ferramentas robustas que podem ser integradas ao seu PMO, proporcionando um suporte abrangente para a gestão de projetos. O gerenciador de projetos e tarefas do Bitrix24 permite criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e monitorar seu progresso em tempo real por meio de ferramentas visuais como quadros Kanban e diagramas de Gantt. Além disso, facilita a colaboração entre os integrantes por meio de ferramentas de comunicação integradas, como chats e videochamadas. Com sua interface intuitiva, o Bitrix24 otimiza a gestão do tempo e assegura que os projetos sejam concluídos de maneira eficiente e dentro dos prazos estabelecidos. Seu CRM integrado também possibilita a gestão eficaz das relações com os clientes, garantindo um acompanhamento contínuo e melhorando a satisfação do cliente em cada etapa do projeto. Com relatórios customizados, você pode identificar os clientes que geram os maiores retornos, otimizando a estratégia de atendimento e garantindo que suas interações com clientes estejam sempre alinhadas com os objetivos do seu PMO.

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Perguntas frequentes

Quais são os passos principais para configurar um PMO?

 Os passos principais para configurar um PMO são:

• Defina os objetivos do PMO dentro da organização

• Conquiste apoio da alta gestão

• Avalie os processos atuais

• Desenvolva um estatuto para o PMO

• Estabeleça uma estrutura de governança

• Selecione o tipo ideal do PMO para sua empresa

• Implemente processos e metodologias padronizadas

• Escolha ferramentas corretas

• Contrate uma equipe qualificada

• Implemente programas de treinamento

Como um PMO melhora a governança de projetos?

O PMO melhora a governança de projetos ao padronizar processos, definir políticas claras e garantir conformidade com os objetivos estratégicos. Ele centraliza o controle, proporciona visibilidade sobre o progresso dos projetos e facilita a tomada de decisões com base em dados consistentes. Além disso, promove a comunicação eficiente entre equipes e gerencia riscos e recursos de forma mais eficaz.

Quais benefícios um PMO oferece a uma organização?

Os benefícios que um PMO oferece a uma organização incluem maior controle e visibilidade sobre projetos, padronização de processos e metodologias, melhor alocação de recursos e otimização de tempo e custos. Ele também promove a aderência às estratégias corporativas, melhora a comunicação entre equipes e aumenta a eficiência na gestão de riscos e na tomada de decisões.